Word及Excel应用技巧大全.docx

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Word及Excel应用技巧大全

Word及Excel应用技巧大全

Word及Excel应用技巧大全

1、Word下如何使用着重号

在Word中我们可以把着重号请到工具栏上。

打开“工具—自定义”命令选项,打开“自定义”对话框。

在“命令”标签卡下的“类别”栏里选中“所有命令”选项。

此时在右边“命令”栏中会出现按字母升序排列的所有命令,我们找到ABC头上有三点的“DotAccent”命令,选中后按下鼠标左键,将它拖到工具栏上,释放鼠标。

当你在Word中选中要着重标示的文字后,再点击这个“着重号”命令就可以了。

2、让Word表格快速一分为二

将光标定位在分开的表格某个位置上,按下“Ctrl+Shift+Enter”组合键。

这时你就会发现表格中间自动插入一个空行,这样就达到了将一个表格一分为二的目的。

3、Word中巧用Alt键

按住Alt键再拖动左右（上下）边距,可进行精确调整,在标尺上会显示具体值。

4、巧用定位选条件单元格

Excel表格中经常会有一些字段被赋予条件格式。

如果对它们进行修改,那么首先得选中它们。

可是,在工作表中,它们经常不是处于连续的位置。

按住ctrl键逐列选取恐怕有点麻烦,其实,我们可以使用定位功能来迅速查找并选择它们。

方法是点击“编辑—定位”菜单命令,在弹出的“定位”对话框中,选中“条件格式”单选项,此时,下方的“全部”和“相同”单选项成为可选。

选择“相同”则所有赋予相同条件格式的单元格会被选中。

5、在不同单元格快速输入同一内容

Excel表格中,首先选定要输入同一内容的单元格区域,然后输入内容,最后按ctrl+回车键,即可实现在选定单元格区域中一次性输入相同内容。

6、快速返回上次编辑点

在编辑文档的时候,如果要想实现将光标快速返回到上次的编辑点,我们可以按下“shift+F5”组合键。

7、多个单元格数据巧合并

在编辑了一个Excel工作表后,如果又需要把某些单元格中的数据进行合并,那么我们可以请“&”来帮忙,比如需要将A、B、C三列的数据合并为D列中的数据,就在D2单元格键入公式“=A2&B2&C2”。

8、Excel中巧用双击定位

在使用Excel时,当你想定位到行首或列首时,将鼠标指向任意一个单元格的上边框,然后双击鼠标左键即可。

9、Word准确移动文本

选中要移动的文本,再按“F2”键,此时光标会自动变成灰色,将输入光标定位到目的地,按回车键便可准确移动文本。

10、“相中”垂直文本块

当我们想选定Word文档中的一个垂直块时,可以先按下Alt键,然后将鼠标拖过要选定的文本。

11、Excel避免计算误差

利用Excel制作财务报表,常要进行一些复杂的运算,可往往用Excel公式得出的数据结果与计算器算出的不一致,这主要是由于Excel本身不能对数据自动进入四舍五入造成的,为了更简便的解决误差问题,我们可以进行如下操作:

依次在Excel菜单栏中点击“工具—选项—重新计算”,将“工作薄选项”中的“以显示值为准”复选框选中,确定退出即可。

也可以用函数,方法:

round（（计算公式）,2）,其中的“round”是四舍五入函数,其中的“计算公式”中输入你的计算算式,例如A1*A2,其中的“2”是代表你四舍五入后小数点的位数,这里是两位。

12、让Word打印自动按序排列

在打印文件时,点击“文件—打印”,在弹出的“打印”窗口左下方点击“选项”按钮,在上面选中“逆页序打印”,这样先打印第一页,再打印最后一页,就无需动手分页了。

另外还可以设置奇偶页打印,实现纸张的正反面成批打印。

13、Excel中快速绘制文本框

通常在Excel中使用文本框来进行表格内容注释,如果按住Alt键不放再绘制文本框可实现文本框与单元格边线的重合,从而减轻调整文本框位置的工作量。

14、快速更改英文大小写

选中要改变大小的字母或单词,按下shift以后按F3,每按一次F3,字母或单词将在全部大写、首字大写和全部小写之间切换。

单击“格式/更改大小写”,可以进行更复杂的大小写更换。

15、让窗口这样固定

在Excel中编辑过长或过宽的Excel工作表时,需要向下或向右滚动屏幕,而顶端标题行或左端标题行也相应滚动,不能在屏幕上显示,这样我们搞不清要编辑的数据对应于标题的信息,可以先选定要锁定的标题,假如我们要将表格的顶端的第一行和左边第一列固定,那么单击B2单元格,然后单击“窗口”菜单的“拆分”命令,拆分完毕后再单击“冻结窗格”命令,即可完成标题的固

定。

16、快速输入省略号

在五笔字型状态下输入“shift+6”,另外按下“Ctrl+Alt+.”组合键可以在任何输入法状态下输入。

17、轻松搞定单元格数据斜向排

在Excel中打开“工具—自定义—命令—类别—格式”,在“命令”列表中找到“顺时针斜排”和“逆时针斜排”两个命令按钮拖到工具栏的合适位置,然后选中需要斜排的单元格,执行命令即可。

另外,也可以选择“格式/单元格/对齐/方向”,旋转红色的指针或直接输入度数。

18、快速去掉页眉的横线

在利用Word插入页眉后,页眉信息下总会有一条横线,如果希望将它去掉,可以打开“格式—边框和底纹”,在弹出的对话框中把边框设置为“无”,并在“应用于”下更改为“段落”,再单击“确定”安钮即可。

还有一种方法就是在字体左边的“标题”中选“正文”即可。

最后一种方法就是选择“格式/样式”命令,弹出“样式”对话框,在“样式”项中选定“页眉”,再点击“更改”按钮。

接着点击“格式”按钮,在弹出的菜单中选“边框”命令,弹出“边框和底纹”对话框,在“边框”选项卡中选定“无”即可。

19、为奇偶页制作不同的水印

首先,执行“文件—页面设置”命令,打开“页面设置”对话框,点击“版式”选项卡,选中“奇偶页不同”前面的复选框,单击“确定”按钮关闭该对话框。

然后再执行“视图—页眉和页脚”命令。

进入页眉和页脚编辑状态,在某奇数页页面编辑区编辑设置奇数页的水印,再到某偶数页页面编辑区编辑设置偶数页的水印。

20、快捷绘图

在绘图中,如果要利用一个工具按钮来绘制多幅图,只要用鼠标左键双击此图标即可。

21、快速去除超链接

想取消超链接的下划线,只需按下组合键“Ctrl+Z”或“Alt+BackSpace”,便可将下划线取消。

22、如何避免标题排在一页的底部

在排版文件时,有时发现一个标题出现在一页的底部,而它的正文出现在新的一页中,很不美观。

为了使标题能够与它的正文排在一起,可以将光标移到该标题所在的段落中,选择“格式”菜单中的“段落”命令,出现段落对话框,在段落对话框中单击“换行和分页”标签,选中“与下段同页”复选框,然后单击“确定”按钮。

另外,为了防止一页顶端单独出现某段的最后一行文字,或者在某一页底部出

现某段的第一行文字,或者在一页底部出现某段的第一行文字,只要把光标移到该段中,然后在窗口中选中“孤行控制”复选框,系统将自动向下页移一行文字。

23、如何将文档中的某一页改为横向

在排版某些文档时,要在文档中插入一个很宽的表格,需要把纸张改为横向。

为了保证表格前后的内容仍为纵向,可以将光标移到表格之前,选择文件菜单中的“页面设置”命令,单击“纸张大小”标签,在“方向”区中选择“横向”单选按钮,从“应用于”下拉列表框中选择“插入点之后”选项,然后单击“确定”按钮。

24、如何将一个表格垂直拆分为两个的表格

选择需要拆分的列,选择“格式”菜单中的“边框和底纹”命令或在右键菜单中选择“边框和底纹”,单击“边框”标签,在预览区中单击顶边框、中边框和底边框,以将其边框线删除,保留左边框线和右边框线,单击“确定”按钮即可完成。

25、巧用Word的扩展选定功能

将光标定位在你需要选取的部分之首,按“F8”启动“扩展”,此时你会看到底部状态栏中的“扩展”由灰色变为黑色,再按一下“F8”,将选取一个字或一个词,按二下“F8”,将选取一句,按三下“F8”,将选取一段;按四下“F8”,全选。

按ESC键或者按F6键即可关闭扩展功能。

26、Excel单元格多于15位数字的输入

先选定需输入数字的单元格,然后单击“格式”菜单中的“单元格”命令,找到“数字”项中的“自定义”命令,然后在其右面的“类型”框中选择“@”项,“确定”之后再输入即可。

27、Word中磅与厘米的换算

1磅约等于0.03527厘米,1厘米约等于28.35磅。

28、计算机中容量单位的换算

1GB=1024MB,1MB=1024KB;1KB=1024字节。

29、在Excel中复制上一单元格

在Excel的某一单元格中,按住“Ctrl”键的同时,按下“’”（单引号）键,可复制上一单元格的内容。

30、清除拼写功能

我们使用Word时,往往出现录入几个字后个别字的下方出现波浪线的情况,有时就会影响到视觉。

要想彻底解决这个问题可单击“工具—选项”,然后选择“拼写和语法”取消所有的可选项,点确定便完成了。

31、Word表格后空白页的处理

在Word中,如果一篇文档的最后一页是表格,并且这个表格占满了一整页,就会在其后产生一张雪空白页。

虽然该页只含有一个段落标记,但却是没有办法删除的。

在打印时,该页照样会使打印机走一页纸,因而会造成不必要的浪费。

解决这个问题的办法其实很简单:

把光标置于最后这一段,然后把行间距设置成“1”（Word允许的最小值）即可。

32、改变图片形状

要对一个图片进行不规则的编辑,可以打开绘图工具,选取任意的自选图形,然后在这个图形上点击右键,选取“设置自选图形格式”,在“填充颜色”中点击下拉箭头,选取“填充效果”,并选中“图片”选项卡,在“选择图片”按钮上点击。

然后在硬盘文件夹中选取喜欢的任何图片,点击确定后图片的外形即为该自选图形。

33、编辑线段顶点

如果是用线条工具生成的图形可以编辑顶点。

方法是选定该线条,点击鼠标右键,选择“编辑顶点”,再需要改变的地方点击鼠标右键,选择“添加顶点”,选中该点,点击鼠标右键选择“平滑顶点”等自己需要的方式,拖动鼠标到自己需要的图形。

按下ctrl单击顶点则可以删除该顶点。

34、开关网格线

在Excel中,要去掉网格线,在“工具—自定义—命令”类别中找到“窗体”,在右边找到“网格线开关”（Excel中是“切换网格”）,把它拖到工具条上,关闭对话框,以后在需要去掉网格线时,单击一下,想恢复,再单击一下。

35、在Word中快速改变行距

全选你想要改变行距的文本段落,按ctrl+1键,可将该段落设置为单倍行距;按按ctrl+2键,可将该段落设置为双倍行距;按ctrl+3键,可将该段落设置为1.5倍行距。

36、在Word中快速选取段落

将光标放在需选取的段落中的某行的左边空白处,单击左键一次,选取该行,单击左键二次,选取该段落,单击左键三次,选取全文。

37、在Excel中实现自动换行

选择菜单栏中的“格式—单元格—对齐”,接着选中“文本控制”标题下的“自动换行”复选框即可（打勾）。

如果单元格中还要将文字分段,按Alt+Enter键来实现硬回车换行操作。

38、汉字输入法的若干诀窍

固定使用某一种汉字输入法的人,希望一打开电脑就有这种输入法在伺候。

要实现这一点,只需要打开“控制面板”中的“键盘”,调出“语言”页,在“语言”栏中选中你需要的汉字输入法,然后点击“设成默认值”和“确定”按钮,最后重新开机即可。

使用Ctrl+Shift组合键可以在英文和所有汉字输入法中进行循环切换。

为了得到我们需要的汉字输入法,往往要连按几下Ctrl+Shift,显得很不方便。

其实我们可以将经常使用的汉字输入法定义成热键,需要时按一下即可。

比如,欲将“王码五笔输入法86版”定义成Ctrl+Shift+8,可以打开“控制面板”