后勤行政管理体系.docx
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后勤行政管理体系
后
勤
管
理
体
系
第一章后勤部编制与管理
1、后勤部岗位职责
后勤部人员编制架构图
后勤部各岗位职责
①后勤部主管
◆负责后勤管理制度拟定、检查、监视、控制和执行。
◆负责组织编制年、季、月度后勤工作计划,本着合理节约的原如此,编制年、季、月度后勤采购、用款计划,搞好后勤结算工作,并组织有计划的实施和检查。
◆负责职员食堂的正常运转,对食堂费用做出合理控制,不断提升菜品质量,定期询问公司员工对就餐质与量的要求,持续改良。
◆负责职员宿舍的日常管理与用品、用具的发放并作好台账。
◆统筹协调各部门后勤工作,认真贯彻执行并努力完成领导交办的各项工作任务。
②后勤部专员
◆协助后勤主管处理各项事务。
◆对后勤入库、出库物品进展登记、盘点,并做好台账。
◆保管后勤部物品、钥匙。
◆协助监视、检查、管理食堂、宿舍各项工作的正常运转情况。
◆认真贯彻执行并努力完成领导交办的各项工作任务。
③食堂厨师
◆保证在开饭时间内员工用餐,始终保持供给热菜热饭。
◆做好日常的本钱控制,杜绝食品原材料的浪费。
◆确保食堂环境卫生和干净卫生餐具的供给。
◆遵守职业道德,搞好个人卫生和食品卫生,确保食品安全。
◆认真贯彻执行并努力完成领导交办的各项工作任务。
④食堂小厨
◆协助厨师在开饭时间内员工用餐,始终保持供给热菜热饭。
◆清扫食堂卫生,确保食堂环境卫生和干净卫生餐具的供给。
◆遵守职业道德,搞好个人卫生和食品卫生,确保食品安全。
◆协助厨师处理员工食堂各项事务。
◆认真贯彻执行并努力完成领导交办的各项工作任务。
2、采购流程
为了规X公司的物资采购,降低物资采购本钱,确保公司各项物资供给,加强物资采购的监视管理,特制订本规定。
本规定是芳草地物业公司后勤管理部采购管理的根本规X。
后勤采购应当根据市场信息做到比质,比价采购。
后勤部采购岗位职责
◆负责采购计划的安排,确保物业各部门物资的供给。
◆负责物资采购与档案管理员的监视与管理。
◆负责物业采购计划的制度,采购合同的拟定与保管。
◆负责物资采购的询价、议价、比质、比价。
◆负责本部门按时、保值、保量地完成所需各项物资的采购工作。
◆负责采购过程的安全工作,物品丢失责任工作。
◆做好后勤各项档案的管理工作,如采购合同、各种后勤审批文件与公司下发的各种文件。
◆建立采购物资台账、借款明细账与公司应付账款,定期与财务部对账。
◆严格按照物业公司后勤管理制度与流程实施。
◆负责收集每月25日各部门上报的物资申请表。
后勤采购应遵守的原如此
◆未经审批的物资一律不得采购。
◆仓库内的库存物资应优先使用。
◆建立合格供给商名录时,采购远近搭配的原如此。
◆采购物资时,应尽量通过银行结算,减少现金结算。
〔根据采购的金额而定〕
◆在比价过程中,严格执行同类产品货比三家,择优确定采购单位。
◆对于先试用的物资,必须由使用部门出具实验报告,并由审批后方可采购。
3、采购流程管理制度
为了提高公司采购制度,明确岗位职责,有效降低采购本钱,满足本公司对优质资源的需求,进一步规X物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本采购流程管理制度。
物品申购单须填写的要素
①申购部门;
②申购物品名;
③申购物品的用途;
④申购物品的用途;
⑤申购物品的规格;
⑥申购单填写人;
⑦申购部门主管;
⑧申购单审核人;
⑨财务审核人签字;
⑩物业总经理签字。
采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查申购单是否经过公司领导审批。
接收申购单时应遵循无计划不采购,名称规格等完整、清晰不采购,库存已超储积压的物资不采购的原如此。
通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存。
对于不符合规定和撤销的申购物资应与时通知申购部门。
对于紧急申购项目,在得到相关领导批准后,应优先处理。
每个部门在本月25日前应把下月需要采购物品《物资申购单》交由后勤部,由后勤部统一上报下月采购计划、预算。
为节约采购本钱,公司实行按月上报采购计划。
计划表由行政审核后交物业经理审批。
4、物资入库管理制度
物品采购回来后首先办理入库手续,由采购人员向仓库管理员逐件交接。
库房管理员要根据采购计划单的项目认真清点所要入库物品的数量,并检查好物品的规格、质量,做到数量、规格、品种,价格准确无误,质量完好,配套齐全,并在接收单上签字〔或在入库登记簿上共同签字确认〕。
对于在外加工货物应认真清点所要入库物品的数量,并检查好物品的规格、质量,做到数量、规格、品种准确无误,质量完好,配套齐全,并在接收单上签字。
物品进库根据入库凭证,现场交接接收,必须按所购物品条款内容、物品质量标准,对物品进展检查验收,并做好入库登记。
物品验收合格后,应与时入库。
物品入库,要按照不同的型号、材质、规格、功能和要求,分类、分别放入货架的相应位置储存,在储存时注意做好防锈,防潮处理,保证货物的安全。
物品数量准确、价格不串。
做到帐、标牌、货物相符合。
发生问题不能随意的更改,应查明原因,是否有漏入库,多入库。
精细、易碎与贵重货物要轻拿轻放.严禁挤压、碰撞,倒置,要做到妥善保存,其中贵重物品应入公司内小仓库保存,以防盗窃。
做好防火、防盗、防潮工作,严禁与我公司无关的人员进入仓库。
仓库保持通风,保持库室内整洁,由于仓库的容量有限,货物的摆放应整齐紧凑,作到无遮掩,标牌要醒目,便于识别识别。
5、物品出库流程
物品出库,仓库管理员要做好记录,领用人签字。
物品出库,数量要准确〔账面出库数量要和出库单,实际出库实际数量相符〕。
做到帐、标牌、货物相符合。
发生问题不能随意的更改,应查明原因,是否有漏出库,多出库。
5.3保管员要做好出库登记,并定期向后勤主管做出入库报告。
5.4为了防止出现出库货物过失,要严格遵守出库制度,应先写好出库单并且相关责任人签字后,交仓库管理人员进展出库登记工作,完成后才可以到仓库拿取货物。
每月后勤部应对仓库进展盘点,核对、清点每月出库物品用量。
附件一:
物资申购表
序号
物品名称
数量
单位
单价(元)
小计(元)
用途
备注
1
2
3
4
5
6
合计金额
申购人
申购部门
申购时间
部门主管审批
后勤主管审批
财务主管审批
物业经理审批
第二章工作服管理制度赞同
1、工作服标准配置与预算
注:
按后期人数预算、配置
序号
品名
单价(元〕
数量
单位
合计(元〕
备注
1
管理人员西服〔人〕
套
2
长袖衬衣〔/人〕
件
3
短袖衬衣〔/人〕
件
4
合计
序号
品名
单价(元〕
数量
单位
合计(元〕
备注
1
客服人员工装〔人〕
套
2
长袖衬衣〔/人〕
件
3
短袖衬衣〔/人〕
件
4
合计
序号
品名
单价(元〕
数量
单位
合计(元〕
备注
1
工程人员工装〔人〕2套/人
套
秋冬装
2
工程人员工装〔人〕2套/人
套
春夏装
3
合计
序号
品名
单价(元〕
数量
单位
合计(元〕
备注
1
保洁人员工装〔人〕2套/人
套
秋冬装
2
保洁人员工装〔人〕2套/人
套
春夏装
3
合计
序号
品名
单价(元〕
数量
单位
合计(元〕
备注
1
安全员外套〔人〕
套
2
长袖衬衣〔/人〕
件
3
短袖衬衣〔/人〕
件
4
冬装大衣〔人〕
件
5
配件
套
帽子、领带、肩章、皮带等
6
合计
序号
品名
单价(元〕
数量
单位
合计(元〕
备注
1
2、工作服的管理
后勤行政部门是工服的管理部门,在新职员入职和职员离职的时候,负责职员工服的处理,并作好登记以备查。
3、工作服的采购流程、制度
工服的供给商和采购价格由集团批准后,后勤行政部门到指定供给商处提供本部门工服采购标准(或提供样品),要求供给商照样加工;后勤行政部门与供货商签订总制作合同。
工服采购费用先由地产公司垫付,或者在开办费一次性转入物业账号,由物业垫付。
4、工作服发放、登记制度、流程
新职员入职时,后勤行政部门须与职员签订工服使用承诺书,试工期和试用期内不配发工服,职员需穿着正装,待职员转正以后按照公司规定和季节配发相应的工服。
离职时,需到后勤部办理退还工作服手续。
配发工服:
◆职员转正的第一月至第三个月,公司将配发的工服费用分别在本人工资中逐月扣除。
◆配发工服不满一年离职的职员,离职员资中扣除全部工服的费用;
◆自配发工服之日起,办公室职员:
在公司服务满一年,将返款工服全款的40%,满二年将返款工服全款的40%,累计返款80%;
工服使用登记表,由后勤行政部门提供统一格式。
5、工作服丢失、损坏制度
因职员个人原因丢失、损坏,造成工服无法继续使用的,由职员支付工服的重新购置费用,离职时只返还正常配发工服时收取的费用,后勤行政部门根据各部门实际情况处理,公司不做具体要求。
附件二:
职员工服使用登记表
姓 名
年龄
学历
所在部门
职务
入职时间
转正时间
某某号
职员工服使用记录
办公室类
类别
名称
数量
领用时间
工服费用
返款时间
返款金额
西装类
西装上衣
西装裤子
长袖衬衫
短袖衬衫
配件
领带
领结
丝巾
其他
一线类
工服
工服(套)
其他
备注
办公类:
一年返工服全款的40%,二年返工服全款的40%,累计返款80%;
一线类:
第三章公务车管理
根据物业公司对公务车辆的管理要求,针对现在物业公司实际情况,为保障公司财产合理使用与人身的安全,同时降低费用、明确权责关系特作出如下规定,请各部门严格遵照执行。
1、管理责任与安全流程
公务车辆由后勤行政部统一负责管理,分别按车号建立管理账户;后勤行政部为第一责任人,行政司机对车辆的验收与管理负主要责任,公务车辆的使用部门与使用人员为第二责任人,物业经理为第三责任人。
所有使用车辆的职员必须取得国家正规的相应准驾车型的《机动车驾驶证》,严禁无照驾车,并与公司签订相应的安全责任书,否如此按照《职员手册》考核制度处理