某集团行政管理手册.docx

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某集团行政管理手册

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某集团行政管理手册

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第一章行政中心组织管理架构---------------------------------------------1

第二章行政中心部门职责和目标-------------------------------------------2

第三章行政中心管理手册------------------------------------------------3

--印章管理规定-----------------------------------------------------------------------3

--接待费用管理规定-------------------------------------------------------------------4

--员工宿舍管理规定-------------------------------------------------------------------6

--员工食堂管理规定-------------------------------------------------------------------8

--办公用品管理规定-------------------------------------------------------------------11

--差旅费补贴暂行规定-----------------------------------------------------------------13

--应急事件协调管理规定---------------------------------------------------------------15

--车辆、司机管理规定-----------------------------------------------------------------16

第四章附则------------------------------------------------------------20

行政中心管理组织架构图

行政部

固

定

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管

理

司

机

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管

理

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IT

管

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政

事

务

管

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第二章行政中心部门职责和目标

第一条部门工作概述

负责集团的行政管理和日常事务，建立与完善集团行政管理制度，控制和减低办公成本，

协助项目公司行政工作，当好集团高层的参谋，协调本部门与集团其他部门的工作，参与

集团和政府有关部门进行的业务联系，加强对各项工作的督促和检查，促进集团各项工作

正常开展的规范化管理。

第二条部门主要工作职责和范围

建立与完善集团的行政管理制度，配合和指导集团各项目公司的行政管理工作。

负责集团的行政管理和日常事务工作，保证集团各部门的日常运作，合理调度公司资源，保证公司资产的完好与安全，负责保持工作环境清洁，为员工提供最理想办公环境。

负责集团来往电文的处理和文书挡案的管理工作，建立集团总部档案库，统一集团文档的格式、发放、管理，协助各部门的文件查阅工作，定期对各部门和项目公司归档文件进行抽查，及时收集和编制档案目录。

负责对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实。

负责集团印章的管理，保证集团印章的使用安全。

负责来访客户的接待工作，维护集团的企业形象。

负责制定采购程序、流程，维持公司办公用品的品牌统一。

负责集团各部门所需的办公用品和其它需求物品的采购工作，严格执行采购流程，保证采购物品的验收、入库登记与管理，建立物资设备帐目，定期对集团和各项目公司的库存进行盘点核定。

负责集团和各项目公司每月行政费用使用与预算情况执行的汇总，并提出分析意见呈报集团领导。

负责集团车辆管理，确保车辆的整洁和正常运转。

完成集团领导交办的各项工作。

第三章行政事务管理手册

第一节印章管理规定

第一条印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证。

为了保

证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，

特制定本管理规定。

第二条本规定适用于集团及各下属项目公司。

第三条印章种类

（一）重要印章：

涉及公司重大权利义务的印章，包括：

1、公章及与公章配套使用的校对章；

2、工程专用章；

3、财务类印章（包括财务专用章、发票专用章、税号章、法人章）；

4、销售合同类印章（包括销售合同专用章、与销售合同专用章配套使用的骑缝章、

更正章）。

（二）普通印章：

不涉及公司重大权利义务的，仅在一定的范围内针对特定对象使用的印

章。

包括：

1、报关专用章；

2、拆迁管理专用章；

3、动拆迁专用章；

4、董事私章。

第四条印章的管理部门

集团的公章、与公章配套使用的校对章、工程专用章等由集团总办保管及使用。

项目公司公章、与公章配套使用的校对章、工程专用章由总裁授权项目公司专人保管及使用。

集团财务类印章由总裁授权财务部保管及使用，项目公司财务类印章由总裁授权专人保管及使用。

销售合同专用章及配套的骑缝章、更正章由总裁授权子公司专人负责保管及使用。

普通印章由项目公司总经理授权专人负责保管及使用，但董事印章由总裁授权专人保管。

除上述规定以外的所有印章由总裁授权集团行政中心保管、封存或使用。

第五条印章的管理人

各印章保管人须经集团行政中心/项目公司行政部办妥授权手续后方可行使职权。

各重要印章保管人，在印章的管理职责上受集团总办督导，对集团公司负责。

印章保管人离职或调任时，必须将印章及相关文件资料一并归还集团总办/行政部中心，办好移交手续。

第六条印章的刻制

集团及各项目公司各类印章的刻制均须由申请部门填报《印章刻制申请表》。

普通印章的刻制必须经部门经理、项目公司总经理核准后由项目公司行政部刻制并办理登记手续。

重要印章刻制需经总裁批准。

印章的刻制统一由集团行政中心/项目将公司综合部凭公司介绍信办理。

第七条印章的保管

各印章保管人领取印章时必须在集团行政中心门/项目公司行政部）办理好印章登记手续，填写《印章登记表》，做好戳记，并留样保存后方可启用。

归还印章时也需要按要求在《印章登记表》上予以登记。

印章保管须有记录，注明印章名称、枚数、刻制日期、启用日期、申领人、销毁人、印章样式等信息。

印章保管必须安全可靠，须加锁保存，重要印章必须存放在保险柜，不准委托他人代管。

已按程序由集团行政中心统一封存的印章，由集团总裁书面授权集团行政中心启封后才能使用。

第八条印章的使用

所有使用印章的文件必须签署日期，未签署日期的文件，印章保管人有权拒绝用印。

文件中的签署日期应当与合同审批表或印章使用申请表上的最终批准日期一致，如果没有根据规定签署日期或日期不一致，使用人必须予以书面说明；

重要印章原则上不许带离印章保存地，对确需将印章带出使用的，应事先在《印章使用申请表》上注明，载明原因，经总裁/项目公司总经理批准后由公司安排车辆，由两人以上（印章保管人必须参加）共同携带前往；印章使用完毕后，印章保管人必须及时、安全地将印章带回公司，并作好印章出入库登记工作（注明出入库时间并经确认签署）。

普通印章带出管理地，原则上需要两人同时前往；用印完毕后，印章保管人必须及时、安全地将印章带回公司并做好相关登记。

严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。

印章保管人外出，包括各类假期等情况（指一个工作天以上），须将印章移交给印章保管人直属上级代管，移交时须程序办理签收手续。

印章在代管期间的使用仍须严格按照本规定执行。

第九条印章使用记录

重要印章

每份已加盖印章的文件在用印时都必须在印章保管人处留存一份复印件，印章保管人应填写《印章使用情况登记表》，记录盖章文件的份数和每份文件的发送单位。

印章保管人每周一必须将上周用印的《印章使用情况登记表》、文件复印件和印章使用申请表，交集团行政中心/项目公司行政部，由集团行政中心/项目公司行政部按《文件档案管理规定》归档备查。

财务类的交财务部门归档备查。

集团行政中心/项目公司行政部及财务部相关人员必须严格核对印章保管人递交的文件复印件与印章使用申请表在数量和内容上是否一致。

普通印章

普通印章的印章保管人须使用《印章使用情况登记表》作好印章使用记录，并于每月第一个工作日将该记录交行政部门，由集团行政中心/项目公司行政部按《文件档案管理规定》归档备查。

第十条印章的使用监督

集团行政中心负责集团重要印章的刻制、发放、回收、封存和销毁印章，项目公司行政部门负责项目公司印章的刻制、发放、回收、封存和销毁印章。

集团审计部门有权不定期地对各类印章的刻制、保管、使用和销毁情况进行检查。

印章的封存、销毁，由集团行政中心提出建议，由集团审计部监督执行。

第十一条印章的停用处理

（一）有下列情况，印章须停用：

1、机构名称改变；

2、上级部门通知改变印章图样；

3、印章使用损坏；

印章遗失或被窃，声明作废。

（二）停用印章要提出处理办法，并报经总裁批准，及时将停用印章封存或销毁，建立

印章上交、存档、销毁的登记档案。

第十二条法律责任

印章保管人必须严格依照本规定使用保管或封存印章，不得擅自或越权使用。

印章保管人违反本规定使用印章，由集团公司对违纪者视情节轻重予以处分直至解除劳动关系。

如因此致使公司财产损失的，违纪者还须承担经济责任，情节严重的，移送司法机关处理。

第二节接待费用管理规定

第一条集团有关客户、供应商、融资方以及其他外部关系者的交际费、接待费和招待费（以下简

称“接待费”）的申请、批准、记帐、结算等，均遵照按本规定的办理。

第二条本规定所指接待费，包括以下所列各项费用开支项目：

（一）会议费；

（二）研讨费；

（三）招待费；

（四）交际费；

（五）典礼费；

（六）捐赠。

第三条使用接待费注意事项：

必须注意接待费支出项目与接待用途目的一致。

公司的营业、采购、融资及其他经营，有其客观的目的性，任何接待上的开支不得背离经营上的目的与要求。

接待费用开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑和认清每一次接待的目的和接待的方法，合理接待，有效使用经费开支。

第四条接待原则：

事前审批原则：

所有接待事项，接待人员须根椐具体情况，提出接待申请，未经批准的接待费用不得报销。

勤俭节约原则：

接待工作既要热情周到、礼貌待客，又要节约，有效使用经费开支，杜绝奢侈浪费。

第五条接待用品管理：

实行接待用品统一购领制度，各部门根据实际需求提出申请，报总经理审批后由行政部统

一采购，再由各部门负责人申请领用。

第六条接待的目的按下列原则分类：

（一）招待新交易伙伴关系户；

（二）庆祝合作关系的建立；

（三）销售收入提高后的致谢；

（四）出访时的请客；

（五）来访时的招待；

（六）接纳各种建议后的致谢；

（七）达到各种目的后的致谢；

（八）重要的节日或庆典。

第七条接待按对象、目的以及场合，分为以下三档。

（一）A档（特别重要和重大的接待）；

（二）B档（比较重要和重大的接待）；

（三）C档（一般的接待）。

第八条接待场所根据接待档次确定，分为“高”“中”“低”三类场所。

（一）高（适合于A档接待规格），主要指高级的饭店、餐馆、美食