办公室档案管理制度.docx

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办公室档案管理制度

办公室档案管理制度

1、各种档案按类别要求，由档案员整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管。

2、各种档案的文字书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其它笔书写。

3、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅。

4、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持经常通风。

5、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、___物品，严禁使用电器。

二、档案归档制度

1、归档范围的保管期限

（1）办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，包括政府办文件、县委办文件、各部委办__文件、政府办常务___等文件材料及证书、牌匾等实物档案，均属归档范围。

1

（2）办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期。

凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久，对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。

2、归档时间

实行年度归档制度。

办公室在工作中形成的政府办文件、县委办文件、各部委办__文件、政府办常务___等文件材料一律在次年第一季度内，登记存档移交档案室。

3、归档要求

（1）归档的文件必须系统、齐全、完整。

（2）归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。

三、档案安全保密制度

1、严格遵守党和国家的（范本）有关保密制度加强管理，防止丢失、___。

2、查阅档案，一般应在档案室查阅，需要摘抄或复制的__文件，必须经领导批准，否则不准摘抄、复印。

3、需要带回使用的档案，需经领导批准，不准横传、私自外借，不准带入公共场所。

4、外单位来查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后，方可调阅。

四、档案查阅借阅制度

1、外单位查阅档案时，必须持有介绍信，注明查阅人

2

的姓名、政治面貌及查阅内容或范围。

2、查阅党组、局长办公会议记录、纪检工作等有关案卷和绝密数字时，需经办公室主任批准；查阅一般档案资料时，档案员需进行登记，经办公室主任批准，方可查阅。

3、凡查阅档案者，一般不准将档案带出档案室，如需要借出时，必须经有关领导批准；查阅者必须按规定查阅，与查阅内容无关的文字材料不准随意翻阅、摘抄。

4、查阅档案者要爱护案卷，不得将案卷拆毁、拆页、勾抹、圈点，严防污染档案；查阅时不得吸烟；也不得将案卷转借他人或带回家中。

5、查档抄录的材料经档案工作人员审核无误后，签字盖章，否则无效。

6、借出的案卷一般不能超过七天，如延期使用，需补办延期手续。

7、借出或还回的案卷，必须严格履行登记、注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。

五、档案人员岗位职责

1、服从办公室主任的领导，接受上级部门的指导，按时、按质、按量地完成本岗位工作任务及办公室主任交办的其他任务。

2、档案员负责做好文件的整理、分类，做好收文登记、

3

分发文件、领导传阅和借阅等管理工作。

3、档案员要及时、准确的把领导批阅的文件送到各科室，待科室领导批阅完毕后及时交由档案人员保管，不得随意乱放、丢弃文件。

在传送文件过程中，要增强保密意识，高度负责，保证不丢失、不损坏文件。

4、督促各科室有关人员做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。

5、各科室兼职档案人员负责根据归档的范围和要求，制订、整理本科室各类档案材料，按规定向机要档案室移交归档，并办好交接手续，做到职责分明、手续齐全。

6、各科室兼职档案人员接受机要档案室的指导和监督，按时、按质、按量完成本岗位任务。

第二篇：

办公室档案管理制度办公室档案管理制度

为加强办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。

一、立卷、归档

第一条各科室平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各科室的一项重要任务，必须认真做好。

第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。

办公室对各科室文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

第三条立卷方法。

文件的分类采用分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。

将文件按其形成或针对的年度分开。

2、分级别。

将文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分问题。

将文件按其内容所反映的问题分开。

4、分期限。

根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。

第四条文件的组合。

组合的基本作法如下。

1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。

同一问题__请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

4、工作计划、总结等文件，一般可按科室或社团名称组合。

5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

第五条档案袋内文件的排列。

档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。

其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

第六条文件归档份数。

一般归档___份，重要的和经常使用的文件归档___份或___份。

第七条归档文件案卷的要求。

科室移交归档文件案卷，应符合下列要求：

1、归档文件齐全、完整。

2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。

3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。

二、档案的管理和利用

第八条办公室按照档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。

第九条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管领导___批准后，按程序进行档案销毁。

第十条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。

经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。

第十一条档案的利用。

利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。

第十二条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。

不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。

第十三条确保文件、材料的安全，做好保密工作。

第十四条半年对档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

第三篇：

办公室档案管理制度办公室档案管理制度

为加强医院办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。

一、立卷、归档（聘请县___局专职人员）

第一条各部门平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。

第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。

办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。

第三条文件立卷归档范围。

凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括收、发文电，内__文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等），均属立卷归档范围。

第四条立卷的原则。

遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。

第五条立卷方法。

根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。

将文件按其形成或针对的年度分开。

2、分级别。

将文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分问题。

将文件按其内容所反映的问题分开。

4、分期限。

根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。

5、保管期限分为永久、长期、短期三种。

（1）永久保存。

凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的（例如章程、申请批文等）有长远利用价值的文件，划为永久保存。

（2）长期保存。

凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。

长期保存为___年至___年。

（3）短期保存。

凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。

短期保存为___年以下。

第六条文件的组合。

组合的基本作法如下。

1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。

同一问题__请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。

2、会议文件应单独组合。

3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。

4、工作计划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。

5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。

第七条档案袋内文件的排列。

档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。

其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

第八条文件归档份数。

一般归档___份，重要的和经常使用的文件归档___份或___份。

对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

第九条归档时间。

部门应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理

立卷，向办公室移交归档。

第十条归档文件案卷的要求。

部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：

1、归档文件齐全、完整。

2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或钢笔书写，字迹工整、清晰。

3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。

第十一条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公室。

二、档案的管理和利用

第十二条办公室按照校研究生会对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。

第十三条经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管领导___批准后，按程序进行档案销毁。

第十四条办公室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则。

经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。

第十五条档案的利用。

利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。

第十六条借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。

不

得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。

归还档案时，办公室人员要仔细检查，发现对档案有损坏或___者，应及时向分管主席报告，按有关规定处理。

第十七条办公室工作人员，接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。

填写好查阅档案登记表。

第十八条平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。

若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。

第十九条确保文件、材料的安全，做好保密工作。

第四篇：

办公室档案管理制度档案管理制度

一、为加强起重机档案管理工作，有效地保护和维护用户合法权益，特

制订本规定。

二、起重机档案资料如下：

1、安全检验合格证。

2、___、改造、维修告知书。

3、起重机产品合格证。

4、自检报告。

5、起重量限制器合格证，说明书。

6、特种设备使用登记证。

7、监督验收检验报告。

8、起重机监督检验证书。

9、电动葫芦合格证，使用说明书。

10、起重机说明书。

三、用户应在本公司档案室存档以上资料、有保护档案的义务。

四、档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则，进行网络化

管理。

五、公司应指定专人负责档案管理工作（即资料员）

六、档案工作由部门领导统一负责，档案室负责接收，收集、整理、立

卷、保管。

七、公司档案的分类和编号，确定保管期限。

永久、长期、短期。

八、借阅。

因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有___司重要的文件材料，确因工作需要外带，需输档案外借手续，经档案室领导核准后方可带出，用毕即归还。

阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线，