酒店仓库管理.docx

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酒店仓库管理

一、仓库管理

（一）、物品仓库管理

1.仓库物资按类存放，分为日用品、布草、瓷器、厨房用品等。

对易燃易爆物品另设立危险品仓库存放；所有物品实行编号挂卡，卡上标明物品名称，规格，型号等。

2.仓库物品的发放时间，在正常情况下，部门按仓库编排的领货日期，每周可领货一次；属追加计划和特殊情况应及时给予领出。

3.借用或领用的防台风物资、临时急用物资，应经有关领导批准后才能领出。

借用的事后仓库经办人应积极催收，对被损坏的要追究，借用人的责任。

4.仓库人员对库存物品的数量、单价应严格保密，对异常的进货单价应及时反馈财务经理。

5.仓库物资要定期盘点、定期灭蟑螂、灭鼠、喷洒消毒药水，防治虫害或细菌的传播。

6.仓管人员由于失职造成火灾损失、物品被盗、丢失、变质，无故积压的，圴追究其责任赔偿损失。

7.进入库仓人员一律禁止吸烟，仓库内不准使用电炉、电热壶、电饭锅等电器；仓库人员离开仓库时应关好电源，确保仓库安全。

（二）工程仓库管理

1、工程配件用品应按类存放，分为：

五金类、电器类、水暖配件类、化工类、其他类，并按类别明细项目编号挂卡，卡上标明物品名称，规格，型号等。

做到摆放整齐，卫生清洁

2、经酒店有关领导审批借出的配件用品，仓管人员应积极负责催收，被损坏的，要追究借用人的责任。

3、属经常使用的配件用品，可库存一个月的耗用量；库存的配件用品，要定期盘点，防止积压。

4、仓库内禁止吸烟及使用家用电器；仓管人员离开仓库，要关电、锁门，确保仓库物品安全。

5、仓库人员因失职造成配件用品被盗，无故积压或发生火灾的，均要追究其责任，赔偿损失。

（三）食品仓库管理

1、食品仓储管理。

（1）.仓库食品按类别存放，分为主食类、配料类、调味类、干货类、烟草类、酒类、冷冻类、直拨类（指到仓库验收后由厨房直接领用的鲜活食品蔬菜等）；除直拨类外，所有的食品都要编号挂卡。

（2）.必须用清洁专用的容器盛放，肉类及其他容易受污染的鲜嫩食品不得置于地面。

猪、牛、羊肉应做到无毛无血污、无粪便，不带甲状腺、肾上腺和淋巴病结。

（3）.定型包装食品与散装食品分架存放。

（4）.洗涤用品、药品等有强烈气味的物品及其他有害有毒、有害物品不能与食品同存放。

（5）.对冷冻类专柜与容易吸湿、吸味的食品要分开单独存放妥善保管。

（6）.肉类及其制品、瓜果除马上加工使用外，一律进冷库冷藏。

肉类及其制品室温应控制在负十八摄氏度；蔬菜瓜果的存放温度应控制在零至十三摄氏度；鲜蛋应控制在零到一摄氏度。

每三天进行一次冷库出霜。

（7）.无关人员一律不准进入仓库。

（8）.仓库内禁止吸烟及使用家用电器。

仓管人员开关仓库门必须有两人在场（一扇门设有锁头两把锁头，每人各管其中一把）仓管员离开仓库时要关闭照明电源，确保用电安全。

（9）.仓管员因失职造成食品被盗、过期、积压或发生火灾的追究其责任，赔偿损失。

2、食品仓库卫生管理

（1）.食品仓库必须符合酒店卫生环境规定，并按规定定期检查。

（2）.每天打扫货柜、地面一次，保持地面办公桌清洁卫生。

（3）.每两天地面湿拖一次，库内可适度延至每三天一次，雨季可延至每周一次，以保持仓库干爽，但应改湿拖与重洗相结合。

（4）.冰库顶部，每年必须大清扫两次。

（5）.货架每月三次湿拖，雨季改为每月一次。

（6）.墙壁:

外墙每周一次湿抹，库内每月三次，雨季改为每月一次。

（7）.冰库每周一次用清水清洁地面，库内货柜每月每月一次，每季一次冰库内大清理。

（8）.可移动性工具、电器每月清洁一次。

（9）.1.8米以上的墙壁及天花板，每周一次清除灰尘。

（10）.每月两次组织灭蟑螂，发现有老鼠应采取措施灭鼠，保持仓库五鼠患。

3、仓管员卫生规定

（1）.遵守酒店有关纪律规定，搞好个人卫生，衣冠干净整齐，随时接受卫生管理人员和食品卫生监督部门监督。

（2）.进仓库时应换专用工作鞋。

4、仓库进出人员管理

1、所有酒店人员到仓库领货必须按规定程序先填写好领货单，交仓管员备货。

领货时，领货人必须在仓库门外等候，不得擅自进入库房，因特殊情况需要进入库房的人员必须经财务经理同意，方可进入。

2、供货商送货至仓库时，应先放在指定收货区，经仓管员清点验收后，少量货物由仓管员自己搬至库房；如有大批货物到场，需由供应商帮运的，须与仓管人员一同进入仓库，必要时可知会保安部安排人员进行监督，如有退货、换货情况，按酒店出闸程序执行。

3、因工程需要在库房内施工的，必须出示由工程部负责人签名的施工单，详细说明施工情况，由仓管员、保安员同施工人员一起入库房。

直到施工完毕，有明火作业的必须经酒店消防部门允许，并做相应防火措施。

4、与仓库无关的人员一律不准进入仓库或在仓管办公室滞留。

5、所有进出仓库人员原则上不准携带提包等用具，如供货商会或仓管员因工作需要有带包情况，离开仓库时必须经保安员检查后才能给予放行。

6、违反以上条例而导致仓库物资流失的将视情节轻重，对相关责任人给予处罚、责令赔偿。

二、物资采购管理

（一）物资采购管理

1、物资管理实行财务控制计划及监督价格、使用部门控制数量和质量、采购部门保证采购时间的内部互控方法。

2、财务部应根据使用部门实际情况制定《月份物资采购计划》，做到既保证生产经营需要，又控制最低仓储量，有效的节约资金的占用。

3、使用部门对本部门使用的物资，应核算、比较其使用的成本及效能，不得盲目追求高值物资；对物资使用应精打细算，在保证质量的前提下，提倡修旧利废，厉行节约，降低成本；对本部门需使用物品，应提出具体要求，并确定其采购物资样品采。

4、采购部必须按计划保质、保量采购酒店所需物资，并实行货比三家的原则，尽量降低采购价格。

（二）、物资采购管理的权限

1、酒店应根据实际情况，授权财务部经理负责正常经营物资采购审批权限，一般以采购金额作为标准。

非正常经营所需的物品的购进、领用应由分管财务总经理审批。

2、废旧物资的变卖或转让，须报分管财务的总经理批准。

陈旧设备的变卖转让需报总经理审批准。

（三）、财产物资管理的责任

1、各部门因月份计划少报、漏报造成仓库无法按时发货，影响经营需要使用部门需承担责任。

2、财务部仓库错报采购计划，造成资金占用或无法按时发货，财务部需承担责任。

3、采购部如不按采购计划规定进货又不说明原因将追究其责任。

4、部门的物资报废，要填写《物资报废审批表》说明理由，按程序进行审批，并将有关部门鉴定的报废实物退回仓库，不按程序办理的，其责任由使用部门承担。

（四）、物资采购合同签订

1、采购部负责对外签订采购合同，并做好合同分类归档管理。

2、批量物资的采购，采购部必须联系两至三家供货商进行洽谈选定。

3、合同签订之前必须由有关的人员与供货单位进行谈判，并做谈判记录。

一经确定，参加人员必须在记录上签章，并由分管财务的总经理在该表上审批。

4、记录表一式两份作为合同附件。

合同送财务部（附记录表）、物品仓库各一份，仓库根据合同要求验收货物财务部根据合同审核发票，并予以付款。

（五）、食品物资的采购及计划

酒店经营部门生产用的鲜活商品、蔬菜、水果、干货、调味品及经营用饮料、烟草等商品（下称经营部门生产用的各类商品）由采购部采购供应，具体执行办法如下。

1、经营部门生产用的各类商品用量计划、审批程序。

（1）.食品仓每月8日前对当月计划购进的主要商品编制《食品购进申请表》一式三份，并分别送餐饮部、采购部各一份，作为当月计划采购的参数

（2）.食品仓根据当月计划或未列入计划的各类食品以及仓库存货和经营情况，由仓管员编制每次实际应购进的《食品订货通知单》一式三份，送餐饮部审批后交食品采购部及仓库各一份。

（3）.如果由于市场行情的变化，需要增加存货量的商品，则由采购部提出计划送餐饮部审批后执行。

2、经营部门生产用的各类商品报价审批程序：

各供应商根据间需要供应的各类商品按规定时间编制《市场报价表》，每10日报一次价给采购部定价，餐饮部核价，分管财务的总经理审批。

将审批后的《市场报价表》交采购部、食品仓、财务部各执一份。

3、对短缺货、急用食品，由食品采购员直接采购。

但《补报价单》应经食品采购部经理、分管财务部总经理审批。

（六）、酒店用品的采购及计划

酒店用品、用具和办公用品统一由采购供应部采购供应，物品采购分为：

1、年度计划

各营业部于每年年末编制跨年度物资计划用品送财务部，由仓库汇总《年度采购计划表》一式三份，送财务经理审批后交仓库、采购部各一份，采购部根据计划表要求与供货商签订合同。

2、月份计划

各部门在每月25日前，将下月份的计划用品，编制《物资用量计划表》送财务部审批，仓库据审批好的计划表汇总编制《月份物资采购计划表》一式三份，送财务经理签名后交仓库、采购部各一份。

3、月结追加计划

各部门如月间因营业需要临时增加用品使用量，可追加计划报财务经理审批后送仓库领货，如果仓库无货，才由仓库下达《采购通知单》报财务经理签名后送采购部采购。

4、仓库物资计划管

属外地供货商的购货合同，采用分期分批或一次购进的方法，做到库存合理，防止积压。

仓管员在制定采购计划时，应按实际情况控制库存量。

三、物资的进出仓及管理

（一）、物资商品的验收入库及报账

1、采购员按下达计划购进物资商品进仓库验收后将进货单随同发票送有关领导审批后向财务报账。

2、仓管员对购进的物资、商品，首先检查质量、规格是否符合计划的要求，不符合要求应拒绝验收；对入库的物资、商品要认真点验、过磅；对于供应商送货进仓的食品，需由酒店采购部有关人员与仓管员共同验收，确认符合要求时才准验收进仓；对高档食品（如鱼翅、燕窝、虫草等）的进仓，须经采购部有关人员、仓库负责人及使用高档食品的部门负责人一起鉴定，并验收签名，方能办理进仓手续；对电器方面的物品，在部门领货时提取电器《保修单》及发票等，建立和保管《公司电器保修单》档案，以防维修时备用；对于供货商的优惠折扣，仓库按原价填写《入仓单》和《领料单》，对于供货商的优惠赠品，仓库单独建立账户，按原价办理进、出仓。

验收进仓的食品要核对发票上的品名、规格、单位、单价、数量和金额并填制《物资进仓单》一式三联，一联留存，一联送仓库账务员入帐，一联连同发票交采购员向财务部报账；对送货上门的食品发票，则由仓管员留存，每旬送成本会计挂账，后由供应商按规定的时间向财务办理付款手续。

入库验收的物资、商品，数量发生溢余、短缺者，按实收数量验收，超计划采购的不予验收；如果品种、规格、质量不符的，采购员应及时处理退换，未处理之前，应单独保管，不得动用。

3、货到，发票未到的账务处理

对于发票未到的采购物资，仓管员可按实际收数量以暂估单价填制《物资进仓单》，该进仓单一式四联，其中分别为：

记账联、财务入账、仓库存查、货到发票未到预算联。

第一联送仓库财务员，第三联由仓管员存查，第二，第四联留仓管员代管。

如果当月取得发票，单价金额与当月《物资进仓单》的单价金额相符，采购员应将发票连同第二、第四联进仓单以报账；如果当月发票的单价金额与暂估的单价金额发生差额，仓管员则按愿意暂估金额填制红字的《物资进仓单》已冲销原暂估数，再按实际金额重新填制《物质进仓单》入账，如当月未能取得发票，仓管员应将代管的《物资进仓单》第四联集中后送会计挂帐，收到发票时应按其发票金额情况，参照上述的入账方法做账务处理。

4、物资商品入库后的管理

物资商品入库后，要根据物资性能和用途进行分类，妥善保管。

所有仓库物资、商品都要设账登记，仓库的凭证单据、电脑表格等报表资料都要整理装订，妥善保管

（二）、物品出库及库存盘点规定

1、物资出库

（1）.属物品仓库的，仓管员凭审批后的《物资用量计划表》填制《发货单》予以发放。

（2）.属工程仓库的，仓管员凭工程部有关人员签署的工程请修单耗用材料的项目，填制《发货单》予以发放，并须经工程部经理以上管理人员签名。

（3）.属食品仓的，仓管员必须凭使用部门负责人签名的《领货单》填制仓库发货单予以发放，对存放已久且领用少的食品，要及时采取措施，以免造成过期变质。

（4）.没按规定手续领用物品，仓管员有权拒绝发货，对有特殊原因须领货的，需经有关领导批准方可发货。

仓管员发货后，应及时补办有关手续

2、报送发货单

物品仓库、工程仓库、食品仓库应按期向财务部有关会计员报送《仓库发货单》该发货单作为各部门费用成本核算的依据。

3、库存物品盘点

各部门的仓库物品，每月末都要进行盘点：

（1）.属物品仓库、工程仓库、食品仓库的，其盘点表数要与期末账面数核对相符。

如果发生差额要及时查明原因填制《物资溢耗报告单》。

经部门经理签署意见后送财务经理审批再做增减账务处理，做到账实相符。

盘点表应在次月5日前送财务部有关会计人员具有核对。

（2）.各营业部门仓库的盘点表也应在次月5日前送财务部有关会计员做退料入账手续，以如实反映当月各部门的经营成本。

（三）直拔料的验货制度

（1）.部门接收直料方式的货物，须经财务部仓管员、接收部门负责人（部门经理指定人员）、采购员三方人员同时完成直拔料程序。

（2）.验货时必须具有有效的计划申购单，无计划申购单的货物，仓管员不予办理进仓手续。

（3）.仓管员必须亲自清点或称准货物的数量，对批量的包装货物必须开包抽查包装数量。

（4）.仓管员做好每日验货记录（包括异常情况），填制报表连同财务有关数据一起交财务部。

（四）物资运作流程图

物料申购进仓、出仓流程

1、申购进仓程序

2、验货程序

3、发货程序

（五）周转性物品管理

周转性物品指经营需要而必须保持一定库存周转数量的消耗物品

（1）.各部门营业用的物品周转量曾经财务部审核后执行。

（2）.周转物品必须定点存放，分类清楚并由专人保管。

（3）.使用部门被核定的物品周转量应严格管理，如果发现欠缺、损坏、报损。

要填制《物品溢耗报告单》报财务部审核补足周转量，但对非正常的欠损数，部门要求按成本价赔偿。

（4）.各使用部门，每寂寞的20应组织有关人员对物品周转量的使用数进行实物盘点，并由财务管理员填写《酒店布草、周转性物品盘点月报表》，该表每季末的30或31日上报财务部一式两份。

（5）.属临时急用的周转性物品，经批准方可向有关部门借用，用后及时归还。

（6）.周转性物品不得外借，如确需要，应报经理同意，否则追究经办人责任。

（六）消耗性物品管理

消耗品指价值较低使用周期短或一次性使用的物品。

（1）.各部门根据财务部审批后的《消耗品用量申报表》的计划数量，在每月25日前填写《物资用量计划表》送财务部审批，如果月间因营业需临时增加消耗品使用量，可向财务部追加计划，办理补领手续。

（2）.消耗品必须指定存放，分类清楚，专人保管，并做到合理使用消耗品，防止高档物品低档使用，要注意节约；做到先领先用，避免存放过久变质，如果造成积压变质，要追究经管人的责任。

（3）.各部门向仓库领用的消耗性物品应设账登记，即据仓库发货单的物品、名称、数量、单价、金额逐笔登记入账簿收入栏，据下属部门和楼层物品签领并逐笔计入账户的付出栏，每月登记的账簿要进行月结，账簿及记账单要妥善保管。

（4）.各部门仓管员，每年12月20日应对所属仓库物品进行全面盘点，并填写月份《盘点表》，如果盘点表的数量同年末账簿的结存数量发生差额，应及时查明原因，填写月份《物资溢耗报告单》报财务部审核，作出处理意见后做账簿数量调整；盘点表应在12月31日前报财务部一式两份。

（七）布草物品管理

布草指被单、床单、枕套、围巾、台布、餐巾等。

1、各部门布草日常使用周转量由使用部门和洗涤部提出意见，经财务部审核，同意统一有喜第部门管理调控。

2、洗涤部门应根据各部门布草的使用对象进行分类管理，严格分清客房、餐厅、娱乐、及清洁的布草，并做好布草的修旧利废工作。

3、经财务部核定的部门布草周转量作为部门日常使用布草数量，各部门应落实具体管理措施，由专人保管，编号建账，建立领用手续。

4、各部门每月末对使用布草进行盘点，并填制《酒店布草、周转性物品月报表》于每月末报财务部一式两份，如果表中出现欠缺数：

（1）.属餐饮部门及娱乐厅面的，应付上填制的《物品溢砂耗报告单》。

欠缺数属正当理由的，经财务经理审批后，可向洗涤部办理补充手续；如因管理不善造成欠缺的，则由使用部门按布草成本价赔偿。

（2）.属客房和洗涤部的，如果欠缺数不超过月核定的误差数，不填制《物品溢耗报告单》，如果欠数超过核定的误差数，超过部分应附上填制《物品溢耗报告单》，欠缺数属正当理由的，经财务经理审批；该单第一、二联送会计留存，第三联留洗涤部。

5、洗涤部负责布草的质量管理，月间应对各部门送达换洗的布草进行质量鉴定，属不能继续使用的做报废处理，并补足周转数，其中对人为造成报废的应开具赔偿收据送财务扣款。

洗涤部对报废的布草应及时加盖报废章，定期做退仓处理，并以退仓等额向仓库补足周转数。

6、财务部物料仓库不得擅自把酒店客用布草发放到其他部门，以便归口管理。

7、原则上酒店布草不得外借，如确实需要，须经总经理同意，否则将追究经办人责任。

八、物品分类

1、办公用品：

包括办公文具，办公用品等

2、物料用品：

包括劳保用品，棉制品，印刷品，清洁用品，客用品，其他消耗品等

3、广告宣传用品：

包括推广用品费，宣传用品费，招牌等，节日装饰等

4、包装物：

包括塑料袋、包装盒、其他

5、工衣制服：

包括总仓工服、洗涤工服等

6、维修材料

7、绿化物品

8、低值易耗品：

包括家具用品、餐具用品、棉织品、电器物品、音箱器材等

9、燃料：

包括燃气、柴油、汽油、木炭、酒精、其他

10、在库固定资产：

设备、运输工具、器具、家具等

（九）工程专用物资的管理制度

1、工程维修装修物品取消每月的正常计划（不包括办公文具和日常生活用品）

2、为保证物品的正常供给，财务仓库计划员可根据物质的使用情况和库存量做适当的补充，填制采购单送财务经理审批后交采购部落实购买，这类物资入库后只作为备用物质。

3、工程部所需的物资追加计划表审批后，必须送到财务仓库，由财务核实计划中的物质是否有库存后，根据实需的数量按以上方式下单采购货物进仓，工程工作人员评审批计划表办理领用。

4、没有报追加计划而各部门维修所需的物品，工程人员到仓库办理领用手续的时候必须持有工程报修单，报修单应写明所需物品名称，数量，并附有部门主管以上人员签名方能领出，签名的权限以物品的价值为界限。

（1）.凡是单位价值在200元以上的附件、配件，由工程部经理签名，200元以下由工程部主管，班长签名。

（2）.单位价值在200元以下，一次性报修项目所需物品（即一次性报修单所需物品），合计金额在300元以内的，由工程部主管、班长签名。

（3）.单位价值在200元以下，一次报修项目所需物品合计金额超过三百元的，由工程部经理签名。

（4）.如碰到抢、急需领用的物品在来不及办理领用审批正常手续情况下，可由维修员到财务仓填写报修单，注明报修部门、联系人、维修地点、维修内容、维修员、派工时间、完工时间、耗用材料等内容，先领料后由财务仓定期将其急修报修单交工程部经理审查补审批手续。

四、物资盘点制度

（一）、盘点范围与种类

1、酒店物品仓库，食品仓库的所有物资

2、厨房及娱乐场所各厅面存放的物资

3、客房部库存的酒水、烟草

4、各部门使用的布草物品

5、各部门使用周转性物品

6、各部门使用的消耗性物品。

7、各部门使用的固定资产及耐用品

酒店根据实际情况确定每月丶每季丶每年定期盘点或不定期盘点。

（二）盘点程序与步骤

1、盘点期间除原材料直拨类外，应暂停进、出仓，盘点期间所需领用物品，须于盘点前办理完毕。

2、各部门、场所之间借入借出的物品须于盘点日前退还收回或办理调拨手续

3、从收货自盘点期间，已进或尚未办理手续者，应分开放置并进行标示。

4、盘点应采用校正过的计量器，预盘、复盘必须使用统一计量器。

5、复盘时应逐项盘点，由双方共同确认后，再进行下一项目盘点，以免造成盘点误差，盘点完成后不得提出遗漏之异议。

6、初盘:

初盘人将物品按类别加以整理，将初盘数填列于盘点表。

7、复盘:

口止复盘人同初盘人依照盘点表实际逐项盘点。

如有数字不符戈漏列等情况，应予以改正或初列，由双方共同签字。

8、稽查:

稽核人员根据盘点表采取重点或抽样盘点表，如有数字不符或漏列等情况，应予以改正或补列。

，并在盘点表上签章若盘点误差超过规定范围应通知盘点人、复盘人重复盘点。

9、各盘点区域物品，在盘点稽核完成后，必须有稽核主管签名确认后方可移动整理或恢复正常营运。

（三）参与盘点人员构成及其职责

1、盘点人：

负责点计工作，由各部门主管视需要指派有关人员担任，各相关部门主管为盘点负责人。

2、复盘人：

负责复核盘点记录，由财务部指派人员或呈请相关部门调派人员担任。

3、稽核：

负责监督及抽盘工作，财务主管担任或指派人员担任。

（四）初盘计划书的制定要求

1、各部门、营业场所、厅面接到财务部盘点通知书，应立即整理出初盘计划书。

初盘计划书内容包括：

2、盘点时间安排。

3、仓库收发作业终止、恢复时间。

4、盘点人员名册和工作区域。

5、盘点项目（物资名称、品名、规格、单位及计量方式）。

6、盘点前物品整理规定

7、盘点物品存放位置。

8、盘点人员应注意向财务部领取《盘点表》

9、各部门营业场所、厅面应在盘点日期前两天将初盘计划书送交财务部。

（五）盘点处理

1、盘点完成后，《盘点表》一联交财务部、一联留存盘点部门。

2、盘点过程中发现欠缺、损坏、过期的物资，应及时查明原因，由各部门、场所、厅面填制《物资报废审批表》由部门经理签署意见后，再经财务部证实，送财务经理及主管总经理审批，作增减财务处理，做到账实相符。

3、《盘点表》应与期末账面数核对相符，如果发生差额须查明原因，填制《物品溢耗报告单》，经部门经理签署意见送财务经理、主管总经理作增减账务处理。

4、《盘点表》及《物品溢耗报告单》应在盘点后两天内送交财务部。