芜湖职业技术学院毕业论文.docx
《芜湖职业技术学院毕业论文.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《芜湖职业技术学院毕业论文.docx（11页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
芜湖职业技术学院毕业论文
芜湖职业技术学院毕业论文
题目论秘书的工作特点
姓名李丹丹
系别
专业
年级
指导老师
2012年
题目摘要关键词
1.
2.
3.
4.
5.
结论
参考文献
摘要秘书就是领导的智囊和助手。
她辅助领导从事各项管理工作，承上启下，协调服务。
所以秘书是非常重要的，要明白秘书的工作特点通过理解特点和实际工作相结合就能更好的工作充分发挥秘书的作用。
一．
二．秘书的工作概念
1.秘书的工作内容
1职能和职责的区别
职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。
它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
秘书是领导的帮手帮助领导完成各项工作，主要工作内容有1）协助直接领导处理日常事物，完成领导交派的任务
2）做好会前准备，会议记录和会后内容整理工作
3）策划组织公司各种活动做好公司的宣传工作
4）做好材料收集档案管理文书起草公文制定文件收发等工作
秘书的涵义：
秘书是为领导工作服务的办公室人员，是领导的参谋和助手”这个定义反映了秘书的工作实际，揭示了秘书的职能特征和本质，从职业角色和形象上给秘书定了准确位置。
二秘书的发展历程
1传统秘书的工作特点
在东汉以前秘书是指物不是指人至清末，我国的秘书工作真正名实相符。
辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。
其一：
秘书一词已完全摆脱了"图书"的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。
其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以"秘书"相称。
2现代秘书的工作特点
1.中介性：
2.直接性：
3.全面性：
4.服务性：
5.被动性：
6.潜隐性：
三秘书工作的基本特点
1.中介性：
秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的"纽带"和"桥梁"的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。
2.直接性：
秘书工作的直接性体现在：
在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上。
3.全面性：
是体现在职能辅助的全面性上、是体现在过程辅助的全面性上。
4.服务性：
人们把秘书工作比喻为"上管天文地理，下管鸡毛蒜皮"，把秘书工作说成"没大没小，没完没了"。
5.被动性：
秘书工作的的被动性。
要求秘书人员一定要不越权、不越职,秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。
6.潜隐性：
秘书工作的潜隐性表现在三个方面：
活动名义的假借性、活动过程的幕后性、劳动成果的潜在性。
7.机密性
四就秘书的工作特点如何做好工作
一、机要性与群众性相统一
秘书工作是一项机要性很强的工作。
汉语“秘书”一词，就包含有“秘密”的意思。
英语中的“secretary”（秘书）一词中的词干“secret”，俄语中的“ceKpemapB”（秘书）一词中的词干“cekpem”，它们的意思都是“秘密”。
这种惊人的相似，恰恰反映出秘书工作都具有机要性。
这是因为，秘书工作是辅助领导工作的，而各级领导中枢都是机密核心，秘书部门是各级领导中枢的综合办事机关，秘书人员在领导身边工作，必然要接触到各种机密。
特别是重要部门领导人的秘书，掌握很多重要情况，机要性更强。
革命战争年代，我党曾派遣许多地下工作者打入敌方内部，担任敌方党政机关和军队系统的机要秘书，为我党我军提供了大量重要情报，为保护党中央的安全，夺取革命斗争的胜利作出了重要贡献。
秘书部门是一个核心要害部门，秘书工作的机要性与政治性有着密切的联系。
保密与窃密的斗争，实质上是政党之间、国家之间、军队之间进行政治斗争的重要表现；在经济领域中侧是经济斗争的一种表现形式。
正因为如此，古今中外的领导者在选拔、任用秘书人员时都很慎重，要求政治上绝对忠实可靠，有高度的保密观念，严格的保密纪律，严守各种机密。
我们党和国家对秘书人员的选用条件也是十分严格的，专门制定颁发了机要秘书工作的规定，任用前要进行政治审查，任用后要经常进行保密教育，都是出于秘书工作的客观需要。
因为办公厅是一个要害部门，是一个核心要害部门，秘书人员在领导身边工作，机密知道的比较多。
所以，办公厅工作人员要有政治上的警惕性，要注意保密，遵守保密纪律。
但是，也必须看到，秘书部门又是各级领导机关汇集信息的中心，是联系各方面的桥梁和纽带，其工作特点又具有广泛的群众性。
许多文件的拟制，许多决策的实施，都直接涉及群众的切身利益，必须广泛听取群众意见。
在各项政策实施过程中，秘书人员必须密切注意信息反馈，倾听群众呼声，才能纠正可能出现的偏差，防止矛盾激化。
秘书工作不仅是为领导服务的，也是为群众服务的。
这种服务既有间接性，也有直接性。
秘书工作主要是通过直接为领导工作服务来体现为人民群众服务的，因为领导是为人民群众服务的。
秘书人员处理群众来信，接待群众来访，进行调查研究，协调机关工作就是直接面对群众的工作。
人们常说，秘书部门是机关的“窗口“和“门户”，也是从这个意义上说的。
因此，秘书人员必须树立群众观念，密切联系群众，关心群众的疾苦，及时向领导反映群众的心声，成为领导联系群众的桥梁，而不是横在领导与群众之间的一堵墙。
秘书工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系，二者相互依存，相互结合，不可分割。
如果只看到秘书工作的机要性，而忽视秘书工作的群众性，把自己完全封闭起来，拒群众于干里之外，就会割断领导与群众的联系，脱离群众，造成信息不灵，情况不明，滋生官僚主义和衙门作风，损害领导机关的形象和威信；反之，如果只看到秘书工作的群众性，而忽视秘书工作的机要性，就会在公务接待、来访接待和日常交往中丧失警惕，内外无别，泄露机密，给党和国家及组织自身造成不应有的被动和损失，其后果不堪设想。
因此，秘书工作者必须妥善处理好二者之间的关系，既要始终坚持密切联系群众，又要时刻注意保守机密。
但是，就秘书工作的个性特征而言，机要性是它的主要方面，因而，当保守机密与联系群众发生冲突时，应把保密放在首位。
二、综合性与专业性相统一
秘书部门不是领导机关的专项业务部门，而是机关的综合部门。
因此，秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性的文电，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，综合各部门的情况，办理不属于业务部门职责范围内的事务。
综合性不仅指秘书工作内容的广泛性，更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和概括，使之由个别上升到一般，由现象深入到本质，总结出带规律的东西，这种综合才是秘书工作的真正内涵。
这一特点是由秘书工作的辅助领导工作的全局性所决定的。
任何一级领导者都处于不同层次的管理系统全局位置上，都必须总揽全局，预测发展，统筹规划，综合协调。
各级秘书部门和秘书人员，作为各级领导的参谋和助手，这种地位决定了秘书工作高度的综合性。
从机关的整体结构功能来看，任何机关都必须由专业部门和综合部门的有机结合，才能形成合理的机关结构，而且机关层次越高，业务部门越多，越需要加强综合协调工作，以便发挥机关的整体功能。
而各级秘书机构正是这样一种综合协调部门。
它要求秘书人员必须具有全局观念，立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议，做到不在其位，当谋其政；必须具有较宽的知识面，成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”，以适应领导者驾驭全局的需要；必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力，才能做好秘书工作。
另一方面，秘书工作又有它的专业性。
这种专业性，主要是秘书业务的特殊要求，例如，秘书工作要求秘书人员必须具有较高的政策水平、文字水平和理论水平，有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文办事能力，熟悉文书、档案、保密、信访、会务、通信、礼仪等方面的知识，会操作现代化办公设施等等，要达到上述要求绝非易事，非进行专业训练不可。
现代管理的科学化对秘书工作的专业化要求越来越高，过去那种“万金油”式的秘书模式，已不能适应现代秘书工作的需要。
秘书工作作为一种特殊的社会职业，不是什么人都可以从事的工作，必须进行正规的专业培训，进行严格的专业考试，才能取得秘书资格。
我国改革开放20年来，之所以对秘书人才的培养越来越重视，许多高等院校开设了秘书专业，国家自学考试中心还开设了秘书本科专业，国家劳动和社会保障部将在全国实行秘书职业资格证书制度，都是为了保证秘书专业人才的培养质量。
秘书工作的专业性，还体现在不同行业的秘书，必须熟悉所在行业的专门知识。
例如，党委秘书必须熟悉党务工作知识，行政秘书必须熟悉行政管理知识，军队秘书必须熟悉军事知识，企业秘书必须熟悉企业管理和商品经济知识，涉外秘书必须熟悉涉外法律和外贸知识，等等。
秘书对行业知识越精通，工作起来越得心应手。
否则，“隔行如隔山”，秘书不熟悉行业知识，就无法做好综合工作，更难以发挥参谋作用。
秘书工作是综合性与专业性的辩证统一。
综合性是它的主要方面，专业性则是它的次要方面。
二者是相互渗透，相辅助相成的。
秘书人员的专业知识越丰富，越全面，总揽全局的综合能力也就越强；秘书人员的综合能力越强，对全局了解得越透彻，也更有利于他对专业知识的掌握。
二者是相互结合，相互促进的辩证统一关系。
这一特征要求秘书人员一定要处理好“博”与“专”的关系，既要有较为广博的知识面，力求成为“专业通才”，又要精通秘书业务，力求成为“秘书专家”，只有这样，才能适应秘书工作的需要。
三、事务性与思想性相统一
秘书部门是各级领导的办事机构，协助领导者处理日常事务，保证领导和机关工作的高效运转。
秘书部门的事务性工作都是围绕领导的政务性工作进行的，大致可分为四类：
第一类是日常程序性事务，第二类是临时偶发性事务，第三类是领导交办性事务，第四类是部门不管性事务。
这些事务工作具有频繁、杂乱、琐碎等特点，但又渗透着极强的思想性。
例如，文件校对工作，如果稍有疏忽，错校一个关键的字，文件印发出去，就可能造成重大的政治影响；会场布置工作，如果摆错主席台领导人座位，录相放出去，或照片发出去，就可能会引起各方面的猜测；办信接访中，哪些信应送领导同志阅，哪些人应由领导同志出面接谈，都具有思想性。
人们常说“秘书工作无小事”，指的就是事情虽小，但是如果处理不好，造成的影响却很重大。
因为秘书工作中的事务与领导政务密切相联。
秘书工作的事务性是由秘书工作产生的基础和根本目的所决定的。
秘书工作是适应领导工作需要而产生的。
领导工作有政务和事务两大部分内容。
由于领导工作日趋复杂化，而领导者的精力十分有限，迫切要求领导者把主要精力用于政务工作方面，集中精力思考和研究宏观决策问题，而把事务性工作交给助手--秘书人员去处理，以减轻领导者的工作负担，提高领导工作效率。
“秘书是领导的助手”，正是从这个意义上说的。
尽管随着时代的发展，领导者越来越重视发挥秘书工作的参谋职能，但这丝毫不意味着秘书工作可以弱化处理事务的职能。
无论秘书工作怎样发展变化，处理事务始终是它的基本职能之一。
这一特点要求秘书人员必须从提高机关运转效率的高度，充分认识事务工作的重要性，正确处理事务与政务的辩证关系，从处理事务入手，达到参与政务之目的；必须培养勤奋、刻苦、细心、耐烦的作风，克服懒惰、怕苦、粗枝大叶的作风，不断改进工作方法和手段，努力提高办事效率。
另一方面，秘书工作又具有很强的思想性。
这是因为，秘书机构不仅是一个办事部门，还是一个重要的参谋部门，它在领导决策过程中具有重要的参谋作用。
例如，在领导决策前进行调查研究，综合情况，提供信息、方案和其他决策依据；在决策形成过程中起草文电，将领导决策形成文字信息，化为切实可行的政策和措施，以便贯彻落实；在决策实施过程中督促检查，收集反馈信息，作为修正决策的参考，以辅助领导正确决策。
所有这些工作，都渗透着极强的思想性。
我们说“秘书是领导的参谋”，正是从这个意义上说的。
在改革开放的新形势下，领导决策科学化、民主化进程不断加快，秘书工作在领导决策过程中的地位和作用越来越重要，秘书工作的思想性更加突出。
这一特点要求秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高思想理论水平；必须认真学习党的基本路线和各项方针政策，努力提高政策水平；必须学习和研究秘书参谋理论和方法，培养宏观思维能力，“议大事，想全局，懂本行”，努力提高谋略水平，紧紧围绕领导重大决策和单位中心工作，搞好秘书服务，坚决防止和克服“忙忙碌碌的事务主义”倾向。
秘书工作是事务性与思想性的对立统一。
首先，二者是相互渗透的。
一方面，秘书工作在整体上具有极强的思想性，但就局部而言，即使是思想性很强的工作，也或多或少地带有事务性。
另一方面，秘书部门日常平凡的事务工作，又无不具有内在的思想性。
其次，二者是相互影响的。
事务性是秘书工作的基础性工作，思想性主要是在处理事务中体现出来的，离开事务性工作，秘书工作的思想性就失去存在的基础和本体；思想性是秘书工作的灵魂和“内核”，是做好事务工作的关键所在，离开思想性，秘书工作就失去方向和目标，办事效率不可能高。
第三，二者是有主从关系的。
在秘书工作中，思想性是主导方面，事务性是从属方面，但我们决不能因此而忽视事务工作。
一个优秀的秘书工作者，必须对事务工作有这样的思想准备：
不怕繁杂，不嫌琐碎；又要充分认识事务工作中蕴含的思想性，在具体的事务工作中突出思想性。
只有这样，才能充分发挥参谋和助手作用。
四、被动性与主动性相统一
秘书工作的辅助性质和从属地位决定了它存在着被动性的一面。
这种被动性主要表现在两个方面：
第一，作为领导者的参谋和助手，秘书部门和秘书人员必须按领导意图办事，不能自行其是。
尽管秘书可以向领导提出不同意见和参谋建议，但在行动上必须坚决服从领导，奉命行事，不得我行我素，在这个意义上说，秘书是处于被动地位的。
第二。
秘书部门是各级机关的枢纽和门户，随机性的工作较多，事先难以预计。
虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性大，随机性强，临时应付多，从这个意义上说也是被动的。
我们承认秘书工作中的确存在着被动性的一面，但并不是说被动性就是秘书工作的一个特点。
事实上，许多工作都存在着被动性的一面，被动性并非秘书工作所独有。
被动性与主动性，是指秘书工作主体自由度的大小而言的，因而把被动性作为秘书工作的特点之一是不科学的。
秘书人员在工作中尽管要受到领导意图的制约，但他们仍然具有发挥主观能动性的广阔天地。
例如，秘书人员应当善于领会领导意图，紧紧围绕中心工作寻找主动出击的方向；应当具有超前意识，增强工作的预见性和计划性；应当勤于动脑，多思善想，积极主动向领导提出工作建议；应当注意各种情况和资料的积累，随时掌握准确、全面、有用的信息，等等，所有这些，都离不开秘书人员的主动性。
秘书工作实践反复证明：
哪个单位的秘书人员积极主动，工作活跃，哪个单位秘书工作的职能作用就发挥得好，就能得到领导的褒奖和机关的信赖；反之，哪个单位的秘书人员消极被动，疲于应付，哪个单位的秘书工作的职能作用就不能得到有效发挥，就不能适应领导工作的需求。
“有作为，才能有地位”，这句话道出了秘书工作的真谛。
马克思主义认为，人类区别于其它动物最根本的特征，就是人具有主观能动性。
人类不但能动地认识世界，而且能动地改造世界。
作为秘书工作主体的人，只有充分发挥主观能动性，才能适应领导工作的辅助需要，产生重要的影响。
例如，秘书人员在纷繁的信息中筛选出重要信息，常常成为领导决策的重要依据；秘书及时收集、分析反馈信息，可以帮助领导纠正工作偏差；领导决策后，秘书要提出实施方案经领导批准后下达，整个机关才开始行动，从这一点上说，秘书的行动往往是机关一系列行动的开始，因而是主动的。
综上所述，秘书工作既有被动性的一面，更有主动性的一面，是被动性与主动性的辩证统一，秘书人员必须正确认识和处理被动性与主动性的关系。
只看到秘书工作的被动性，看不到秘书工作的主动性，是一种片面的认识，这种错误认识必然导致秘书人员把自己完全置于被动应付的地位，满足于领导叫干什么就干什么，工作中遇到什么就办什么，没有半点主动性，是肯定做不好秘书工作的。
另一方面，如果不承认秘书工作有被动性，无限夸大秘书工作的主动性，秘书人员就有可能离开自己的辅佐位置，摆脱领导意图的控制，产生越权行为，同样会导致秘书工作的失败。
正确的方法是，秘书人员在工作中既要不折不扣地贯彻领导意图，执行领导指示，又要充分发挥主观能动性，创造性地贯彻领导意图，力求从被动中争取主动，不断开创秘书工作的新局面。
只有这样，才能适应领导工作的辅助需求。
在被动性与主动性这对矛盾体中，主动性是它的主导方面，是决定秘书工作成败的关键因素。
因此，秘书人员必须充分发挥主动性。
五、经常性与突击性相统一
秘书工作既有经常的常规性工作，又有临时的突击性工作，形成了秘书工作经常性与突击性的对立统一。
所谓常规性工作，既包括经常出现、反复进行的工作，如办文、办事、办会、办信、接访等；又包括周期性的工作，如年初的计划，半年和年终总结，重大节日领导活动安排等。
常规性工作往往事先有预见，有计划，执行有依据，秘书部门内部分工较明确，秘书人员只要各司其职，各负其责，按章办事，就能保证机关工作正常运转。
秘书做好常规性工作，有利于提高领导机关的整体工作效能，使整个机关像一部机器有效运转。
秘书部门应注意各项常规性工作的连续性，作好妥善安排，定期向领导汇报情况。
还应注意在常规工作中总结经验，积累资料，探索特点和规律。
特别应保持对新事物的敏感，善于从常规工作中发现新情况，研究新问题，提出新办法，切忌因循守旧，固步自封。
所谓突击性工作，一方面是指事先未预计到的、突然发生的、需要秘书突击处理的事项，如重大灾情、社情、重大事故等偶发事件，必须刻不容缓地突击处理；另一方面，也指秘书临时完成某项突击性任务，如临时受命调查某一事件，为临时决定召开的会议准备材料，向突然到来的上级视察人员提供有关资料，等等。
所有这些，秘书必须按照领导要求突击完成，不得延误。
处理重大突发事件，要求秘书人员胆识兼备，善于应变，既要迅速敏捷，又要沉着冷静；完成突击性任务，要求秘书人员具有过硬的素质，吃苦的精神，顽强的作风，快速的时效。
总之，做好突击性工作是对秘书人员素质与能力的全面检验。
在秘书工作中，经常性是它的主导方面，突击性则处于次要的从属地位。
二者相互联系，相互影响。
秘书工作者既要连续不断地处理经常性工作，又要能够应付突如其来的复杂情况，这是很不容易的。
实际上，经常性工作与突击性工作之间有着内在的联系。
如果秘书人员对各项常规性工作的处理富有经验，得心应手；对各类问题的背景材料烂熟于心，了如指掌；对办事的各种渠道早已沟通，一呼百应，一旦遇到突发事件，就能从容应对。
秘书做好常规性工作，并注意总结经验，积累资料，加强预测，就为完成突击性工作创造了条件；完成突击性工作，能够有效地锻炼和提高秘书人员的工作能力，更有助于做好经常性工作。
这就是秘书工作中经常性与突击性的辩证统一关系。
结论
通过几个月的我翻阅了大量资料和在网上查了许多知识点不懈努力我终于完成毕业论文让我对秘书这个职业又有了许多新的认识更加明白秘书的工作特点及怎样围绕这些特点把工作做好，这对我以后从事的工作很有帮助的，由于时间比较仓促和受本身水平及制约，我的毕业论文里还有很多不足之处，对秘书的发展历程就不是特别清楚，还有一些总结性的语言表达的不是更好对在此向毕业设计期间帮助过我的老师和同学们致以诚挚的谢意，感谢你们在毕业设计期间所给予的经验和智慧，使我获益非浅！
参考文献
何宝梅《秘书学基础理论探究》浙江《浙江大学出版社》2009
谭一平《职业秘书实务》北京《东方出版社》2006
杨树森《秘书学概论教程》安徽《安徽大学出版社》2008
陈合宜《秘书学》广州；暨南大学出版社，1993
升级会员 