办公费用管理规定第二版第2次修订答辩.docx
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办公费用管理规定第二版第2次修订答辩
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办公费用管理规定
一、目的
为规范管理，使各项费用开支合理化、节约化，特制定本规定。
二、适用范围
适用于公司各项行政费用，如电话费、办公用品、手机费用等。
三、具体规定
（一）办公电话费用
1.公司电话实行有偿使用原则，对于配备分机或直拨电话的人员，需承担该电话费用的5％，电话费用按电信部门实际支出为依据。
2.对于没有明确责任人的部门的公用电话，如服务部的服务热线等，部门负责人以上人员承担该办公电话费用的5％。
电话费用按电信部门实际支出为依据。
3.供应部、财务部、服务部、办公室等部门的传真机只限用于传真接发，不扣个人费用，如利用传真机拨打私人电话，一经发现罚款30元。
（二）办公用品费用
1．办公用品统一由办公室购买、保管及发放。
2．公司为新入司的科室人员提供笔记本1本，签字笔1支。
3.印制名片，扣除印制人名片费用的20%，月末由办公室提供扣费明细给人事部，由人事部在工资中扣除。
4.领用大件、耐用或高价的办公用品和用量较大的办公用品，需部门负责人签字领用。
（三）办公用品采购规定
1、办公用品采购分为网购和线下采购。
根据《**业网络集中采购业务流程》每月10号前，对于属于网购的办公用品统一报到西安基地所属的化建业采购基地进行网购。
网购办公用品的采购和费用报销必须严格按照网购流程执行。
2、不属于网购品种的由办公室自行采购，采购时对于同品牌同规格进行货比三家，原则上选择采购价格较低的供应商进行采购，每个季度办公室对于供应商的采购价格进行询价，价格高出市场价格时，办公室组织与供应商重新议价。
若网上采购价格较低时，办公室可自行在网上采购所需办公用品，按照报销流程进行费用报销，报销时发票后随附网购订单、入库单、发货清单等信息资料。
3、常用办公用品采购前需由办公室行政文员填写《材料采购申请单》，注明采购数量、品牌规格、单价等信息，经办公室负责人签字后方可采购。
非常用办公用品采购由所需部门填写《材料采购申请单》，经部门负责人，办公室负责人签字后交由行政文员进行采购。
4、办公用品到司后，办公室行政文员首先要根据送货清单核对送货品牌、规格、数量是否与申请单所需物品一致，若核对无误，方可办理入库手续，填写《入库单》；若送货实物与所需物品不一致，需及时将异常情况反馈给供应商，由供应商按照所需物品重新送货。
属于化建业网购的，及时将异常情况根据网购流程的要求反馈给采购基地，以便及时进行退换货。
5、办公用品办理完入库后，及时将实物放置在指定的办公用品区域。
6、《入库单》和《材料采购申请单》表单使用采购部规定格式。
（四）办公用品领用规定
1）常用办公用品
a、主要包括种类：
中性笔、圆珠笔、笔芯、记号笔、白板笔、胶水、固体胶、修改液、中财笔记本、回形针、订书针及A4纸、彩色打印纸、口取纸、美工刀、铅笔、橡皮等。
b、领用规定：
此类办公用品以《常用办公用品领用标准》（参见附件1）为上限，由各部门内勤或指定人员每月26～28日将本月各类用品所需数量交至办公室，并于1～5日到办公室按所报数量领取。
具体的使用情况由部门自行支配，月底将实际使用情况（详见附表1）反馈给办公室，如经核查发现实际使用量与所报数量相差较大，办公室可根据情况予以适当调整。
此类用品原则上不予再领，如果有特殊情况须再领时，须由部门内勤或指定人员填写“*****领料单”，经部门负责人签字、办公室负责人审核同意后方可再领，且在月底根据再领情况从个人或部门负责人的工资中扣减30%的费用。
其中扣部门负责人费用的办公用品是指部门共同使用的办公用品（打印纸及部门专用打印纸除外）。
如有人数变动或其它情况需更改标准的，须由内勤或指定人员写出书面申请，经部门负责人签字，并由办公室审核通过后方可按新标准领取。
c、A4纸及彩色打印纸使用规定：
纸张使用本着节约的目的，需双面使用，外报资料或正式签批文件可使用单面纸，日常用纸都需双面使用，禁止浪费纸张的情况出现。
对于使用过的废旧纸张、纸箱由各部门统一放置在食堂小卖部隔壁的垃圾房，不允许随意扔在办公室垃圾桶或卫生间垃圾桶，办公室每月不定期检查各部门废纸处理情况，一经发现有浪费纸张情况，办公室将统一进行通报处理。
2）非常用办公用品
主要包括：
计算器、订书机、剪刀、长尾夹、电池、笔筒、文件夹/袋、文件框及部门使用的色带、碳带、收款收据、流水账本、员工卡套、档案袋/盒、印台、印油、木板夹、A4印胶套、双面胶、白板擦、复写纸等。
a、领用规定：
此类办公用品由内勤或指定人员在需要时填写“西安中财领料单”，经部门负责人签字后直接到办公室领取。
b、个人领用：
个人领用的须注明领料人，月底由办公室统计个人的领用情况，并从当月工资中扣减10%的费用。
c、部门领用：
根据公司关于办公用品的内控标准，此类办公用品原则上以《各部门非常用类办公用品领用限额》（详见附件2）为上限，各部门内勤或指定人员应参照规定限额进行领取，领取时填写“*****领料单”及《非常用类领用登记表》（见附表2），以便于财务报账及办公室对于各部门领用情况的统计。
d、对于部门领用超出《非常用类办公用品领用限额》规定的部分，月底从部门负责人工资中扣除10%，其中扣部门负责人费用的办公用品是指部门共同使用的办公用品。
e、对于部门一次性领用非常用类办公用品单项金额超出50元，经领用部门负责人、领用部门主管领导签字确认后，确属于部门公共使用，当月可不予以扣款，例如：
A4胶套、档案盒等，办公室在提交财务部的表格中注明领用用途。
3）墨盒、硒鼓类
此类耗材因需要循环加墨，每次用完之后内勤或指定人员直接到企管部登记领用即可，需要填写“*****领料单”，但不扣取任何费用。
4）其它
此类办公用品指因特殊事项或项目，一般只领用一到两次，或上述三种情况中未涉及的，需内勤或相关负责人提前通知办公室备库，并填写“西安中财领料单”，经部门负责人签字后到办公室领取。
（五）、手机使用费用
1、报销标准：
每月实际使用手机费用的40%由公司承担，60%由个人承担；
1）报销人员范围：
凡经理助理及以上人员、驾驶员、五金采购员、享受经理助理及以上工资标准的，均可享受。
新入司人员，转正后符合标准的，从转正当月开始享受。
新提拔人员，亦从提拔当月开始享受。
2）报销方式：
委托公司办公室办理托收的，个人承担部分在每月工资中扣除；持通讯费发票直接报销的，报销凭证为各运营商盖章的正规通信发票（应附费用清单）。
报销流程参照《*******有限公司财务审批程序管理制度》中的条款执行；
2、报销标准：
每月实际使用手机费用的40%由公司承担，60%由个人承担，但报销费用超过50元的，按50元报销，不足50元的，按实际额度报销。
1）报销人员范围：
供应部内勤、采购部原料采购员、采购部仓库主管、财务部出纳、融资专员等；
2）报销方式：
持通讯费发票直接报销；
3、报销时间：
电话费每半年报销一次，报销时间1月、7月（其中1月份报销上年7-12月话费，7月报销本年1-6月份话费），超出规定报销时间一月未报销的默认为放弃此次报销，报销之前需到办公室确认人员名单，办公室每半年确认一次话费报销人员名单，报销名单需总经理签字批准。
4、托收要求：
由于岗位调整需办理手机托收业务，需由申请人填写《手机托收申请表》（附表3），经部门负责人、办公室负责人、主管领导、总经理审核后方可办理，报销费用比例按照相关岗位规定进行报销。
5、报销要求：
只允许报销一个手机号，发票上姓名必须是本人，并以公司通讯录上号码为准。
四、附件
附件1常用办公用品领用标准
附件2各部门非常用类领用限额
附件3各部门总费用控制标准
五、附表
附表1：
Q/XZC015-001非常用类领用登记表
附表2：
Q/XZC015-002常用办公用品领用登记表
附表3：
Q/XZC015-003手机托收申请表
附件1：
常用办公用品领用标准
部门
办公用品名称
单价
调整后预算（新）
备注
领用上限
预算（元）
公司领导
中性笔
中性笔芯
中财本
小计
办公室
A4纸
订书针
圆珠笔
圆珠笔芯
固体胶
胶水
中性笔
中性笔芯
中财本
回形针
小计
黄河总部
A4纸
圆珠笔
中性笔
中性笔芯
固体胶
铅笔
订书针
回形针
小计
财务部
A4纸
铅笔
中性笔
胶水
固体胶
中性笔芯
圆珠笔
圆珠笔芯
中财本
回形针
大头针
橡皮
订书针
小计
供应部
绿天章打印纸
A4纸
订书针
固体胶
中性笔
中性笔芯
圆珠笔
圆珠笔芯
标签纸
白板笔
小计
人事部
A4纸
固体胶
胶水
中性笔
中性笔芯
固定台笔
回形针、大头针
订书针
小计
采购部
A4纸
大头针
固体胶
回形针
中性笔
中性笔芯
标签纸
圆珠笔
白板笔
小计
型材生产部
A4纸
订书针
回形针
固体胶
中性笔
中性笔芯
中财本
白板笔
圆珠笔
圆珠笔芯
美工刀
美工刀片
口取纸
小计
管材生产部
A4纸
中财本
订书针
回形针
固体胶
中性笔
中性笔芯
白板笔
圆珠笔
圆珠笔芯
标签纸
小计
生产综合管理部
A4纸
中财本
订书针
回形针
固体胶
中性笔
中性笔芯
白板笔
圆珠笔
铅笔
橡皮
标签纸
美工刀片
小计
设备动力部
A4纸
白板笔
订书针
回形针
中财本
中性笔
中性笔芯
圆珠笔
圆珠笔芯
固体胶
铅笔
小计
质管部
A4纸
订书针
固体胶
回形针
中性笔
中性笔芯
圆珠笔
圆珠笔芯
标签纸
中财本
胶水
橡皮
铅笔
白板笔
美工刀
美工刀片
小计
企管部
A4纸
中性笔
回形针
中性笔芯
中财本
订书针
铅笔
橡皮
固体胶
胶水
小计
服务部
A4纸
订书针
固体胶
回形针
中性笔
中性笔芯
圆珠笔
铅笔
橡皮
小计
市场部
A4纸
中性笔
中性笔芯
铅笔
橡皮
胶水
固体胶
回形针、订书针
小计
研发部
A4纸
标签纸
铅笔
中性笔
中性笔芯
圆珠笔芯
圆珠笔
中财本
美工刀
刀片
胶水
固体胶
回形针、订书针
小计
工模部
A4纸
中性笔
中性笔芯
圆珠笔芯
圆珠笔
中财本
白板笔
订书针
美工刀
美工刀片
小计
附件2：
各部门非常用类领用限额
部门
分配方案
控制月份
限额
年领用量
年领用量
年领用量
年领用量
月领用量（3-10月）
月领用量（3-12月）
月领用量（3-12月）
月领用量（3-12月）
月领用量（3-12月）
附件3：
各部门2016年总费用控制标准：
元/月；内控标准：
元/月
部门
月均领用上限
附表1：
编号：
（部门）非常用类领用统计表
领用限额：
月份
领用名称
数量
单价
合计
领用人
附表2：
编号：
常用办公用品领用登记表
部门：
年月
日期
用品名称
规格
单位
数量
领用人签字
备注
经办人：
审核：
附表3：
编号：
手机托收申请表
申请人
申请日期
所在部门
岗位
托收号码
申请原因
办公室审核
托收开始月份
托收报销比例
部门经理审核
主管领导审批
总经理审批
升级会员 