大厦写字楼招商部流程管理手册.docx

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大厦写字楼招商部流程管理手册

楼宇招商租赁手册

第一部分招商部岗位职责

一、招商部职责

二、组织架构

三、招商经理岗位职责

四、招商代表岗位职责

第二部分招商流程

一、招商人员基本工作程序图

二、重要客户接待流程

三、招商考核流程图

四、招商审核流程

第三部分招商制度

一、招商人员礼仪守则

二、招商接待守则

三、招商合同管理制度

第一部分招商部岗位职责

一、招商部职责

招商职能

（一）掌握市场动态，搜集市场信息，搞好市场预测，积极配合公司的开发、市场战略。

（二）根据市场预测和招商趋势，协助部门编制季度、年度招商计划。

（三）向上一级上报实现招商情况。

（四）加强合同管理，建立用户档案，经常走访用户，反馈用户的建议及意见。

（五）努力做好售后服务工作，树立良好的企业形象，维护质量，提高企业知名度。

（六）配合策划部门做好企业产品的广告宣传工作。

（七）负责合同的签订，并对接中绿集团财务部辅助完成首期款项的催缴。

（八）加强招商人员的专业知识学习，不断提高招商人员素质。

、组织架构

公司分管副总经理

三、招商经理岗位职责

（一）在公司分管副总的领导与监督下，协调及处理部门内部人员工作安排与分配,并根据各人的表现做出相应的奖罚建议；

（二）主持日常招商工作，沟通上下级及招商部与其他部门的关系。

（三）树立良好的企业形象，创造良好的营销环境，充分调动各员工的积极性，并保持团结协作、优质高效的工作气氛。

（四）根据部门发展规划和市场预测，拟订招商推广计划，报请部门及公司领导审核。

（五）审核其他招商人员签定合同的有效性。

（六）负责对接中绿集团财务部辅助完成款项的催缴。

（七）做好售后服务工作，与新老客户保持良好关系，建立客户档案，以便从老客户处寻找新客户。

（八）负责招商人员的培训，组织招商人员及时总结交流营销经验，加强业务修养,不断提高业务水平。

（九）每周、每月底应做好本周、月总结和下周、月工作计划报上一级。

（十）直接上属：

分管副总

四、招商代表岗位职责

（一）掌握项目的结构、功能、技术指标及租赁、租赁合同中涉及一切与项目情况相关联的信息，并熟练地回答客户提出的相关问题。

（二）掌握租赁相关知识，并对招商过程中牵涉到的各种问题能主动积极的协调解决。

（三）每月底应做好本月总结和下月工作计划报上一级。

（四）善于辞令而不夸夸其谈，待人真诚，与客户保持良好关系，为企业树立良好形象。

（五）服从工作安排，工作积极主动，有开拓精神，能不失时机地推销项目。

（六）租赁方与客户签订业务合同，并及时将合同上交招商部经理和法律部审核后执行。

（七）努力做好售后服务工作，及时走访客户，反馈项目质量信息。

（八）每天向招商部经理汇报工作情况，定期进行工作总结，并根据市场信息对下阶段工作进行策划，以提高工作的计划性和有效性。

（九）负责及时对接中绿集团财务部辅助完成首期款项的催缴。

（十）努力学习知识，扩大知识面，提高自己的社交能力，促进业务水平的提高。

（）直接上属：

招商部经理

第二部分招商流程

、招商人员基本工作程序图

洽谈、报价过程.洽谈推介询问房源求助经理部门协调促进成交

制作合同并签订

_►—

配合物业签订物业合同

交纳首期款项

通过合同将相关财务工作移交财务部、合约部

档案建立

►

通过入驻通知将客户服务及管理工作移交物业部

二、重要客户接待流程

指示招商部经理跟进

、招商考核流程图

四、招商审核流程

第三部分招商制度

一、招商人员礼仪守则

（一）着装要清洁整齐，钮扣要齐全扭好，不可敞胸露怀、衣冠不整、不洁，工作牌要佩戴在胸前，不能将衣袖、裤子卷起，女员工穿裙子，不可露出袜口，男员工系领带时,要将衣服下摆扎在裤里，穿黑皮鞋，同时要保持光亮。

（二）仪容要大方，指甲要常修剪，不留长指甲、不涂有色的指甲油，男士不留长发、女士不留怪异发型，头发颜色要自然，必须梳洗整齐。

（三）注意个人清洁卫生，爱护牙齿，男士坚持每天刮胡子，上班前不吃异味食品和不喝含酒精的饮料。

（四）女士上班要淡妆打扮，不带夸张饰物，男女均不准带有色眼镜

（五）每日上班前应检查自己的仪表，在公共场所需整理仪表时，要到卫生间，不要当着客人的面或在公共场所整理。

更不允许在大厅照镜子、或梳理头发。

（六）表情是人的面部动态索流露的情感，在给人的印象中，表情非常重要，在接待客人时，具体要注意以下几点：

要面带微笑，和颜悦色，给人以亲切感。

要聚精会神，注意倾听，给人以受尊重之感。

要坦诚待客，不卑不亢，给人以真诚感。

要神色坦然，轻松、自信，给人以宽慰感。

不要带有厌烦、僵硬、愤怒的表情，也不要忸怩作态，给客人以不受尊重感。

二、招商接待守则

（一）接待人员必须热情、主动、尽职尽责，否则会影响到个人和公司的形象。

（二）电话来时，最好在听到第三声铃响以前取下话筒，通话时先问好，并清晰报出公司、部门。

对方讲话时要用心听，并记下要点。

未听清时，及时告诉对方，结束时，应礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒。

（三）通话时应简明扼要，不得在电话中聊天。

（四）若是超出自己处理权限的电话，请马上将电话交给能够处理的人。

转交前，请先扼要汇报对方谈话内容。

（五）有客户来访，马上起来接待并让座。

（六）来客多时按次序进行，不能先接待熟悉客户，对事前通知的客户，可先打声招呼。

（七）与客户交流过程中，不得泄漏公司机密。

所有人员有对公司及项目不利的说明，使客户对项目产生抗性，无法成交，或为促成成交，任意承诺。

一经发现，严肃处理。

（八）直接见面介绍的场合下，应先把地位低的介绍给地位高者。

若难以判断，可先把年轻的介绍给年长的。

在自己公司和其他公司的关系上，可先把本公司的人介绍给别公司人。

（九）把自己的名片递出时，应把文字向着对方，双手拿出，一边递交一边清楚说出自己的姓名。

接对方的名片时，应双手去接，拿到手后应马上看，正确记住对方的姓名后，将名片收起。

如遇对方姓名难以辩认，应马上询问。

对收到的名片应妥善保管，以便检索。

（十）不论客户是否入驻，接待人员应亲自送客户到大门口，再次强调下次联系及见面时间，目送客户走远，为客户留下深刻良好的印象，为下次工作做铺垫。

（^一）接待人员送客户走后，应立即回到接待现场，收拾接待桌面及相关资料，桌椅

回归原位。

保持良好工作习惯，及工作环境。

三、招商合同管理制度

（一）总则

1、为加强合同管理，明确招商合同的审批权限，规避合同协议风险，根据公司的实际情况，特制定本制度。

2、本制度适用于招商部对外签订的各类合同、协议等。

（二）合同的签订

1、招商合同应采用书面形式，由合约部统一拟定的标准格式或经过其他公司修改后双方一致认定的版本。

2、招商部在签订合同之前，必须依法正确履行审查义务，收集对方相关资料。

承租方为自然人：

收集企业在工商局的核名通知书、自然人身份证复印件。

承租方为法人：

收集营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法人身份证复印件；如为分公司，应收集总公司出具的授权委托书。

3、合同编号由合约部统一制定，原则上合同原件一式三份（也可视情况定合同一式几份）其中一份送至租赁方，一份保存于公司，一份保存于中绿集团财务部合约部，招商部保留复印件。

4、合同正式签订前统一按“合同审批表”走内部流程。

（三）合同的审核流程

1、正确填写《合同审批表》内相关信息，合同审核具体流程：

部门领导审查意见一财务部审查意见—合约部审查意见—分管领导审查意见—董事长终审意见

1.部门领导：

对合同的可行性、完整性等内容进行审查。

2.财务部：

对合同金额、产权人等进行审查。

3.法务部：

对合同条款的合法性、严密性、可行性进行审查。

4.分管领导：

对合同金额、合同条款等综合评价。

5.董事长：

是否签署本合同作出确认。

2、《合同审批表》审查通过后，将《房屋租赁合同》和《合同审批表》至合约部统一进

行编号后，即可提交《房屋租赁合同》对方签字盖章。

3、对方完成签字盖章后，持《合同审批表》、《房屋租赁合同》、《用印审批单》到总经办用印。

4、招商部将返还对方的《房屋租赁合同》在总经办领取，并自行复印一份留存，其余原件留存在总经办。

（四）合同的变更、解除

1、在合同履行过程中碰到确有困难而需变更、解除合同时，应收取对方要求变更或解除合同的书面通知，按照《合同变更申请审批表》、《合同解除申请审批表》流程及时上报。

2、《合同变更申请审批表》和《合同解除申请审批表》通过后，需对变更或解除合同按

《合同审批表》重新走内部流程，同时附上原合同。

（五）合同的管理

1、招商部留存的合同复印件，对合同复印件应严格管理，指定专人进行登记、归档管理

2、送至对方的合同原件，应建立签收制度。

3、合同复印后到中绿集团财务合约部加盖“与原件无异，再次复印无效”字样，合同复

印件仅作为招商部内部业务信息查询，不得向外借出。

4、招商部参与合同工作的人员，应当对合同中的内容进行保密。

租赁合同审核确认单

合同编号：

客户名称：

主要内容

:

房间号：

面积：

川

租赁期限：

年月曰至

年月日

单价：

元/m2/天

保证金：

个月元

付款方式：

季付

付款时间：

提前7个工作日

车位：

停车协议另签

出稿人：

序号

部门

签署意见并签字

1

财务部

年月日

2

市场部

年月日

2

物业部

年月日

3

人事行政部

年月日

4

副总经理

年月日

5

总经理

年月日

备注

楼宇租赁合同审批单

合同编号

合同类别

租赁合同

合同份数

合同主题

房屋租赁细节

最终审批级

总经理

客户名称

胡光

是否标准合同

是

合同拟订情况:

1.起租日：

2.月租金：

拟订人：

时间：

2012年月日

拟订部门负责人审核意见：

物业部门负责审核意见:

财务部门负责人审核意见:

人事行政部负责人审核意见:

副总经理审核意见:

总经理审核意见:

法律顾问回复意见的修改情况:

与法律顾问沟通人:

合同盖章人：

合同档案管理人: