广州万科地产成本管理部内业管理操作.docx
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广州万科地产成本管理部内业管理操作
广州万科地产成本管理部内业管理操作指引
编制
日期
审核
日期
批准
日期
流程要素
流程目标:
流程时间要求
流程监控点数目
流程主要责任岗位
成本管理部秘书
流程涉及职位数目
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
1.目的
规范各类文件的审批流程,保证文件传递的及时准确,及文件存档的完整、规范,提高工作效率。
2.适用范围
成本管理部。
3.职责
成本管理部负责本指引的制订、修改、指导、解释与检查落实;
4.方法和过程控制
4.1.图纸管理
4.1.1.得到出图通知后,当天到设计部领取图纸(一式两份)并知会前期成本人员;
4.1.2.当天电话通知咨询公司取图,并打印好图纸签收表,要求咨询公司人员确认、签收;(签收表格参见附件9)
4.1.3.当天在存档图纸的扉页上盖上部门、日期专用章,并做好图纸目录,最后将图纸分项目放入指定图纸柜。
(图纸目录表格参见附件10)
4.2.合同管理
4.2.1.审批
4.2.1.1.将合同文本提交前期成本人员复核并由招标负责人审批;
4.2.1.2.审批通过后,点击““合同拟稿审批表”右下方的“单据号”输入该页面的“流水号”表格中,点击“查询”按钮,再在状态栏中点击“签收”,最后点击“执行”按钮,待“等待审批”字样变为“成本签收”字样,即表示操作成功。
网上合同自动进入下一部门审批;
4.2.1.3.在“合同交接签收本”中做好合同交接记录,将合同返回给经办部门秘书或经办人并要求其签名确认。
4.2.2.录入
当网上审批和纸质审批都完成以后,须将合同信息录入成本软件。
其方法是,点击“进入“后台管理”首页,点击首页→财务部→合同管理→成本导出,选择合同所属项目,点击“筛选”,选中需要导出的合同,选择该合同对应的成本帐套、及项目期数,点击“导出”即可。
注意:
为确保导出合同信息的准确性,必须在成本软件中核对相关信息并立即对错误信息进行修改。
4.3.签证结算书审批、存档
4.3.1.将签证结算书提交前期成本人员复核;
4.3.2.做好签证台帐登记,将原件分项目、分月份(按照项目成本人员审核时间)存档;(签证台帐见附件)
4.3.3.审批完毕后5个工作日内通知施工单位和咨询公司领取副本;在“签证领取本”中做好签证交接记录(分别分发给施工方及咨询公司)。
4.4.工程(预)结算
4.4.1.审批
4.4.1.1.接收的当天将预(结)算书的“完成情况、结算造价”录入“部门月度工作计划—预结算”表格中,在计划外的需要重新登记相关信息;
4.4.1.2.当天进入“工程预(结)算书审批进度表”登记接收日期及传递到下一步人员审批日期(按照审批权限分别提交相关人员),以便保证能随时查看审批进度,避免遗失和跟踪不及时;(见附件)
4.4.1.3.审批完成后,在“竣工结算造价协议清单”页的右下方贴上标签(正副本2处),并交给成本部负责人签署;
4.4.1.4.待成本部负责人签署完毕后,到总秘处借用公章加盖在竣工结算造价协议清单的甲方落款处。
各项目的对应公章如下:
序号
项目名称
对应公章
1
万科城花园
鹏利国际置业(广州)有限公司
2
四季花城
佛山市万科房地产有限公司
3
深蓝花园
广州市万科星房地产有限公司
4
城市花园
广州市万科置业有限公司
5
蓝山花园
广州市万科房地产有限公司
6
金色家园
7
天景家园
8
荔景家园
4.4.1.5.在“成本部文件签发记录登记表”中做好文件签发记录登记,在2个工作日内将盖完公章的工程预(结)算书的副本返回给项目秘书,由项目秘书转交给施工单位。
(《成本部文件签发记录登记表》见附件3)
4.4.2.录入
4.4.2.1.审批完成后进行结算录入,其方法是,点击“进入“后台管理”首页,点击首页→财务部→合同管理→结算造价,输入合同编号,点击“查询数据”,在新的页面中点击“编辑”,再对该页面的“成本帐套”(如果该合同不录入系统默认的帐套中,才需要点击红色字体的“未设置”进行修改)、“结算名称”、“结算编号”、“结算造价”、“质保金”进行修改、填写,再选中“导入成本软件”及“修改”按钮,待系统提示操作成功后即可。
注意:
为确保导出结算信息的准确性,必须在成本软件中核对相关信息并立
即对错误信息进行修改。
4.4.2.2.保证已发生成本和动态成本的准确性。
当月的24日至下一月的4日之间(如果有调整以适应集团最新的要求为准)必须停止结算录入,以确保当月成本信息月报数据的稳定性和准确性。
4.4.3.存档
完成结算录入后,及时做好结算台帐,方便日后查找。
当天内将“结算编号”贴在工程预(结)算书的右上方【结算编号固定格式为“公司-项目-期数-结算流水号”,例如“FS-SJ-01Q-结算0001”。
结算编号要打印成固定标识(见附件4)】,然后将结算书存入档案盒、贴上目录、放入档案柜。
(结算台帐见附件)
4.5.付款申请单审批
4.5.1.接收付款申请单当天内交给项目成本小组负责人审批;
4.5.2.将通过项目成本小组负责人审批的、超过50万元(含)的付款申请单交给成本部负责人审批;
4.5.3.做好财务部付款单签收记录登记,将付款申请单交到财务部。
(财务部付款单签收表见附件12)
特别说明:
部门内外任何人借阅都需遵守《成本管理部文档借阅制度》,必须填写《成本部文档借阅登记表》(见附件)方可借阅。
每月最后一个工作日要检查资料归还情况。
注:
资料来源——全国地产精英之家(216138731)
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