行政部岗位设置及岗位说明书4.docx
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行政部岗位设置及岗位说明书4
福建省腾盛投资股份有限公司
人
事
工
作
手
册
（讨论稿）
编制部门：
编制日期：
⏹职位说明书
●职位：
办公室主任
所属单位
公司
部门
办公室
部门内设部门
无
职位名称
办公室主任
职位代码
更新日期
职位等级
直属上级
总经理
直属下级
总务
企划专员
行政文秘
职位设置目的
全面负责公司办公秩序、外联及行政管理事务
三至六项最重要的工作职责
该职责主要对应的工作任务
1
在总经理的领导下，负责主持本室的全面工作，组织并督促全室人员全面完成本室职责范围内的各项工作任务
1.负责制订办公室年度、月度工作目标、工作计划经批准后执行
2.负责协调各部室、公司之间的工作，监督检查其工作执行情况
3.负责组织公司人事、劳资统计、劳动纪律等有关管理制度的拟定、修改、补充、实施和考核评比工作
职责依据
公司发展规划
提报成果
公司、部门工作有序进行
所占比例
30%
2
参与公司发展规划、年度经营计划的编制和公司重大决策事项的讨论
1.负责传达公司董事会决议、决定和指示，督促检查其贯彻执行情况
2.负责协助总经理掌握企业状况，定期系统地向总经理提供信息和工作建议
3.负责董事会等会议的组织和准备工作及计划安排，确定会议时间、地点、与会人员和会议日程，并发出通知
职责依据
部门职责
提报成果
公司各决策得以落实实施
所占比例
20%
3
负责公司发文的审议，及对各子公司（部）行文的处理工作，
1.负责办公室发文的核稿、审议，对各部室、子公司的公文处理工作进行业务指导
2.负责对各部室、各子公司的行文提出批示意见和批件的处理工作
职责依据
文件管理规则
提报成果
协调公司与各子公司的沟通联系
所占比例
20%
4
负责公司费用报销以及资产的购置管理工作，做好公司档案和子公司建设管理
1.负责公司日常支出费用的审核、审批
2.负责管理公司使用资产与物品的购置，组织公司营业子公司的建设工作
3.负责公司集中采购的组织和招投标工作
4.负责公司行政印章的管理，开具各类证明或介绍函
5.负责公司各类文书档案的管理和保密工作
职责依据
审批权限
提报成果
节约成本，提高运作效率
所占比例
15%
5
负责公司企业文化建设及客户投诉处理，维护和提升公司形象
1.负责与媒体的联系与沟通，做好公司的公关宣传等工作
2.负责公司各类投诉事件的受理与查办
3.负责按有关规定做好外来宾客的接待工作
4.负责公司互联网站的内容建设和管理
5.负责ISO9000的文档管理
职责依据
企业核心经营理念
提报成果
公司形象好，社会影响力大
所占比例
15%
主要风险点
1.公司运营、内外沟通不顺畅
2.公司办公成本太高
3.公司档案、文件流失
4.公司对外形象差
工作最困难或最具挑战性的部份以及解决困难和问题的主要方法是什么
如何做好公司领导的决策参谋，正确理解公司领导的决策意图，并协调组织实施。
解决困难和问题的方法是了解现代企业管理模式，对人力资源管理各个职能模块均有较深入的认识，熟悉国家相关的政策、法律法规；做事有很强的计划性和实施执行的能力。
主要的工作联系
对内沟通
（内）
公司领导、各子公司（部）的沟通与协调
对外沟通
（外）
地方政府、有关行政部门
同业部门
任职权限
人事权限
本室全体人员的任免、考核、评议权
财务权限
本室日常办公、活动等费用报支的审核、签批（2000元以内）
业务权限
本室业务的领导、决定权
任职资格基本要求
最低学历资格
本科或本科以上学历
相关工作经验
具备任职其他公司同等职位工作经历及经验
所需专业证书
行政管理、人力资源管理等相关证书
所需专业知识
熟悉办公室工作流程、内容
最低能力要求
具有较高水平的组织协调能力、信息沟通能力和文字、语言表达能力，以及人际交往和公共关系处理能力
工作环境
职位特性
任职人员签名
上级经理签名
●职位：
总务
所属单位
公司
部门
办公室
部门内设部门
无
职位名称
总务
职位代码
更新日期
职位等级
直属上级
办公室主任
直属下级
车辆调度专员
采购专员
保安员
保洁员
厨师
职位设置目的
保障公司后勤管理工作。
三至六项最重要的工作职责
该职责主要对应的工作任务
1
负责制订、整理、修订公司及各分公司的后勤管理规范
1.制订公司后勤管理规范性文件制度，并根据公司的发展纲要进行必要的适时修订
2.整理、修订各分公司后勤管理规范性文件制度，并根据公司的发展纲要对各分公司提出必要的适时修订要求
3.组织对后勤管理规范性文件、制度的实施执行
职责依据
后勤管理要求
提报成果
后勤管理规范
所占比例
15%
2
负责公司后勤管理日常工作事务
1.负责食堂、宿舍日常管理工作
2.负责安保管理工作
3.负责保洁管理工作
4.负责公司办公区物业协调工作
5.负责公司及各子公司固定资产管理工作
6.负责公司接待的后勤事务
职责依据
后勤管理流程及制度
提报成果
日常工作总结与汇报
所占比例
30%
3
负责公司及各分公司的资产采购及办公用品采购
1.审核公司及各分公司资产采购的申请，评议采购资产价值及采购方式。
2.及时组织资产采购工作的有效执行，对于大宗物资采购遵守《采购管理规范》，组织有效的询价等工作。
3.申报资产采购的进度，对大宗物质向上级领导申报。
4.定期制订办公易耗品的采购计划，并组织实施。
5.审查公司及各分公司的办公用品盘点情况，检查公司及各分公司办公用品的使用情况。
6.监督资产及办公用品的发放、使用情况，并向上级领导汇报。
职责依据
《采购制度》
提报成果
采购成果
所占比例
30%
4
负责公司及各分公司资产设备的维修维护
1.负责公司各资产设备的维修维护，并对维修维护做出记录上报。
2.监督各分公司资产设备的维修维护，并不定期检查相关记录。
3.根据《采购管理规范》，选择专业技术能力强的维修公司进行维修维护。
4.合理使用维修维护费用，避免铺张浪费。
职责依据
《资产维修制度》
提报成果
维修记录
所占比例
20%
5
其他事项
完成上级领导交办的临时性工作事项
职责依据
交办事项要求
提报成果
完成情况
所占比例
5%
主要风险点
后勤保障工作的有序开展，物品采购及时，性价比好。
工作最困难或最具挑战性的部份以及解决困难和问题的主要方法是什么
最困验点：
后勤保障性工作的有序开展。
解决方法：
计划性安排、监督检查各项工作的运行，善于发现问题，解决问题，具备风险预警能力。
主要的工作联系
对内沟通
（内）
公司及各分公司
办公室主任
对外沟通
（外）
采购供应商
资产维修单位、小区物业等
任职权限
人事权限
后勤管理各职能岗位的评议及任免建议权
财务权限
后勤管理费用的预算、使用及结算申报
业务权限
本岗位的职能权限及上级领导临时交办事项权限
任职资格基本要求
最低学历资格
大专
相关工作经验
五年
所需专业证书
毕业证书
所需专业知识
行政管理专业
最低能力要求
应急处理能力、沟通协调能力、部门事务管理能力。
工作环境
公司
职位特性
定岗
任职人员签名
上级经理签名
●职位：
车辆调度专员
所属单位
公司
部门
办公室
部门内设部门
无
职位名称
车辆调度专员
职位代码
更新日期
职位等级
直属上级
总务
直属下级
驾驶员
职位设置目的
对公司的出行车辆、驾驶员进行调度管理，配合各部门的外勤需求
三至六项最重要的工作职责
该职责主要对应的工作任务
1
负责公司驾驶员、车辆管理事务
1.负责公司及各分公司的车辆管理事务，包括车辆的调拨登记、年检、保险等各项事务
2.负责公司车辆的出行调度，办理相关出行记录
3.审查驾驶员的任职资质，负责对驾驶员的日常管理
4.负责车辆的日常养护及保养工作
5.负责车辆的违章事故处理，并区分事故责任，并上报
6.负责与车辆投保公司的协调联系
职责依据
车辆使用规范
提报成果
各项车辆使用记录
所占比例
50%
2
公司及各分公司的外勤事务
协助配合公司及各子公司办理相关外勤事务
职责依据
外勤事项要求
提报成果
完成情况
所占比例
45%
3
其他事项
完成上级领导交办的临时性事务
职责依据
交办事项要求
提报成果
完成情况
所占比例
5%
主要风险点
车辆、人员的安全
工作最困难或最具挑战性的部份以及解决困难和问题的主要方法是什么
最困验点：
车辆、人员的安全
解决方法：
严格控制车辆的保管及使用，合理安排调度驾驶员
主要的工作联系
对内沟通
（内）
公司及各分公司
对外沟通
（外）
车管所、交通部门
保险公司、4S店、维修店
任职权限
人事权限
驾驶员的工作评议及任免建议权
财务权限
车辆使用的各项费用申报
业务权限
本岗位的职能权限及临时交办事项权限
重要的工作表现衡量指标
车辆、人员安全
任职资格基本要求
最低学历资格
高中
相关工作经验
三年
所需专业证书
驾驶证
所需专业知识
与车辆相关的各类专业知识
最低能力要求
驾驶技能好、对车况有一定了解
工作环境
公司
职位特性
定岗，经常出差
任职人员签名
上级经理签名
●职位：
采购专员
所属单位
公司
部门
办公室
部门内设部门
无
职位名称
采购专员
职位代码
更新日期
职位等级
直属上级
总务
直属下级
无
职位设置目的
采购公司及各子公司经营运作所需的各类物资
三至六项最重要的工作职责
该职责主要对应的工作任务
1
负责公司及各子公司各项物资采购工作
1.分解上级安排的采购计划，编制采购作业计划表，根据采购制度进行采购作业，完成采购任务
2.寻求采购渠道，对供应商进行询价、比价、议价，尽可能做到“货比三家”寻求“性价比较高”的供应渠道
3.对于大宗物资要进行招标，方可明确供应商
4.与供应商有关的交期、交量等方面的沟通协调
5.跟进采购物品的进度，保质保时保量地完成采购工作任务
6.采购费用的申报、结算工作
职责依据
采购制度
提报成果
采购完成进度表
所占比例
50%
2
负责公司办公用品管理
1.根据《办公用品管理规定》，做好办公用品保管、领用、回收等工作
2.对公司办公用品领用情况进行登记，遵循“以旧换新，按需领用”的原则
3.月末对办公用品的领用情况进行汇总，并做盘点报表
4.监管分公司办公用品的使用情况，审查其登记记录及月末盘点表
5.拟定、审查月度办公用品的采购需求
职责依据
办公用品管理规定
提报成果
办公管理相关记录
所占比例
30%
3
负责公司及各子公司资产维护管理工作
保修期内的物资资产出现突发故障时，应尽时联系供应商给予更换维护处理
职责依据
采购制度
提报成果
完成情况
所占比例
15%
4
其他事项
完成上级领导交办的临时性工作事务
职责依据
交办要求
提报成果
完成情况
所占比例
5%
主要风险点
采购的物资及时且物美价廉
工作最困难或最具挑战性的部份以及解决困难和问题的主要方法是什么
最困验点：
采购物资的性价比
解决方法：
掌握市场行情，拓宽采购渠道，增加可选供应商的数量
主要的工作联系
对内沟通
（内）
公司及各子公司各职能部门
对外沟通
（外）
供应商
任职权限
人事权限
无
财务权限
采购费用的申报、使用、结算
业务权限
本岗位的职能权限及临时交办事项权限
任职资格基本要求
最低学历资格
大专
相关工作经验
三年
所需专业证书
毕业证书
所需专业知识
熟悉采购流程及供应管理、物流管理
最低能力要求
沟通能力、认知能力
工作环境
公司
职位特性
定岗，外勤岗位
任职人员签名
上级经理签名
●职位：
企划专员
所属单位
公司
部门
办公室
部门内设部门
无
职位名称
企划专员
职位代码
更新日期
职位等级
直属上级
办公室主任
直属下级
无
职位设置目的
提高公司整体形象，打造公司品牌
三至六项最重要的工作职责
该职责主要对应的工作任务
1
参与公司发展战略目标研究，承担公司中长远的形象规划和实施。
1.负责研究制定公司品牌规划方案，并根据公司决策组织资源投入和品牌管理
2.负责公司企业形象的设计和公司产品商标的管理
3.负责公司所有识别系统的整合和策划设计
4.编制提交公司年度整体广告策划方案
职责依据
公司发展规划
提报成果
公司品牌、形象影响力
所占比例
20%
2
负责公司对外宣传和广告事宜
1.负责公司各种产品包装设计、产品宣传资料及内刊的设计和制作
2.起草广告宣传方案，编制广告预算
3.考察、选定广告合作单位，与广告公司进行交涉、联系广告制作业务
4.对各项广告投入进行备案，提交广告分析报告
5.负责具体实施和广告效果评估，提出改进和调整建议
职责依据
公司发展规划
提报成果
公司的认知度
所占比例
20%
3
协助建立和发展公司的企业文化
1.负责公司企划形象介绍画册的设计和制作
2.对公司重大事件、先进事迹、公司良好形象典型事件宣传报道
职责依据
公司发展规划
提报成果
公司企业文化氛围良好
所占比例
20%
4
负责公司网站的建设和管理维护工作。
1.负责网站建设和系统维护、内容更新工作
2.负责网站上传权限的管理和上传内容的整理和监督
3.负责网站所有数据的备份和维护
4.及时清理网站垃圾
职责依据
公司发展规划
提报成果
公司网站内容完整、健康
所占比例
15%
5
负责公司活动策划的企划工作
1向公司内部征集广告创意，并对各种创意进行评价和选择
2.负责制定活动的组织策划和实施细则
3危机公关事件的及时处理，具备预见能力
职责依据
公司发展规划
提报成果
公司活动顺利进行
所占比例
20%
6
其他事项
上级领导交办的各项临时性事务
职责依据
交办事项要求
提报成果
完成情况
所占比例
5%
主要风险点
公司整体形象，企业宣传
工作最困难或最具挑战性的部份以及解决困难和问题的主要方法是什么
最困验点：
公司形象不突出，影响力不大，活动进行不顺畅
解决方法：
提升自身专业技能。
主要的工作联系
对内沟通
（内）
公司各职能部门
公司各子公司
对外沟通
（外）
广告公司
任职权限
人事权限
无
财务权限
广告、活动等各项费用的申报、结算
业务权限
本岗位的职能权限及上级领导交办事项权限
任职资格基本要求
最低学历资格
大专
相关工作经验
三年
所需专业证书
市场营销、广告策划等相关专业
所需专业知识
平面设计、美学设计
最低能力要求
丰富的想象力、预见能力，组织沟通能力
工作环境
公司
职位特性
定岗
任职人员签名
上级经理签名
●职位：
行政文秘
所属单位
公司
部门
办公室
部门内设部门
无
职位名称
行政文秘
职位代码
更新日期
职位等级
直属上级
办公室主任
直属下级
前台文员
职位设置目的
规范公司内部管理，各类文件档案的管理。
三至六项最重要的工作职责
该职责主要对应的工作任务
1
负责修订与完善公司日常行政管理的各项规章制度
1.根据公司的发展纲要及战略规划发展需求，适时对规章制度进行修订
2.整理、修订各子公司的管理规章制度，并对制度的可执行性提出修改意见
职责依据
公司发展规划
提报成果
各层级的管理规范文件
所占比例
20%
2
负责本室工作计划、总结、报告、通知等文稿的起草、打印和管理工作
1.负责领导交办的各种文件的起草、眷写和打印工作
2规范公司及各子公司的文件管理，明确受控文件的管理条例
3.建立受控文件的档案目录，并定期对档案文件进行整理更新
4.建立标准化的发文格式，监督公司及各分公司的发文资料，收档列编后统一发放
5.回收“作废”的文件，按文控要求进行统一的销毁
6.监督公司及各子公司受控文件的管理，保障公司的文件信息的保密性
职责依据
文控管理规范
提报成果
文控档案及工作流程
所占比例
30%
3
参加公司有关工作会议，负责记录及会议纪要的整理
1.执行上级领导交办的会议议程的准备事项及会议记录工作
2.形成规范的会议纪要及会议决议，并执行纪要及决议的发放工作
3.执行上级领导交办的会议决议追踪事项，并及时将追踪情况反馈给相关部门或领导
职责依据
会议制度
提报成果
会议记录及决议
所占比例
10%
4
负责公司行业书籍或专业文献的管理事务
1.收集、整理、分类、归档各类行业书籍及专业文献资料
2.办理各类相关书籍及资料的借阅、登记等管理工作
职责依据
文控管理规范
提报成果
图书管理规范流程
所占比例
5%
5
负责公司本部的行政管理，加强对各项工作的监督和检查
1.监督公司办公人员的日常行为纪律，促进公司各项工作的规范化管理
2.负责公司办公礼仪的管理，例如：
礼仪、形象、胸卡等
3.负责公司办公秩序的规范化，例如：
高效工作，不浪费公司资源
4.负责处理办公异常事件，如无法有效及时处置，应向上级领导报告
职责依据
办公管理规范
提报成果
巡视记录
所占比例
20%
6
监督管理前台文员的职能履行
指导、管理、监督公司前台文员的工作，并对其工作做出评议。
职责依据
办公管理规范
提报成果
前台文员的工作成效
所占比例
10%
7
其他事项
上级领导交办的各项临时性工作事务。
职责依据
交办事项要求
提报成果
完成情况
所占比例
5%
主要风险点
文件资料的完整、统一、保密，保证上情下达和下情上报。
工作最困难或最具挑战性的部份以及解决困难和问题的主要方法是什么
最困难点：
文件资料的完整及保密工作
解决方法：
适时修订，严格执行文控制度
主要的工作联系
对内沟通
（内）
公司及各子公司部门
办公室主任
前台文员
对外沟通
（外）
无
任职权限
人事权限
前台文员的工作评议权及任免建议权
财务权限
无
业务权限
本岗位职能权限及临时交办的事务权限
任职资格基本要求
最低学历资格
大专
相关工作经验
三年
所需专业证书
文秘、商务等相关毕业证书
所需专业知识
熟练使用Word、Excel等文字处理软件，掌握速记技巧
最低能力要求
办公室行政管理工作经验
工作环境
公司
职位特性
定岗
任职人员签名
上级经理签名
●职位：
前台文员
所属单位
公司
部门
办公室
部门内设部门
无
职位名称
前台文员
职位代码
更新日期
职位等级
直属上级
行政文秘
直属下级
无
职位设置目的
来访宾客的接待，树立窗口形象。
三至六项最重要的工作职责
该职责主要对应的工作任务
1
负责公司来访宾客的接待和服务工作
1.负责接待来访宾客，做好咨询登记和指引工作，对无关人员进行必要的解释与请退工作
2.负责分公司各级领导回司的接待工作，有序服务
职责依据
办公管理规范
商务礼仪
提报成果
来访登记情况
访客投诉
所占比例
25%
2
负责公司总机电话接听，做好相关电话的转达工作。
1.接听公司总机电话，做好来电内容的登记工作
2.转达电话信息，做好上传下达的工作
职责依据
办公管理规范
商务礼仪
提报成果
来电登访情况
电话信息传递及时性
所占比例
20%
3
负责公司的传真、信件、报刊、杂志的分发、管理工作
1.负责公司的传真、信件分发工作，及时准确地将传真、信件、快递物品送达收件人
2.负责订阅、整理、收发杂志、报刊等工作
职责依据
订阅计划
提报成果
分发管理的准确、及时
所占比例
10%
4
协助行政文秘处理简单的文件打印、复印、装订及分发工作。
1.协助行政文秘处理一般性文件的打印、复印、装订工作
2.配合行政文秘处理简单的文件分发工作
3.执行“文件控制及信息管理”相关规定，做好重要资料的保密工作，其范围包括“文件资料、电子资料等”
职责依据
文件控制管理
信息管理
提报成果
完成情况及时、准确。
所占比例
10%
5
协助人事助理处理考勤的管理工作，做好对考勤机数据的定时上传、按月汇总统计工作。
1.监督公司员工的考勤情况，对违反考勤规定的员工，要知情上报，不循私舞弊
2.定期对考勤机设备进行检查，上传考勤信息到电脑系统，保障考勤数据的准确、及时
3.按月汇总统计考勤数据，及时提交人事助理，保障考勤数据的准确
职责依据
《考勤制度》
提报成果
考勤汇总表
所占比例
15%
6
负责检查公司办公楼内部的各项设备的运行情况
1.检查、巡视公司办公区域各项设施的运行情况，包括：
电子设备、电器设备、装饰装修设备等
2.发现各项设施运行出现问题，应及时上报，保障设施得到及时的维修、维护（定期维护的设施，例如：
空调）
3.对问题设施维修完毕后，对该设施进行验收
职责依据
设备维修申请
提报成果
设备正常运转
所占比例
15%
7
其他事项
1.完成公司各级领导交办的临时事项
2.本岗位范围内的环境卫生保持
职责依据
交办事项要求
提报成果
完成情况
所占比例
5%
主要风险点
无关人员的请退工作；办公设施的正常运行；交办事项的高效完成。
工作最困难或最具挑战性的部份以及解决困难和问题的主要方法是什么
最困难点：
来电、来访的接听、接待工作及交办各项事件的高效完成。
解决方法：
提高工作热情，认真完成工作事项，提升自身各项素质（例如礼仪、沟通、文案等）
主要的工作联系
对内沟通
（
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