物流部出入库管理及操作流程物流部组织架构及岗位描述.docx

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物流部出入库管理及操作流程物流部组织架构及岗位描述

物流治理制度

第一章总则

第一条物流部是公司实现商品、包装物、宣扬促销品等实物资源向销售终端合理配送的功能性、服务性部门。

第二条为保障公司在途、库存商品的治理，及时了解公司经营商品的情况及防范风险，特制定本制度。

第三条公司从事商品经营的各业务部在销售活动过程中均要严格执行本制度。

第二章物流部职能及物流治理范围

第一条物流部要保障物流体系运作的高效率，与营销部门紧密协调，对前台网站销售的客户订单进行处理并提供配送服务与监控。

第二条保障在途、库存商品的完整性。

使商品从入库到销售完毕的过程中，商品质量及实质形态无任何改变，尽量保证商品在存储及运输过程中无损耗。

第三条科学合理地进行商品的调配、储存、运输，不断降低运营成本，减少货损。

第四条组织商品售后逆向物流过程，辅助协调售后服务。

辅助协调营销部做好退/换货、物品缺失等异常情况的处理。

第五条物流体系指与商品经营相关的业务活动流程，包括商品的入库、储存、发货、配送、订单查询等相关信息的处理。

第六条物流治理包括物流过程治理和公司内部物流单据治理。

物流过程治理是指对入库商品至销售商品的过程进行全程控制，即对实物的流动过程及其数量、质量进行实时监控；内部物流单据治理是对物流单据的具体要求以及内部流转进行规范。

第三章物流部组织架构及岗位描述

第一条物流部组织架构图

第二条岗位职责描述：

1、物流经理

1）物流治理工作计划与预算的制定、审批与实施。

2）物流系统的设计、调整、制度的建立，协助相关部门对商品储存、运输、调配等工作进行治理。

3）保障物流部正常运作的同时具产生有高标准、高效率的业绩，对相关业务信息及时向营销部、财务部等接口部门进行反馈与沟通。

4）对物流仓储工作进行指导和检查。

5）把握发货与库存的动态变化，协助采购部门做好采购订货计划。

6）负责物流部员工的治理与考核。

2、仓储主管

1）对于公司商品的入库、存货、提货过程进行全面的治理，并负有领导职责。

2）做到出、入库正确高效，日清日结，保证商品的安全与记录的正确、清楚。

3）做好订单处理的协调安排，持续改进操作流程与方法，不断提升库存内运营效率与质量。

4）与采购部门对接好入库商品，组织好入库商品的质检工作，保持与相关部门的沟通，保证入库、存库商品的质量。

5）熟悉商品摆放原则，快速、高效完成订单分拣工作。

6）各项进出库单据的保存与留档。

7）完成上级领导安排的其他临时工作。

3、配送主管

1）了解商品属性，对打包商品的包装安全负责，持续改进包装过程中的流程和安全质量，不断提升工作效率和标准。

2）按照公司客户服务标准对客户涉及物流部门的投诉、建议进行处理与跟踪。

3）负责第三方物流配送商的开发工作，对配送商服务质量进行考评和筛选。

4）收集客户投诉及建议，协助物流部门持续改进操作模式与客户服务手段。

5）订单的分单、合单处理，合理有效的控制物流配送成本。

6）与仓储协调沟通，保证订单处理及配送的高效率及正确。

7）订单配送异常的处理流程设计及实施，保证部门工作的顺利进行和有序开展。

8）物流配送成本的核算及运费结算工作，保证财务工作的正确性。

9）与第三方物流公司仓储代发货进行及时的跟踪，包括商品发货、包装、时效、到货安全性以及售后服务和仓库盘点工作，保证订单及时有效地发出到客户手里。

10）完成上级领导安排的其他临时工作。

第三条物流部门岗位设置原则及考核宗旨

1、物流部门组织机构按照定岗不定人的原则进行，对主管以下的工作人员采取一人多岗进行分配，如工作量持续增加，导致该人员工作完全饱和，进行增员，岗位剥离，以增加人员利用效率、降低成本。

2、对于人员绩效考核指标的设定，只设置岗位操作指标，采取“谁操作、谁负责”的方式对员工进行绩效考核。

第四章物流过程治理

第一条商品在入库前，商品本身粘贴的标签必须有与采购申请单、销售网站上同样的商品名称、条形码、保质期至等等相关商品信息。

第二条商品在入库前，必须经过相关采购人员对质量、规格、数量等商品信息与供货商进行确认后入库存储。

对于非凡存储条件的商品需与采购质检人员做好保存要求记录，并按要求进行存储。

第三条商品存入仓库后，应及时将商品信息输入到后台治理系统中，使客服人员快速查询到商品库存情况。

第四条商品出库，客服或者销售应当出具客户订单，物流人员应严格按照商品发货流程进行操作。

第五章内部物流单据治理

第一条客服部负责对商品的发运过程进行监督，物流部负责在客户确认收到商品的当天，将商品派送完毕后的信息输入后台数据库中。

以便客服部及时了解客户订单状态。

第二条商品入库时，采购部质检人员需要填制入库单，入库单所陈列内容需与采购单相符，由物流部仓储主管签字确认。

第三条销售商品时，由客服部对订单进行确认，需审核订单信息是否正确，确认可正常发货后提交到物流部，物流部根据生效的订单进行商品发货和配送，将其中订货单与第三方物流交接单存放到一起。

第四条物流部每月需将不同第三方配送完毕的《物流发货汇总》单到财务部。

财务部根据客服部或销售部提供的客户订单和《物流发货汇总》单（代收货款情况）进行对账，财务部需监控每笔货单账款及时到账。

第五条物流仓库治理人员定期制作《库存商品明细表》，以便客服部、销售部、财务部对货物发票数量、实际入库数量、实际出库数量、提单数量进行查询，对其差异进行分析使用。

第六章库存商品的盘存治理

第一条为保证公司账面存货与实际相符，避开公司资产流失，公司对库存商品执行不定期盘存治理。

账务与仓储需每月进行一次库存盘点，将盘点情况上报物流负责人。

第二条盘点当天停止一切商品进出库操作，直至账务系统开帐；

第三条盘存治理主要为确定存货是否存在，仓库出入库数量与公司账面是否一致，存货的实际品质等。

第四条库存商品盘存治理由物流部负责人、仓库治理员、财务部负责。

第五条盘存前，通过财务部取得上月报表日商品帐面数据，作为实际盘存基础。

第六条在实际盘存商品时，要注重观察存货的品质状况，要征询仓库治理人员、采购人员等意见，以了解和确定存货中属于残次、毁损状况。

第七条在盘存时，应清点库存商品实际数量，应从仓库取得盘点日前商品的出入库记录，并将盘存结果逐项记录在《库存盘存情况表》中，现场相关人员签字确认后留存，通过倒推法计算出上月报表日的存货数量。

对正常损耗部分应取得相关单据并留存。

第八条根据抽查取得的相关数据，如出现异常情况，物流部应填制《存货异常情况表》，对盘点前帐面数据、尚未入帐数、帐面应库存数、实际盘点数、盘点差异、品质状况一一列示，并对盘存情况予以说明。

第九条如账面数据与实际库存不符，物流部应会同各部门对差异原因进行分析，差异如属于正常损耗应直接进行账务处理；如差异系非正常原因形成，应向上级主管汇报，由公司临时审核小组组织进行清查，按清查结果进行处理。

第七章物流治理的责任

第一条公司物流过程必须严格执行本规定，各部门应承担相应的责。

第二条物流部没有擅自将商品进行出入操作权限，任何出入库操作

必须根据各相关部门的申请单办理出入库手续。

第三条物流部负责审核相关单据，在授权范围内进行出库单、发运单据的审批，对审批结果负责。

第四条财务部负责对物流部提供的单据进行检查、对账，负责监控物流部对库存商品进行实地盘点。

第五条物流部作为公司物流治理的具体负责部门，对公司物流进行协调和组织，并负责对公司库存商品进行实地盘点，并对实地盘点的真实性负责。

第六条公司负责人根据物流部提供的《存货异常情况表》中非正常损耗有最终处理权。

第八章物流部门工作流程

第一条采购入库：

涉及部门：

采购部（QC质检员）物流部、（仓储、物流专员）、财务部

项目

流程描述

责任部门

商品编码/条形码

由销售部和采购部提供组合完成后的商品编码再加商品入库日期合并为商品统一条形码。

同一类型的商品（如：

商品类别、商品名称、商品规格、销售价格、供给商进货渠道等等一样的商品）固定为同一组条形码，任何不一样类别的商品，其所属的条形码也相应的变化；

采购部

商品编码

每一组条形码对应一个商品编码，此编码为各部门之间的对接依据。

采购部

商品名称

按照官网的上统一商品名称采购进货商品，要求同一款商品在官网、采购单、商品本身的商品名称必须一致，避开因为采购货物的商品名称和官网上不一致而造成物流部在发货时出现发错货现象。

采购部

保质期

因有一些采购商品上没有显示保质期以及生产日期，为有效对商品保质期的控制，由质检部负责对采购商品进行管控。

采购部

采购申请

按照采购流程在系统中创建采购申请单，并通知供给商携带采购申请单送货到采购指定地址，供给商在送货时与物流部送货约定送货时间，采购单上必须注明“超过保质期（例如：

1年）拒绝入库”

采购部

标签

标签在商品入库前全部贴在进货商品上面（标签内容：

商品名称条形码等具体内容，如商品本身没有保质期的，商品在入库前必须在标签注明保质期），没贴标签的商品物流部有权拒收。

采购部/供给商

商品质检

供给商按照约定的时间送货到仓库后，由质检员对商品进行质量检验

由于物流部人员不能具体对采购商品的质量做到深刻了解，需要采购部质检员在仓库现场对入库商品进行质检（包括质量、商品真伪、进货渠道、规格、商品名称、商品类别、保质期、条形码等等）

采购部/质检员

数量核对

仓储专员根据采购单信息中商品编号与采购商品进行数量核对，并填写商品入库货位号。

物流部/仓储专员

系统录入

账务专员根据仓储专员的收货信息录入系统

物流部/账务专员

打印确认单

入库确认后打印一式三联确认单，由供给商、财务、物流部各自保留

物流部/账务专员

第二条退回供给商：

涉及部门：

采购部、物流部（账务、仓储）

项目

流程描述

责任人

退货标准

商品质量有问题的商品；临近保质期限的商品；库存积压的商品，向供给商沟通办理退换货操作。

采购部

退货申请

采购部根据退货流程在系统中创建退货申请单，通知供给商按照退货申请单及时到仓库办理退货

采购部

退货查询

账务专员根据退货单信息在系统中查询货物货位号

物流部/账务专员

数量核对

仓储专员与供给商双方核对退货信息，并签字确认

物流部/仓储专员

打印确认单

出库确认后打印一式三联确认单，由供给商、财务、物流部各自保留

物流部/账务专员

第三条订单出库：

涉及部门：

客服部、物流部（仓储、账务、配送）

操作项目

流程描述

负责人

确认订单

客服部随时关注系统订单，客户订单生成后由客服部确认订单是否有效（收货人信息、商品信息等），如遇订单信息不完整的情况下，由客服部及时与客户沟通完善订单信息，以保证物流部订单及时配送。

客服部

核对是否收款

如有客户先付款的订单，财务部及时核对收款信息

财务部

二次确认订单

配送专员在二次确认客户订单，确认订单信息是否完善，已付款订单是否到账，核对无误后进行二次确认，有异常的订单及时与相关部门反馈，并将订单返回

物流部/物流专员

打印发货单

经过二次确认的订单，配送专员打印发货单，交由仓储专员开始分拣

物流部/物流专员

打印拣货单

经过二次确认的订单，仓储专员打印拣货单，开始配货

物流部/仓储专员

配货、分拣

仓储专员根据拣货单和发货单开始配货、分拣操作，分拣完成后将分拣商品和拣货单与配送专员交接。

物流部/仓储专员

确认拣货信息

账务专员根据拣货单在系统中录入实际配货信息，确认通过后系统自动生成出库单编号以及出库单

物流部/物流专员

打印出库单

将该批次的生成的出库确认单打印一式三联出库单由财务部、物流专员、仓储专员分别保