OA系统需求解析总结报告初.docx
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OA系统需求解析总结报告初
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OA系统需求解析
一、建设背景
办公自动化系统〔即OA系统〕是将现代化办公和计算机网络功能结合起来
的一种新式的办公方式。
随着互联网技术〔Intranet、Internet〕在我国迅速发
展和普及，OA在数字化办公领域和企业信息化建设中扮演着越来越重要的角
色。
因此，现阶段有必要引进建设一套技术先进，吻合当前办公开展需要的办公
自动化系统，增强协作，以更大发挥信息技术的优势，满足行政办公需求，进一
步提高企业行政办公的效率。
二、建设目标
1、实现全企业的数据共享，根本解决信息孤岛问题。
不同样业务的基础数据
做到一次录入，跨部门、跨业务系统重复使用；
2、供给可靠的、可追查的公文流转平台，有效的缩短公务办理的周期，加
快公文流转过程，减少路耗、找人、等待等中间环节，保持公务办理渠道的畅达；
3、打破时空及地域限制，实现无纸化办公，远程办公、异地办公；
4、经过信息网络平台，提高信息统计和解析的水平，为领导供给正确、实
时的展望和决策的辅助支持；
5、供给完满的信息沟通体系，方便企业各部门、办公室和员工之间平常办
公及业务信息的沟通和管理，实现业务办理互联互通，信息数据共享；
6、充分利用将要建设的网络环境及已有的网络配置资源，充分地保护已有
的信息化投资；
7、解决网络办公应用中的最大难题——机构和管理模式的经常变动的问
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题，由用户自定义管理模式，实现真切的部门综合业务办理体系；
8、以行政办公系统为基础，实现与业务系统的无缝耦合，建成一流的企业
综合办公系统。
三、建设原那么
企业OA系统的建设应表达先进性、可靠性、合用性、安全性、易使用性、
开放性、有限开源性、可扩展性、可保护性等原那么。
1、先进性：
应该采用现在主流技术，既要考虑应用平台和工具的先进，更
要考虑系统结构和应用设计的先进性，以适应整体上业务管理、睁开规划和细节
上事务办理的需求。
2、可靠性：
系统设计应采用成熟、牢固、可靠的软件技术，保证系统在大
数据量、高并发的情况下长时间不中断地安全运行。
3、合用性：
依照业务需求和业务流程，从方便用户使用的角度进行系统设
计、功能和模块划分。
工作流程设计要求简捷流畅，能适应工作流不牢固和突发
事件等各种现实情况。
4、安全性：
系统建设要切合用户对信息安全管理的要求，建立完满可靠的
安全保障系统，对非法入侵、非法攻击和网络计算机病毒应拥有很强的防范能力，
保证系统拥有严格的身份认证功能，并有相应的技术手段对数据安全和操作安全
加以保护。
5、易使用性：
主要表达在两个方面：
一是应用界面简捷、直观，尽量减少
菜单的层次和不用要的点击过程，使用户在使用时如数家珍，便于迅速掌握系统
操作方法，特别是要吻合工作人员的思想方式和工作习惯，方便非计算机专业人
员的使用；二是应供给联机的或脱机的帮助手段。
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6、开放性：
为了使系统拥有较强的生命力和开放性，应依照已有的国际标
准和国内标准，以利于采用多种先进技术和产品。
7、有限开源性：
随着业务逻辑的改变，需要对系统进行保护、微调或二次
开发。
对该系统的非核心代码，应该开放。
并供给标准的数据库设计，接口标准。
8、可扩展性：
该信息系统是一个不断睁开中的应用系统，在系统设计时要
考虑到新技术，新产品出现时对本系统的兼容性；当业务需求、外面环境发生变
化时，能够扩展系统的功能和性能。
软件设计要简短，各功能模块间的耦合度小，
以适应业务睁开需要，便于系统的继承和扩展。
9、可保护性：
系统应拥有优异的结构，各个局部应有明确和完满的定义，
使得局部的更正不影响全局和其他局部的结构和运行。
四、系统功能需求
1、信息资讯
经过资讯，实现信息共享功能，实现电子文档〔通知、通知、文件等〕、内
部刊物、通讯录、规章制度及标准、标准的共享，方便存取、齐聚、管理和盘问。
解决当前信息共享资源分别、缺乏和工作效率较低的问题。
信息资讯的根本内容包括企业文件、内部刊物、内部信息等。
资讯本源能够
是办结公文、收集整理的外面来文、法律法规，也许由个人收藏资料里共享出来
的资料等。
由于政务信息本源于不同样部门，因此，要能支持自定义不同样的分类栏
目，并指定不同样栏目管理员和管理部门，由栏目管理员收集、管理和宣告各种资
讯。
详细栏目能够定义显示在部门门户或总门户。
〔1〕企业文件
登记保存OA系统办结的所有公文，可经过收文、发文等模块自动归入相应
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文件模块，在本模块中可授权给相关人员盘问阅读。
〔2〕政策法规
记录国家近来几年来宣告的相关法律法规，用户能够经过目录、重点词及全文检
索找到相应的法律法规内容。
所有被赐予权限的负责人都能够起草、提交、取消
规章制度。
〔3〕内部信息
供给收集宣告单位内部相关信息，如领导重要讲话、工作报告等等有助于开
展工作的信息。
〔4〕标准及标准
供给宣告从各种渠道收集的电子版产品标准、标准等。
管理员能授权控制删
除与作废的权限。
（5〕质量督查：
保证企业质量管理系统的运行。
包括〔但不限于〕以下几个方面的栏目：
①资质管理，实现对内公开企业的资质情况，很多拥有版本的文件构成。
②能力考据，宣告能力考据〔比同等〕方案、比对结果，能力考据总结。
③培训管理，宣告培训方案、结果等。
④计量标准，管理计量标准目录，每个标准有日期属性，能设置提示功能。
⑤系统文件，一本电子书，特别重申版本的有效性。
（6〕信息检索
供给整个系统所有公文和信息的重点字、宣告时间等检索或全文检索引擎。
2、公共信息
公共信息用于实现企业各部门之间内部信息宣告、沟通和共享。
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系统要支持不同样风格的信息栏目的设置，可实现各种信息的辑录、审察和发
布，信息宣告格式可自定义，不同样层级用户可依照权限将信息宣告到本部门办公
平台。
各种公共信息由授予权限的栏目管理员一致管理和宣告。
〔1〕通知
是单位内部的通知栏，以方便内部人员及时认识相关通知。
登记了新通知栏
后，即可宣告到首页的最新信息里。
支持传阅，把最新的通知传阅给相关人员。
〔2〕工作动向
特别注意，每个部门都能够宣告本部门的工作动向，以方便内部人员相互通
晓部门之间的工作。
首页的工作动向是各部门工作动向的会集。
〔3〕通知通知
同通知，但实现方式同工作动向。
也是各部门的子栏目汇总成门户的总栏目。
〔4〕建议箱
建议箱是单位内部人员宣告建议、建议的地方，宣告建议的时候，能够指定
建议的读者，也能够经过传阅把建议发给相关人员，建议宣告可署名也能够匿名
公布，由宣告者控制。
后台实质上增加字段控制可否显示宣告人。
〔超级管理员
才能够查察匿名公布者的姓名〕
〔5〕网上检查
实现基于web的某一主题的见解支持率的收集功能，以方便收集民心。
其
方式主要分为记名的和不记名的两种，记名的方式一般是一些针对性比较强的、
范围比较小的检查，而不记名的方式一般就没有这种限制。
可否需要记名，应该
在显然地址标示出来。
网上检查应实现的别的一种功能是网上睁开建议征采。
能够指定参加的部门
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或人员，也能够不指定。
比方，企业在出台一些政策时，能够先网上征采建议，
并自动收集反应建议〔逼迫性实现“无建议〞，或“有意见〞〕。
〔6〕论坛
为用户供给一个信息沟通、思想沟通和问题谈论的空间。
论坛可设置多个论
坛区，论坛区下面可设置多个版面，授权用户〔平常为部门负责人〕可在各版面
提出话题倡导谈论，并可进行咨询、解答和收集建议等活动。
以期实现对企业重
大睁开，重要决策，重点政策的民主谈论。
〔7〕汇总。
依照供给商的设计方案，需要在首页设计出汇总的公共信息〔以下面的“工
作动向〞〕，指定该栏目信息的本源，实现栏目信息的自动汇总。
或在首页增加一
个通用的栏目，实现显示最新增加到OA系统的文档，而无论它来自哪个栏目中。
即使用户在一个很次要的栏目中宣告了一个通知，那么，能够把该文档提取出来，
并显示有名称、栏目、日期。
3、公文办理
公文管理是办公自动化系统的最为核心的应用,它主要分为收文、发文和办
文三大类。
（1〕收文
收文包括：
公文签收、登记等办理流程。
系统支持两种收文方式：
一种是纸质文件，需实现扫描成图片文件输入并阅
读阅读；别的一种为电子文件，需支持较简单的从市局OA系统收取电子公文，
一期为间接收文。
二期工程实现直接收文。
只有具备收文登记权限的人才能新建收文。
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支持退文。
系统要拥有对重要来文的安全办理方案。
收文办理的流转环节可灵便调整，流转环节数和流转过程可依照需要重新定
义。
系统应拥有杜绝“死文〞发生，收文动向追踪功能。
〔2〕发文
发文可按个人、集体、部室执行，并生成月度、年度发文登记表（分权限），
包括：
拟稿、审稿、核稿、审签、会签、签发、编号、校订、发散、归档等办理
流程。
系统能够对文件流程、正文格式、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、
批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。
能够使用起初定义的公文模版〔介绍使用word格式〕进行拟搞。
并支持多个模
版。
可依照发文字号自动生成发文文号。
可打印文件呈批表、文件呈阅表、文件办理表、退文单、延期申请单、正文
等表单〔输出到word文件或其他格式后由用户打印〕送领导批阅。
发文办理流程的流转环节可灵便调整，依照需要增减和重新命名，流转方向
除向前传达外，也可回传或回撤，而且实现发文会签功能。
（3〕办文
办文包括拟办、批阅、承办、发散、反应、传阅、催办、归档等办理流程。
系统能够对文件流程、正文格式、流水号格式、文件办理单、审批人员范围、批阅权限、操作内容等多种信息进行自定义配置。
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可实现公文的在线编写，审批印迹保存，常用语。
对于不过需要传阅的公文，供给并发体系，加快公文办理进度。
可打印文件呈批表、文件呈阅表、文件办理表、退文单、延期申请单、正文
等表单〔输出word文件后由用户打印〕送领导批阅。
办文办理流程的流转环节可灵便调整，依照需要增减和重新命名，流转方向
除向前传达外，也可回传或回撤，而且实现文件会签功能。
该用户已完成的公文能储藏在系统中的个人文件夹中以便今后查找。
已办结的公文能经过归档的操作，归档到OA的电子资源数据库中，以供有
权限的用户进行盘问。
〔4〕督办催办
落实和追踪各部室的办文情况与进度，按指定的时间段汇总各部室的办文情
况与进度，能够在系统中使用起初定义的公文模版〔word格式〕起草交办通知、
催办通知和督办通知等公文。
系统供给督做事项一览表，以便经办人能对其经办的所有督做事项有一个实
时、全面的认识。
督办过程的催办等过程可详细记录备查。
〔5〕代理授权
当个人特别是领导出差或休假时，为了不延缓其与相关人员或部门的工作，
这就要求个人在出差或休假时，其工作得有人接收或代理。
授权能够是自己，也
能够是系统管理员进行设置。
代理授权是为认识决个人出差或休假期间对公文办理权限的指定代理过程。
当出差或休假完成后，能够取消代理设置，并能够查阅其出差或休假期间代理人
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为其办理了哪些工作，代理情况如何等。
需考虑到实质情况，如一个人经常会一身多职，会有多种业务，因此能够设
定多个代理人完成不同样种类的工作。
〔6〕交办功能
某用户能够把自己的任务经过申请后交给某人接任，交办成功后，任何人对
该用户发文时自动提示该用户已经交给某人办理，并要求确定可否连续办理，交
办完成后生成交办期间工作目录表。
某员工调职或离职后，其原来岗位的文件和任务能经过系统自动交办给接任
人，使接任人能立刻接手其岗位的工作。
〔或权限的克隆〕
〔7〕盘问统计
能够依照管理权限和指定条件查知当前公文办理情况和领导批阅，可依照发
文单位、时间等组合盘问，并供给个人或部门在必然的时间段内所办理过的公文
情况汇总表，系统最少应能按月度、季度和年度为当前用户或部弟子成办文统计
报表，并打印等辅助功能。
〔8〕流程监控
实现对公文办理的流转情况监控，用户能够查察自己所参加办理的公文的运
作情况，领导能够查察本单位所有人参加办理的公文的运作情况。
4、公文归档
应实现档案管理系统和OA系统的无缝连接，公文办结后能够分类归档，系
统供给灵便、便利的盘问检索功能。
档案管理能够按公文属性进行分类。
〔如通
知，请示，上行文等〕
5、综合事务管理
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综合事务管理主要包括：
会议管理、领导日程、字典管理〔文号管理、来文
单位〕、通讯录和人事管理等等。
5.1会议管理
举办会议是单位办公的重要形式之一。
会议室及会议设施是一种需要共享的
资源。
办公室能够将会议室的情况登记在OA系统中。
各部室组织的会议需要使用
会议室时，经过OA能够查察各个会议室的使用情况，以预定使用哪个会议室，
而且确定会议室的使用时间。
会议安排应拥有会议室矛盾检测、参会领导时间矛盾检测等提示功能。
会议室预定成功后，经过会议管理模块，登记会议的议题、时间、会议室、参加
人、主持人、会议资料上传到系统。
系统会自动形成会议通知单，并由会议倡导
人发送给相关人员，同时系统会自动生成一条信息显示在通知栏中，并能够在指
准时间对相关人员进行会议提示。
会议参加人收到会议通知后，系统会自动发给会议倡导人一个回执进行确
认，以便确认可否通知到位。
会议参加人还可以够直接在OA系统中下载会议资料、
议题等文件。
会议管理系统应能够盘问、统计会议室使用情况和各种会议情况等。
5.2领导日程
领导是一种角色，设置为企业领导即需要进行日程安排。
经过准时间、活动
内容为序的领导日程汇总表，以便认识各项活动有哪些领导参加。
领导日程汇总
表显示在首页。
领导日程平常由领导自行填写，并能够灵便选择需要参加工作的人员〔即建
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立多个常用的私有组〕。
领导日程安排应能经过权限设置，使拥有权限的用户能对领导日程进行保护
和管理，有权限用户在为领导安排日程时，能够经过选择任何领导为其安排工作
日程。
同时用户能够依照领导日程安排生成每天、每周和每个月的活动安排表。
5.3文号管理
文号是公文管理过程中必不能少的，但是，由于不同样的单位其文号的编制或
管理的方式可能不同样，为了适应不同样单位文号管理体系，为用户供给了经过先定
义，后使用的方式的文号管理模式，只要用户依照本单位的公文文号编制原那么：
“文件字＋[年号]＋文件号〞定义好，那么在公文办理过程中，系统就可以依照
用户定义的原那么自动地生成所需要的文号。
公文文号支持多个编号方式。
文号一般只能由系统管理员或授权用户进行保护和管理，其保护管理包括：
增加、更正、删除。
文号管理不但供给以上保护管理，而还供给了补号和预留文号的功能，其目
的为了防范用户在进行公文管理时，某些公文由于操作错误而取销公文时，文号
没有被使用，而产生文号漏号也许由于某篇公文需要使用某个文号而无法获取。
5.4来文单位
在公文管理过程中，收文一般都是外单位发来的公文，为了在进行收文办理
过程中，方便用户填写主、抄送单位，也为了更加标准对主、抄送单位的命名，
为用户建立了来文单位的管理，只要用户在使用收文管理从前，将可能的来文单
位定义在系统中，那么用户在使用收文管理功能时，即可使用系统定义好的来文，
在需要填写主、抄送单位时，选择使用，为方便用户，系统同时赞同用户直接录
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入新的单位信息。
来文单位的保护管理一般只供给给系统管理员或已授权的用户，其管理操作
包括：
：
增加、更正、删除。
5.5通讯录
公用本记录企业和与外面进行联系的相关信息，部门本记录本部门
人员的，个人名片是个人的能够公开的资料。
公用本公开给所有人查阅
和使用，但只有有权人员才能管理保护。
通讯录应能灵便的模糊盘问，能由电子
表格〔Excel〕导入数据。
公用本的管理应供给以下保护管理的操作：
（1〕编写操作〔增、删、改〕；
（2〕盘问操作，能够对任何数据项进行模糊盘问，如：
号码〔各种号码〕、单位、姓名、职务。
5.6人事管理
实现全企业正式及聘用人员个人根本信息的自动统计和管理。
解决当前个人
信息较分别，手工统计、查阅不方便的问题。
（1〕工号作为OA系统的帐号管理中人员帐号的依照。
（2〕人员根本信息、薪水、奖金等。
能够办理薪水调整〔普调停特别调整〕
（3〕能够完成统计汇总，手工设置盘问条件，特别注意年龄段的问题。
（4〕报表中心能够提取相关数据，如学历分布图等。
5.7车辆管理
能对企业的车辆进行档案管理，违章及事故管理，花销管理，综合盘问报表
统计，系统保护，车辆保护限时提示，并依照要求生成相应报表。
重点是各部门的车辆花销〔维修，油费等〕，各部室能将其计入自己的本钱。
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用车登记，车辆调换在二期工程中实现。
5.8物品管理
实现全企业平常办公用品、标准物质、药品等低值易耗品申购、入库、领用
的精巧化管理。
包括物品入仓登记、划出、划入、领用、报废、库存调整、物品库存与使用
盘问，并能生成相应的表格〔按部门，月汇总〕。
用带表单的工作流实现申请购置功能。
物品的领出归还与事务流程进行联动，即在物品调拨流程中进行物品领出时，物
品库中数量自动减少；反之当物品调拨流程中的物品归还时，物品库中数量自动
增加。
各部门能够盘问领用的物品，个人能够盘问自己领用的物品。
5.9款待管理
款待工作是平常办公中的重要内容。
要实现企业政务款待工作的有效管理，对被款待人员的安排、参加人员和部
门实现提前通知。
〔或邮件〕。
经过款待管理模块，登记款待的议题、时间、人员、参加人、主持人、相关
资料上传到系统。
系统会自动形成通知单，并由倡导人发送给相关人员，同时系
统会自动生成一条信息显示在通知栏中，并能够在指准时间对相关人员进行提
醒。
参加人收到通知后，系统会自动反应倡导人一个回执进行确认。
参加人还可
以直接在OA系统中下载相关资料。
5.10设施管理
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实现全企业办公、检测设施等固定财富从申购、查收、登记、发放到报废全
流程的精巧化管理。
解决当前设施管理采用人工方式带来的申购周期较长和工作
量大的问题。
重点关注：
（1〕财富管理。
〔申购、查收、登记、领用、保护、维修、报废、划拨等〕
（2〕量值溯源。
〔周期、单位、花销、备注等〕
（3〕财富折旧。
〔各部门能够盘问自己的折旧情况〕
（4〕每个人能够盘问自己保存的财富情况，每个部门能够掌握自己的财富情况。
（5〕局部数据能展现在报表中心，如设施分布图等。
5.11财务管理
独立于财务软件的简单财务管理功能，实现各部门收入与本钱、人职薪水的
即时盘问。
有利于增加透明度，激发各部门采用有效的方式创收和进行合理的成
本控制。
重点关注：
（1〕按日录入各中心的检测收入，每天扎帐后能够录入当日数据。
（2〕各部室的开支，不过考虑计入本钱的局部，以便部门掌握自己的开支情况。
数据本源于财务部门的报销数据，以及折旧等。
（3〕严格控制查察的权限。
5.12科技工程管理
科技工程分类管理，按工程管理相关的文件。
5.13事务管理
经过自定义工作流引擎，设施及办公用品申请采买审批、用款审批流程、出
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访审批、报销审批、人员请假等事务流程，能经过系统进行控制与管理，并能生
成相应的表格。
5.14值班管理
平常值班，节假日值班管理，并生成值班登记表。
自动宣告到通知牌中。
5.15物业管理
楼房、机电设施维修、房租、会场场租、水电费等事项的盘问和管理，并能
生成相应的表格。
6、个人办公
为用户供给一个个人办公正台，供给平常管理办公所需的电子工具和文档信
息效劳。
6.1待做事宜
用户只要翻开个人办公首页，需审批公文、请示报告、通知信息等都显示在
待做事宜中，经过待做事宜能够直接进入办理各种事务。
能对待办公文的未办条
数和通知栏、信息栏等未读信息进行弹出框或短信提示。
6.2信息管理
系统供给近似邮件传达方式的信息传达，能编写正文和增加必然数量和大小
的附件，进行一对一或一对多的发送，而且供给短信的提示功能。
与标准的邮件
系统不同样，这里不需要回执，但是发件人能够盘问可否对方已经查察。
6.3个人工作日志
记录记录和统计个人每天的工作情况，即个人每天做了哪些工作，便于工作
总结。
6.4文件收藏夹
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