A3V1200新中大公文管理应用手册.docx
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A3V1200新中大公文管理应用手册
<应用手册>
[新中大公文管理]
版本1.0
修订历史记录
编号
章节
修订说明
项目当前版本号
修订日期
修订前版本号
修订后版本号
修改人
审批人
1
初版发布
1.0
王维
目录
1.概述4
1.1定义4
1.2应用目标4
1.3产品功能5
1.4文档范围5
2.功能介绍6
2.1业务流程图6
2.2功能介绍7
2.2.1流程定义7
2.2.2公文模板8
2.2.3发文管理9
2.2.4收文管理10
3.案例解决方案11
3.1流程准备11
3.2流程应用场景12
1.概述
定义
定义：
公文的全称是公务文书，是作为组织间正式协作的依据性文件，是政府、企事业单位传达命令、办理事项、监控工作的主要方式。
适用范围：
党政机关、企事业单位、科研院校…
主要特征：
格式规范、内容严谨。
种类：
13种公文类型（国家标准）：
公报、决议、决定、指示、条例、规定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函。
应用目标
根据我国政府、企事业单位办公的特点，实现基于Word、WPS的套打、盖章、痕迹保留等功能，并以工作流为基础应用理念，可以管理公文中的发文、收文、签报、传阅等各种流程。
针对不同的公文流程，提供了不同的处理动作，比如撰拟、登记、流转、会签、审批、签发、归档等。
结合系统提供的多组织、跨组织审批应用功能，能够实现各组织单位之间公文的全电子化网络流转，真正实现用户单位公文处理的电子化、实时化要求。
用户单位内网核心业务平台，收文、发文、请示报告、领导督办、信访管理都可以通过公文管理平台实现，同时针对管理人员出差在外，工程行业项目部所在区域网络环境不佳等情况，支持手机与邮件审批，IPAD等设备远程设备接入审批处理，灵活高效的处理公文与其他事宜，充分发挥“以人为本”的操作理念。
本文将从以下几个场景来阐述公文流转的过程：
●办公流程的任务的委托与授权；
●公司领导因为长期境外出差，如何对重要的单据进行审批；
●如何在ipad上实现移动公文办理；
●如何将领导签发过的重要的公文下达通知到那些出差在外或者无法登录系统的员工；
●如何实现领导手写签名与电子签章处理；
●桌面一键流程发起；
●如何实现公文的自定文号、自动编号
●公文的自动归档、如何与信息门户、知识中心、档案
产品功能
公文流转包括了以下功能：
发文拟稿、发文管理、收文登记、收文管理、公文附件管理、公文正文管理、待办公文、公文签批、公文传阅、公文归档、公文接收等。
支持使用公文模板、保存为公文模板、保存个人正文、电子印章、手写签名、手工批示、痕迹保留等功能。
公文流转中，用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限，在拟稿、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑、协办、会签、跳转、退回、取回、公文打印、使用印章、使用手写签名、编辑文号、附件上传下载等处理。
它具有以下几点主要功能：
●领导要出差前、可提前将工作委托与授权给他人代为办理；
●收发文支持手机短信加邮件方式实现移动审批；
●远程接入技术，使A3在手机、ipad上登录办理相关公文任务；
●支持领导个人签名与盖章；
●公文支持自动归档、与信息门户、知识中心、档案集成；
文档范围
此文档根A3产品进行编写，并针对A3产品用户的特征进行应用阐述。
其他产品请浏览配套文档。
2.功能介绍
业务流程图
功能介绍
流程定义
目前办公工作流针对内部消息、短信提醒、短信+邮件审批均是通过流程级设置，例如：
每隔[2]小时启用手机短信+邮件审批发送1次，即审批任务发送后，2小时未办理，系统自动发送审批短信至待办人员手机上。
实现效果：
公文模板
系统提供设置好的模板类型，在发起审批前可选择相关类型模板，同时可以制定类型对应的模板，这样选择公文类型时，自定带出模板。
模板中支持系统内置标签与自定义标签两种，在流转过程中自定嵌入标签所在位置，比如公文流转历史、领导签名、领导意见等等。
发文管理
发文管理主要是以用户单位或职能部门名义发出去的文件处理过程。
整个发文流程是通过计算机进行起草、核稿、签发、会签、编号、打印分发、归档等发文过程管理，并且支持发文模版制定与调用、手写签名、全文批注、电子签名、电子签章等，并在流程中严格进行审批控制，只有相关领导审批通过，公文才可继续流转，并可在发文过程中提供查询、打印等操作，流转结束后如果设置了自动归档，则自动归档到对应的文档知识库中。
收文管理
收文管理是实现公文传递在本单位、相关领导、有关部门的阅批处理的全过程。
整个收文流程是通过计算机进行登记、批示、批办、注办、办结、承办、归档等收文过程，支持自动催办和手工催办。
自动归档
自定归档支持收发文、办公表单，一旦设置好后，公文流转结束，自动归档到文档知识库。
设置如图：
3.案例解决方案
流程定义情况：
序号
节点名称
节点操作员（角色）
是否会签节点
备注
1）
报销发起
角色：
一般用户
否
2）
部门经理审核
角色：
所有部门经理
否
3）
财务审核
角色：
财务人员
否
4）
总监审核
角色：
所有总监
是
5）
结束
发起人
否
3.2报销流程应用场景
1）“报销发起”节点
由发起人，在I6P系统中发起流程并选择下一分支节点，由流程节点统一设置短信审批与回执，该节点操作员将会收到短信审批提醒。
短信内容包括：
审批任务信息、审批操作提示、分支流程信息、分支流程选择提示。
操作人员可以通过手机短信进行该节点的审批操作并选择流程下一分支。
场景一：
由张莉莉提交报销单，金额为5500元，按规定需要财务与部门经理审批，直接发送至部门经理审批即可，她直接提交给了部门经理：
沈海芬
2）“部门经理审核”节点
如该流程执行“部门经理审核”节点。
“报销发起”节点操作员的部门经理将会收到短信审批提醒，由其进行短信审批操作。
其他部门经理不会收到短信提醒，不能进行短信审批操作。
场景二：
沈海芬收到张莉莉的报销单，核实无误，提交给分管总监李涛审核，由于李涛出差，自动自动将提醒转换转换成审批短信发给李涛。
3）“财务审核”节点
如该流程不需经部门经理审核，需要直接进行财务审核。
流程根据上一节点的分支选择，执行“财务审核”节点。
“财务审核”节点的所有操作员发送短信审批通知，其中任何一个操作员完成审批后，该节点审批通过，同时给该节点其他操作员发送节点完成审批通知。
4）“总监审核”节点
该节点为会签节点，当上一节点完成审批后，给“总监审核”节点所有操作员都发送短信审批提醒，所有操作员完成审批后，该节点尚可完成审批。
场景三：
总监李涛收到沈海芬张莉莉的报销单，通过查看邮件详细，用手机短信回复办理了张莉莉的报销单。
5）“结束”节点
流程结束。
场景四：
张莉莉拿着审批过后的单据，去财务部报销。
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