档案管理员试用期转正述职报告.docx
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档案管理员试用期转正述职报告
深圳市****科技股份有限公司
述职报告
述职人：
****
日期：
2015/8/20
深圳市***科技股份有限公司
一.文档管理员岗位职责
二.近3月档案整理工作内容
三.工作中发现问题点
四.改善建议
五.后续工作计划
六.总结
深圳市***科技股份有限公司
一、文档管理员岗位职责
1.公司文档管理
1）负责公司制度类、文书类文件的校稿、编号、发布、归档等受控管理及相关资讯信
息的收集与反馈；
2）负责公司档案的收集、整理、鉴定、编目、统计、排列和检索、归档、提供利用、
更新、防护、销毁、适时更新维护、盘点等管理;
3）负责公司档案室管理，严格履行档案管理与借阅使用手续及保密制度，保证档案的
完整与安全；
4）负责公司文档管理电子化实施，包括纸质、电子可编辑与签印扫描件的同步化处理；
5）指定文档（公司合同/协议、项目文档、证照/资质证明文件等）的整理、编目、电
子化查寻平台建立；
2.其它
1）负责本部行政办公用品的申购与发放；
2）负责总经办开展的各类会议、培训的筹备工作以及指定的会议记录工作；
3）负责上级交办其它各类工作，协助本部其它岗位工作；
深圳市***科技股份有限公司
二、近3月档案整理工作内容
1、档案室档案的盘点、整理、核对、更新
2、办公室文件柜的盘点、整理、核对、更新
3、最近3月接收文件清单
4、总经办部门其它内务处理
深圳市***科技股份有限公司
1、档案室档案的盘点、整理、核对、更新
档案室--类目卷数
A经营管理类45卷
B生产管理类1卷
C行政管理类2卷
D研发生产类7卷
E科研开发类3卷
F项目建设类64卷
G设备仪器类97卷
合计219卷
深圳市***科技股份有限公司
1、档案室档案的盘点、整理、核对、更新
档案室铁柜
效果图示
深圳市***科技股份有限公司
1、档案室档案的盘点、整理、核对、更新
类目部门资料起止日期档案内容卷数
信息部2008.1-8SAP-ERP项目相关资料5
2008-2014深圳HS-采购订单19
2008.2-12深圳KYF-采购订单2A-经营管理类采购部
2011-2012深圳宏HD-采购订单2
2009-2014惠州宏HS-采购订单16
电缆附件部2010-2013模具加工合同1
B-生产管理类辐照中心2008-2009加速器购销合同1
深圳市***科技股份有限公司
1、档案室档案的盘点、整理、核对、更新
类目部门资料起止日期档案内容卷数
宏商海达2008-2014年度审计报告/验资报告1
C-行政管理类
总经办2014-2014***先生离任审计资料1
2005-2013研发项目计划/申请书1
研发中心
2005-2012研发项目总结报告1
D-研发生产类电缆附件部2012-2013配套表/安装作业指导书2
工艺技术部2013-2014惠州—工艺模具图纸1
研发中心2008.2-11研发/检测设备日常保养记录2
深圳市***科技股份有限公司
1、档案室档案的盘点、整理、核对、更新
类目部门资料起止日期档案内容卷数
总经办2012-2014核电协议及科学技术成果鉴定证书1
E-科研开发类
研发中心2008-2013实验任务委托单2
宝龙一期项目建设资料72
F-项目建设类基建部2012-2015
一号、三号建筑竣工图纸4盒
G-设备仪器类
装备/设备
开发部
2013-2015
自制设备50
外购设备35
电子档案（无纸质件）:
831份（中厚壁2份，品质1份，辐照19份，工艺技术部809份）
深圳市***科技股份有限公司
2、办公室文件柜的盘点、整理、核对、更新
12
深圳市***科技股份有限公司
2、办公室文件柜的盘点、整理、核对、更新
办公室--类目盒数备注
政府项目类10盒发改委、科创委、经信委、市监局、高新局等
研发项目类2盒华号一号、5.0加速器
知识产权类8盒专利、商标类
检验报告类9盒上缆所、武高所、桂林、核电、SGS报告等
证书证照类12盒车辆、产权、体系、产品证书、各分公司证照等
工商档案类11盒各分、子公司工商档案
合同、协议类2盒厂房租赁/精益项目合同等
其它类6盒律师函、会议纪要、协会资料、新三板等
合计59盒
深圳市***科技股份有限公司
3、最近3月接收文件清单
接收文件名称份数提交人/部门提交日期
设备/模具立项图纸（已扫描）9份2015/4~7月
行业标准（已扫描）9份2015/5/8
专利登记簿副本（已扫描）9份2015/4/13
上缆所检验报告（已扫描）7份2015/5/22
桂林检验报告（已扫描）1份2015/5/22
宏商品牌荣誉/授权证书（已扫描）2份2015/5/22
武高所检验报告（已扫描）1份2015/6/15
合计38份
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4、总经办部门内务处理
总部及分子公司常用证照/资质证明文件/各类证书电子化及
共享平台建立（地址：
\\192.168.1.253\平台\部门文件夹\
总经办\5、证照印章）；
档案收集、登录、借阅、回收等其它日常工作；
惠州周/月例会会议记录协助处理、每月电子月报收集；
部门行政办公用品申领；
领导临时交办事项等（协助准备政府项目申报资料、收发快
递、费用报销、扫描）；
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三、工作中发现问题点
№问题描述举例说明改善措施
1.占用两个档号：
原归档的设备仪器1.同一内容占用两个档号
1
档案室档案存在一文件占
两个档号、空号现象
资料“多种原料配方自动磅秤操作手的文件已更正使用其中一
册”占用两个档号：
G3-ZB-004/G3-个档号，另一个档号后续
ZB-005可再使用；
2.空号:
放置于惠州的部分设备仪器类2.放置于惠州的档案待移
档案均无登记档号，如:
LY-300LCD注交深圳后全面整理盘点并
塑机使用说明书（设备编号HS-SB-187）更新目录。
1.
2
原档案总览表部分已归档
档案漏建目录，实际整理
时有实物（2014年深/惠宏
商/海达采购订单,共17本）
漏建目录：
2014.1~12惠州采购订单
12本，海达采购订单1本，深圳宏商
采购订单4本
已整理，还有6卷待入档案
盒归档）
3
原档案总览表中登记信息
不全面，如整份资料中有
部分文件漏登记等
G2-ZB-001~008，材料明细为空白
已根据实际情况全部更新，
并于每个档案盒内附”卷内
目录”（含资料明细，页数
等信息）
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三、工作中发现问题点
№问题描述举例说明改善措施
4档案归档不及时
2014年~2015年，仅基建部和深圳/惠
州采购部档案有进行归档。
请各部门严格依照“档案
管理办法”中档案归档时
限对本部门档案进行归档。
5归档档案资料不全
如研发中心归档的：
2010年立项
的”****”有立项申请，但无过程支持
文件及项目验收文件；2007年立项
的”****”无立项申请和过程文件，但
有项目总结报告。
希望各部门后续档案归档
时可以提供完整的配套资
料，便于查阅及日后追溯。
6文件编号规则
目前公司制度类文件编号规则为：
HS-年度-第几号文件，若文件内容有
修订，版本需升级，编号也得随着年
份的改变而更改，就文件管理而言，
同一文件的编号应是唯一的。
建议更改文件编号规则，
以部门来区分，如HS（公司
代码）-A（表制度类）-部门代
码-序号{HS-A-HR-001表
示人力资源部的第一份制
度文件}
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四、改善建议
惠州设备仪器类档案移交至深圳档案室统一管理（7/30）；
档案借阅统一走OA流程（不论是现场临时查阅，还是借出
数天/出差携出）；
各部门档案归档时，纸质档与电子档同步移交；
档案借阅完毕及时归还，以免造成遗失、损坏等情形；
档案室再配置1~2个文件柜备用（现有部分归档档案无处
放置）；
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五、后续工作计划
№计划事项预计完成日期
1深圳档案室剩余未完成档案盘点整理（投标/鉴定会/项目申报等文件）2015/7/31
2
现行合同/协议整理、编目、电子化查寻平台建立（指走合同评审流程
盖公章、金额在3万以上的合同/协议）
待领导指示具体
可行办法后执行
3各分子公司主证照于宏商平台全面更新（本月发通知给各分子公司）实时更新
4
整理归档新三板、华龙一号项目资料原件（入夹、目录、索引，含电
子档及可编辑档与扫描档）--此项需提供全套资料
2015/8/31
5放置于惠州的已归档档案整理盘点及目录更新搬新厂后一月内
6惠州各部门每月月报收集每月12号前
7惠州周/月例会会议纪要协助处理及决议跟进每周
8文档管理软件的选型与导入2015/12/31
9协助部门同事临时交办工作即时
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总结：
由于本人是第一次接触档案管理的工作，所以在整理盘点档案过程中，
可能还存在不够完善的问题，在今后的工作中，我将继续加强基础业务
工作，严格按文件规定收集、整理、鉴定、统计档案资料，严格执行档
案管理及保密制度，做到无损公司利益事件发生。
第一时间提供档案利
用服务，强化档案信息化管理，充分发挥档案的作用，不断完善档案管
理工作，努力将工作做得更好。
最后要特别感谢**、**在此期间对我工作无私地支持与帮助，谢谢！
以上为我试用期间的工作述职报告，还请各位领导提出宝贵意见及建议，
谢谢！
深圳市***科技股份有限公司
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