学校档案管理系统要求.docx
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学校档案管理系统要求
学校档案管理要求
一、学校档案是在教育、教学、教研、管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。
二、学校档案工作是办好学校的基础工作之一,是学校管理工作的组成部分,也是衡量教育质量和管理水平的重要标志。
学校档案工作实行"四同步"管理,即在布置、实施、检查、总结学校各项工作的同时,同时整理各项工作过程的档案资料。
三、学校一把手要亲自抓档案建设工作,并定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。
四、学校设立综合档案室,由一名副校长具体牵头,设置1-2名档案管理员。
学校各处室负责人负责本处室的档案资料的整理,按打印要求和标准格式将整理好的档案资料随时交档案管理员入档。
五、档案材料的收集、立卷和归档
学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料,必须按规定移交归档,集中管理。
档案管理员按照档案资料的分类目录要求,把收集到的各种档案进行整理、分类、归档工作。
各种档案材料(包含照片、音像制品和实物)随时整理,随时或定期归档。
仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档;归档的档案材料应质地优良,书绘工整,字迹清楚,符合有关规范和标准要求(详见附件1)。
六、学校综合档案室要对接收的各类档案进行科学分类、编号、立卷和装订(装订标准详见附件2)。
七、档案工作人员要加强档案管理,严格档案借阅制度,做好保密工作,确保档案安全。
档案室应对档案的借阅和移出有详细的登记,借阅和移出人要签字。
八、学校档案主要供本校利用,其他单位和个人查阅档案时,应持单位介绍信、经领导签字同意后,方可查阅。
对于重要的、珍贵的档案资料,一般不提供档案原件,如特殊需要时,须经分管领导批准。
九、学校综合档案室要定期对所存档案进行全面检查,对破损和字迹褪色的档案,及时修复或复制;如遇有特殊情况,应立即向校领导报告,及时处理。
学校撤销、合并或分立时,学校档案的归属:
学校撤销时,档案移交当地档案馆保存;学校合并时,档案随之并入;学校分立时,档案由原校保存。
附件:
1.文字档案材料印制格式要求。
2.档案材料立卷装订存放的要求。
3.学校档案目录索引(参考)。
附件1
文字档案材料印制格式要求(参考)
档案用纸:
采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:
210mm×297mm。
页边与版心尺寸:
档案用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。
字体字号:
标题一般用2号加粗宋体字,文中标题层次依次为“一、”“
(一)”“1.”“
(1)”,一级标题用黑体,二级标题用楷体,三、四级标题用3号仿宋体;每个自然段开始行左侧空两字符;如无特殊说明,正文文字格式一般用3号仿宋体字。
标点符号和数字:
标点符号用全角,阿拉伯数字用半角。
行数和字数:
一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。
特定情况可以作适当调整,如首页和尾页等。
文字的颜色:
如无特殊说明,正文文字的颜色均为黑色。
印制要求:
双面印刷,印品着墨实、均匀;字面不花、不白,版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜。
文字材料的日期:
所有的档案资料均应标明日期,没有日期的档案是没有意义的,没有任何保存价值。
用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
附件2
档案资料立卷装订存放要求(参考)
各类档案盒里装的是当学年的档案资料,也就是每年的秋季开学(一般是9月1日)到下一年的暑假结束(一般是8月31日)这个期间的档案资料。
每年暑假期间开始对即将过去的学年度档案资料进行整理,该补充的补充,该打印的打印,进而分类、立卷、装订、存放。
立卷要求
一、各类文字档案资料一般情况下按学年度立卷,每卷大约100张纸左右(200页左右)。
若某类档案多卷,末卷小于100页可并入上一卷,大于100页且不足200页可装订成一卷。
二、两种小于100页的档案资料可合并立卷。
1.每卷装订前要编好页码,单数页码在右上角,双数页码在左上角,编好页码后编制本卷的目录。
按卷宗编号,把每一卷的目录合并在一起形成年度档案总目录。
2.立卷档案统一封面,封面标注编号和本卷的类别。
每学年把所有的立卷档案进行编号,编号采用“10位数两杠一括号”的形式,如2015-16-01(10),表示2015-2016学年度第一卷档案,括号里数字表示这个年度档案资料共有10卷。
3.各种机构设置、课程表等档案资料,以及几年不变的如学校平面图、建筑设计图等,可长期存放在档案盒里,不必装订。
左侧装订
成卷的档案采用棉线绳子装订:
1.每本100-200张纸,双面打印200-400页。
2.用打孔机左侧打孔,孔距均匀,孔与卷脊的距离不少于5mm,4孔5线缝法且每孔缭绕卷脊,绳结打在每卷的背面。
3.打孔时要注意和绳子相匹配,防止孔大绳细,装订不牢固。
存放
1.每年立卷装订好的档案不再放入原档案盒内,按照每卷的编号顺序,小号在上,大号在下叠放一起,最上面放置年度总目录,放在标注年度明显的档案橱或柜子里,以便节省空间、易查找。
2.实物资料,如锦旗、奖状、奖杯等要放到学校展室里分别悬挂在墙上、放置在展台上,并单个拍照建立电子档。
3.音像资料要存储在专用设备上,按年度编号建立电子档案,并有复制另存。
档案编号:
2018-19-01(10)
类别:
1.××××××××××××(?
-?
页)
2.××××××××××××(?
-?
页)
3.××××××××××××(?
-?
页)
附件3
深圳德邦高级中学档案资料目录索引(参考)
一、办公室、教导处档案资料目录(101——705)
第一类:
文件资料(101—103)
101.学校简介、平面图、全校教职工登记表。
102.上级文件(意见、通知、法规等)。
103.学校党工团部门(党支部、工会、共青团)组织机构、工作计划、会议记录及工作总结。
第二类:
常规管理(201—206)
201.校董会、校委会、教务处、政工处、后勤处、教代会、团支部、学生会等组织机构及分工。
202.学校远、中、近期发展规划(建设、管理、规模等)及学年度、学期工作计划和总结;班、级组、科组学年度、学期工作计划及总结。
203.学校规章制度(合订本)(校历表、作息时间表、请销假、考勤、考核、奖惩、办公、教学、教研、财务、卫生、安全、例会、教代会与民主管理、学习培训、岗位职责等)。
204.各种会议记录(校董会、校务会、教代会、学生会等会议纪录)。
205.校报、校刊、校务公开资料。
206.教职工考勤记录、班级纪律卫生检查评比情况记录。
208.学校荣誉登记及图片、证件复印件。
第三类:
教学工作(301—303)
301.教务处大事安排表、总课程表、任课表、学期(学年度)总结。
302.教学常规检查记录(课堂教学、备课、作业批改、辅导、课外活动等检查情况记录)。
303.各班各科期中、期末考试成绩统计表(升级、毕业考试、学科竞赛等)。
第四类:
教研工作(401—405)
401.各学科教研活动计划、记录与总结。
402.公开课、优质课、观摩课活动安排及总结,主讲人的课堂设计(教案)。
403.教育干部、教研组长及教师听课、评课、说课记录。
404.教研通讯、论文成果、获奖记录。
405.科研课题申请报告、实施方案、阶段性成果总结及专项教改试验情况。
第五类:
教师管理(501—504)
501.专任教师基本情况、任课及工作量情况登记表。
教师获学校及以上的奖励和处分统计表。
502.教师培训计划、内容、登记表等(含国培、市培、校培等)。
503.语言文字工作领导小组、计划、总结,教师普通话等级证书复印件,师生口语实践活动记录。
504.教师业务档案(个人基本情况登记表,说课、优质课、公开课教案,论文论著复印件,专业技术考核、职业道德考核及学历和各种奖励证书复印件等)。
第六类:
学生管理(601—607)
601.学生入学情况登记表(以班级为单位)。
602.学籍档案(或电子档)。
603.毕业生花名册(以班级为单位),学生各科成绩登记册(入学、期中、期末、毕业等),学生德育考核及操行评语等。
604.学生变动情况登记表、统计表及学籍变更材料。
605.残疾儿童随班就读情况表,后进生转化情况记录,学生获学校及以上单位奖励和处分统计表。
606.安全教育方案、内容及方法,安全演练方案,安全管理责任书等。
607.安全检查记录及专项整治资料,安全工作计划和总结。
第七类:
体育卫生、艺术、科学、劳动及第二课堂活动(701—705)
701.体育卫生、艺术、科学、劳动及第二课堂活动领导小组及计划、总结。
702.学生体质健康检测登记表、统计表。
703.疾病预防宣传教育活动记录,患病学生追踪记录。
704.各种课外活动小组活动计划、记录、总结。
705.特长生参加各种比赛及获奖情况。
二、政教处、德育处档案资料目录(801——809)
801.德育工作组织机构、工作计划、活动记录及总结。
802.班主任职责,班级主题班会计划、内容、方式和记录,班主任研讨、培训活动记录。
803.团(队)计划、总结及活动记录,国旗下讲话稿等。
804.班级量化管理统计表。
805.好人好事记录,个别教育记录(个案教育),违纪处理决定。
806.警校共建活动记录,法制教育活动记录。
807.家长学校资料(组织、制度、计划、教案、活动记录、总结等)。
808.心理健康教育情况记录(计划、情况调查、分析、团体训练、个别咨询)。
809.德育课题研究资料(课题、研究过程、成果),德育论文、获奖记录(证书或复印件)。
三、图书室(馆)档案资料目录(901——905)
901.图书管理员:
登记表、职责、培训情况,图书室(馆)或个人获奖及论文发表情况记录。
。
902.图书账册(文字版和电子版)(购入时间、价格、注销等情况)。
903.师生的办证登记、阅读记录、班级借阅和师生个人年度借阅明细表、读书活动推荐图书的统计表。
904.图书目录索引及其他为教育教学服务的报刊、杂志、文献等资料(图片、影像等)。
905.年度图书馆经费使用情况的会计资料。
四、仪器设备档案资料目录(1001——1008)
1001.实验室管理制度,实验员职责,实验仪器设备登记册、目录索引及说明书等。
1002.实验教学进度表,实验报告单。
1003.教学仪器、设备购置计划申请表,教学仪器验收单。
1004.教学仪器设备借用登记表,教学仪器设备报废、损失(调出)登记表。
1005.教学仪器设备维修保养记录。
1006.易燃、易爆、有毒药品使用登记表。
1007.自制教具及第二课堂活动情况。
1008.学生实验操作考核记录。
五、音体美和现代教育技术档案资料目录(1101——1106)
1101.音体美器材配备和现代教育技术装备(含计算机教室、多媒体室、录播室、网管室、监控室等)登记册,各室配套建设的申请报告、购置合同、组织验收、维修、保养、报废等记录。
1102.功能教室(音体美专业教室、计算机教室、多媒体室、录播室、网管室、监控室等)使用情况记录。
1103.音体美和现代教育技术师资登记表及参加培训情况。
1104.音体美和现代教育技术软件资料目录(电教教材收费许可证、年检),音体美和现代教育技术软、硬件借用登记。
1105.音体美和现代教育技术兴趣小组活动记录。
1106.音体美和现代教育技术科学规划课题及研究成果,论文、论著、优质课整合教案及成果。
六、总务室、后勤档案资料目录(1201——1206)
1201.总务人员职责、登记表。
1202.总务工作计划、总结。
1203.基本建设维修资料(校舍档案、学校规划平面图、地契证明、施工文件等)。
1204.学校校产登记表(房屋建筑、教学设备、图书资料、交通工具及其他设备物品)。
1205.食堂从业人员相关资料(登记表、体检合格证、卫生许可证)。
1206.校务公开表、财务报表。