工程部体系文件程序1.docx

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工程部体系文件程序1

公用设备设施作业控制程序

1.目的

保障物业设备的安全性和完好的性能和使用功能，延长其使用寿命，确保公用设备设施的控制管理。

2.适用范围

本指导书适用于某某物业管理公司辖区内所有设备及设施的维修、检测、维护。

3.职责

3.1物业公司品质部负责审批设备操作、运行、维保指导书，并检查、评估。

3.2物业公司品质部抽查各物管处设备保养情况及质量记录。

3.3物管处主任负责设备运行保养维修工作实施、安排的检查、监督。

3.4工程部主管负责设备保养维修工作的组织、安排和实施，解决技术难题、草拟《施工方案》及《设施设备年度维保计划》。

3.5维修工按照《岗位职责说明书》要求，对设备设施进行日常保养维修。

4.工作流程

4.1设备基础资料的管理

4.1.1设备基础资料包括：

设备原始档案（设备技术资料、原始的说明书、发票、图纸、开箱验收报告等），《设备台帐》、《设备标识卡》、《设备档案卡》等。

4.4.2设备基础资料的管理按《设备台帐、档案卡及档案管理制度》执行。

4.2设备运行管理

4.2.1各种设备的操作，操作人员按各作业指导书的规定操作方法进行。

4.2.2设备运行时按国家规定需持证的岗位应持证上岗。

4.2.3工程部按照《培训计划》对操作、维保人员进行专业技能培训做好《培训记录》。

4.2.4设备设施在日常管理中要加强维护保养工作，按要求频次和方法进行。

4.2.5监视测量装置和安全附件，维修人员每月进行检查并按《监视测量装置控制管理制度》要求进行操作，并做好《设备检查记录》。

4.2.6对设备设施管理中发生的突发事件各责任部门按不同情况的应急预案规定的处理流程和方法进行处理。

4.2.7设备的运行严格按照各作业指导书实施，使设备在使用中一直处于最佳运行状况和最佳负荷之中。

4.2.8工程部主管负责安排维修人员检查各系统的运行状况，并作好《设备运行记录》。

每月将《设备运行记录》汇总至物管处主任。

4.3设备设施巡查

4.3.1工程部维修人员对公用设备设施进行巡查，并填写《巡查记录》，具体巡查方法和频次按各作业指导书要求进行。

4.3.2在巡查中如发现设备设施存在故障，按4.4条款执行。

4.4公用设备设施维修保养管理

4.4.1设备日常管理中出现故障，工程部维修人员对设备设施进行维修，保持设备处于完好状态，具体操作按各作业指导书的要求进行，并填写《设施设备维护保养记录》。

4.4.2在巡查中应加强公共部位的房屋及建筑的巡视，保持房屋本体的完好，具体操作按照各作业指导书的要求进行。

4.4.2工程部每年年底进行设备运行情况普查，工程部主管根据普查情况编制《公共设备设施年度维修保养计划》，经管理处主任审核后报总经理审批，工程部按审批后的计划组织并实施。

若审批未获通过，工程部主管重新调整上报，直至通过。

4.4.3对尚在维保期的设备，由工程部主管负责安排督促设备维保单位实施维修保养工作。

设备维修保养完成后由维保单位填写并提交《设备维修保养记录》，工程部主管组织审核，对维保不合格的作业，以书面形式通知维保单位整改，直至合格。

4.5设备设施更新改造管理

对于需要进行更新和改造的设备设施，根据各作业指导书实施；需要委外进行更新改造作业的，按公司《采购管理办法》实施。

4.6备品配件管理

设备的备品配件管理根据公司《采购管理办法》与《库房管理办法》实行。

4.7闲置设备管理

工程部对管理区域内的闲置设备应采取防护措施并标识设备名称、闲置原因、闲置起止日期、管理人等。

4.8设备的报废

当设备因超过使用年限或不能通过维修达到预期使用功能时，由所在的使用部门填写《固定资产报损、报废表》经物管处主任确认，财务部审核，总经理批准后进行报废处理，报废设备应在《设备台帐》中注销，如未经批准，不得报废。

4.9设备运行及维修人员工作环境管理

4.9.1设备间内严禁吸烟，严禁堆放易燃、易爆及与管理无关的物品并按消防规定配置有效灭火器材。

4.9.2设备间门应有标识，无人值守的设备间必须加锁，钥匙由维修员和监控中心掌握。

4.9.3设备间中重要设备上方如有上下水管等设施时，应在该设备上方加设防护设施，以保证重要设备的安全。

4.9.4设备间门口应设置防鼠板，设备间内需设置应急照明设备。

4.9.5高低压配电室、电梯机房、大型设备的控制室等重要设备间，应设置温湿度计，对设备所处环境的温、湿度进行监测，设备间内气温须保持在+40℃以下，相对湿度须保持在80%以下，填写好《设备运行记录表》。

4.9.6非设备责任人进入设备间，需部门主管指定专人陪同方可进入并进行来宾登记记录于《来访记录》。

4.9.7设备责任人负责定期检查设备间环境温度、湿度，记录设备运行数据，填写好《设备运行记录表》，对设备间进行清洁。

4.9.8在天气环境恶劣时，各设备责任人需要加强对设备间的巡视，发现异常立即处理。

4.10工程主管、领班每日对每日工作事项进行记载、汇总填写《维修部工作记录》。

值班人员交接班填写《交接班记录》。

4.11工具管理

个人工具填写《工具领用登记表》并按《物品领用管理办法》执行。

5．相关文件

《设施设备年度维保计划》

《施工方案》

《岗位职责说明书》

《设备台帐、档案卡及档案管理制度》

《培训计划》

《监视测量装置控制管理制度》

《公共设备设施年度维修保养计划》

《采购管理办法》

《库房管理办法》

《物品领用管理办法》

6．相关记录

《设备台帐》

《设备标识卡》

《设备档案卡》

《培训记录》

《设备检查记录》

《设备运行记录》

《巡查记录》

《设施设备维护保养记录》

《固定资产报损、报废表》

《来访记录》

《维修部工作记录》

《交接班记录》

《工具领用登记表》

前期介入控制程序

1.目的

从物业使用人及物业管理的角度，提出一些合理化建议，以使开发出的物业最大限度地满足物业使用人的需求和物业管理的需要。

2.适用范围

本指导书适用于某某物业管理有限公司各项目物业前期介入工作。

3.工作流程

3.1物管处成立物业前期筹备小组

3.2从物业管理各个专业角度对项目规划设计及设备设施提出专业建议，方便日后的物业管理。

3.3从物业使用人使用的角度，提出智能化管理专业建议。

提出绿化、保洁专业建议。

根据优秀物业管理小区的考核评比标准提出专业改进建议。

3.4在项目施工过程中，协助开发商对专业工程的进展情况进行考察，并从物业管理角度提出相应建议，以尽量提高工程施工质量，确保工程按计划完工，同时可以降低日后物业管理难度。

3.5协助开发商对各专业设备安装和调试工作进行考察，确保工程质量。

3.6协助开发商组织各专业工程、设施设备的验收工作，对不合格处提出整改意见，由开发商责成有关施工单位进行整改，然后进行复验，最后协助收集验收报告。

3.7根据物业项目综合概况和当地政府物价主管部门有关物业管理收费政策，协助开发商制定物业管理收费标准，在售楼时向业主明示本物业管理收费标准。

3.8配合开发商楼宇营销宣传、推广工作之需要，提供企业简介、主要业绩证书、在管物业图片及资质等级证书等资料。

3.9根据需要，为开发商提供本项目销售人员有关物业管理相关知识培训教材。

3.10协助竣工验收前的各项准备工作；

3.11协助甲方上报审批报告；

3.12指导管理对工程项目的验收、与业主交房、业主入住及日常运作服务；

3.13物业前期筹备小组于最后一个月对项目现场进行考核评价，并就各专业相关内容在运作中存在的问题或不足，给出书面整改意见及建议；

3.14协助解决遗留的疑难问题，协助整理各专业图纸及资料，保证设备的完好，确保交接工作顺利完成，物业管理正常运行；

3.15按照国家及地方颁布的各项物业管理法律法规进行前期物业招投标工作。

3.16编制物业管理方案。

3.17按照国家及地方颁布的各项物业管理法律法规进行前期物业备案工作。

包括物业费的测算和报批备案。

3.18收集物业使用人基础信息，填写《前期客户调查表》。

3.19督促销售部门与物业使用人签署《业主公约》并收集备案。

3.20进行接管验收，详细见《接管验收控制程序》。

3.21组织实施入住工作，包括编写入住方案。

3.22前期介入工作中与地产方信息传递填写《内部联络单》。

4.相关文件

《接管验收控制程序》

《业主公约》

5.相关记录

《内部联络单》

《前期客户调查表》

装修管理控制程序

1.0目的

规范物业使用人办理装修的申办管理工作，保障装修的规范施工。

2.0适用范围

适用于某某物业公司管辖区域物业使用人装修的申办工作。

3.0程序要点

3.1装修的申请

3.1.1申请：

物业使用人需提前1日向客服服务中心提出装修申请（租赁户必须持业主（住户）委托书）并签订《装修承诺书》。

a）申请时填写《装修申请表》各款内容并附装修设计图纸（特别是卫生间、管道布置图）。

b）如果物业使用人请装饰公司进行装修，尚须附装饰施工单位营业执照及资质证书复印件一份。

c）装修较大商铺、餐饮娱乐场所时，需提供城市消防部门的审批文件。

3.1.2审核与审批：

a）工程部接到装修申请当日，依据《业主（住户）手册》、《装修承诺书》及结构图纸给予审核：

——审查装修设计是否符合国家相关规定，对房屋结构、环境、防漏、外墙立面、公设施设备造成改动、破坏等；

——审查装修设计是否有严重的消防隐患；

——是否有其他违章情况。

b）在确认装修设计不会对楼宇安全、公共设施设备正常使用及房屋外观造成不良影响时，应当在1个工作日内给出同意意见；

c）客户服务部将审批同意后的装修意见通知物业使用人。

3.2装修申请获得批准后，业主（住户）与装修负责人一同到客服服务中心办理有关手续。

3.2.1工程部将审批后的《装修申请表》、装饰施工单位提供的相关资料图纸附在一起交客服服务中心的收费管理员。

3.2.2物管处收费管理员按《业主（住户）手册》上的相关内容收取相关费用并在《装修申请表》上注明。

a）物业使用人或装饰施工单位应交纳一定数额的装修保证金和垃圾清运费、装修许可证押金、工本费等相关费用；

b）装饰施工单位应交纳一定数额的施工人员证件押金及工本费。

3.2.3费用交清后，客户服务部人员将《装修申请表》中有关内容填写于《装修情况一览表》中。

3.2.4为物业使用人办理装修《装修许可证》一式两份，一份贴于物业使用人房门外，一份客户服务部存档，住户装修后凭收据及该证退还押金。

3.2.5将物业使用人签订的《装修承诺书》复印件给物业使用人一张，让物业使用人贴于户门内，以便施工人员的注意。

4.2.6物业使用人装修手续办理完毕，施工队伍于进场装修之日起开始到客户服务部办理施工人员出入证。

4.2.7客户服务部管理员将装修申请表交由客户部主管、物管处主任，由主管、主任对装修收款进行审核，《装修申请表》及施工图纸应归入该户档案袋中备查。

4.2.8将办理装修的情况通知保安部及工程部，内容如下：

a）住户的房号、装修时间；

b）物业使用人所交的费用：

垃圾清运费。

4.2.9客户服务部各人员将住户装修资料原件归入业主（住户）档案中。

4.3施工人员出入证的办理。

4.3.1施工单位须提供施工人员身份证复印件或施工人员登记照到客户服务部办理。

4.3.2施工负责人到客户服务部交清出入证的押金及工本费，出入证实行一人一证。

4.3.3费用交清后，客户服务部人员按照《装修情况一览表》上的内容为其办理出入证。

4.3.4办理后，在收据上注明已办并签字登记在各单元施工人员登记表上。

4.3.5许可证和出入证因保管不善而遗失应立即补办，补办应缴工本费。

4.5装修验收

4.5.1物业使用人在装修完毕，由物业使用人在客户服务中心提出第一次装修验收申请，并填写《房屋装修验收表》。

4.5.2客户服务部通知工程部人员上门进行验收，验收完毕后，工程部将验收表交回客户服务部主管、物管处主任签字。

4.5.4如已通过第一次验收，客户服务部通知物业使用人退费。

物管处收费管理员根据物业使用人退回的收据，将装修许可证押金及出入证押金退还给物业使用人或装饰施工单位，并在验收表上注明，收款人签字确认。

客户服务部人员将验收表归入验收档案中备查。

4.5.5第二次验收，需物业使用人第一次验收合格后三个月之后在客服服务中心提出申请，由工程维修人员上门检查，如经确认无外观破坏和渗漏情况由楼下物业使用人签字认可（如楼下物业使用人在一周内未联系上或不在本地，可以注明情况由申请物业使用人书面承诺后办理二次验收手续）。

将验收表返回工程部负责人和客户服务部主管、物管处主任签字。

4.5.6如通过二次验收，物管处收费管理员根据物业使用人退回的凭据将防漏及外观保证金退还物业使用人或装饰施工单位，收款人在验收表上签字确认。

4.5.7第二次验收后，由客户服务部各人员将验收表归入物业使用人档案袋中。

4.5.8特殊情况：

若装修量小，项目简单，并且不进行厨房、卫生间改造或只申请“室内粉刷一次”等情况，一次即可。

4.6装修施工期间的管理

4.6.4接到客服部前台通知后，由工程部对装修施工情况、搬运用梯情况进行检查，并安排相应责任区维修人员每日两次巡查，填写该户《装修过程检查表》。

a）巡查中发现违章，进行巡查的维修人员填写《装修违章通知单》，并上报工程主管和客服中心，由客服中心通知物业使用人进行整改。

b）在和物业使用人沟通达成一致意见后由装修施工人员按照《装修违章通知单》要求进行工程修复。

c）如物业使用人不同意修复，客服中心要求其签订《装修责任承担书》，如违章存在重大安全、消防隐患，客服中心应报政府主管部门进行协调解决。

4.6.2护卫部在装修过程中对装修人员、车辆、安全消防管理进行监督，安排相应责任区安全员每日至少巡查1次，并填写《装修过程检查表》和《安全员值班情况记录表》。

a）负责对施工人员出入控制，查看是否办理“临时出入证”，对有“临时出入证”的人员放行进入项目，对于无“临时出入证”的施工人员应严格控制，要求其办理“临时出入证”后方可进出项目；

b）每天由巡逻人员对装修时间、作业噪声进行巡查，应避免扰民现象发生；

c）门岗安全员对每日离开项目的大件工具进行检查，需由携带工具人员提供服务中心开具的《物品出门放行表》，核对无误后方可放行，避免业主财产的丢失。

4.6.3保洁部在装修过程中对装修垃圾清运进行监督，安排相应责任区保洁员每日两次巡查。

a）负责将装修期间施工垃圾及时清运或配合环卫部门清运出管理中心；

b）负责监督制止装修户将装修垃圾倾倒在非物业管理中心指定地点，一经发现要求其清理，严重者按《关于施工人员治安管理规定及处理方法》报卡号中心进行处理。

4.6.4装修过程中如需进行动火作业，由业主填写《临时动火作业申请表》报工程部消防主管，经审批后发放《动火许可证》方可进行动火作业，审批不合格不许进行动火作业。

4.6.5装修时间规定及注意事项参见《房屋装饰装修管理服务协议》。

5.0记录

《房屋二次装修申请表》

《装修施工许可证》

《出入证登记表》

《动火许可证》

《装修过程检查表》

《房屋装修验收表》

《物资出门条》

《装修情况一览表》

《安全员值班情况记录表》

《装修责任承担书》

《装修违章通知单》

6.0相关支持文件

《房屋二次装修管理服务协议》

《关于施工人员治安管理规定及处理方法》

《房屋装饰装修管理服务协议》

《业主（住户）手册》

《装修承诺书》

接管验收控制程序

1.0目的

规范新接物业的接管验收工作，确保接管物业的质量合格。

2.0适用范围

适用于物业管理公司对新接物业的接管验收工作。

3.0职责

3.1公司副总经理负责组建物业接管验收小组。

3.2接管验收小组组长负责接管验收的工作质量。

3.3接管验收小组具体负责依据本指导书进行物业的接管验收工作。

4.0指导书要点

4.1接管验收的准备工作

4.1.1新建物业竣工验收后、业主入住前，物业管理公司应及时组建物业接管验收小组，对所接管的物业进行综合性的接管验收，以确保所接管物业基本合格，满足业主的质量要求。

4.1.2成立物业接管验收小组：

a）在接到接管验收通知后，公司各相关部门应立即按照副总经理的要求抽调业务骨干组成物业接管验收小组；

b）接管验收小组应当由公司以下部门人员组成：

——公司管理部抽调负责接管物业的产权、工程、设备资料的验收移交工作；

——客户中心负责业主资料的移交以及公司管理部抽调业务骨干协助楼宇的验收移交工作；

——客服服务中心工程部门具体负责房屋本体、公共设施和机电设备的验收移交工作。

4.1.3接管验收前的准备：

接管验收开始之前接管验收小组应做好以下准备工作：

a）与开发商联系好交接事项、交接日期、进度、验收标准等；

b）派出先头技术人员前往工地现场摸底，制定好接管验收计划；

c）提前参与发展商申请的竣工验收和机电设备最终安装、调试工作，做到心里有数；

d）准备好接管验收记录表格：

——《房屋本体接管验收表》；

——《公共配套设施接管验收表》；

——《接管验收资料遗留问题登记表》；

——《接管验收设施、设备遗留问题登记表》。

4.2接管验收的工作指导书

4.3资料的接管验收。

发展商委托物业管理时需向物业管理公司移交相关资料。

物业产权资料：

a）项目开发批准报告；

b）规划许可证；

c）投资许可证；

d）土地使用合同；

e）建筑开工许可证；

f）用地红线图。

4.3.2综合竣工验收资料：

a）竣工图（包括总平面布置图、建筑、结构、水、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图）；

b）建设工程竣工验收证书；

c）建设消防验收合格证；

d）公共配套设施综合验收合格书；

e）供水合同；

f）供电协议书、许可证；

g）供气协议书、许可证；

h）有线电视合格证；

i）通信设施合格证；

j）电梯准用证。

4.3.3施工设计资料：

a）地质报告书；

b）全套设计图纸；

c）图纸会审记录；

d）设计变更通知单；

e）工程预决算报告书；

f）重要的施工会议纪要；

g）隐蔽工程验收记录；

h）沉降观测记录；

i）其他可能会影响将来管理的原始记录。

4.3.4机电设备资料：

a）机电设备出厂合格证；

b）机电设备使用说明书（要求中文）；

c）机电设备安装、调试报告；

d）设备保修卡、保修协议。

4.3.5业主资料：

a）已购房的业主姓名、位置、面积、联系电话等；

b）已购房业主的付款情况或付款方式。

4.4物业硬件设施接管验收和竣工的区别。

4.4.1接管验收主要是观感验收和使用验收，它侧重观感是否合格、设施设备的使用是否符合业主要求；而竣工验收则是全方位的内外质量验收。

4.4.2接管验收是物业管理公司接管物业为防止出现物业质量有严重问题、将被业主广泛投诉而采取的一种替业主提前服务式的验收，而非具有法律效力的政府评价行为。

4.5接管验收标准和验收方法。

4.5.1验收标准为建设部《房屋接管验收标准》及业主生活的合理要求。

4.5.2验收方法为观感验收法和使用验收法。

4.6楼宇本体硬件设施的具体验收标准。

4.6.1主体结构：

a）外墙不得渗水；

b）屋面排水畅通、无积水、不渗漏；出水口、檐沟、落水管安装牢固、接口严密、不渗漏。

4.6.2楼地面面层与基层粘结牢固，不空鼓。

整体面层平整，无裂缝，无脱皮，起砂；块料面层表面平正，接缝均匀顺直，无缺棱掉角；粘贴牢固，色泽均匀一致，无明显色差。

4.6.3内墙面：

a）抹灰面平整，面层涂料均匀，无漏刷。

无面层剥落，无明显裂缝，无污渍；

b）块料（如瓷砖）面层：

粘贴牢固，无缺棱掉角；面层无裂纹、损伤，色泽一致；对缝砂浆饱满，线条顺直。

4.6.4顶棚抹灰面平整，面层涂料均匀，无漏刷，无脱皮，无裂纹，无霉点，无渗水痕迹，无污渍。

4.6.5卫生间、阳台地面应低于相邻地面2厘米左右，不应有积水、倒泛水和渗漏。

4.6.6木地板平整牢固、接缝密合、色泽均匀、油漆完好光亮。

4.6.7门、窗：

a）门开启自如，无晃动和裂缝，零配件齐全，位置准确，无翘曲变形；

b）门锁、窗销连接牢固，开启灵活；

c）玻璃安装牢固，胶封密实，无明显刮花痕迹，无损伤；

d）油漆均匀，色泽光亮新鲜、完整；

e）电子防盗门通话清晰，完好，无锈迹；

f）不锈钢防盗门表面光亮，无刮花、变形；

g）高档装饰门装饰完整。

4.6.8楼梯、扶手：

a）钢木楼梯安装牢固，无锈蚀、弯曲，油漆完好，色泽均匀，表面平滑；

b）砼楼梯无裂缝，无表皮剥落。

4.6.9木装修工程表面光洁，线条顺直，对缝严密、牢固。

4.6.10饰面砖表面平整，无空鼓、裂缝、起泡和缺角，对缝平直。

4.6.11油漆、刷浆色泽一致，无脱皮、漏刷现象。

4.6.12电器插座安装牢固，符合“左零右火“规定，电源已接通正常。

4.6.13有线电视已开通，收视良好。

4.6.14开关安装牢固，开关灵活，接触良好。

4.6.15灯具安装牢固，完好无损，反应灵敏，发光正常。

4.6.16水表、电表、气表安装牢固，读数正常，无损伤。

4.6.17卫生洁具安装牢固，配件齐全，无污渍和刮花，接口密实，无渗漏现象，无堵塞，排水通畅。

4.6.18给水设施安装牢固，接口密实，无渗漏、锈迹，流水通畅，有足够压力。

4.6.19地漏、排水管道安装牢固，配件齐全，接口密实，无渗漏现象，无堵塞，排水通畅，完好无损。

4.6.20门铃、对讲电话安装牢固，操作灵活，效果良好。

4.6.21其他配套设施要求齐全、完好，型号与设计相符，工作正常。

4.7公共配套设施接管验收标准。

4.7.1天台：

a）天沟、落水口畅通完好；

b）隔热层、防水层完好；

4.7.2散水坡无下陷、断裂、与墙体分离，坡度适宜、平整。

4.7.3屋面避雷设施连接牢固。

4.7.4路灯、装饰灯安装牢固，完好无损，工作正常；灯柱安装牢固，油漆完好。

4.7.5绿化符合设计要求，不缺株少苗，无死株，无大面积杂草；绿化水管布局合理，阀门开关灵活，安装稳固。

4.7.6道路：

a）路面平整，无水泥块，无起砂、断裂；

b）路牙石砌筑整齐，灰缝饱满，无缺角损伤；

c）块料面层拼砌整齐，平整牢固，无明显裂缝、缺棱掉角；

d）交通标识线、路牌清楚完好。

4.7.7室外消防栓：

a）消防箱标识清楚，玻璃完好；

b）消防设施配件齐全；

c）消防管安装牢固，标识明显，阀门完好，无渗漏水，水压充足。

4.7.8楼宇门牌、楼栋号牌安装牢固，标识清楚。

4.7.9保安岗亭安装牢固，配件齐全，标识清晰，完好无损。

4.7.10保安道闸安装牢固，开启灵活，标识清楚，完好无损。

4.7.11停车场地面平整，照明充足，标识清楚，安全设施良好，排水设施良好。

4.7.12单车、摩托车棚安装牢固，照明充足，标识清楚，安全防护和