办公室制优选.docx

办公室制优选.docx

《办公室制优选.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室制优选.docx（15页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

办公室制优选

值班管理制度

第一条本中心于节假日及工作时间外应办一切事务，除由主管人员在各自职守内负责外，应另派助管值班处理下列事项：

（一）临时发生事件及各项必要措施。

（二）中心交办的各项事宜。

第二条本中心助管值班，其时间规定如下：

自星期一至星期五每日没课时间轮流值班。

第三条助管值班安排表由人力资源部编排，于学期伊始公布并通知值班人员按时值班。

第四条值班助管应按照规定时间在指定场所连续执行任务，不得中途停歇或随意外出。

第五条值班助管遇有事情发生可先行处理，事后报告。

如遇其职权不能处理的，应立即通报并请示主管领导办理。

第六条值班助管应将值班时所处理的事项填写报告表，于交班前填好，移交下一值班人员，报告表另定。

第七条值班助管如遇紧急事件处理得当，使中心减少损失者，中心视其情节给予嘉奖。

第八条值班助管在值班时间内，擅离职守应给予口头警告，因情节严重造成损失者，从重论处。

第九条值班助管因病和其它原因不能值班的，应先行请假或请其它助管代理并呈准，代理者应负一切责任。

第十条助管应按规定时间交接班，不得迟到或早退。

第十一条助管应积极熟悉业务，认真钻研，提高业务水平，文明值班。

积极妥善地处理好职责范围内的一切业务。

第十二条值班助管应维护好室内秩序。

做到整洁卫生；禁止在工作时间大声喧华。

档案管理制度

第一条为加强本中心文书立卷工作，特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。

结案后及时交办公室人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

人员变动应及时通知办公室。

第五条凡本中心缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

第七条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第八条上级机关发来的与本中心有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第九条本中心对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十条本中心的请示与上级机关的批复。

第十一条本中心反映主要职能活动的报告、总结。

第十二条本中心的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十三条信访工作材料。

第十四条本中心与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十五条本中心干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十六条本中心的历史沿革、大事记及反映本中心重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第十七条各部门都要建立健全平时归卷制度。

对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。

第十八条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。

"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。

第十九条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十一条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十二条卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。

装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

第二十三条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

填写的字亦要工整。

卷内目录放在卷首。

第二十四条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。

若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。

备考表应置卷尾。

第二十五条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

声像档案管理办法

第一条为加强本中心的声像档案，特制定本办法。

第二条本中心的声像档案是指本中心各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和中心有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

第三条声像档案是本中心全宗的组成部分，必须由办公室室实行集中统一管理。

第四条收集范围

1.反映本中心主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；

2.各级领导人和着名人物参加的与本中心有关的重大活动的声像资料；

3.本中心有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料；

4.其它单位形成的与本中心有关的重要声像资料；

5.其它具有保存价值的声像资料。

第五条收集时间

1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。

2.办公室应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第六条收集要求

1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。

凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；

2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；

3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第七条声像档案资料的征集

1.办公室有责任随时征集重要声像资料；

2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

第八条声像档案费用的报销本中心各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经办公室签字认可，财务部门应给予核报费用。

第九条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第十条声像档案的整理由摄录人员负责，办公室协助。

第十一条分类、编号

1.照片档案按年代、问题分类。

同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。

底片在全宗内编流水号。

格式：

全宗号-流水号。

2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。

同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

3.编注与其他载体档案相联系的参照号。

格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。

第十二条保管期限：

应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第十三条文字说明的编写

1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。

2.编写文字说明的要求：

（1）准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

（2）照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。

录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。

一组声像资料联系密切的应加文字说明；

（3）文字简洁、语言通顺；

（4）时间用阿拉伯数字表示。

第十四条编制格式

1.照片编制采用横写格式。

其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

2.录音带、录像带、摄像带的编制格式：

在盒套上置标注页。

按要求逐项填写。

第十五条案卷要求

1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

2.卷内目录：

照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第十六条归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改。

第十七条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

第十八条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第十九条建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第二十条在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案

文书管理制度

第一条本中心公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

第二条本中心公文，实行统一管理。

公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。

行文时要克服官僚主义和文牍主义。

第三条中心发文的程序为：

拟搞、审核（部门领导）、签发（中心领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。

第四条中心收文的处理程序为：

收文、分文、传送、催办、立卷、归档。

第五条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。

第六条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。

需要签署具体意见的，要明确、具体。

第七条?

?

文书处理要点

（一）经办文书遇有关系重大足以影响中心权益之重要文件，应将正本妥为保藏，每有应用均以副本或影本层呈处理。

（二）为利文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案注意见，避免只签名而无意见。

（三）经办、会稿、核稿等人员之签名，应清晰可辨，不得潦草难认。

第八条文件处理期限

（一）收发人员收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员。

（二）文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日。

第九条文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：

（一）检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。

（二）文件如经抽存者，应有部门主管的签认。

（三）文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。

（四）与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

（五）有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。

第十条文件整理点收文件后，应依下列方式整理：

（一）中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

（二）右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

（三）文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

第十一条档案分类

（一）档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。

先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

（二）档案分类应力求切合实用。

倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级"细类"。

如案件不多，亦可仅使用"部门"及"大类"或"小类"二级。

（三）同一"小类"（或细类）之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类（或细类）之后增设"卷次"编号，以便查考。

（四）每一档夹封面内页应设"目次表"，案件归档时依序编号、登录；并以每一案一个"目次"编号为原则。

第十二条档案名称及编号

（一）档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

（二）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

（三）档案分类各级名称经确定后，应编制"档案分类编号表"，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

（四）档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。

（五）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第十三条文件保存期限依下列规定办理：

（一）永久保存：

1.中心章程；2.组织规程及办事细则；3.财务报表；4.政府机关核准文件；5.不动产所有权状及其他债权凭证；6.其他经核定须永久保存的文书。

（二）10年保存：

1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。

（三）5年保存：

1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存5年的文书。

（四）1年保存：

结案后无长期保存必要者。

（五）规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

会议管理制度

第一条为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。

第二条会议分为例会和临时会议，例会安排如下：

临时会议须得主管老师批准，并本着提高效率的目的，不开无准备无效率之会。

附则

第三条提高会议成效的要领

1.要严格遵守会议的开始时间。

2.要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。

3.要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。

4.在会议进行中要注意如下事项：

（1）发言内容是否偏离了议题?

（2）发言内容是否出于个人的利害?

（3）是否全体人员都专心聆听发言?

（4）是否发言者过于集中于某些人?

（5）是否有从头到尾都没有发言过的人?

（6）是否某个人的发言过于冗长?

（7）发言的内容是否朝着结论推进?

5.应当引导在预定时间内做出结论。

6.在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。

7.应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。

8.应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。

第四条会议禁忌事项

1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟为限）

2.不可从头到尾沉默到底。

3.不可取用不正确的资料。

4.不要尽谈些期待性的预测。

5.不可做人身攻击。

6.不可打断他人的发言。

7.不可不懂装懂，胡言乱语。

8.不要谈到抽象论或观念论。

9.不可对发言者吹毛求疵。

10.不要中途离席。

办公设施管理制度

文印管理

第一条中心的文件，有打印必要时方予打印。

内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

第二条中心发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。

一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理。

第三条私人资料，不得在中心打印、复印或用中心传真机递送，以免影响中心的正常工作。

第四条办公室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。

对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到办公室来拿取回，不得延误。

第五条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，月末统一归列开支。

计算机

第一条病毒防护

1.要求　

（1）装有软驱的微机一律不得入网；　

（2）对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得向计算机网络拷入软件或文档；　

（3）对于尚未联网计算机，其软件的安装由专业人员负责；　

（4）所有微机不得安装游戏软件；　

（5）数据的备份由相关专业负责人管理，备份用的软盘由专业负责人提供；　

（6）软盘在使用前，必须确保无病毒；　

（7）使用人在离开前应退出系统并关机。

2.监管措施　

1.由办公室指定专人负责电脑部管辖范围内所有微机的病毒检测和清理工作；　

2.由办公室起草防病毒作业计划（含检测周期、时间、方式、工具及责任人），报电脑经理批准后实施；

3.由各专业负责人按时（每周最少一次）进行检测工作，并填写检测记录；

4.由办公室经理负责对防病毒措施的落实情况进行监督。

第二条硬件保护及保养

1.要求　

（1）除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的微机或相关的电脑设备；　

（2）硬件维护人员在拆卸微机时，必须采取必要的防静电措施；　

（3）硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原；　

（4）要求各专业负责人认真落实所辖微机及配套设备的使用和保养责任；　

（5）要求各专业负责人采取必要措施，确保所用的微机及外设始终处于整洁和良好的状态。

电话

第一条本中心的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡助管在中心办公室打私人电话（此话机为200电话，只能打入，不能打出

）。

第二条助管打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。

第三条助管接听外线电话的标准用语为：

"您好，中国公益创业研究中心

"，具体询问有关事宜，并进行登记，总的要求是规范、简洁、礼貌。

其他办公室制度

第一条免职

（一）凡合于免职规定者，可由单位主管或人事科填写人事异动申请单会签意见后，呈总经理核准，发给离职通知单通知办理离职手续并核发薪资。

（二）免职申请应参照人事管理规章中有关规定办理。

第二条办公室应依据人事异动申请表逐日整理办理下列工作：

（一）填入人员异动记录簿内。

（二）登记于个人资料卡内（离职人员，其资料应予归档另行保管）。

（三）修正人事单位管理人员状况表。

第三条职前训练新进人员于报到后，人事单位应办理以下职前教育：

（一）介绍中心沿革、经营方针、工作环境；

（二）简介各部门组织、职责、作业状况；

（三）出勤规定及注意事项；

（四）介绍各部门主管。

第四条在职训练

（一）于学期开始，依所需训练目标、对象、课程、教材、预算，拟订训练计划。

（二）助管在训练期中，应严予考核。

（三）助管于接受训练后，视需要提出心得报告，成绩优劣列入考核依据。

第五条专业训练

（一）专业知识，视必要可办理专案训练。

（二）搜集专业报导或讲座教材，印发给每位助管。

第六条正式任用的助管如感工作不适或其他原因想辞职，应提前15天提出辞职申请书，由部门签具意见后，呈主管老师核准，办好移交手续，才可离职。

第七条办公室主管视情况应约谈离职人员，并将面谈结果填入离职人员面谈记录档案，以作为人事流动率检查参考。

第八条各级主管人员及助管因故离职时，应将所负责的公物及经办事务逐件列具清册，在监交人监督下点交接任的人员，并会同接任人员提出移交报告书。