物资采购管理规定.docx

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物资采购管理规定

*****有限公司

编制部门

供应部

拟稿

审核

批准

文件名称

物资采购管理规定

签批意见：

文件编号

ZD-GY001-A

发布日期

第一章总则

第一条：

为了使公司物资供应工作能够顺利、规范、有序的进行，防止各类不良现象的发生，同时能够降低公司的采购成本，很好的维护公司利益，加强采购的监督管理，制定本规定。

第二条：

本规定是适用于公司购买的原材料、燃料、辅料、设备、零部件、配件、办公后勤用品、劳保用品以及其它物资的采购过程中的分析、选择、决策、监督、检验等行为的基本准则。

第三条：

本规定原则上适用于供应部日常采购和所有专业部门的采购；

适用于对国内供方的物料、物资采购；

适用于公司对内部供方（东莞玖龙公司）的采购。

第四条：

供应部负责国产化工辅料、机械设备、配件以及办公用品、运输设备配件的采购；

技术部及相关部门负责编制采购物资技术标准及质量要求；

进出口部负责进口原料采购及后续跟踪工作；

技术部及相关部门负责对采购物资的检验；

财务部负责审查合同的付款情况

审计部负责审计合同的内容并处理有关经济纠纷事宜，并跟踪质量索赔；

供应部负责索赔，供应副总或总经理批准合同的最终执行。

第二章采购原则体系

第五条：

质量达标体系，原则上所有供应商必须具备以下条件：

1、具有相应的国际质量认证书（即符合ISO9000系列认证标准）；

2、具有相关的国家部委的质量认证书；

3、具有相关厂家的质量保证书；

4、具有供应商自己的质量保证书或承诺书。

第六条：

价格筛选体系

价格筛选体系是以质量达标体系为前提的，所有供应商所提供的物资价目表供应部要认真核对，货比三家、择优而购，结合供应商的具体情况和采购经验综合判断实施采购。

第七条：

供货渠道体系，必须具备以下条件：

1、必须有正规转运渠道；

2、必须有正规厂家证明资料；

3、必须有正规的国家认证资料；

4、对特殊物资的采购所有供应商必须提供相应的配套厂家的相关资料。

第八条：

售后服务体系

1、质保期内出现质量问题包退换；

2、特殊物资的质量、运输保险；

3、特殊物资设备的技术指导、人员培训等；

4、合同约定的售后服务条款。

第九条：

供应商招标体系

1、对供应商的选拔应该遵循：

公平竞争、合理评估、不断开发；

2、随机供应商选拔：

（1）必须持有并能提供相应的营业执照、税务登记证、产品经营许可证等经营以及物资质量认证证书复印件；

（2）选用质优价廉并且符合质量达标体系的物资供应商；

（3）尽量选拔供货渠道体系完善的供应商；

（4）尽量选拔售后服务体系完善的供应商；

（5）随机供应商选拔应该不断进行；

3、定点供应商选拔：

定点供应商的选拔是在随机供应商基础上进行的，必须具备以下条件；

（1）保证以市场最低价格对我公司供货；

（2）凭月结方式与我公司交割货款,并且提供相应的税务发票；

（3）符合售后服务体系的要求；

（4）符合供货渠道体系的要求；

（5）符合质量达标体系的要求；

（6）保证当某种物资市场价格降低时及时通知我公司备案,若未通知时,我公司保留对其处罚的权利；

（7）定点供应商的选拔应该不断推陈出新,维护公司的经济利益，并且每月进行一次选拔检查。

第十条：

采购原则

1、供应商的选择必须符合采购原则的达标体系才可进入我公司的采购范围；

2、公司采购的任何物资都必须有相应的产品质量保证书，不得采购任何三无产品，在保证质量的前提下，采购范围可适当放宽；

3、公司物资采购具备实行供应商招标采购的，必须实行招标采购，特别是对公司大宗原料、燃料、辅料、设备以及大型基建、技改项目等。

并且在确定供应商后要实行采购人员定期市场调查，进行新供应商的开发和旧供应商的市场监督以及淘汰，时刻对供应商保持竞争压力；

4、对定点供应商要进行不断的招标更新，对于能与我公司以最低市场价格进行贸易，且在物资价格降低时及时通知我方的定点供应商可保持相对的稳定性，若不能达到上述要求的则及时更换；

5、对定点供应商以及大宗物料供应商的招标过程必须确保三家以上的竞争者，且在整个招标过程中必须要有招标小组参加进行确认（具体参照供应商招标制度），经总经理批准，方可确定其为定点供应商或特别供应商；

6、对供货单位唯一、生产经营有特殊要求或有指定配套厂家的要尽最大的可能降低采购成本；

7、在采购过程中要尽可能多挖掘供应商以保持对每一个与我公司有业务往来的厂商的竞争压力；

8、公司采购人员要广泛收集各种物资的质量以及价格信息，掌握自己所采购物资的市场价格变化，保证公司的物资采购以最低成本进行；

9、对于已经确定的定点供应商、特种供应商以及有必要建立档案的供应商，供应部必须建立详细的供应商资料，对于有可能成为我们供应商的厂商也要建立档案，以便备查，并要有专人维护；

10、向各种随机供应商的采购，采购人员必须切实以维护公司利益为前提按货比三家的原则进行采购，并如实将随机供应商的资料上报本部门备查；

11、急件采购可适度放宽条件。

第三章物资采购计划申报

第十一条：

非储备定额物资申报

1、各部门需要申报非储备定额物资时，国内物资由部门打印“物资计划申报表”，进口物资打印“进口物资计划申报表”经部门负责人审核后，连同电子版一并交仓储部计划员处审核，并同时将电子版发送给供应部统计员处；

2、物资计划申报、审核的时间为：

月度计划在每月23日前申报到仓储部、半月计划在每月1日、15日申报到仓储部，采购计划在仓储部审核、审批时间不得超过2天；

3、特殊情况，为保证生产、技改、工程扩建等重要工作的正常进行，部门急需的物资，相关部门在填写“物资申报计划表”时应在交货日期栏内注明为急件，经总调室审核、仓储部确认后，由商务副总签批（后勤物资急件计划要经过第一副总批准），急件计划从开始申报到采购部门不得超过2天，在任何一个环节时间不能超过1天；

4、因没有按时进行申报和审核造成影响生产的，哪个环节超过时间哪个部门负责；因没有及时采购造成影响生产的，由采购部门负责；对于非急件物资申报急件的，申报部门为第一责任人，总调为第二责任人；

5、物资申报实行“谁使用，谁申报”的原则，（设备备件和消耗物资分别由设备部和热电部申报、车辆配件和汽修物资由运输部申报，）各部门要指定一名或多名人员负责物资申报工作，申报要明确物资名称、规格型号、单位、数量等项目，必要时提供图纸或样品，若出现物资申报规格型号错误或不明确的，申报人负第一责任，因申报造成重复采购的，申报部门负第一责任；

6、部门负责人负责对部门申报的物资进行审核，对出现的规格型号错误或不明确、违反公司规定的要及时给予更正，若出现申报规格型号错误、不明确、违反公司规定的，部门负责人为第二责任人；

7、财务部微机科负责对各部门申报的计算机、网络设施及外围软硬件用品进行审核；行政部负责对各部门申报的行政、后勤办公用品进行审核；人事部负责对各部门申报的劳保用品进行审核。

若出现规格型号申报错误、不明确、违反公司规定的，上述部门负第二责任；

8、仓储部负责对各部门申报的物资计划进行汇总并审核，对出现的仓库有部门又重复申报的向部门核实后有权删除并通知申报部门，若因审核失误出现重复采购造成物资闲置的，按照监督管理委员会执行工作方案规定，仓储部负第一责任；对于计划单填写不规范、要求不明确的有权退回部门，否则造成损失的，仓储部负第二责任；

9、仓储部负责每月2日、16日、24日（或根据情况延迟一天）定期召集申报物资部门分管副总、商务副总对分管部门申报的物资计划进行开会讨论，并当场由分管副总确认。

对出现违反公司规定采购的，分管副总有权进行删除，否则，造成公司损失时负第三责任；

10、对较大型的物资采购计划，由总经理批准或者由总经理授权第一副总审批，采购金额在80000以上的，需报总经理审批；进口物资采购计划由仓储部报集团公司刘总审批。

第十二条：

储备定额申报

1、每年6月份、12月份，仓储部组织公司各部门、分管副总召开会议，评价并审核上期储备定额计划的执行情况，并组织制定下期《物资储备定额计划》，报第一副总审核、总经理批准后执行。

2、物资储备定额制定的范围为：

（1）生产设备、热电设备、运输设备易损件。

（2）生产设备、热电设备、运输设备消耗材料。

（3）生产、设备、热电、运输所需国内难以买到的稀缺备品备件和消耗材料。

（4）各部门公务所需的常用办公用品和劳动保护用品。

3、对油、煤、化学品等大宗物品直接由商务副总订购，但化学品的采购，要报总经理审核。

4、物资储备定额制定的原则为：

（1）尽量减少储备定额的品种，减少资金占用；除上述物资外，原则上不储备其他物资，主要靠增加供应商的存储、供货能力来保证供应；

（2）尽量减少储备定额的数量，江、浙、沪地区定点供应商以满足1.5月的使用为高限，国内其他定点供应商以满足2月的使用为高限，非定点供应商以满足3月使用为高限，进口物资以满足6个月使用为高限，并不得超过物资的保质期；

（3）在质量保证的情况下，尽量采取国产替代进口的产品，以降低采购成本及保证供货周期；

（4）当出现工程建设、设备安装、重大技改维修项目的情况时，由项目负责单位、仓储部组织相关部门和项目施工方确定专项工程储备物资计划。

5、储备定额物资达到或接近储备定额的低限有可能影响使用时，仓储部应及时申报进行补充，但不得超过储备定额的高限，若因库存物资低于储备定额下限影响使用的或库存物资高于上限造成损失的，由仓储部负责（采购不及时造成的由采购部门负责）。

6、由于各部门审核不力造成储备定额计划过低影响使用的，或过高造成物资闲置损坏或超过保质期的，或违反储备定额原则和范围增加成本的由使用部门负责。

7、储备定额物资申报批准权限和申报时间同非储备定额物资申报要求。

第十三条：

对进口物资的申报、采购：

1、非储备定额物资：

各部门依据需求和相关各类物资采购周期填写“进口物资申报计划表”经部门经理、分管副总同意后交仓储部审核，由总经理核准后报刘总审批，由东莞玖龙公司进口采购部采购；

2、对储备定额物资：

仓储部计划员根据仓库实际库存量，依据《物资储备定额汇总表》的要求提出“进口物资申报计划表”，审核无误后报刘总审批，由东莞玖龙公司进口物资采购部采购；

3、对于进口原料的采购由原料控制小组根据生产计划、工艺配比、库存情况、原料市场行情及《原料库存控制指引》综合考虑，提出“原料合同审批表”报总经理审批。

第四章采购业务的办理

第十四条：

采购的实施，需遵循以下要求：

1、每月25日前，仓储部将审核好的采购计划同时交采购部门和审计部，供应部根据批准的“物资计划申报表”，按照使用部门的技术要求在“合格供应商一览表”中选择供应商并进行采购；

2、供应部在办理物资采购时应签订“采购合同”或“采购订单”，明确品名、规格、数量质量要求、技术标准、验收条件、违约责任及供货期限等，供应部和相关采购部门负责人在“合同审批表”中审批后，登录于采购合同清单中；

3、采购员应根据需要将相应技术协议作为合同附件提供给供方，并负责于采购前核实技术协议　的完整性及有效性，将“采购物资比价单”交部门经理和分管副总确认后实施采购，并填写“采购物资日报表”；

4、对于有定点供应商的物资，急件物资采购时间为3天，非急件物资采购时间为7天，新选定供应商的物资急件为4天，非急件为10天，如因加工周期等特殊情况由使用部门和采购部门在不影响生产的前提下协商确定最短采购时间；储备定额物资采购周期见《物资储备定额计划》中采购周期的规定。

第十五条：

采购员在办理采购业务中，应做到以下几点：

1、采购员在采购过程中要严格把关，确保以最好的质量、最低的价格为公司进行采购；

2、采购员对自己所负责的物资市场要做到相当熟悉，并不断了解市场行情；

3、采购员必须定期开发一家合格供应商（