办公用品采购制度.docx
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办公用品采购制度
办公用品采购管理制度
第一章总则
第一条为加强公司办公用品采购管理，合理控制行政管理费用开支，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。
第二条本制度适用于总部各部门及各项目部。
第三条本制度所指的办公用品主要包括：
各种办公室所需耗材、办公设备、办公家具、电脑及配件、其他零星物品以及机器设备、运输工具、大额资产等固定资产。
第四条为统一规范办公用品规格型号及行政费用管理控制，总部及各项目部办公用品采购由总部人力行政部统一负责，实行统一采购、统一发放、统一回收处理。
第二章办公用品订购方式
第五条小型或零星办公用品的采购由人力行政部在指定的办公用品专营店或大型网络购买平台选购，并分配至总部各部门及各项目部。
第六条大型办公用品（固定资产）的采购，须两人或两人以上在指定门店或大型商场进行询价采购。
第七条凡公司员工申请的办公用品（固定资产），须严格执行公司规定的申请及采购流程，严禁自行购买。
如遇特殊情况，各部门及各项目部须提前申请，经公司领导批准并授权后方可进行采购。
第三章办公用品采购流程
第八条各部门及各项目部采购办公用品，须按照如下流程执行：
1、申请：
需求部门/项目部填写《采购申请单》（附件一），由部门/项目部负责人签字确认，提交至总部人力行政部；
2、审核：
总部人力行政部负责审核办公用品需求数量、规格等信息，并核定采购价格；审核过程中如有疑问须及时进行沟通，并于二个工作日内反馈审核结果；
3、复核：
总部财务部门负责采购价格的复核及采购费用的核销；复核过程中如有疑问须及时进行沟通，并于二个工作日内反馈审核结果；
4、审批：
公司领导负责《采购申请单》的审批；
5、采购：
根据审批通过的《采购申请单》，人力行政部完成办公用品的采购及发放；
6、费用核销：
人力行政部凭借采购票据，提交费用报销申请至财务部门。
第九条特殊采购事项须另行提交《工作呈报单》（附件二），详细说明采购原由，并附《采购申请单》执行上述流程。
第一十条初次采购的办公用品或初次使用的供应商，须做到货比三家，通过品牌、价格、质量、性能、售后等多维度对比，选取性价比较高的办公用品或供应商。
第一十一条公司严格执行先审批后采购的原则，未经审批擅自购置的办公用品将不予报销，由经办人自行承担。
第四章办公用品管理
第一十二条各部门/项目组领用办公用品需填写《办公用品领用登记表》（附件三），便于人力行政部进行办公用品的发放及登记。
第一十三条各部门、各项目部及个人领用的办公用品（固定资产）不得挪作私用，应避免浪费、损坏和丢失。
第一十四条办公用品（价格高于50元）发生自然损坏时，使用者应及时向人力行政部申请保修或更换。
对因个人工作失误、非正常使用而造成办公用品出现重大耗损的，将根据个人错误的程度，由责任人承担相应的损失。
第一十五条员工离职前应如数转交所领用的非消耗性办公用品，由人力行政部确认。
第五章附则
第一十六条本制度自2017年8月1日起实施。
第一十七条本制度由总部人力行政部负责制定、解释及修订。
第一十八条附件
附件一《采购申请单》
附件二《工作申报单》
附件三《办公用品领用登记表》
附件四《办公用品采购流程图》
附件一
采购申请单
序号
物品名称
采购渠道
品牌
规格/型号
数量
单位
单价
（元）
小计
（元）
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
合计
申请人/申请日期：
申请部门：
负责人审核：
人力行政部审核：
财务部门审核：
公司领导审批：
采购日期：
预计到货日期：
采购负责人：
附件二
工作呈报单
呈报人
呈报部门
呈报等级
口正常口紧急口特急
希望批复时间
呈报主题
附件
口有（份）口无
呈报内容
尊敬的领导：
正文中清楚表述申请事项内容、原因等具体事宜。
以上请示，请总部领导批示！
呈报人：
年月日
需求部门/项目部负责人意见
总部
人力行政部门
意见
总部
财务部门
意见
公司领导
审批
附件三
办公用品领用登记表
序号
物品名称
领用数量
领用部门
领用人
领用日期
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
附件四
办公用品采购流程图
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