行政人事系统工作手册有批注.docx
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行政人事系统工作手册有批注
行政人事系统
工作手册
编制：
总部行政人事部
审核：
审批：
编制日期：
2013年5月
一、行政人事系统组织架构图
1）总部行政人事部组织架构图
2）分公司、办事处行政人事部组织架构图
二、部门职能说明书
1）总部部门职能
2）分公司、办事处部门能职能
三、岗位说明书
1）总部行政人事经理岗位说明书
2）总部人事主管岗位说明书
3）总部人事专员（招聘、绩效）岗位说明书
4）总部人事专员（薪酬、员工关系）岗位说明书
5）总部行政主管岗位说明书
6）总部行政专员岗位说明书
7）总部档案员岗位说明书
8）前台文员岗位说明书
9）文秘岗位说明书
10）分公司、办事处行政人事经理/主管岗位说明书
11）分公司、办事处人事专员岗位说明书
12）分公司、办事处行政专员/前台文员岗位说明书
13）分公司、办事处档案资质专员岗位说明书
四、工作标准
1）总部行政人事经理工作标准
2）总部人事主管工作标准
3）总部人事专员（招聘、绩效）工作标准
4）总部人事专员（薪酬、员工关系）工作标准
5）总部行政主管工作标准
6）总部行政专员工作标准
7）总部档案员工作标准
8）前台文员工作标准
9）文秘工作标准
10）分公司、办事处行政人事经理/主管工作标准
11）分公司、办事处人事专员工作标准
12）分公司、办事处行政专员/前台文员工作标准
13）分公司、办事处档案资质专员工作标准
一、行政人事系统组织架构图
总部行政人事部组织架构图
分公司行政人事部组织架构图
二、部门职能说明书
1）总部行政人事部部门职能
部门名称
总部行政人事部部
上级部门
总裁办
部门负责人
行政人事经理
直接上级
常务副总裁
直辖人数
8人
部门概述
1、根据公司中长期发展目标制定人力资源规划，进行日常人事管理；
2、根据公司特点，建立行政后勤管理体系并提供服务支持。
部门职能
一、人力资源管理
1、组织制定人力资源规划，制定和完善人力资源管理体系，建立人力资源管理信息系统，为公司重大人力资源管理决策提供参考依据；
2、根据公司发展需要，建立并培养人才梯队；
3、实施人员招聘、薪酬福利、绩效管理、培训等人力资源管理工作；
4、了解员工思想动态，开展企业文化建设，建立和谐劳动关系；
5、对各分公司、办事处人力资源工作的指导及管理。
二、行政管理
1、制定并监督执行公司行政管理规章制度；
2、公司固定资产的购买、管理和维护，办公用品的采买及管理；
3、为日常工作提供后勤服务与保障；
4、公司内外部单位、人员的来访接待事宜以及其他方面的公关、协调工作；
5、对各分公司、办事处行政工作的指导及管理。
主要权限
1、对本部门及下属分公司行政人事人员有考核权、任命权，公司经理以下级别人员人事管理审核权；
2、本部门的管理性支出费用的申请及审核权；
3、行政、人力资源制度制订及执行权。
部门主要要考核指标
1、内部满意度（后勤服务工作）；
2、重点工作达成；
3、成本控制（行政、人力成本等）；
4、资产管理台帐准确度。
拟制
审核
批准
2）分公司、办事处行政人事部部门职能
部门名称
分公司、办事处行政人事部
上级部门
总经办/总部行政人事部
部门负责人
行政人事经理
直接上级
总经理/总部行政人事经理
直辖人数
3人
部门概述
1、根据总部中长期发展目标制定各公司的人力资源规划，进行日常人事管理；
2、根据本公司自身特点，建立行政后勤管理体系并提供服务支持。
部门职能
一、人力资源管理
1、根据总部组织人力资源规划，结合各公司人力资源的实际需求，制定和完善人力资源管理体系，建立人力资源管理信息系统；
2、根据公司发展需要，建立并培养人才梯队；
3、实施人员招聘、薪酬福利、绩效管理、培训等人力资源管理工作；
4、了解员工思想动态，开展企业文化建设，建立和谐劳动关系。
二、行政管理
1、制定并监督执行公司行政管理规章制度；
2、公司固定资产的购买、管理和维护，办公用品的采买及管理；
3、为日常工作提供后勤服务与保障；
4、公司内外部单位、人员的来访接待事宜以及其他方面的公关、协调工作。
主要权限
1、对本部门人员有考核权、任命权，公司经理以下级别人员人事管理审核权；
2、本部门的管理性支出费用的申请及审核权；
3、行政、人力资源制度制订及执行权。
部门主要要考核指标
3、内部满意度（后勤服务工作）；
4、重点工作达成；
5、成本控制（行政、人力成本等）；
4、资产管理台帐准确度。
拟制
审核
批准
三、岗位说明书
1）总部行政人事经理岗位说明书
岗位名称：
行政人事经理
所属部门：
行政人事部
岗位定员：
1人
直辖人数：
人
岗位的概要描述：
领导行政人事部门，根据公司组织目标制定人力资源规划，建立健全人力资源管理体系，组织执行人力资源管理相关工作；制定行政管理相关制度体系，组织执行行政支持相关工作。
主要工作职责
工作权限
工作频率
执行
组织
审核
审批
日常
周期
随机
1根据公司发展目标，制定人力资源规划，建立并完善人力资源管理体系；
√
√
2进行组织架构的评估与重新设计，组织进行定岗定编工作；
√
√
3统筹管理总部及各公司人员招聘、薪酬福利、绩效管理等工作；
√
√
4组织规范行政管理相关制度与体系，并监督执行；
5组织进行企业文化建设，建立良好的劳动关系；
√
√
6定期为总部领导提供人力资源和行政管理相关数据，为重大行政人事决策提供相关信息；
√
√
7贯彻落实集团制订的各项行政人事规章制度，上传下达，并根据本公司实际情况因地制宜的制订相关行政人事管理细则。
√
√
KPI考核指标：
人力成本比例控制；关键员工招聘完成率；部门协作满意度；员工满意度；行政及人力费用的控制。
任职条件
基本能力
具备较强的管理组织、规划、沟通协调能力、对下属的培养能力及工作推动能力。
学历要求
大专以上
专业要求
人力资源管理、企业管理、心理学等相关专业
工作经验
8年以上行政人事相关工作经验，5年以上本岗位管理工作经验
知识技能
◆具备现代人力资源管理理念和理论基础，能领导人力资源各个职能模块的建设工作；
◆熟悉国家、地区的相关劳动法律法规及政策。
工作环境
办公室职业危害程度：
基本无职业病危险
工作关系
本公司外联系
本公司内联系
职业发展
1）总部人事主管岗位说明书
岗位名称：
人事主管
所属部门：
行政人事部
岗位定员：
1人
直辖人数：
2人
岗位的概要描述：
协助行政人事经理建立健全人力资源管理体系，组织执行人力资源管理相关工作；制定人力资源管理相关制度体系，组织执行人力资源相关工作。
主要工作职责
工作权限
工作频率
执行
组织
审核
审批
日常
周期
随机
1根据公司发展目标，协助行政人事经理制定人力资源规划，建立并完善人力资源管理体系；
√
√
2协助行政人事经理进行总部及各公司定岗定编工作以及岗位说明书的收集与整理；
√
√
3协助行政人事经理对总部人员招聘、绩效管理、员工关系、员工福利等管理工作；
√
√
4协助行政人事经理不断完善人力资源的各项规章和流程；
√
√
5组织进行企业文化建设，建立良好的劳动关系；
√
√
6对各分公司、办事处日常人力资源管理工作的指导；
√
√
7完成行政人事经理及公司领导交办的其他相关工作。
√
√
KPI考核指标：
关键员工招聘完成率；部门协作满意度；员工满意度；
任职条件
基本能力
具备较强的管理组织、规划、沟通协调能力、工作推动能力。
学历要求
大专以上
专业要求
人力资源管理、企业管理、心理学等相关专业
工作经验
5年以上行政人事相关工作经验，3年以上本岗位管理工作经验
知识技能
◆具备现代人力资源管理理念和理论基础，能领导人力资源各个职能模块的建设工作；
◆熟悉国家、地区的相关劳动法律法规及政策。
工作环境
办公室职业危害程度：
基本无职业病危险
工作关系
本公司外联系
本公司内联系
职业发展
3）总部人事专员（招聘、绩效）岗位说明书
岗位名称：
人事专员
所属部门：
行政人事部
岗位定员：
1人
直辖人数：
0人
岗位的概要描述：
执行人力资源日常性事务工作,辅助人事主管完成总部及各公司招聘、绩效考核及员工福利相关工作；
主要工作职责
工作权限
工作频率
执行
组
织
审核
审批
日常
周期
随机
1负责公司日常招聘工作，积极拓展招聘渠道，并建立校园招聘关系网保障企业的用工需求；
√
√
2发布招聘信息，筛选简历，并组织实施面试；
√
√
3协助人事主管做好总部及各公司的定岗定编工作；
√
√
4协助人事主管建立并不断完善绩效考核体系，使之适应企业发展的需要，并负责组织实施；
√
√
5总部及各公司的实习生考核、跟踪、回访等工作；
√
√
6协助人事主管跟踪各公司的考核过程和结果，并对考核的公正、公平进行监督；
√
√
7负责福利方案的制定以及总部员工福利费的申请；
√
√
8积极协调各部门之间的关系以及完成领导交代的其他工作。
√
√
KPI考核指标：
内部工作满意度；关键岗位招聘率达到100%；报表完成率、准确率。
任职条件
基本能力
具备良好的表达沟通能力，以及组织协调能力
学历要求
大专以上
专业要求
人力资源、劳动经济、心理学、管理学等相关专业大专以上学历
工作经验
两年以上相关工作经验
知识技能
熟悉国家相关法律法规
工作环境
办公室职业危害程度：
基本无职业病危险
工作关系
本公司外联系
本公司内联系
职业发展
4）总部人事专员（薪酬、员工关系）岗位说明书
岗位名称：
人事专员
所属部门：
行政人事部
岗位定员：
1人
直辖人数：
0人
岗位的概要描述：
执行人力资源日常性事务工作,协助行政人事经理进行总部员工的薪资核算以及各公司、办事处工资表的收集与汇总工作；协助人事主管做好总部员工入离职手续的办理。
主要工作职责
工作权限
工作频率
执行
组
织
审核
审批
日常
周期
随机
1协助行政人事经理不断完善薪酬体系，并负责总部员工薪资核算工作；
√
√
2各公司薪酬审批的接收和上报、反馈；
√
√
3组织员工办理劳动合同的签订、续签手续，保证员工劳动合同的签订率和有效率为100%，并对已签订的劳动合同进行统一归档管理；
√
√
4对各类人事统计报表的及时更新以及汇总分析；
√
√
5建立并完善各部门及各公司人事档案管理，对高管的档案信息进行收集和归档；
√
√
6及时办理员工入离职以及异动手续，及时与各公司进行对接（含档案、薪酬、考勤、社保及公积金等）
√
√
7积极协调各部门之间的关系以及完成领导交代的其他工作。
√
√
KPI考核指标：
内部工作满意度；劳动合同覆盖面达到100%；报表完成率、准确率；薪酬核算准确率。
任职条件
基本能力
具备良好的表达沟通能力，以及组织协调能力
学历要求
大专以上
专业要求
人力资源、劳动经济、心理学、管理学等相关专业大专以上学历
工作经验
两年以上相关工作经验
知识技能
熟悉国家相关法律法规
工作环境
办公室职业危害程度：
基本无职业病危险
工作关系
本公司外联系
本公司内联系
职业发展
5）总部行政主管岗位说明书
岗位名称：
行政专员
所属部门：
行政人事部
岗位定员：
1人
直辖人数：
3人
岗位的概要描述：
根据总部制定的各项行政制度和行政人事经理的指示，结合本部门的实际情况，有效监督管辖范围内的各项行政工作，合理的安排行政部门的各项工作，为公司经营管理活动的顺利开展提供后勤保障。
主要工作职责
工作权限
工作频率
执行
组
织
审核
审批
日常
周期
随机
1负责车辆调度使用管理、油耗及行驶里程的审核；
√
√
2负责总部会议的会务工作，及其他活动的后勤保障工作；
√
√
3安排公司日常办公用品、设备及福利品的采购工作；购买、管理和维修公司固定资产；
√
√
4负责协助行政人事经理做好集团周年庆典及年会等活动的统筹安排工作；
√
√
5负责公司领导及员工的机票预订管理工作；
√
√
6确保公司领导正常用车；
√
√
7组织办好会议接待、娱乐等各项活动；
√
√
8负责组织制定、实施、持续完善本部门的工作职责、工作程序、工作标准、管理制度；
√
√
9对直属下级的工作进行监督和管理。
√
√
KPI考核指标：
内部工作满意度，工资计划完成率、行政费用控制。
任职条件
基本能力
具备良好的表达沟通能力，有一定的组织协调能力，以及逻辑分析能力和抗压能力。
学历要求
大专以上
专业要求
行政管理、文秘等相关专业
工作经验
5年以上工作经验，其中3年以上同岗位管理工作经验
知识技能
具备行政管理专业基础知识及技能；
熟悉国家相关劳动法律法规；
良好的矛盾协调处理能力及突发事件处理能力。
工作环境
办公室职业危害程度：
基本无职业病危险
工作关系
本公司外联系
本公司内联系
职业发展
6）总部行政专员岗位说明书
岗位名称：
行政专员
所属部门：
行政人事部
岗位定员：
1人
直辖人数：
0人
岗位的概要描述：
负责协助行政主管完成公司领导的机票预订以及总裁办的相关服务工作。
主要工作职责
工作权限
工作频率
执行
组
织
审核
审批
日常
周期
随机
1负责接听总裁办电话，记录留言，按要求转接电话或记录信息；
√
√
2协助文秘做好总裁办文件的复印、打印、发放、整理、存档和归档；
√
√
3负责总部及各公司领导、员工的机票预订、改签等工作；
√
√
4协助行政主管做好公司会议的会务工作；
√
√
5协助行政主管做好会议接待、娱乐、年会等各项活动；
√
√
6完成公司领导交办的临时性工作。
√
√
KPI考核指标：
内部工作满意度，工资计划完成率
任职条件
基本能力
具备良好的表达沟通能力，有一定的组织协调能力，以及逻辑分析能力
学历要求
大专以上
专业要求
行政管理、文秘等相关专业
工作经验
2年以上相关工作经验
知识技能
具备行政管理基本知识及技能；
良好的协调处理能力沟通能力。
工作环境
办公室职业危害程度：
基本无职业病危险
工作关系
本公司外联系
本公司内联系
职业发展
7）总部档案专员岗位说明书
岗位名称：
档案员
所属部门：
行政人事部
岗位定员：
1人
直辖人数：
0人
岗位的概要描述：
负责各分公司、办事处合同档案的收集、整理、归档、借阅以及总部固定资产、宿舍的管理等工作。
主要工作职责
工作权限
工作频率
执行
组
织
审核
审批
日常
周期
随机
1负责各分公司、办事处档案材料原件及扫描件的收集、整理、立卷、入库以及借阅工作，保证归档文件材料完整、准确、系统、规范；
√
√
2对档案的接收、鉴定、销毁和利用进行认真登记，并履行严格手续，对归还档案进行认真检查；
√
√
3认真做好档案的借阅工作，并形成相应的报表；
√
√
4负责总部固定资产的调配、入库等管理以及定期的盘点工作；
√
√
5协助行政主管做好总部宿舍的管理工作；
√
√
6积极配合其他部门的工作以及完成领导交代的其他工作。
√
√
KPI考核指标：
内部工作满意度，工资计划完成率
任职条件
基本能力
具备良好的表达沟通能力
学历要求
大专以上
专业要求
不限
工作经验
2年以上工作经验
知识技能
熟练使用office等办公软件；
具备档案管理基本知识及技能；
良好的协调处理能力。
工作环境
办公室职业危害程度：
基本无职业病危险
工作关系
本公司外联系
本公司内联系
职业发展
8）总部前台文员岗位说明书
岗位名称：
前台专员
所属部门：
行政人事部
岗位定员：
1人
直辖人数：
0人
岗位的概要描述：
负责前台接待、办公用品、快递收发等行政管理工作，为公司内外部客户提供支持和服务。
主要工作职责
工作权限
工作频率
执行
组
织
审核
审批
日常
周期
随机
1负责接听电话，记录留言，按要求转接电话或记录信息；负责传真、包裹、快递、信件收发，确保及时准确；
√
√
2对来访客人做好接待、登记、引导，安排洽谈地点，及时通知被访人员，对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外；
√
√
3负责各类办公用品仓库保管，定期清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符；
√
√
4负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回；
√
√
5负责管理及公司刊物的发放；
√
√
6负责总部、各公司领导及同事神州租车事宜；
√
√
7完成公司领导交办的临时性工作。
√
√
KPI考核指标：
内部工作满意度；工作计划完成率；报表准确率。
任职条件
基本能力
具备良好的表达沟通能力，有一定的组织协调能力，以及逻辑分析能力
学历要求
大专以上
专业要求
行政管理、文秘等相关专业
工作经验
2年以上相关工作经验
知识技能
具备行政管理基本知识及技能；
良好的协调处理能力沟通能力。
工作环境
办公室职业危害程度：
基本无职业病危险
工作关系
本公司外联系
本公司内联系
职业发展
9）总部文秘岗位说明书
岗位名称：
文秘
所属部门：
行政人事部
岗位定员：
1人
直辖人数：
0人
岗位的概要描述：
负责各分公司、办事处合同档案的收集、整理、归档、借阅以及总部固定资产、宿舍的管理等工作。
主要工作职责
工作权限
工作频率
执行
组
织
审核
审批
日常
周期
随机
1受理、传递、印发各部门、外单位呈报给董事长的各类文件，督办董事长各类批示执行情况。
√
√
2各公司周报、月报的收集与整理；
√
√
3按领导安排，通知并列席集团会议，起草会议文件，及时完成会议纪要工作，督办会议决议完成情况；
√
√
4负责总部通知等文件的起草以及oa发布；
√
√
5负责总裁办公室来访客人的迎送、接待、引导及来电、来访信息的传达工作；
√
√
6负责风景园林协会、四川农业大学、西南大学校企合作等单位外联工作；
√
√
7积极配合其他部门的工作以及完成领导交代的其他工作。
√
√
KPI考核指标：
内部工作满意度，工资计划完成率
任职条件
基本能力
具备良好的表达沟通能力和语言文字表达能力；
学历要求
大专以上
专业要求
中文、文秘及经济管理类相关专业
工作经验
3年以上工作经验
知识技能
1、熟悉企业行政和秘书工作流程；
2、思路清晰，考虑问题细致。
工作环境
办公室职业危害程度：
基本无职业病危险
工作关系
本公司内联系
本公司外联系
职业发展
10）分公司、办事处行政人事经理岗位说明书
岗位名称：
行政人事经理
所属部门：
行政人事部
岗位定员：
1人
直辖人数：
人
岗位的概要描述：
领导本公司行政人事部门，根据集团发展目标，结合公司实际情况，制定人力资源规划，建立健全人力资源管理体系，组织执行人力资源管理相关工作；制定行政管理相关制度体系，组织执行行政支持相关工作。
主要工作职责
工作权限
工作频率
执行
组织
审核
审批
日常
周期
随机
1根据公司发展目标，制定人力资源规划，建立并完善人力资源管理体系；
√
√
2进行本公司组织架构的评估与设计，组织进行定岗定编工作，规范岗位说明书；
√
√
3负责本公司人员招聘、薪酬福利、绩效管理等工作；
√
√
4组织规范行政管理相关制度与体系，并监督执行；
5组织进行企业文化建设，建立良好的劳动关系；
√
√
6根据总部需求，定期向总部提交人力资源和行政管理相关报表，为重大行政人事决策提供相关信息；
√
√
7贯彻落实集团制订的各项行政人事规章制度，上传下达，并根据本公司实际情况因地制宜的制订相关行政人事管理细则。
√
√
KPI考核指标：
人力成本比例控制；关键员工招聘完成率；部门协作满意度；员工满意度；行政及人力费用的控制。
任职条件
基本能力
具备较强的管理组织、
升级会员 