文书档案管理系统说明文档.docx

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文书档案管理系统说明文档

XX文书档案管理系统

说

明

文

档

XXXXXXX有限公司

2016年4月

1.系统介绍

系统提供了一个易用、安全、高效的档案一体化管理平台，通过严谨、灵活的权限管理机制和档案共享机制，使用户单位可以安全、可靠、高效和便捷地对档案进行存储、共享、分发应用、浏览和授控调阅等。

使用C#.NET2008SP1开发环境。

使用MSSQLSERVER2005数据库。

采用B/S结构。

1.1系统特点

⏹符合国家、行业对档案管理的相关标准要求；

⏹存储与归档系统具有操作简便性、高效性及实用性，安全性高、成本低、易维护等特点；

⏹档案可视化应用，条码化管理，容灾性强；

⏹对重要档案信息的存取、运行环境实现虚拟管理，系统具有兼容性；

⏹档案各类操作具有可控性，可对档案分区多级授权、多用户共享；

⏹多样化的检索和调档手段，极大地满足档案的分级管理需求；

⏹实体档案、电子档案互为关联，安全、管理一体化，系统极具有包容性。

1.2系统定位

通过对电子档案进行动态加解密和权限设定，可便捷地实现具有对电子档案生命周期的全过程保护、共享和再利用功能的信息安全类产品，它可以被广泛应用于需要约束档案访问权限、访问密级和访问可控的领域：

1．党政机关和军事部门：

涉及国家机密的文档（公文、机密文件、会议纪要、军事情报、素材资料等）；

2．行业企业：

需要限制共享对象的企业文档（科技成果、生产资料、设计图纸、财务预算、商业计划、合同定单、管理制度等）；

3．金融机构：

包含大量敏感信息和商业机密的文档（投资信息、客户信息、上市公司年报等）；

4．研发行业：

需要保护的知识产权文档（源代码、设计文档、知识产权等）。

1.3系统优势

产品

性能

文书档案管理系统

电子档案安全管理系统

实体档案管理系统

条码化

有

无

有

可视化

有

有

有（弱）

一体化

有

无

无

工作流机制

有

有（简单化）

无

痕迹化管理

有

无

无

环境虚拟管理

有

无

无

共享管理

有

有

有（弱）

权限管理

有

有

有（简单化）

通用性

强

弱

弱

性能监控

有

有（弱）

无

设备可控性

有

无

无

2.体系结构设计

2.1系统架构

文书档案管理系统通过统一组织结构与统一编码服务和统计分析服务来实现文书档案管理的前后台管理功能，见图2-1。

图2-1文书档案管理系统总体架构图

由图2-1可见，系统由后台数据层、核心业务层、公共服务层、安全支撑体系等几部分组成。

其中，系统接口完成与企业平台应用的接口功能。

2.2部署结构

本系统采用集中方式部署，在企业机房部署应用服务器和数据库服务器。

各级终端用户均无需安装任何软件，利用IE浏览器即可进行系统操作和浏览，见图2-2。

图2-2文书档案管理系统部署结构图

2.3层次结构

该系统主要由后台数据层、核心业务层、公众服务层等三个层次组成，具体如下：

图2-3文书档案管理系统功能结构图

1．后台数据层：

该层是系统运行的基础，是运用当前最新存储技术、存储理念将各类资料档案安全、高效地进行存储备份以及系统维护。

后台数据支撑体系主要实现文档管理、用户管理、统计分析、基础数据维护、系统管理等任务。

2．核心业务层：

该层是系统的核心层，它根据档案业务流程对电子文档进行归档、查询、调用、借阅、分发。

核心业务支撑体系主要实现电子和实体档案一体化管理、索引信息著录与调阅等功能。

3．公众服务层：

该层是对外接口层，为外部系统提供电子和实体档案的目录查询检索，便于档案交流和应用。

公众服务支撑体系主要实现档案题录的对外发布和档案的授权分发等功能。

3.系统功能

3.1功能结构

文书档案管理系统由6大部分组成，主要分为用户管理、文档管理、查询借阅管理、统计分析、基础数据维护、系统管理。

见图3-1。

图3-1文书档案管理系统功能结构图

3.1.1用户管理

可以实现对用户的各项管理，包括用户维护、角色管理、权限管理及修改密码。

用户维护：

主要实现浏览用户、增加用户、删除用户的功能，浏览用户可以查看当前数据库中的所有已创建用户；新增用户可以给数据库增加一个用户自定义用户；删除用户可以实现从数据库中删除选定的用户。

角色管理：

可以实现浏览角色、新增角色、分配编辑角色权限以及删除角色功能，浏览角色可以查看当前数据库中的所有已创建角色；新增角色可以给数据库增加一个用户自定义角色；分配编辑角色可以给新创建或已有的角色分配表权限，包括创建表、查询、更新、删除等权限，以及对已创建角色的权限进行修改；删除角色可以实现从数据库中删除选定的角色。

权限管理：

根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，对已注册用户进行权限分配、修改管理，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。

修改密码：

可以实现用户根据一定的密码设置规则进行重新设置用户登录密码。

3.1.2文档管理

可以实现对文档的各项管理，包括文件接收、文件分发、文件信息维护、案卷管理、文件归档。

文件接收：

文书室接收经所办传递下来的文件。

文件分发：

文书室将接收的文件经领导批示后形成电子文件，分发相关用户进行阅读。

文件信息维护：

实现对文件的相关信息进行更新修改。

案卷管理：

文件归档分为电子文件归档和纸质文件归档。

电子文件归档按照国家文件相关分类法进行归档；纸质文档归档要经过预立卷、拆卷、分类、组卷、著录五个过程，最后进行归档。

RFID的应用：

在案卷管理阶段，使用RFID既减轻了工作人员劳动强度，提高了工作效率，而且可以使文档清点成为一项经常性的工作，提高了管理水平。

查找文档时，则只需在RFID阅读器中输入要检查的号码段或要找的文档名称等，沿着档案柜依次扫描，一旦发现排架错误或找到所要的文档时，立刻用声光报警，这使得工作人员的查找变得非常方便，同时显著降低错架率。

RFID标签上有一个可写的记录区，假若放入一些统计数据，如出借次数、有效天数等或详细的档案信息，如档案柜号等，进行剔旧、整理上架等更加容易。

3.1.3查询借阅管理

可以实现文档检索、文档调阅申请、文档调阅审批、文档调阅各项功能。

文档检索：

根据档案的分类法和组卷规则，提供确定型和非确定型，全宗级、案卷级、文件级等多项检索手段。

文档检索是文档系统的重要功能之一，其功能主要有以下两方面：

1、检索用户来自不同部门，系统提供多种多样的查询方式供用户选择。

2、为了确保数据信息的安全，进行严格的功能权限、数据权限的控制，根据用户级别对文档的内容进行设置，不同的用户有不同的检索权限。

文档调阅申请：

有文档调阅需求的用户，要填写相关文档调阅申请书，待领导审批通过后才能进行对相关文件进行调阅。

文档调阅审批：

领导根据文档调阅申请进行审批，只有通过审批的用户才能对文档进行调阅。

文档调阅：

通过领导审批的调阅请求用户可以方便地调阅电子文档。

借阅管理为网上借阅，可以实现自助式调阅功能：

由调阅者通过检索功能自行检索需要的文档，并选取复印、打印、摘要功能。

3.1.4统计分析

可以实现分类统计、遗漏预警功能。

分类统计：

可以根据业务数据内容生成统计报表，如不同部门归档情况、档案利用情况。

遗漏预警：

对文件归档过程中遗漏的重要信息进行预警，以方便管理员进行信息维护。

3.1.5基础数据维护

可以实现分类维护、有效期限、密级、组织机构功能。

分类维护：

如果发现档案缺失或错误，可以进行分类维护，主要包括信息补录入、删除、档案著录维护。

信息补充录入：

补充录入档案信息，如案卷号、目录号、全宗号、数据来源、题名等。

档案维护：

完成日常信息的修改、删除，所有维护操作都有历史记录，可以查阅历史和进行恢复；所有录入、修改操作都提供界面的数据类型、长度等有效性控制，防止错误数据产生；档案著录：

对个别没有通过接收归档进入系统的档案，可以通过档案著录进行补充。

有效期限：

根据文书档案管理期限表，可以实现对不同类别的文件进行有效期限的更新修改。

密级管理：

根据文书档案密级管理规定，可以对相关文件的密级进行更修修改。

组织机构：

根据组织机构的变化，可以对组织机构进行及时更新修改。

3.1.6系统管理

可以实现系统设置、操作日志、系统备份、版本说明功能。

系统设置：

可以对系统参数进行设置。

操作日志：

系统将必要的操作日志记录在案，可以浏览和分析系统的行为，以解决痕迹化管理。

为了保证安全和预防破坏行为，也便于系统运行历史的监视审查，系统提供一种跟踪所有动作的可选手段。

系统将必要的操作日志记录在案，并且提供专用工具（查看日志）去浏览和分析系统的行为。

安全日志可以进行查询和统计，用于系统分析。

系统备份：

对系统的重要数据进行安全备份。

版本说明：

对系统的版本进行说明，方便维护。

3.2业务流程

3.2.1文书档案管理流程

3.2.1.1文书来源为接收纸质版或者接收电子版后打印成纸质版

得到纸质版的文书后，经所经办分发到各领导手上，经领导批示后，交由机要室进行电子化处理，形成电子版的文书。

机要室根据领导的批示，将电子文书分发到阅读人员手中，阅读人员阅读完毕后有两种结果：

第一种是回执机要室，文书阅读完毕且不用再向下传递；第二种是回执机要室，文书已阅读完毕，批示还要向下传递，要让下面的人看到。

这样，机要室继续将该电子文书分发到下一级阅读人员进行阅读，直到所有的阅读人员都阅读完毕，并且不再进行向下传递。

当所有阅读人员阅读完毕后，要进行文书的存档操作，电子文书最终的保存结果就是一式两份，一份进行归档，一份存到资料库。

纸质文书的存档是先进行预立卷，就是保存临时的一个案卷目录中。

当这个临时案卷积累到一定程度后，需要将这个临时案卷拆卷、分类、再组卷、著录、归档形成一个完整的永久保存的档案。

具体流程见图6-2-1-1。

图3-2-1-1文书档案管理系统文书管理流程

3.2.1.1文书来源为纯电子版

图3-2-1-1文书档案管理系统文书管理流程

3.2.2文书档案分发流程

3.2.2.1归档前分发

文书档案分发流程主要区分在归档前分发和归档后分发上，归档前有再传递请求的过程，而归档后则没有该过程。

具体流程见图6-2-2-1。

图3-2-2-1文书档案管理系统文书分发流程

3.2.2.2归档后分发

文书档案分发流程主要区分在归档前分发和归档后分发上，归档前有再传递请求的过程，而归档后则没有该过程。

具体流程见图3-2-2-2。

图6-2-2-2文书档案管理系统文书分发流程

3.3功能说明

3.3.1用户管理

3.3.2文件与档案管理

3.3.3查询借阅管理

3.3.4统计分析

3.3.4系统管理

3.3.4基础数据维护

4.系统接口

本方案必须实现与本部门现有统一门户系统、信息管理系统、办公OA系统进行对接，为其他计算机软件系统提供软件接口。

具体地说，包括以下接口：

1）与办公OA系统的接口需求。

包括与办公OA系统的基础用户信息的访问，与办公OA系统的数据访问的标准接口。

2）与信息管理系统的接口，能够自动接收工作过程中产生的电子信息，并在档案管理方面与本单位管理流程无缝接轨。

3）与统一门户系统和内部网的接口，实现门户系统单点授权登录。

5.表结构

5.1数据结构

5.1.1数据来源

文书信息表：

名称

数据类型

长度

备注

序号

Guid

32

文书编号

Varchar

20

按规则生成

收文日期

Datetime

8

收文号

Varchar

20

来文号

Varchar

20

来文途径

Varchar

200

密级

Varchar

10

来文机关

Varchar

200

标题/文件名称

Varchar

100

份数

Int

8

页数

Int

8

承办单位

Varchar

100

注销

Varchar

2

是/否

案卷号

Varchar

20

分类

Varchar

30

关键字

Varchar

30

简要描述

Varchar

200

制作人员

Varchar

10

文件类型

Varchar

20

文件/图片/视频

文件格式

Varchar

8

pdf、iso

电子化

Varchar

2

是/否

有效期限

Int

8

查阅人范围

Varchar

20

案卷号

Varchar

20

存储位置

Varchar

50

备注

Varchar

500

5.1.2业务数据

卷内目录：

名称

数据类型

长度

序号

Guid

32

案卷号

Varchar

20

按规则生成

顺序号

Int

8

文书编号

Varchar

20

责任者

Varchar

10

题名

Varchar

50

著录

Varchar

100

日期

Datetime

8

页号

Int

8

备注

Varchar

200

借阅表

名称

数据类型

长度

序号

Guid

32

借阅人

Varchar

20

借阅时间

Varchar

100

部门名称

Varchar

100

文件内容

Varchar

100

借阅原因

Varchar

100

所领导批准

Varchar

100

批准人

Varchar

100

批准日期

Varchar

20

备注

Varchar

200

分发表

名称

数据类型

长度

序号

Guid

32

分发人

Varchar

20

分发时间

Varchar

100

分发部门

Varchar

100

文件个数

Varchar

100

阅读人

Varchar

100

分发状态

Varchar

100

未读/已读

备注

Varchar

200

分发文件明细表

名称

数据类型

长度

序号

Guid

32

分发序号

Varchar

20

文件名称

Varchar

100

文件路径

Varchar

100

状态

Varchar

100

备注

Varchar

200

文书分类表：

名称

数据类型

长度

序号

Guid

32

类别号

Varchar

10

类别名称

Varchar

100

父节点

Varchar

10

备注

Varchar

500

文书访问记录：

名称

数据类型

长度

序号

Guid

32

文书编号

Varchar

20

访问人员名称

Varchar

10

访问时间

Varchar

20

批示内容

Varchar

100

授权人员

Varchar

10

备注

Varchar

500

5.1.3管理数据

保管期限表：

名称

数据类型

长度

序号

Guid

32

保管期限

Varchar

8

永久/30年/10年

密级表：

名称

数据类型

长度

序号

Guid

32

密级

Varchar

20

备注

Varchar

200

文书分发通知方式：

名称

数据类型

长度

序号

Guid

32

通知方式

Varchar

20

短信/电话

备注

Varchar

200

用户表：

名称

数据类型

长度

序号

Guid

32

用户ID

Varchar

20

用户名

Varchar

10

科室

Varchar

10

密码

Varchar

20

权限

Varchar

10

密级

Varchar

50

注册日期

Varchar

100

性别

Varchar

8

年龄

Int

8

电话

Varchar

10

手机

Varchar

20

地址

Varchar

200

Email

Varchar

50

备注

Varchar

200

角色表：

名称

数据类型

长度

序号

Guid

32

名称

Varchar

20

权限ID

Varchar

20

功能ID号

备注

Varchar

200

用户组表：

名称

数据类型

长度

序号

Guid

32

用户组名称

Varchar

20

权限ID

备注

Varchar

200

批示类别：

名称

数据类型

长度

序号

Guid

32

文字说明

Varchar

20

文件再传递

Varchar

20

备注

Varchar

200

组织机构表：

名称

数据类型

长度

序号

Guid

32

机构ID

Varchar

20

机构名称

Varchar

20

机构位置

Varchar

100

父ID

Varchar

100

备注

Varchar

200

5.2报表格式

卷内文件目录

顺

序

号

文

号

责任者

题名

日

期

页

号

备

注

XXXX年外来文件登记簿

收文

日期

收文号

来文号

来文途径

密级

来文机关

文件名称

关键字

份数

页数

承办

单位

注销

案卷号

备注

档案查借阅审批表

部门名称

查借

阅人

日期

文件名称（文件号）

密级

归还人

签字

归还日期

档案室

确认

备注

查借阅原因

批准人签字

主管所领导审批

文件批签承办单

办公室

意见

领

导

批

示

承

办

结

果

承办文件要及时、准确，禁止用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水签字。

借阅批准单

部门

名称

借阅人

借阅

时间

文件、图纸名称：

借阅原因：

所领导

批准

批准人

及日期

备注

5.3文书编目

5.3.1电子文书编目

5.3.2纸质文书编目

5.4分类表

分类表一共有4级，如下所示：

一级

二级

三级

四级

01

本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议、工会、共青团、妇联代表大会的文件材料

0101

请示、批复、通知名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报主席团会议记录等文件材料

0102

人大发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报

0103

重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料

0104

讨论未通过的文件

02

本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、主席团、全体委员会会议、政府常务会、办公会议的文件材料

0201

公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册

0202

讨论未通过的文件

03

本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录

04

本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

0401

请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

0402

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

05

机关联合召开会议的文件材料

0501

本机关为主办的

050101

请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要

050102

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

0502

本机关协办的

050201

请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本

050202

典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本

06

本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料

0601

请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导贺词、题词、讲话，会徽设计

0602

代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道

0603

委员会、