财务报销实施细则.docx
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财务报销实施细则
财务报销实施细则
第一部分总则
为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本细则。
第一条 本细则根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第二条 本细则适用公司全体员工。
第二部分借支管理规定及借支流程
借款管理规定
（一）出差借款：
出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
（二）其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
（三）各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
（四）借款销账规定：
（1）借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐；
（2）借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
（五）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
借款流程
（一）借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。
（二）审批流程：
主管部门经理审核签字→财务总监复核→董事长审批。
（三）财务付款：
借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
第三部分日常费用报销制度及流程
日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。
在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
费用报销的一般规定
（一）报销人必须取得相应的合法票据（相关规定见发票管理制度）,且发票背面有经办人签名。
（二）填写报销单应注意:
根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。
（三）按规定的审批程序报批。
（三）报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
费用报销的一般流程:
报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。
差旅费报销制度及流程。
一、办理程序
1、出差人员必须事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人签署意见、分管领导批准后方可出差。
2、出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“用款申请单”，列明用款计划，由部门负责人签字担保后，经财务负责人审核，分管领导审批后方可借款。
3、出差人员回公司后，应形成出差完成情况书面报告，并向分管领导汇报，由分管领导考核结果，签署考核意见。
4、审核人员根据签有分管领导考核意见的“出差申请单”和有效出差单据，按费用包干标准规定，经审核后方可报销差旅费。
5、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经企业负责人签署意见后方可报销。
6、出差回公司应在一星期内报账，超过一星期报销差费，每一天按30元罚款，若迟报时间超过一个月以上，每一张单据按每月30元累积加罚（发票日期），并追究其部门担保人责任。
7、出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由总经理特批，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的，追究财务经办人及负责人的责任。
二、费用标准
总体原则：
对出差人员的补助费、住宿费和市内交通费实行“限额使用，超支不补”。
（1）住宿标准（金额单位：
元。
下同）：
地区/人员
省会城市
省辖市
县级市及以下
总经理及以上
实报实销（含副总经理，下同）
经理（含项目）
260
260
220
其余人员
220
220
150
（2）外出伙食补助费按下表执行，市内误餐补助标准为20元。
地区/人员
省会城市
省辖市
县级市及以下
总经理及以上
实报实销
经理（含项目）
50
50
50
其余人员
50
50
50
（3）市内交通费：
实报实销
（4）交通工具标准：
工具/人员
飞机
火车
长途汽车
出租车
总经理及以上
普通舱
软卧
实报
实报
经理（含项目）
预申请
软卧
实报
预申请
其余人员
——
硬卧
实报
预申请
三、报销办法
（一）住宿费报销办法
1、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。
2、出差人员由接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。
3、出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行，有会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况，在主管领导允许的前提下，可按实报销。
4、住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支，副总以上人员出差，可单独住宿。
（二）伙食补助费报销办法
中午12时前离开本市按全天补助；中午12时后离开本市按半天补助；中午12时前抵达本市按半天补助；中午12时后返抵本市按全天补助。
（三）交通费报销办法
1、旅途中符合乘卧（从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时）而未乘座卧铺，特快按票价50%，其它列车票价60%予以补助。
订票费、退票费原则上不予报销，如遇特殊情况报主管领导批准后，方可报销。
2、对于自带车辆人员，交通补助费予以取消（乘坐出租车办事需经主管领导同意）。
3、出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：
（1）出差目的地偏远，没有公共交通工具的；
（2） 携有巨款或重要文件须确保安全的；
（3）收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；
（4）陪同重要客人外出的；
（5）执行特殊业务或夜间办事不方便的
以上情况须请示部门主管领导同意后方可报销。
4、出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得饶行。
出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其饶线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。
因出差行程、计划临时发生变更，需要改变交通工具的在请示主管领导同意后方可报销。
（四）其他
1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意，并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。
2、出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。
四、补充规定
1、两人以上出差人员，在请示主管领导允许后，可就随行高一级人员标准执行。
2、外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食住费用，只享受市内交通费。
会议费用中不含食宿时，按前述标准予以补助。
3、外出学习伙食补助每天20元，期间不享受市内交通费、住宿费包干，途中可享受交通、伙食补助费。
电话费报销制度及流程
（一）费用标准
1.移动通讯费：
为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。
2．固定电话费：
公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。
不鼓励员工在上班期间打私人电话。
（二）报销流程
1、公司人力资源部每月初（10日前）将本月员工手机费执行标准（含特批执行标准）交财务部。
2、财务部通知员工于每月中旬（20日前）按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。
3、财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。
4、员工到财务部出纳处签字领款（每月25日前）。
5、固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。
办公费、低值易耗品等报销制度及流程
（一）管理规定:
为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。
（二）报销流程
1．购置申请:
公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。
2．报销程序：
报销人先填写费用报销单（附出入库单），按日常费用审批程序报批。
审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3．费用归集：
财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。
库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。
业务招待费报销制度及流程
业务招待费：
业务招待费是公司在经营活动中的正常费用，要使该项费用支出即合理节约又能发挥其积极作用。
业务招待费支出的原则是：
业务招待费要有利于我公司经营业务的正常开展，要有利于拓宽我公司的经营业务范围和领域，要有利于沟通、改善、促进我公司与各有关外部单位的正常交往关系，支出业务招待费必须严格遵守“必须、合理、节约”的原则，从严执行开支标准，确保内部控制程序清晰。
业务招待费适用范围
业务费：
是指因业务需要发生的礼金、礼卡、礼品、赞助费及因日常业务需要购买的烟、酒、茶等，该项费用支出应由相关部门提出申请由行政部采办。
招待费：
是指因工作关系招待相关人员就餐费、娱乐费用：
因公接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费等。
1、业务招待费的使用原则：
业务招待费使用严格执行规定限额和招待标准，严格执行分档次接待原则，坚决控制非业务性接待，严禁随意超标进行业务招待，特殊情况需说明原因，经请示企业负责人同意后方可进行招待，否则，财务部门不予报销。
严禁发生随意招待现象。
业务招待费发生前要向办公室提出申请，包括招待单位、人数、时间、地点、陪同人员等;办公室根据申请，请示副总经理同意后方可安排，紧急情况下可口头请示同意后方可进行业务招待，但事后要履行审批手续，否则，财务部门不予报销。
接待用餐时，严格控制陪客人数，实行对口接待。
原则上陪客人数不得超过对方人数的半数。
2、业务招待费的审批程序
业务招待费的支出实行“预先申请，据实报销”的管理方式。
㈠、业务费的审批权限：
一律由办公室负责填写《招待费申请单》，其他部门和个人一律不得安排。
㈡、招待费的审批权限：
公司副总经理审批单次预算500元（含酒水）以内限额的招待费，企业负责人审批单次500元以上限额的招待费。
招待费又分为工作餐和客餐两种：
工作餐即指平时员工加班的就餐以及相关部门工作人员前来公司办理业务临时就餐。
客餐即指除工作餐外专门为宴请客人的就餐及酒水。
工作餐的审批程序：
加班部门或对口接待部门负责人填写《招待费申请单》，详细注明招待的事由、参加人员以及人数，向办公室提出申请，经办公室或副总经理签字批准后，由加班部门负责人安排用餐或对口接待部门相关人员陪同客人用餐。
客餐招待的审批程序：
由对口接待部门负责人填写《招待费申请单》，详细注明招待的事由、参加人员以及人数。
经公司副总经理或总经理签字同意后，送办公室确定用餐标准及膳食餐厅，并由办公室通知财务部准备烟及酒水。
3、业务招待费的支出标准
1）业务费的支出标准：
用于接待客人、客户的烟、茶叶、水果、饮料等及赠送客人、客户的礼品原则上由办公室统一购买、保管、发放。
①、单次接待购买水果、饮料标准为不超过100元。
②、日常接待及办理业务用烟标准为:
副总经理2条/月、办公室1条/月、运营部1条/月。
由各部门负责人按月领取，超量不补。
③、赠送客人及客户的礼品由企业负责人审批安排。
④、如遇特殊情况需要单独购买的，向办公室填写《招待费申请单》，并注明事由、购买的具体项目、赠送的具体对象、金额，由总经理审批后，安排办公室门购买。
2）招待费的支出标准
①、工作餐的标准：
员工加班的工作餐,每人20元;
②、客餐的标准：
a、政府部门、上级机关、关联单位主办以上人员每餐标准为每人80元（含酒水等）。
b、政府部门副职以上干部、集团部门经理级别人员每餐标准为100元（含酒水等）。
c、政府部门及公司一把手每席不超过1200元（含酒水），酒水标准控制在400元/瓶以下。
d、招待用白酒每席一般不超过2瓶，特殊情况最多一次不能超过3瓶。
如无特殊原因，客餐用烟定为25元/盒的黄盒芙蓉王，且每席用烟不得超过3盒。
有影响公司整体形象的特殊业务情况下接待用餐标准按照企业负责人审批的预算执行。
客餐接待本公司陪同人员需2人以上且不得超过对方人员半数。
③、企业负责人发生的招待费用，凭发票据实报销。
④、客餐招待时发生的车辆费用按所安排餐厅至客人居住地出租车计价标准实报，不允许虚报及多报。
⑤、公司原则上不安排客人餐后娱乐等其他活动，如必须安排，需请示企业负责人同意后方可。
4、业务招待费的报销
经办人须取得用餐酒店正式发票以及点菜酒水清单，并附上《招待费申请单》，交由财务部门审核，就餐发票必须符合以下规定：
1、定额发票印章要清晰可识别，印章不清的不予报销，未中奖的发票必须保持兑奖区完整，不可随意撕毁，不完整的发票不予报销。
单次报销必须为同一单位提供的发票，同面额的发票必须连号，不同次的发票可不连号。
发票归属地与费用实际发生地必须一致。
2、手工开具的发票必须如实填写，不得提供套开、虚开的发票，发票填写必须规范，发票内容必须完整，不符合规定开具的发票不予报销。
3、如遇特殊情况，不能提供同一单位且连号的发票，需写明具体情况，由财务部门审批后方可报销。
4、原则上不允许用餐票代替其他单据报销，如遇特殊情况，必须先通知财务部门，经确认后写明情况由总经理审批后方可报销。
5、招待用餐超出标准部分的费用，原则上由接待人承担，特殊情况须由经办人说明原因，其他陪同人员证明并签字报企业负责人批准后方可到财务部门报销。
6、经企业负责人批准的特殊招待费用据实报销。
7、经办人员可预先根据《招待费申请单》的用餐标准，在财务部门借支餐饮费，在招待结束后贰天内到财务部门报销（节假日顺延），如遇特殊原因无法在规定时间内取得正式发票，可先取得酒店出具的证明以及点菜酒水清单，并附上《招待费申请单》，同行人员共同签字后在财务部门报销，事后再补取正式发票。
8、如报销单据不符合规定的，财务部直接将单据退回报销人，超出一周内未做出改正的，需经企业负责人批准后财务部门方准予报销。
培训费、资料费及其他报销制度及流程
1.培训费:
为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。
人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
2.资料费：
在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。
各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记（资料管理人员在资料发票背面签字）。
3.其他费用：
根据实际需要据实支付。
（二）报销流程：
1.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
2.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。
3.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
第四部分工薪福利及相关费用支出制度及流程
工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
工薪福利支付流程
（一）工资支付流程：
（1）每月8日由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息）转交财务部；
（2）总经理提供职工月度奖金分配表；（3）财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表；（4）按工薪审批程序审批；（5）每月8日由财务部支付工资；
（二）临时工资支付流程同工资支付流程。
（三）社会保险及住房公积金支付流程：
（1）由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；
（2）住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付；社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。
（四）其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单→经部门经理签字确认→财务经理进行财务复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。
第五部分专项支出财务报销制度及流程
专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。
软件及固定资产购置报销财务制度及流程。
（一）填写购置申请：
按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批。
（二）报销标准：
相关的合同协议及批准生效的购置申请。
（三）结账报销：
（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）；
（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
其他专项支出报销制度及流程
（一）费用范围：
其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室装修及其他专项费用）支出。
（二）费用标准：
此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后报企业负责人及其授权人审批。
（三）财务报销流程
1．审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。
2．签订合同：
由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。
3．付款流程：
（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；
（2）按审批程序审批：
主管部门经理审核签字→财务复核→总经理审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理报销手续。
第六部分报销时间的具体规定
为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：
1．财务报销：
公司财务部每周四为财务报销日。
若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。
2．借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。
第七部分附则
本细则解释权归公司财务部。
本细则经总经理办公会议讨论通过并由企业负责人签署暂定实施。
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