总裁办公室业务规定解析.docx
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总裁办公室业务规定解析
总裁办公室业务规定解析
XX有限公司总裁办公室业务规定
第一章总则
(目的)
第一条本规定的目的是,为了加强本公司在业务处理和运行过程中,总裁对部门的指示、命令和希望的传达,以及下属干部对总裁的汇报、报告和请求的联络方面的管理工作。
使整个公司的上传下达工作能够及时、准确,保证整个公司的命令与报告系统正常运行,并使公司的人事总务与后勤工作有序化,提高办事效率,保障公司日常经营活动的正常进行。
第二章命令、指示与决策等管理
(综合管理)
第二条命令、指示、决策、报告、实施等综合管理,用统一规定的“命令管理簿”进行。
总裁的命令、指示,采用统一规定的“总裁指示单”向各干部传达。
具体事宜由秘书处理、传递。
(命令管理簿的整理)
第三条“命令管理簿’’按“办公室”、“项目部”,财务部„‘研究部”和“工业部”等分部门整理、编辑。
(总裁指示单)
第四条“总裁指示单”由总裁或秘书填定,递交给执行者。
(总裁指示单一式两份)
第五条“总裁指示单”一式两份,一份递交给执行命令者,一份留在总裁办公室秘书处。
(总裁指示、决策事项的处理)
第六条总裁指示或决策事项,按“总裁指示单”进行,并逐项填写在“命令管理簿”之中,执行完毕后,“总裁指示单”按执行者分类由秘书保管。
(向总裁报告)
第七条执行者除特殊情况外,应在接到指示或命令后,在规定完成的期限
内将执情况填入“总裁指示单”并将其交回办公室秘书转总裁。
“总裁指示单”留在秘书处存。
如果在执行过程中遇到问题与变化,在执行之后,必须将变更情况的要点填写在“命令管理簿”有关栏目中。
(执行命令或指示的过程管理)
第八条组织、召集、通知安排由总裁主持的会议。
确定会议内容和程序,向总裁提示需要解决的问题顺序。
(口头命令与指示的处理)
第九条一些简单而不重要的命令与指示事项,通常以口头的方式传递,没必要把这些命令和指示填写进“命令管理簿’’或“总裁指示单”,但是,办公室秘书必须把这些命令和指示及时记录下来,填写进“业务处理预定表’’中。
另外,在紧急事件发生时,总裁的一些命令与指示通常只能以口头方式传递,在这种情况下,事后秘书必须把这些重要的指示与命令,填写进“业务处理预定表”,进入“命令管理簿”之中。
(业务处理预定表的检查)
第十条秘书必须经常对“业务处理预定表”进行检查,提请总裁对重要的命令事项过目,并告之当日的业务处理事项。
第三章秘书事务
(收发事务)
第十一条往来的公函收发,以及公司内外电话、电报和电传的应接与发送。
(接待事务)
第十二条接待来访的外企业经理人员、政府官员、社区知名人士以及专家学者,安排与总裁会晤的时间和地点,以及准备会晤所必需的资料和文件。
(预约事务)
第十三条预约和安排来访者与总裁的会晤,并对会晤日程时间表作出安排。
(会议事务)
第十四条安排总裁出席的各种重要会议,如董事会、部门经理会议、股东大会、宴会、高级会谈、谈判等等,制定日程时间表,准备各种记录文件,与各
方进行联系和联络,布置会场,安排各种设施,准备各种资料,以及对会议实施记录和整理会议纪要。
(整理事务)
第十五条秘书或事务员每日收拾和整理总裁办公桌、书架和文件资料;清扫房间、接待室、会议室和门厅;保持室内干净和空气新鲜;调节室内温度与湿度等等。
(代理事务)
第十六条代替总裁出席婚丧仪式,前往祝贺与吊唁;如实传达总裁的指示、命令与意见;传递总裁的文件、书信与物品。
(调查事务)
第十七条按总裁的指示和命令,展开对有关企业内外的专项调查,包括社交调查、企业人际关系调查、总裁业务处理方面调查、命令指示执行情况调查以及有关方面的资料和信息情况收集。
(文书事务)
第十八条起草各种与总裁业务有关的文件、信件和草案;负责印刷、打印、编辑和校对。
(联络事务)
第十九条掌握总裁的行踪;确定与总裁保持联系的方式,如电话、电传、电报和信件;并根据事态采取合适的联络方式与总裁保持联系。
第四章印章事务
(印章的制作与废止)
第二十条印章的制作与废止由办公室主任提请,并写明制作与废止印章的名称、种类、规格、使用范围、管理责任者以及理由。
(废止印章保存年限)
第二十一条除特殊情况外,废止印章由办公室加封注明废止时期在保险柜中保存三年,三年后由办公室主任、办公室秘书和办公室其他三人共同销毁并签字留存依据单。
(遗失、损坏和被盗)
第二十二条印章被盗、遗失和损环时,保管者和管理责任者必须尽早向办公室报告,并书面具明理由,办公室主任必须尽早采取相应的防范与补救措施。
(印章登记)
第二十三条所有公司印章都必须注册登记,由办公室按“印章注册登记表”分类逐一登记。
(印章的出借)
第二十四条公司印章带出公司时,必须经责任管理者同意进行登记,由办公室按“印章出借登记台帐”进行填写。
(印章使用范围)
第二十五条印章使用范围,按有关规定执行。
(手续)
第二十六条印章加盖由管理责任者负责;他人使用印章,必须提出申请,并由秘书填写“公司印章申请单。
”
第五章日常事务管理
(信件)
第二十七条信件包括总公司、各分子公司之间以及同社会各部门的往来信件、电报、传真、包裹、传票、文件等。
第二十八条信件接收及转交由前台秘书承担。
(信件的接收)
第二十九条除指名某某亲启信件之外,所有普通信件一律由办公室及时开封,并在信件右上角上注有开启日期。
(登记)
第三十条被开封信件,设专人在“接收信件簿”上逐一登记,写明开封时期,发寄单位,发寄人,信件名称,内容概要,收信部门或科室,与“接收信件簿”一起,交给办公室主任。
(接收信件处理)
第三十一条办公室主任根据信件内容和“接收信件簿”提示,交付有关人
员处理信件,并让处理信件的责任者在“接收信件簿”上签名或盖章。
(信件发送)
第三十二条公司对外信件一般由办公室统一寄出或发送。
(发送信件处理)
第三十三条办公室有关人员在“发送信件簿”上逐一填写每一发送件的地址,收信(件)人,发送人,所属部门(科室),内容概要之后,方能投寄。
发送人应将邮局存根注明内容后贴在发信簿后页反面,以确认发出并备查。
(定期杂志、报刊的定阅收发)
第三十四条办公室前台秘书负责所有报刊的订阅和接受、分发工作并及时送达各部门及个人。
(文件的保管)
第三十五条办公室文件保管包括所有官方文件、法律文件、重要的往来文件、信函、通知书、报告书、传票、契约合同(副本)、证明书、决议书、调查报告、统计分析报告、各种提案、议案、备忘录、议事纪要、帐簿、投讼文件、决策书、判决书等一切业务书类和文件。
(文件保存年限)
第三十六条文件保存年限分五等级:
一、永久保存
二、保存十年
三、保存五年
四、保存三年
五、保存一年
(文件保存责任者)
第三十七条办公室设机要秘书负责对各类文件的保存。
在特殊情况下,移交别部门或委托社会专门机构保存。
(保存期间的变更)
第三十八条在必要的情况下,经部门经理会议讨论之后决定,或延长,或缩短保存期。
(保存责任的移交)
第三十九条保存责任的移交,须经总裁认可,重要文件原则上准带出本公
司,在必要情况下,必须有总裁的指示。
(废除)
第四十条文件保存期到后,经办公室会议决定予以废除。
废除原则上采用焚烧方法。
(接待事务)
第四十一条除非常熟悉的来访者外,前台秘书必须弄清来者身份、地位、所在单位、姓名、来访目的、有无事先约定等等,然后按下列方式进行接待事务处理。
一、如果是政府要员或其他公司经理、专家学者,通知办公室,由总裁办公室作指示。
二、如果是一般来访者,则先与有关部门联系,作出接待安排。
三、如果求见者不在,或正在会议之中,或正在处理事务,由办公主任指示或出面作出解释和安排。
(电话事务)
第四十二条接通电话后,首先问好并告诉对方“这里是XX公司办公室”,然后询问对方姓名、单位、身份以及有何事宜。
按第四十一条执行。
第六章后勤保障事务
(安全保卫)
第四十三条负责全公司的保安、防灾、减灾等全部事务。
(事故)
第四十四条在发生事故或非常事件时,直接与公安部门联系,及时向总裁作出报告,组织警戒、减灾力量,稳定秩序,积极寻求减灾对策,妥善处理。
(前台)
第四十五条做好前台工作,包括总机值班,了解来访者,制止未经许可者进入办公区。
清洁大厅卫生、保障饮水供应,大会议室维护;调整打卡机;打长途登记。
(保安)
第四十六条任何公司外人员,未获准许不得进入公司,一旦发现,立即向办公室报告。
(防止火灾)
第四十七条对火种、火源和火灾易发生环节严格防范和查询;检查消防器械,保证消防器械处于良好状态。
(风雨时的处置)
第四十八条在大风暴雨来临时,进行特别检查与防范。
(值日)
第四十九条每天下班后,设专人负责关闭大门,切断除传真机以外的电源。
(工作现场的安全)
第五十条办公室负责对整个公司工作现场和集体宿舍设备、设施和工作场所的安全检查、维修和保养工作。
(防止对社会的危害)
第五十一条办公室对公司内物品及车辆,要实施监察,防止对社会危害的发生。
(卫生)
第五十二条对工作现场环境进行监督,保持工作现场环境的监察,保持工作现场干净、清洁和空气新鲜。
对公司职工进行卫生和健康教育,对职工的心理健康和服饰卫生实施监督。
(就业限制)
第五十三条被医生诊断有下列疾病者不得在公司工作现场继续工作,或不得招聘录用。
一、精神分裂患者。
二、梅毒、淋病等性疾病患者。
三、结核病患者。
四、病毒性肝炎患者。
五、癌病患者。
六、接触性传染皮肤病患者。
七、其他医生认为不宜就业者。
第七章物品管理
(事务用品管理)
第五十四条控制办公事务用品开支,办公用品由办公室统一购买、保管和分发。
(事务用品类别)
第五十五条办公事务用品类别规定如下:
一、办公用品(桌椅等)
二、事务器具(文件夹、度量衡器具等)
三、印刷品
四、纸张(复印纸、打印纸等)
五、电器、电料
六、杂物器具(杯、盘、碟等)
七、办公自动化用品(电脑、打印机、复印机等)
八、车辆
九、其他
(购买申请与调查)
第五十六条除日常低值易耗办公事务用品外,一项500元以上的办公事务用品购买,必须由使用部门提出申请,由办公室核实与调查,上报总裁。
(购买决策)
第五十七条一项500元以上的办公事务用品购买权限在总裁,由总经理作决策,一项500元以下的办公事务用品购买权限在办公室主任,由办公室主任决策。
(台账)
第五十八条所有购入办公事务用品都必须填写台账,作好记录。
(物品保管与领用)
第五十九条办公事务用品设专人保管,用品的领用必须向办公室提出申请,由办公室签字后方能领取。
(事务用品维修)
第六十条办公事务用品损坏、污染的维修,由各部门向办公室提出申请,由办公室负责维修。
第六十一条办公事务用品原则上谁使用,谁管理,各使用者负责避免办公事务用品的遗失、被盗、损坏和污染。
在办公事务用品遭受损失时,办公室有权追究使用者的经济责任,
(管理责任的转移)
第六十二条遇到人员离职,事务用品管理责任需转移时,有关部门必须通知办公室,及时办理办公事务用品管理责任转移手续。
(废除)
第六十三条一切办公事务用品的报废处理权限,原则上在办公室,任何办公事务用品的报废处理都必须经办公室同意。
第八章