总裁办公室业务规定解析.docx

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总裁办公室业务规定解析

总裁办公室业务规定解析

XX有限公司总裁办公室业务规定

第一章总则

（目的）

第一条本规定的目的是，为了加强本公司在业务处理和运行过程中，总裁对部门的指示、命令和希望的传达，以及下属干部对总裁的汇报、报告和请求的联络方面的管理工作。

使整个公司的上传下达工作能够及时、准确，保证整个公司的命令与报告系统正常运行，并使公司的人事总务与后勤工作有序化，提高办事效率，保障公司日常经营活动的正常进行。

第二章命令、指示与决策等管理

（综合管理）

第二条命令、指示、决策、报告、实施等综合管理，用统一规定的“命令管理簿”进行。

总裁的命令、指示，采用统一规定的“总裁指示单”向各干部传达。

具体事宜由秘书处理、传递。

（命令管理簿的整理）

第三条“命令管理簿’’按“办公室”、“项目部”，财务部„‘研究部”和“工业部”等分部门整理、编辑。

（总裁指示单）

第四条“总裁指示单”由总裁或秘书填定，递交给执行者。

（总裁指示单一式两份）

第五条“总裁指示单”一式两份，一份递交给执行命令者，一份留在总裁办公室秘书处。

（总裁指示、决策事项的处理）

第六条总裁指示或决策事项，按“总裁指示单”进行，并逐项填写在“命令管理簿”之中，执行完毕后，“总裁指示单”按执行者分类由秘书保管。

（向总裁报告）

第七条执行者除特殊情况外，应在接到指示或命令后，在规定完成的期限

内将执情况填入“总裁指示单”并将其交回办公室秘书转总裁。

“总裁指示单”留在秘书处存。

如果在执行过程中遇到问题与变化，在执行之后，必须将变更情况的要点填写在“命令管理簿”有关栏目中。

（执行命令或指示的过程管理）

第八条组织、召集、通知安排由总裁主持的会议。

确定会议内容和程序，向总裁提示需要解决的问题顺序。

（口头命令与指示的处理）

第九条一些简单而不重要的命令与指示事项，通常以口头的方式传递，没必要把这些命令和指示填写进“命令管理簿’’或“总裁指示单”，但是，办公室秘书必须把这些命令和指示及时记录下来，填写进“业务处理预定表’’中。

另外，在紧急事件发生时，总裁的一些命令与指示通常只能以口头方式传递，在这种情况下，事后秘书必须把这些重要的指示与命令，填写进“业务处理预定表”，进入“命令管理簿”之中。

（业务处理预定表的检查）

第十条秘书必须经常对“业务处理预定表”进行检查，提请总裁对重要的命令事项过目，并告之当日的业务处理事项。

第三章秘书事务

（收发事务）

第十一条往来的公函收发，以及公司内外电话、电报和电传的应接与发送。

（接待事务）

第十二条接待来访的外企业经理人员、政府官员、社区知名人士以及专家学者，安排与总裁会晤的时间和地点，以及准备会晤所必需的资料和文件。

（预约事务）

第十三条预约和安排来访者与总裁的会晤，并对会晤日程时间表作出安排。

（会议事务）

第十四条安排总裁出席的各种重要会议，如董事会、部门经理会议、股东大会、宴会、高级会谈、谈判等等，制定日程时间表，准备各种记录文件，与各

方进行联系和联络，布置会场，安排各种设施，准备各种资料，以及对会议实施记录和整理会议纪要。

（整理事务）

第十五条秘书或事务员每日收拾和整理总裁办公桌、书架和文件资料;清扫房间、接待室、会议室和门厅;保持室内干净和空气新鲜;调节室内温度与湿度等等。

（代理事务）

第十六条代替总裁出席婚丧仪式，前往祝贺与吊唁;如实传达总裁的指示、命令与意见;传递总裁的文件、书信与物品。

（调查事务）

第十七条按总裁的指示和命令，展开对有关企业内外的专项调查，包括社交调查、企业人际关系调查、总裁业务处理方面调查、命令指示执行情况调查以及有关方面的资料和信息情况收集。

（文书事务）

第十八条起草各种与总裁业务有关的文件、信件和草案;负责印刷、打印、编辑和校对。

（联络事务）

第十九条掌握总裁的行踪;确定与总裁保持联系的方式，如电话、电传、电报和信件;并根据事态采取合适的联络方式与总裁保持联系。

第四章印章事务

（印章的制作与废止）

第二十条印章的制作与废止由办公室主任提请，并写明制作与废止印章的名称、种类、规格、使用范围、管理责任者以及理由。

（废止印章保存年限）

第二十一条除特殊情况外，废止印章由办公室加封注明废止时期在保险柜中保存三年，三年后由办公室主任、办公室秘书和办公室其他三人共同销毁并签字留存依据单。

（遗失、损坏和被盗）

第二十二条印章被盗、遗失和损环时，保管者和管理责任者必须尽早向办公室报告，并书面具明理由，办公室主任必须尽早采取相应的防范与补救措施。

（印章登记）

第二十三条所有公司印章都必须注册登记，由办公室按“印章注册登记表”分类逐一登记。

（印章的出借）

第二十四条公司印章带出公司时，必须经责任管理者同意进行登记，由办公室按“印章出借登记台帐”进行填写。

（印章使用范围）

第二十五条印章使用范围，按有关规定执行。

（手续）

第二十六条印章加盖由管理责任者负责;他人使用印章，必须提出申请，并由秘书填写“公司印章申请单。

”

第五章日常事务管理

（信件）

第二十七条信件包括总公司、各分子公司之间以及同社会各部门的往来信件、电报、传真、包裹、传票、文件等。

第二十八条信件接收及转交由前台秘书承担。

（信件的接收）

第二十九条除指名某某亲启信件之外，所有普通信件一律由办公室及时开封，并在信件右上角上注有开启日期。

（登记）

第三十条被开封信件，设专人在“接收信件簿”上逐一登记，写明开封时期，发寄单位，发寄人，信件名称，内容概要，收信部门或科室，与“接收信件簿”一起，交给办公室主任。

（接收信件处理）

第三十一条办公室主任根据信件内容和“接收信件簿”提示，交付有关人

员处理信件，并让处理信件的责任者在“接收信件簿”上签名或盖章。

（信件发送）

第三十二条公司对外信件一般由办公室统一寄出或发送。

（发送信件处理）

第三十三条办公室有关人员在“发送信件簿”上逐一填写每一发送件的地址，收信（件）人，发送人，所属部门（科室），内容概要之后，方能投寄。

发送人应将邮局存根注明内容后贴在发信簿后页反面，以确认发出并备查。

（定期杂志、报刊的定阅收发）

第三十四条办公室前台秘书负责所有报刊的订阅和接受、分发工作并及时送达各部门及个人。

（文件的保管）

第三十五条办公室文件保管包括所有官方文件、法律文件、重要的往来文件、信函、通知书、报告书、传票、契约合同（副本）、证明书、决议书、调查报告、统计分析报告、各种提案、议案、备忘录、议事纪要、帐簿、投讼文件、决策书、判决书等一切业务书类和文件。

（文件保存年限）

第三十六条文件保存年限分五等级:

一、永久保存

二、保存十年

三、保存五年

四、保存三年

五、保存一年

（文件保存责任者）

第三十七条办公室设机要秘书负责对各类文件的保存。

在特殊情况下，移交别部门或委托社会专门机构保存。

（保存期间的变更）

第三十八条在必要的情况下，经部门经理会议讨论之后决定，或延长，或缩短保存期。

（保存责任的移交）

第三十九条保存责任的移交，须经总裁认可，重要文件原则上准带出本公

司，在必要情况下，必须有总裁的指示。

（废除）

第四十条文件保存期到后，经办公室会议决定予以废除。

废除原则上采用焚烧方法。

（接待事务）

第四十一条除非常熟悉的来访者外，前台秘书必须弄清来者身份、地位、所在单位、姓名、来访目的、有无事先约定等等，然后按下列方式进行接待事务处理。

一、如果是政府要员或其他公司经理、专家学者，通知办公室，由总裁办公室作指示。

二、如果是一般来访者，则先与有关部门联系，作出接待安排。

三、如果求见者不在，或正在会议之中，或正在处理事务，由办公主任指示或出面作出解释和安排。

（电话事务）

第四十二条接通电话后，首先问好并告诉对方“这里是XX公司办公室”，然后询问对方姓名、单位、身份以及有何事宜。

按第四十一条执行。

第六章后勤保障事务

（安全保卫）

第四十三条负责全公司的保安、防灾、减灾等全部事务。

（事故）

第四十四条在发生事故或非常事件时，直接与公安部门联系，及时向总裁作出报告，组织警戒、减灾力量，稳定秩序，积极寻求减灾对策，妥善处理。

（前台）

第四十五条做好前台工作，包括总机值班，了解来访者，制止未经许可者进入办公区。

清洁大厅卫生、保障饮水供应，大会议室维护;调整打卡机;打长途登记。

（保安）

第四十六条任何公司外人员，未获准许不得进入公司，一旦发现，立即向办公室报告。

（防止火灾）

第四十七条对火种、火源和火灾易发生环节严格防范和查询;检查消防器械，保证消防器械处于良好状态。

（风雨时的处置）

第四十八条在大风暴雨来临时，进行特别检查与防范。

（值日）

第四十九条每天下班后，设专人负责关闭大门，切断除传真机以外的电源。

（工作现场的安全）

第五十条办公室负责对整个公司工作现场和集体宿舍设备、设施和工作场所的安全检查、维修和保养工作。

（防止对社会的危害）

第五十一条办公室对公司内物品及车辆，要实施监察，防止对社会危害的发生。

（卫生）

第五十二条对工作现场环境进行监督，保持工作现场环境的监察，保持工作现场干净、清洁和空气新鲜。

对公司职工进行卫生和健康教育，对职工的心理健康和服饰卫生实施监督。

（就业限制）

第五十三条被医生诊断有下列疾病者不得在公司工作现场继续工作，或不得招聘录用。

一、精神分裂患者。

二、梅毒、淋病等性疾病患者。

三、结核病患者。

四、病毒性肝炎患者。

五、癌病患者。

六、接触性传染皮肤病患者。

七、其他医生认为不宜就业者。

第七章物品管理

（事务用品管理）

第五十四条控制办公事务用品开支，办公用品由办公室统一购买、保管和分发。

（事务用品类别）

第五十五条办公事务用品类别规定如下:

一、办公用品（桌椅等）

二、事务器具（文件夹、度量衡器具等）

三、印刷品

四、纸张（复印纸、打印纸等）

五、电器、电料

六、杂物器具（杯、盘、碟等）

七、办公自动化用品（电脑、打印机、复印机等）

八、车辆

九、其他

（购买申请与调查）

第五十六条除日常低值易耗办公事务用品外，一项500元以上的办公事务用品购买，必须由使用部门提出申请，由办公室核实与调查，上报总裁。

（购买决策）

第五十七条一项500元以上的办公事务用品购买权限在总裁，由总经理作决策，一项500元以下的办公事务用品购买权限在办公室主任，由办公室主任决策。

（台账）

第五十八条所有购入办公事务用品都必须填写台账，作好记录。

（物品保管与领用）

第五十九条办公事务用品设专人保管，用品的领用必须向办公室提出申请，由办公室签字后方能领取。

（事务用品维修）

第六十条办公事务用品损坏、污染的维修，由各部门向办公室提出申请，由办公室负责维修。

第六十一条办公事务用品原则上谁使用，谁管理，各使用者负责避免办公事务用品的遗失、被盗、损坏和污染。

在办公事务用品遭受损失时，办公室有权追究使用者的经济责任，

（管理责任的转移）

第六十二条遇到人员离职，事务用品管理责任需转移时，有关部门必须通知办公室，及时办理办公事务用品管理责任转移手续。

（废除）

第六十三条一切办公事务用品的报废处理权限，原则上在办公室，任何办公事务用品的报废处理都必须经办公室同意。

第八章