锦界煤矿档案管理制度.docx

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锦界煤矿档案管理制度

档案管理规则

一、总则

（一）制定目的

加强企业档案工作，使文件材料的形成、收集、分类、

整理、鉴定、销毁、统计、利用走向规范化管理轨道。

（二）适用范围

1.锦界煤矿档案的形成、保管、利用均执行本规定。

（三）权责单位

1．档案室负责本规定制定、修改、废止之起草工作。

2.矿长负责本规定核准、颁布、废止。

二、管理规定

（一）矿党、政各级领导要加强对档案工作的领导，认真学习贯彻执行档案有关法律、法规、要定期召开档案工作会议，安排档案工作，听取档案管理人员的工作汇报。

（二）健全档案管理组织体系，落实档案管理责任。

全矿的档案工作由分管档案工作的矿领导统一领导，综合办公室统一协调，档案室具体管理。

各部门均须指定一名领导分管档案工作、设置兼职档案员具体管理部门的档案资料。

（三）文件材料的形成、积累、整理和归档要符合本矿档案管理制度要求。

文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营等项工作的程序和文书处理的程序。

（四）生产（施工）活动中形成的科技文件材料，矿其它管理工作中形成的文件材料，由各职能部门的兼职档案员负责积累、整理归档。

（五）文件材料的归档要求．

1.归档的文件材料必须完整。

2.归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科技、基

建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

3.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

（六）文件材料的归档程序

1．基建工程和其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由负责人审定后，向档案部门移交归档。

2.各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年内

要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门移交归档。

3.文件材料一般要求归档一式一份，比较重要的和利用

频繁的文件材料要适当增加归档份数。

（七）文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生

产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入企业有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。

（八）产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工收、

大型生产设备开箱验收必须有档案部门参加。

文件材料不完

整，不准确，不系统，不能进行鉴定、验收。

（九）基建工程创优，科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为考核内容，档案部门不签署意见不得申报结果。

（十）矿人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案部

门归档。

（十一）矿档案室要对本公司各部门归档工作进行指导、

监督、检查，每年对各领导和兼职档案员档案管理工作实绩

考核一次，对成绩突出者加分，管理不善者扣分。

考核工作

由分管领导负责，对在档案管理工作中做出突出贡献的单位

和个人给予表彰奖励。

（十二）企业档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容。

矿档案室要拟定每年度编研题目计划，充分开发

档案信息资源，在利用方面要提供多种形式，做好超前服务工作。

立卷归档制度

1．凡矿上及各部门在年度基建、生产、经营、管理活

动中，直接形成的各种形式和载体的文件材料，包括文书、科技、基建、经营、财会、音像图片等，具有查考价值并处理完毕的档案材料，均属归档范围。

2.上级机关、同级机关、非隶属机关与本公司相关的文件材料亦属归档范围．

3.对一般性的文书归档期限：

（1）经营管理等档案材料实行定期归档，即在档案材料形成的第二年三月份归档。

（2）会计档案在会计年度终了后，可暂由财会部门保管利用1年，次年三月归档。

（3）各种工程项目（科研、设计、审查、总体规划、工

程项目竣工、技改）、科技项目验收完毕，大型设备（国外引进、国内购置）开箱验收完毕；特殊载体材料形成后，对其材料全部及时归档，防止散失。

4.部门负责人和兼职档案员应与公司档案室及时联系交接归档材料。

5.归档材料必须编制移交目录，移交档案管理部门时要经交接双方清点，核实后履行签字手续。

文件材料、技术材料转化成档案的要求

1．起草公文必须用普通有光纸，16开型（长X宽为260ramX185mm）或国际标准A4型（长X宽为29.7mmX210mm）。

2.撰写公文用毛笔或碳素墨水钢笔书写。

不用圆珠笔、铅笔或复写纸。

3.文稿左边留2.5cm装订线，右边留1.5cm翻口，上白边（无头）留2（四），下白边（地脚）留1.5cm。

文件内如有表格，其规格要求同上。

4.审稿人亦用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不用其他不

耐久的书写工具。

5．起草人应力求稿面清楚，改稿人增删要特别注意保持稿面清晰，不要在装订线外书写文字。

6．文稿上编号和签字手续完备，不能缺项。

7．办理完毕的文件，立卷归档要符合档案管理规范。

8.设备管理部门在设备开箱验收时，通知档案人员参加，将所有设备文件收集归档。

档案保管制度

1.档案管理部门要设有满足档案保管要求的库房及其

配套设施。

2.严格进行防火管理，档案库房必须备有消防器材。

消防器材要时刻保持正常灭火功能，随时发挥其消防作用。

3．严禁将易燃、易爆品（煤油、汽油、雷管、火药、爆竹、强力胶水等）带入库房，一经发现，除写出书面检查外，酌情予以罚款处理；情节严重者追究其刑事责任。

4.档案库房不准吸烟，不准搞电气焊，不准使用电炉；库房照明及其它用电设施要经常检查；用电线路及用电器具要经常保持完好，以防发生明火。

5.库房要贴防火警牌；库内不得存放其它杂物，以利

于防火和紧急情况出入方便。

6．档案库房必须有专人管理，无关人员一律不准入内。

7．所存档案要按照分类要求，分别整理编号，装盒（袋

或册），按号上架保存。

对借阅后的档案资料，必须按时追回，放在原存放柜内，不得随意堆放在其它地点。

8.库内要保持温度在14℃一22℃，相对湿度是40-65％，保持清洁卫生，并做好防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等各项工作。

9．库房门窗随时关闭，钥匙要保存在保密柜内，不得

随意放置。

库房必须安装三保险门锁。

10.借阅人员不准在库房查阅档案，要在阅档室或办公室等候查阅。

11．定期对档案管理工作进行检查，加强保护、保密工作。

12．档案管理人员工作调动，必须在离职前将其所保

管的档案数量及状况交代清楚，并与接任者办理交接手续。

档案底图保管、更改制度

1.所有底图均须分门别类，放入底图图柜，严加保护，不受损坏，提高其使用效果。

2.底图除修改、送晒外，不得外借。

3.修改已归档的图纸要根据更改制度和工程师批准的图纸进行修改，并填写补充通知单。

4.修改内容较少时，可直接在图面“杠改”、“刮改”或者发送“变更通知单”，采用“杠改”、“刮改”时应在修改处标注“修改标记”。

5.修改内容较多时，并且注明所代替的原图号。

作废的图纸应注明新图的编号，根据需要另行保管。

6.整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应在新编制的保管单位上注明原保管单位编号，原保管单位上标注新保管单位新编号后，根据需要另行保管。

7．最后要认真检查其修改，补充情况是否按照批准的方案和通知单施改。

声像档案保管制度

1．声像档案由档案部门集中统～管理，并指定专人负责。

2.声像档案的装具、库房要符合其特殊要求。

3．收集起来的声像档案，要进和科学分类，按类编号。

4.声像档案应防磁、防潮、防电、防高温、防低温、防虫蛀鼠害、防光、防尘、防震、防火等。

库房温度保持15℃-22℃之间，相对湿度为35％一45％。

5.录音、录像带保存6个月后，应经速进带或倒带一遍以延长寿命。

会计档案归档、保管制度

1．会计档案是公司经济业务的真实记录，是本单位档

案的一部分，必须由本公司档案部门实行集中统一管理。

2.各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。

当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管1年。

期满之后，应由财会部门编造清册移交本单位的档案部门保管。

3.财会部门和经办人员必须按期将应当归档的会计档案，全部移交档案部门，不得自行封包保存。

档案部门必须按期点收，不得推诿拒绝。

4.档案部门接收保管会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封，重新整理的，应当会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

档案部门对于违反会计档案管理制度的，有权进行检查纠正，情节严重的，应当报告本单位领导或财政、审计机关严肃处理。

5．单位保存的会计档案应积极提供本单位利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，须报公司总会计师批准，但不得拆散原卷册，并应限期归还。

6.公司撤销、合并以前形成的会计档案，应随同单位的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定办理交接手续。

7．会计档案保管期满，需用销毁时，由档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册。

8.监销人在销毁会计档案时，应认真清点，核实。

销毁后应在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报公司主管领导。

基建技术档案资料归档、保管制度

1.基建技术档案资料是指基建工程项目所形成的设计文件、图纸、概预算、施工承包合同、竣工文件等。

2.基建技术档案资料形成后，由经办部门及时移交档案管理部门，不得在基建相关部门滞留、扣压。

档案管理部门有权查询、催交档案资料。

3.设计文件、施工图纸形成后，经办单位应将上述资料先行交入档案部门，档案部门留足存档部分。

使用单位所需资料由基建主管部门安排，在档案部门领取。

4.竣工资料由基建管理部门依据基建管理有关制度责成施工单位立卷形成，基建管理部门负责竣工资料项目内容的质量把关，保证资料的完整合格。

竣工资料要分类分装，图纸折叠要符合规范，竣工资料由基建部门审查签章后向档案部门移交。

5.基建项目竣工验收，主持单位须通知档案部门参与竣工资料验收。

档案部门对移交资料进行审核检查，对资料项目、内容不齐全，立卷质量不合格，移交手续不完备的竣工资料有权柜收，相关责任部门、单位必须按要求完善后再行移交。

6.计划、基建、财务部门在给施工单位结付工程决算费用时，必须查验档案部门的竣工资料入库手续，没有档案部门的接收手续，财务不予付款。

档案保密制度

I．档案工作人员要严格遵守保密规则，不对外泄漏保密性文件和资料，不准将保密文件带出室外。

2．严格遵守借阅制度，凡查阅档案资料必须填写借阅审批单，写清利用目的、范围、经档案室主任批准后方可查阅。

3.查阅档案时，要根据利用目的，确定查阅范围，不准在卷宗内圈划，查阅者不得翻阅与查阅范围无关的内容，不得拿出阅文室。

利用后的档案，不得在阅档室存放，阅后立即放回档室柜，要杜绝以借阅利用为手段的窃密行为。

4.单位领导个人手中保存的保密性图纸，文字或数字材料以及摘录件，用完后除需归档的以外，要及时销毁。

5.档案员不得随意对任何人谈论档案文件、资料的内容。

要做到不该知者不问、不该看者不看、不该说者不说、不该做者不做。

发现他人有泄密行为，要立即汇报反映。

6.每天上，下班前，要对档案库房的门窗进行检查，做好安全保卫工作，确保档案库的安全。

档案借阅利用制度

1．借阅档案履行审批手续，办理借阅登记，借阅完毕由借阅者写出档案利用效果登记。

档案管理人员负责查找，借阅者一律不得进入档案库房，也不准代借代查。

在借阅登记审批单上要说明是在阅览室查阅，还是借出外用。

2.矿各部门及内部职工个人借阅公司档案室的档案，凡保密性材料，由分管档案工作的领导批准；非保密性档案材料由各部门各单位主管领导和档案室领导批准。

3.外单位借阅公司档案材料，须持身份证和单位介绍信，经矿领导批准方可借阅。

4.借阅档案者必须严格遵守党和国家保密纪律，不得泄密。

对泄密者要追究责任，酌情予以处理。

5.对借阅的档案，不准污损、折卷、涂改，更不准私自抽取卷内文件，违者按有关规定予以处罚。

6.如发现档案丢失时，除说明原因，还应立即向保安部门报案，并汇报分管领导。

7.标明机密以上密级的档案不准拍照、复印；特殊情况下需复制时，必须经分管经理批准后，会同档案管理人员复印。

8.地质报告及矿区地形图由分管领导批准后，只提供在资料室查阅有关的内容，其它部分不得翻阅；如确因机关工作需要，借出外用，须经分管领导批准。

9．外单位借阅矿区规划、可行性研究、总体设计、初步设计和有关文书档案等，需经矿领导或总工程师批准后办理借阅手续。

档案复制制度

1.凡矿形成的档案，各部门在利用过程中需要复制，必须填写查阅复制档案审批单，并且要写清利用目的，复制份数。

2.要复制财务档案，必须由形成财务档案的部门分管领导和档案部门领导批准方可复制。

3.科技图纸需要晒图，必须由有关部门主管领导或总工批准，才能到档案室办理晒图手续。

4.文书材料需要复制利用须由档案室领导批准，重要涉密材料必须由公司综合办公室领导批准，才能到档案室办理复制手续。

5.所有需要复制利用的文件材料、图纸、档案室应收取成本费用，档案复制只能在档案室进行。

档案统计工作制度

1．档案统计工作的任务

（1）经常提供档案收进、移出、整理、鉴定、保管等方面的数据；

（2）及时准确地提供档案在一定时间、地点条件下，实际被利用的有关数量；

（3）全面完整地提供档案人员、机构、经费、设备等方面的确切数据；

（4）对各种数据进行整理和分析研究，为公司制定规划、计划、进行科学决策和检查指导工作提供依据。

2．档案统计的要求

（1）真实：

实事求是、如实反映情况；

（2）准确：

统计数字要具体、精确；

（3）及时：

档案统计工作必须与统计对象的变化同步进行；

（4）科学：

档案统计工作必须遵循国家统计工作的规定，执行《中华人民共和国统计法》，按照科学的原则和方法进行；

3．做好档案登记工作，为完整、准确地进行档案统计奠定基础。

档案登记包括卷内目录；案卷目录；总目录；档案利用、复制和安全状况登记。

4.档案统计要按照国家档案行政管理部门制定报表填报，并使用统一的计量单位。

5．档案室要定期进行档案统计上报工作。

每季度对所管档案的增减、利用、安全等情况统计一次，年终统一上报档案行政管理部门和专业主管机关。

6.档案统计资料作为正式文件归档保存。

档案鉴定销毁制度

1．档案的鉴定与销毁必须按规定的程序进行。

一切档案未经鉴定、批准不得销毁；

2.档案的鉴定分以下两个方面；

（1）初步鉴定：

与档案的立卷同步进行。

任务是确定文件、资料是否归档的界限，制定档案的保管期限；

（2）期满鉴定：

按照保管期限进行鉴定。

任务是审查案卷的保存价值，确定案卷是否销毁。

档案通过鉴定，要求达到保管期限准确、质量达标、鉴定中发现档案不准确、不完整，要及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

3.档案鉴定工作要在办公室主任主持下，由档案室和有关部门的专业人员组成鉴定小组，依据档案的保管期限和有关法规，有组织、有计划地采取直接鉴定法，即对保管期限满的档案直接地，逐件，逐步地进行审查，按实际情况判定其价值，决定销毁或延长保存期限，并注明鉴定意见。

管理期限未满的档案资料不得销毁。

4．档案鉴定工作结束后要写出书面报告，报公司分管领导审阅；对经过鉴定需要销毁的档案，按规定逐级上报审批。

5.核准销毁的档案，要编制档案销毁清册，写出销毁内容分析报告，经复审后方可销毁。

6．销毁档案必须指定专人监销，销毁人和监销人要分别在销毁清册上签字。

档案销毁任务完成后将销毁清册存档。

档案工作“三纳入”

1.纳入矿的长远规划和年度计划；

2.纳入矿领导议事日程；

3.纳入到矿员工的经济责任制，岗位责任制。

档案部门“四参加”

1.参加产品定型会（煤质鉴定会）；

2.参加科研、技改鉴定会、评奖会；

3.参加设备开箱验收会；

4.参加基建工程竣工验收。

电子档案归档制度

本部分是为了适应档案信息化的发展，主要针对电子文件。

电子文件是指工作形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。

它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

1.各单位向档案部门移交实体档案时，如果相对应的有电子文件，则应将电子文件一并移交，电子文件需可读、完整。

2.移交的电子文件格式应为常见格式，如word、永中等，如果电子文件是由专用的行业软件生成，则应连软件一并移交。

3.电子文件的储存，应该一式三份，异地存储。

4.对于由数字加工生成的电子文件，文件图片需端正、清晰、可读。

三、兼职档案员岗位责任制

1．认真学习档案法规和档案管理知识，严格执行相关档案管理制度。

2.负责本部门业务范围内文件、技术文件、音像等的收集管理及归档工作，并为相关业务人员提供利用。

3．在档案室业务人员指导下，对收集的文件材料进行分类整理组卷、书写目录、注明保管期限和密级。

4．与矿档案室保持经常联系，档案收集整理完整后及时归档。

5．确保文件材料的完整安全，不得丢失泄密。

分管领导岗位责任制

I．组织学习、宣传、贯彻档案法规。

2．定期听取档案管理人员的工作汇报。

3．定期研究、部署、检查档案工作。

4.及时解决档案管理工作中存在的问题。

专职档案人员岗位责任制

1．宣传贯彻档案工作法律、法规和方针政策，制定公司档案管理各项规章制度，敬业爱岗，忠于职守。

2．负责各类档案的收集整理、保管统计、鉴定销毁、编制检索工具工作，完成上级业务部门下达的档案工作任

务。

3．负责督促、检查、指导本矿各部门的档案形成、积

累、整理、归档工作，参与公司重大活动、基建工程竣工验

收、设备开箱等工作的档案前期监督、指导工作，检查、验

收归档文件材料是否完整、准确、符合档案整理规范要求。

4．遵守职业道德，采用现代化管理手段，积极主动开

展档案咨询服务和提供利用工作：

积极开展档案的开发利用工作，编制必要的检索工具和参考资料做好服务

5．负责各门类档案的借阅登记工作，定期清查，做到

增减有记载，帐、卡、物相符。

6．保证档案材料安全完整，严格执行保密制度，不失密、不泄密。

7,做好档案库房管理，保持室内干净卫生，做好“七

防”工作。

8、完成领导交办的其它任务。

1．档案规则

2．立卷归档制度

3．文件材料、技术材料转化成档案要求

4．档案保管制度

5．档案底图保管、更改制度

6．声像档案保管制度

7．会计档案归档、保管制度

8．基建技术档案、资料归档保管制度

9．档案保密制度

10．档案借阅利用制度

11．档案复制制度

12．档案统计工作制度

13．档案鉴定销毁制度

14．档案工作“三纳入”“四参加”

15．电子档案归档制度

16．分管领导岗位责任制

17．专职档案人员岗位责任制

18．兼职档案人员岗位责任制