E产品要求控制程序.docx

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E产品要求控制程序

产品要求评审控制程序

文件编号：

PD-005

受控标识

修订状态：

A版第0次修改

管理部门：

采供部

编制人：

王盛

审核人：

泮伟平

批准人：

朱兆火

发布日期：

2006年6月1日

生效日期：

2006年6月10日

分发号：

1目的

为明确产品要求，确保本公司与顾客间的合同充分履行，以满足双方的要求，提高顾客的满意度。

2范围

适用于公司产品要求的确定与合同的评审。

3职责

3.1采供部负责产品要求的确定与合同评审。

3.2生产技术部、化验室配合。

4工作程序

4.1顾客要求的确认

a.正式合同或协议。

b.电子邮件、传真、信件订单。

c.电话、面访、口头订单。

4.2合同分类

根据生产、技术、质量等方面的能力和合同金额，把合同分为二类：

4.2.1.常规合同：

按标准生产并成熟的产品、交货要求正常的合同，生产技术成熟，金额小于100万元的合同。

4.2.2.特殊合同：

a.按标准生产成熟的产品但交付期超过正常生产能力；

b.未定型的产品;

c.金额大于100万元的；

d.质量指标与标准不同的。

4.3评审内容

a.顾客的各项要求（品名、规格、数量、质量、包装、交货期、交货方式和服务要求等）是否明确、合理；

b.产品价格和结算方式是否得到明确；

c.是否有履行合同订单要求的能力；

d.有关特殊要求、风险及非预期情况是否得到识别和说明。

4.4分类评审

a.常规合同签订前由业务员直接评审;

b.重大合同签订前，由销售部组织相关部门，以会签或会议形式进行合同评审。

4.5评审程序和合同签订

4.5.1常规合同评审程序和签订

接到常规合同时，业务员应对顾客订货的要求进行识别，经评审确认能满足顾客要求的方可签订合同。

a.顾客电子邮件、传真或信件订单，由业务员识别、沟通、评审确认后实施。

b.电话（口头）订单经业务员评审确认后实施。

4.5.2特殊合同评审程序和签订

a.接到特殊合同时，由销售部业务员填写QR-XS-001《合同评审/修订单》并通知有关部门进行评审。

b.根据不同要求，分类别有选择地组织一个或多个部门进行评审。

c.同类特殊合同经三次评审后可以转为一般合同。

d.评审时须先确认库存产品是否符合要求，如没有符合要求的产品，以QR-XS-002《发货联系单》形式通知相关部门。

e.评审后，参加评审的人员签名确认，报主管经理批准后实施。

4.6合同执行

4.6.1合同或电话（口头）订单一经签订，销售部按合同类型分别在QR-XS-003《销售合同登记表》或QR-XS-004《电传、电话（口头）订货记录表》上汇总，根据汇总及市场情况制订出QR-XS-005《销售计划》，经部门经理审核，主管经理批准后，分发到有关部门。

4.7合同变更

4.7.1履行合同时，若发生实际与约定情况不一致，销售部应及时与顾客协商解决。

4.7.2若更改的内容不影响公司满足顾客要求的能力时，不再重新评审；但更改内容应及时通知有关部门。

4.7.3若更改的内容影响公司满足顾客要求的能力时，则按本章第4.5条款重新评审。

经评审后，销售部将变更的内容填写在《合同评审/修订单》上，并及时通知有关部门。

4.8顾客沟通

采供部在产品实现的全过程（售前、售中、售后）中应做好与顾客的有效沟通，以防止误解与差错的发生。

沟通的内容包括：

顾客的改进建议、投诉及其它信息反馈。

4.8.1接到有关改进建议、投诉等信息时，由采供部填写QR-XS-006《采供部信息处理单》反馈至相关部门分析处理。

【相关文件】

PD-002

《质量记录控制程序》

【记录和表格】

QR-XS-001

《合同评审/修订单》

QR-XS-002

《发货联系单》

QR-XS-003

《销售合同登记表》

QR-XS-004

《电传、电话（口头）订货记录表》

QR-XS-005

《销售计划》

QR-XS-006

《销售部信息处理单》

【附件】产品要求评审流程

合同评审/修订单

QR-XS-001

产品名称

订单编号

单位

合同评审/修订内容

部门

评审/修订意见

评审人员

签字/日期

评审/修订结论：

销售部签字：

日期：

年月日

主管经理审批：

签字：

日期：

年月日

备注：

营销部发货联系单

QR-XS-002

年月日

产品名称

包装规格

数量

销售类型

□外销□内销　

发货时间

商检日期

质量指标

经办人

主管

备注

销售合同登记表

QR-XS-003

订单编号

单位

产品名称

金额

（元）

计划数量（吨）

实际数

量（吨）

计划

交货期

实际

交货期

备注

电传、电话（口头）订货记录表

QR-XS-004

序

号

品名

联系单位

联系人

来电

时间

数量

交货日期

交货

方式

接收人

评审意见

实际执行情况

备注

交货期

数量

年月销售计划

QR-XS-005

序号

产品名称

计划销售量（吨）

备注

内销

外销

编制：

审核：

批准：

销售部

年月日

销售部信息处理单

QR-XS-006

信息来源

经办人

发出时间

信息内容及要求：

接收部门1

接收人

接收时间

接收部门处理意见：

负责人（签名）：

接收部门2

接收人

接收时间

接收部门处理意见：

负责人（签名）：

处理实施部门/责任人

处理主要过程及结果：

处理负责人（签名）：

信息处理验证/反馈：

备注