行政管理体系文件doc.docx
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行政管理体系文件doc
第一分项行政管理制度
一、机关办公秩序管理制度……………………………………01
二、机关公文管理制度…………………………………………04
三、机关印章使用管理制度……………………………………06
四、机关考勤管理制度…………………………………………08
五、机关办公用品管理制度……………………………………11
六、档案管理与保密制度………………………………………13
七、会议与接待管理制度………………………………………16
八、通讯网络管理制度…………………………………………18
九、差旅费报销制度……………………………………………22
十、办公车辆管理制度…………………………………………26
机关办公秩序管理制度
为进一步加强公司机关工作秩序管理，创建文明、高效的工作环境，严肃员工队伍的作风和纪律，提升公司管理水平，特制定本制度。
一、劳动纪律
（一）劳动纪律概念
劳动纪律是指员工在上班工作期间必须遵守的行为规则。
（二）劳动纪律的有关规定
1、严格遵守考勤制度，不迟到、不早退、不旷工，按规定刷考勤卡。
因病因事不能按时上下班时，必须请假。
2、工作时间应集中精力，认真工作，不脱岗、串岗、睡岗，不看与工作无关的书刊。
工作时间禁止吃零食，严禁打闹喧哗、打牌、下棋等活动。
3、下班前要认真检查各电源开关，空调、电脑、复印机、打印机、饮水机等电源、电器是否关闭。
关好门窗，锁好抽屉，办公用品、资料保管妥当，以保证安全，排除各种隐患。
4、工作时间不会私客，会客统一在会客室或会议室。
通电话时，语言要简练，注意分贝要小，尽量缩短通话时间，不要影响他人工作。
5、工作时间应着装整洁、大方得体，工作集中精力，到领导办公室，应先敲门。
6、公司员工必须服从上级的指挥，有不同意见可以逐级或越级反映，但行动上必须服从，不得以任何形式抵制。
7、公司员工必须遵守公司保密规定，不私自经营与本公司业务有关的商品或兼任公司以外的职务。
8、上班时间不得上与工作无关的网站，使用聊天工具。
二、文明秩序
（一）文明秩序概念
文明秩序是指为了改进和提高工作环境和秩序而制定的各种要求。
（二）文明秩序的主要规定
1、员工在上班期间行走时应保持井然有序，不勾肩搭背。
遇到领导和客人时能主动做到礼貌避让。
2、衣着保持干净整洁，不破损、不缺钮扣，上衣拉链应拉至衬衣领口第三粒钮扣以上，衬衣允许最上一粒钮扣不扣，袖子不得卷过肘腕。
3、不得穿短裤、背心、吊带裙、超短裙、拖鞋。
4、禁止男员工留长发（以侧不遮耳，前不遮眉，后不遮衣领为标准）。
头发应常洗常理，不得留长胡须。
女员工不得梳怪异发型，染怪异颜色。
5、公司内不准随地吐痰、乱丢纸屑、烟头，会议室内不准吸烟。
6、不准打人、骂人、吵架、斗殴、无理取闹和煽动闹事。
不准乱写、乱贴影响公司整洁的书写物。
（三）语言规范
1、接待语言要文明、礼貌、热情：
（1）接电话：
如接外部来电，要先说：
“您好，晨华消防！
”；内线电话，要先说：
“您好，XX部！
”。
通话结束时，要说：
“谢谢！
”，对方挂后再轻放电话。
电话问到某人不在时，要说：
“对不起，他（她）不在，请问有什么事，能否转告他（她）”等，待听到对方挂机声后方可挂机。
（2）客人来访：
接待要有礼、有节、不卑不亢，态度诚恳。
如果来访者所谈事项不属本部门办理，要说：
“对不起，此事不在我部门办理，您应到××部”。
（3）重要客人要亲自陪同引导客人至所找部门。
在送走客人时，要说：
“请慢走，请走好”。
对重要客人要送出门外。
2、对待工地项目部到公司办事的人员，要主动、热情、周到，决不允许冷淡、怠慢。
（四）办公用品摆放规范
1、工作期间除办公用品（如笔、稿签、文具筒）、文件、杯子外，其它物品
一律不准摆放在办公桌上。
2、所有杯子、稿签、文件夹等办公用具一律放在办公桌一侧角上方，文件
夹要统一。
3、下班后除电脑、文具筒、杯子外，其它物品一律收起，放在抽屉内，保
持桌面整洁，桌椅放整齐（椅放桌下）。
4、桌子下面不准堆放杂物。
办公室纸篓要及时清理。
5、使用共用办公用品要及时归还原处，摆放整齐，以免影响他人使用。
（五）加班、值班规范
1、机关工作人员要本着一切为工地服务的思想，需要加班加点工作的，加
班人员要服从公司安排，保质、保量、按时完成任务。
2、节、假日需要值班的，机关人员要服从公司总体安排，严格执行值班纪
律，及时处理值班期间发生的有关问题，并完整记录。
如不能解决要及时请示领导后，及时办理。
3、有事不能加班或值班的，必须经总经理批准。
机关公文管理制度
为了使公司文件处理工作规范化、制度化，结合公司的实际情况特制订本制度。
行政部是公司文件处理的管理机构，负责公司文件的管理工作，并指导各部门文件处理工作。
一、公文拟制
（一）公司文件由公司领导亲自拟制或由行政部根据公司领导决策和意图拟制。
部门文件由部门自行拟制。
（二）文件拟制的基本要求：
1准确反映公司决策和领导意图。
2观点鲜明、条理清楚、层次分明，结构严谨、文字练达、标点符号使用恰当，人名、地点、时间、数字、引文要准确。
3合理使用文种，文件格式统一，规范。
4联合行文，要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草。
（三）行政部对文件印制质量、行文的文种与格式负责。
（四）拟搞人负责校核文件。
对外文件由行政部负责审核。
文件校核主要有以下几方面内容：
1是否确需行文。
2内容是否符合公司决策及有关的规章和规程，是否同已发布的相关文件相衔接。
3提出的措施和办法是否符合实际，切实可行。
4内容涉及的部门是否经过协调、会签，意见是否一致。
5文字表达是否准确、简明扼要、条理清楚、语法规范，打印有无错误。
6文件格式是否符合要求，文种的选择是否适当，编号是否正确，发布范围是否合理。
二、文件审批、发放
（一）文件发文前均应送相关主管领导审批，明确发文范围。
文稿一经领导审批，一般不得再行修改。
如确需修改的，需报经原审批领导复审。
领导审批稿件应归档保存，以备查阅。
（二）根据公司领导工作职责分工，文件审批权限为：
1日常行政事务的文件，由总经理签发；部门文件由行政部复核后发放；
2凡政策性强、涉及的问题比较敏感，涉及到公司内部重大政策的财务、预算、计划、人事任免（依据干部任免权限）、机构设置及编制、经济合同、协议以及以公司名义发布、上报的等方面的文件，呈送总经理审阅并签发。
3凡公司的重大决策、重大项目、重要人事（部门经理及以上）调整等，对公司产生重大影响的文件，呈送总经理审阅并签发。
（三）行政部在缮印文件时，应按领导审批的范围份数进行印制，做到迅速准确、字样清晰、装订整齐、符合格式。
校对人对复印的稿件负责。
秘密文件的印刷、校对按保密制度指定专人进行。
（四）发文要登记，填写发文登记表。
公司行文统一编号为：
公司正式文件××××文（200×）第××号
公司会议纪要××××会议纪要（××）号
密级文件应在文件首页右上角标注密级标识。
（五）收文应记录，并做好分类管理、传阅、保存工作。
员工调离时应办理文件移交手续。
（六）公司外来文件应由行政部负责登记、拟办、送领导拟办。
领导拟办的文件事项由指定部门落实，行政部督办并汇报。
（七）领导拟办文件时应具体明确：
传阅层次、办理要求、完成时间、办理部门，防止批办的工作因含糊而未及时落实。
（八）承办部门负责人应及时组织落实领导的工作任务，凡属本部门职权范围内的事项，应直接予以解决；涉及其它部门业务的事项，主办部门要主动会同有关部门办理；须报请公司领导审批的重要事项，应由主办部门提出处理意见，如涉及其它部门时应协商并取得一致意见，然后送请领导审批。
办理完毕，通知行政部核验，文件移交行政部保存归档。
机关印章使用管理制度
为加强对印章的管理，规范用印审批权限和程序，特制定本规定。
本规定所称之印章，包括公司公章、合同章、财务章、各部门章。
一、印章的刻制启用
公司行政章、合同章、财务章的刻制、启用及废止，由公司领导统一安排。
各部门专用章的刻制、启用及废止，由各部门向主管领导提出申请，由行政部统一刻制，并发文正式启用或废止。
各部门按规定领用并负责管理。
二、印章的保管
（一）行政部负责公司所有印章的管理工作，并建立印章使用登记簿，对使用印章的时间、用印文件名称、份数、批准人、经办人等进行登记。
登记簿年终归档，长期保存。
公司各类印章均指定专人进行保管，暂定下列印章和相应保管人：
1、公司行政章、合同专用章由行政部专人保管。
2、公司财务专用章和法人代表章由财务部按财务印章管理制度执行。
3、各部门印章（行政、人事、技术等）由各部门设专人保管。
（二）印章保管人必须认真履行用印登记制度，注明用印人姓名、用印事由（内容）、用印日期、领导签字、借印归还日期等主要事项。
三、印章的使用
（一）凡以公司名义制发的文件，须有总经理签发的文稿，方予用印。
如发现文件不符合要求，监印人有责任向有关人员提出意见，经修正，送总经理签字后，方予用印并填写用印登记。
（二）合同（协议）的用印应经总经理签批，方可加盖我公司合同专用章，并将公司领导的指示连同已盖章的合同（协议）的原件和复印件一起存档；并要求合同内容完整，经办人签字。
（三）公司原则上不出具空白用印件。
确需空白用印件时必须经公司总经理审批。
（四）借用公司印章外出办事必须经公司总经理签批，并按所规定的时限交还。
（五）对于私自使用印章或借出印章后使用超出范围的要根据情节轻重予以处理。
（六）印章人所属部门经理对印章保管人运用印章负有监督责任，并相应承担领导责任。
（七）各部门如因部门变动印章停止使用时，应将原印章交行政部封存或销毁。
四、用印监督程序
行政部对各部门、各项目部办公室对公司印章的保管和使用行使监督权。
监督内容：
1、印章是否由专人保管，保管措施是否安全。
2、用印是否规范。
3、用印登记是否齐全，登记簿保管是否完备。
4、印章登记薄年终由行政部统一收取并保存。
机关考勤管理制度
为加强员工队伍劳动纪律建设，规范公司的考勤管理，完善员工请假程序，明确员工出勤、请假与薪酬的关系，特制定本制度。
一、考勤范围
公司所有正式员工、在编临时工作人员均在考勤范围之内。
二、考勤方法
（一）考勤作息时间：
（一周六天工作制，星期日休息）
夏季：
上午：
8：
00——12：
00下午：
13：
30——18：
00
冬季：
上午：
8：
30——12：
00下午：
13：
00——17：
30
（二）日常考勤：
公司员工上下班应按公司作息时间规定，每月考勤汇总表由行政部在次月5日前对外公示后转财务部，作为员工工资造册的依据。
（三）刷卡要求
1、公司员工要按现定时间上下班，按规定刷卡，不得迟到、早退。
每迟到30分钟以内罚款10元。
2、迟到超过半小时须办理请假或调休相关手续。
1小时内冲抵4小时调休，超过1小时按8小时冲抵或或直接从工资中按其日工资扣款。
3、为了保障考勤钟和数据正常运转，员工一般不允许多次重复刷卡。
如发现刷卡未显示，方可第二次刷卡。
如第二次刷卡仍未显示，应于当天到行政部查询，并由行政部查询结果进行记录。
当天未到行政部查询的，则视同考勤机的记录有效。
4、上班刷卡后，有事外出，必须办理相关手续，擅自外出的，按旷工处理。
5、上班遗忘刷卡的须当即到行政部登记，由所在部门主管证实，加补考勤记录。
遗忘刷卡每月不得超过二次，超出二次以上按规定罚款。
6、上班因公事迟到者，必须回公司后立即办理相关登记手续，可以免去扣款。
对弄虚作假者，一经查实，给予当事人扣款处理，审批人负连带责任。
7、公司实行一天两次考勤制，即上午上班刷卡，下午下班刷卡制度。
8、对享受特殊考勤待遇的员工，经公司批准后，另行做出规定。
三、外出办事的考勤管理
（一）员工上班时间因私事外出，必须向主管领导临时请假。
每次时间不得超过1小时，超过1小时则须办理请假手续报至行政部。
如事先未向领导临时请假的，一律按旷工处理，不足半天按旷工半天处理，不足一天按旷工一天处理。
（二）如果因公事出差的应履行相关审批手续，事前到行政部登记，如事前未向行政部登记的，须在回公司第二天上午前补办相关手续有效。
四、请假审批、加班审批
请假审批
1、公司员工请假，应填写请假审批表，批准后转人力资源部。
2、请假批准权限：
请假日期
0－1天
（包括1天）
2－3天
（包括3天）
3天以上
批准人
部门经理
主管副总
总经理
3、请假程序：
员工填写请假审批表,报部门经理、主管副总或总经理批准后，送至行政部。
4、请假期满后如需续假，须报原审批人的上一级审批人批准。
5、对特殊情况，来不及办理相关手续者须电话报批，事后在上班的当天必须补办请假相关手续。
6、请假扣款规定
（1）在国家规定的假期或特殊情况请事假的按审批权限批准后，可免于扣款。
（3）一般情况下请事假的，2天以内（含2天）按基本日工资的50％进行扣款，3天以上按日工资进行扣款。
（4）、员工请病假，须凭县级以上医院证明，按审批权限审批,不实行扣款制。
（5）员工的工伤假期，按公司有关工伤的管理规定执行。
机关办公用品管理制度
为控制非生产性费用开支，切实有效的利用资金，现就一些非生产费用开支特做如下规定：
一、机关办公用品的分类
（一）固定资产
主要指各类办公设备，如复印机、打印机、扫描仪、投影仪、饮水机、打孔机、电脑、办公桌椅、文件柜、会议桌椅、空调、照相机、摄像机、移动硬盘等。
（二）低值易耗品
主要指各种办公用品，它又分消耗品与非消耗品两类。
消耗品如签字笔、笔芯、铅笔、笔记本、稿纸、橡皮、胶水、双面胶、回形针、订书针等；非消耗品如订书机、计算器、剪刀、割纸刀、纸篓、文件筐等。
二、办公用品购置与领用
（一）办公用品的购置
1、机关办公用品实行由行政部统一购买，各部门按需领用的原则，各部门原则上不允许自行采购，凡未经批准擅自采购的物品，不予报销和承认。
2、购买办公用品必须坚持物美价廉、货比三家的原则。
采购时须有两个人同时在场，并需具有正规商业发票，否则不予报销。
3、行政部结合库存情况编制购置计划，报主管领导审批后，统一购置。
行政部每月月底要对所购置物品要进行公示。
（二）办公用品的申领
各部部门根据自身工作的需要填写物品领用申请单，在每月20号将部门领导核签过的物品领用申请单报行政部，由行政部对其汇总。
各部门办公用品的领用，要由专人负责。
行政部每月对各部门办公用品领用清单进行公示。
三、办公用品的配给
（一）初次配给
新进人员或初次调入机关工作人员，办公用品初次配置由行政部按标准一次性配给。
具体配备标准见附表。
（二）日常配给：
1、固定资产的使用
由行政部按相关规定分配使用。
2、低值消耗品的配给
按部门统计填写物品领用申请单，每月20号报行政部，依获批后的申请单，行政部每月28号将物品配给各部门，各部门需同时填写物品领用登记表。
3、低值非消耗品的配给：
由行政部按相关规定配给。
当物品遗失或功能丧失时，非人为因素造成的，填写物品领用申请单，获批后由行政部配给，否则原价赔偿。
四、办公用品管理使用
（一）办公用品管理
1、办公用品由行政部指定专人管理；
2、建立台账，登记物品的入库、领用及定期盘点；
3、物品要分档存放，摆放整齐，并保持卫生干净；
4、各类物品要妥善保管，做到防潮、防蛀、防鼠害，确保物品完整无损；
5、仓库要做到定期检查，每月进行一次盘点。
（二）办公用品使用
1、办公用品、部门必备物品（桌、椅、柜、消耗性办公用品）的领用应以部门为单位，由部门负责人（或指定人）统一领取，并按要求填写领用单，办理领用手续。
2、各部门领物后，要妥善保管使用，不得私自转借、转让，否则造成损失由责任人赔偿；
3、公司复印机及打印机是公司为便于工作而设置的，需指定专人负责，员工在使用后自觉在登记簿中登记。
4、除消耗品外，人员变动时要办理移交或上交手续，管理员要及时督促办理有关手续。
5、对配置到各部门的办公桌、椅，使用人要爱惜，行政管理部指定专人负责安全使用及维护。
档案管理与保密制度
为对公司的文件档案实行规范化管理，提高存档文件材料的保存和使用质量，方便查寻和参阅，特制订本规定。
本规定所指文件档案，为公司在经营活动中形成的以文件资料、电报、传真、书信、图表、薄册、像片、录音带、录相带、电脑盘片等载体的各种有价值的记录资料。
一、文件资料的归档
（一）凡与公司管理经营、业务拓展活动相关的，具有查考、利用价值的文件材料均应列入归档文件的范围。
（二）对拟归档的文件资料，在归档之前，应根据该文件的时间、内容、形式和签发部门，进行准确分类。
（三）为了方便查寻，对已经分类好的文件要登记，立卷，并填写详尽的《卷内文件目录》和《案卷目录》。
机密文件另类归档。
（四）对同一卷内的文件的排列要遵循如下原则：
1保持联系，便于查找；
2按重要程度或形成时间排列；
3批复、批示在前，请示、报告在后；
4正件在前，附件在后；
5正本在前，定稿在后；
6转发件在前，被转发文件在后；
（五）检查工作形成的调查报告等结论性材料在前，依据性材料在后。
归档的文件原则上要求为原件，并要求字迹清楚、无污损或残缺，特殊情况只能存复印件或残损件的，要在目录的备注档内注明原由。
为使入卷的文件整齐、美观、方便查阅，文件的签发件和印发件可分开存放。
（六）归档资料应包括下列内容：
1公文资料：
公司红头文件、公司文件、重要会议纪要、经营决策、人事任免、规章制度、重要外来文件、法律法规、合同等等；
2人事档案：
履历表、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、简历、聘用合同书、考核记载、重大活动记载、重大奖惩记载、照片、培训记载等等；
3财务档案：
原始凭证、票据管理、各总分类帐、现金帐、报表等；
4技术档案：
技术规范、质量管理文件、各种质量活动记录、外来标准等；
5合同档案：
租赁合同、技术合同、施工合同、设备购置合同等；
6其它类档案：
公司各类证书、荣誉、资质、供方资料、客户资料等。
二、档案资料的管理
（一）公司的所有文书类档案资料由行政部集中收存管理，财务报表、凭证、帐簿等财务文件由财务部专人保管，员工人事档案交由行政部统一保管，设备档案由设备材料部整理保存，技术资料、项目施工资料（包括业主文件、施工技术报告、施工日志、施工图片等）由工程部整理保存。
（二）公司员工因工作需要，需从行政部门借阅已归档的文件资料的，须经总经理或行政部经理批准，机密文件应得到总经理批准，并办理登记手续。
并必须在指定期限内归还；借走的文件不得涂改、复印、摘录、撕毁或转借他人。
（三）已归档的文件要定期清理，对内容已发生变化并与新文件内容有出入或相抵触、有效期已过失保存意义和查考价值、分发较广且有出处可查的一般性文件以及机密文件的草稿，在经档案行政部门负责人同意并报公司领导批准后集中予以销毁。
（四）对于以公司名义所签的合同、协议、委托书等文件资料，原则上交由公司行政部保存原件，所经手部门或使用部门可以保存复印件。
三、密级文件资料的管理
（一）密级文件分“机密”和“绝密”两种。
密级文件由公司领导指定专人负责起草，起草的密级稿件应注明“机密”或“绝密”，起草完毕后及时送交专职打字员打印；密级件作废的稿纸不得随便摆放在桌上、纸篓里，应妥善保管，集中销毁。
（二）打印密级件时，应在材料封面打印上“机密”或“绝密”标注，无关人员不得站在周围观看；对于电子密级件要加密；密级文件的校对，应由起草人负责，不得随便让他人帮忙校对。
（三）文件交接由行政部文件专人或公司领导指定人员负责，交接后应及时采取保密措施，不得随便放置。
严格按控制范围传递文件，不得让非批准人员接触。
（四）文件、资料的保管一方面要保证资料完整，不丢失、不损坏、同时对密级件以要进行保密。
各部门的文件管理由相应责任人负责，下班或离开办公室时应锁好文件柜，把密级件妥善放好后才能离开；档案管理人员不得将自己的钥匙随便交给他人使用。
（五）文件密级资料包括：
重大经营决策、暂不公开的决定、重要客户信息、财务报表、财务账、关键技术文件与核心工艺文件、不合格产品质量信息等。
（六）相关人员应树立高度保密意识，遵守公司的保密制度，严守公司机密；不得与无关人员谈及或在公众场合谈及公司的机密内容；不得传播机密。
（七）发现泄密现象，要妥善处理，及时上报。
（八）凡违反本规定者，视其情节可给予经济处罚、通报批评、追究法律责任等不同的处罚。
会议与接待管理制度
为规范公司会议审批程序、避免会议过多或重复，加强会议纪律，提高会议效率，同时为体现公司良好形象，特制定本制度。
一、会议的组织与召开
（一）会议的类型
1、总经理办公会议一周一次
2、公司机关例会一月一次
3、公司项目工程会议一月一次
4、年度工作总结会议一年一次
5、部门级会议各部门（小组）工作会议（一星期一次）。
由部门负责人（小组长）决定，并负责组织召开。
（二）会议纪律
1、会议实行签到制度。
2、对于会议的召开，会议负责部门必须保证按时召开。
主要负责人如有特殊情况不能到位者应指定专人负责召集会议。
3、会议人员严格遵守会议时间，擅自迟到或早退者按机关考勤制度执行。
4、对因故不能出席会议的，须事先说明理由并向会议主持部门负责人请假，对未办任何请假手续，擅自缺席的，按机关考勤制度执行。
5、参会人员须自觉保持会场安静，手机等通讯工具均须拨为振动或关机（总经理手机可转入行政部，由专人代接）。
6、所有会议均应形成会议记录，并根据保密级别，分别以相应的形式存档，以便以后查阅。
（三）开会时间倡导
1、会议一般应安排在周一或周五或召开。
涉及人数较多的大型会议、培训，应安排在生产淡季，以不影响生产为好。
提倡开短会，一般性会议时间尽量不超过1小时。
2、为提高会议效率，必须会前公布开始的时间、地点以及内容，会议中遇到僵持问题应记录另行解决。
3、会议前应下发讲解内容，便于提前思考对策，会议要有目的的进行商讨，避免会议中阅读材料，浪费时间！
二、来访接待与管理
（一）来访陪同
1、对于有业务往来关系的重要客户，由行政部负责安排好会客地点，供应茶水，并根据领导意图安排好生活。
2、凡因一般性业务、工作往来客人可在公司用餐。
重要的客人经行政部经理、部门经理或总经理同意后，可考虑在外安排就餐。
3、来客接待和安排，原则上由公司相应级别的人员对其进行接待。
（二）来宾接待程序
1、行政部拟定接待方案。
（确定来访的人数、目的、时间，确定陪同接待人员、参观路线、就餐安排）。
2、准备资料（晨华公司企业宣传资料、晨华公司介绍资料等）。
3、茶水：
（会议室用茶水、咖啡、小瓶矿泉水等由行政部安排）
4、摄影：
拍摄照片，留下影像资料。
由行政部配合。
5、就餐：
按规定安排客人就餐。
6、用烟：
一般客人按照公司规定，禁止吸烟。
重要客人，为尊重客人习惯，可以敬烟。
通讯网络管理制度
随着企业规模的不断壮大，对外通讯联系也越来越频繁。
为更科学地运用和管理现有通讯设备，提高使用效率，特制定本制度。
一、通讯工具管理
本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话。
（一）固定电话的管理
1、公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每部门提供一部电话分机。
2、员工应在电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语（外线电话“您好，晨华消防”，内线电话，“你好！
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