SWQI703备件供应须知.docx

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SWQI703备件供应须知

备件供应须知

I

陈申君

戴曜

/

应志鸿

2013.7.12

版本

编写

审核

会签

批准

批准日期

修改记录

版本号

修改页次

修改

审核

批准

生效日期

H/1

2

杨奇君

鞠荣嫦

应志鸿

2010.9.25

I/0

全部

陈申君

戴曜

应志鸿

2013.7.15

I/1

4/5/10

杨奇君

陈申君

应志鸿

2015.11.11

1目的

本须知对船舶备件（以下简称备件）经营活动进行有效控制，确保服务满足顾客要求并使顾客满意，特制定本文。

2适用范围

本须知适用于备件经营销售的全过程控制。

3职责

3．1备件经营部全面负责船舶备件的接单、采购、销售等过程。

3．2备件经营部经理负责备件供应过程的管理和控制。

3．3备件经营部业务员负责备件供应的接单、评审、采购、质量检验、送船交付业务操作。

4程序

4．1过程策划：

备件供应过程策划执行本单位《物资供应须知》第5.1条款。

4．2过程实施

4．2．1业务流程图（见附录）

4．2．2备件的合同评审

备件供应的合同评审按本单位《物资供应须知》中的5.3、5.4、5.5、5.6条款执行。

4．2．3备件采购

4．2．3．1在接到客户（船公司）口头或书面申请后，采购员凭申请单的信息内容，优先在合格分供方名录中选择厂商或供应商进行询价。

如确需在合格供方以外单位询价的备件，须经部门经理审批（盖章或签字）后，方可向供方进行询价。

4．2．3．2所有备件的采购信息必须输入电脑，并储存锁定。

对客户所需的常用急需备件，业务员可在电脑信息中直接索取销售价格，通过电话向客户报价，如电脑中无采购记录的，业务员可通过电话向合格供方进行询价或订购，并做好相关记录。

4．2．3．3对客户所申请的具有一定要求的备件，业务员必须以书面形式向客户进行报价，经客户书面确认后，采购员才能向供方（厂商或供应商）落实订货。

4．2．3．4备件采购的供方管理，执行分公司《供方须知》文件。

4．2．4备件验收及交付

4．2．4．1凡交船备件不管是业务员自己交付船舶的还是委托供方代交的,其质量均由船方（客户）负责验收，以签收单上船方（客户）签字（盖章）作为产品验收合格的依据。

4．2．4．2对一些需要船检证书的大型或重要备件，如客户要求到现场进行产品验收的，业务员必须及时安排，并满足客户的一切要求。

4．2．4．3备件交付时，数量应由送货人员与船方验收人员当面点交，数量无误以船方签收为准。

4．2．4．4在备件交付过程中如发生质量问题，应由业务员及时联系供方，商讨解决办法，如问题严重必须退货，则由业务员及时安排调换工作，退货产品按《不合格品控制程序》处理。

4．2．5备件单据管理.

业务员在接到船东的送货指令后，可采取以下方法收回签收单：

4．2．5．1凡牵涉多家供方的备件签收单，业务员必须将签收单以E-MAIL形式发至该船轮机长，同时复印四份，由船方收货后签字并盖章，船方自留一份签收单，其余三份通过邮寄方式交至业务员。

其中一份由业务员附销售发票和确认单交船东收款；另一份随确认单一起附发票记账联交财务结账；一份业务员自存。

4．2．5．2如签收单内容是单一的，可将签收单传至供方，复印四份，并由供方直接送船，经船方签字盖章后交业务员。

单据流程同上。

4．2．5．3凡由业务员亲自送交船舶的备件签收单，由业务员自行带回签收单，

4．2．5．4业务员在每笔业务结束后，汇总进货发票与所有单据，包括签收单和确认单等，填写备件经营部业务报告书，经部门经理签字后交财务统一开具销售发票。

4．2．5．5开具销售发票后，由业务员将每笔业务的销售发票和各种单据汇总好后，直接送交船公司备件管理员。

4．2．6备件运输方式及结算

4．2．6．1供方直供的备件，由供方负责运输。

4．2．6．2需通过运输部门运送的备件，由业务员直接联系运输单位。

4．2．6．3运费结算的规定：

a）专业运输单位等的运送费，由业务员和船东（客户）商定运价。

b）供方需我方提货，业务员应将运费一并计入备件采购成本。

c）运费支付标准根据市场价结算。

5附件

《船用备件业务流程图》

6记录与保管期保存

a）《确认书/报价单》（SWQR703-01）由备件经营部保存，保存期限5年。

b）《询价单/订购单》》（SWQR703-02）由备件经营部保存，保存期限5年。

c）备件《签收单》（SWQR703-03）由备件经营部保存，保存期限5年。

d）《备件经营部业务报告书》（SWQR703-04）由备件经营部保存，保存期限5年。

附件

船用备件业务流程图

在部门

内容

阶段

业务员

保管员

驾驶员

顾客

供方

询价单

评

审

阶

段

意向

评　　审

选择供方

询价

确认书/报价单

订购

加工备货

确认

签　收

交付

记录归档

验收/出库

实

施

阶

段

检

查

与

总

结

SWQR703-01

中石化中海燃供上海物资分公司备件经营部

确认书/报价单

地址ADDREES：

上海市大连路277#传真FAX：

（021）65377914电话（TEL）65415100--416537748665456559

ADD：

NO..277.DALIANROADSHANGHAICHINA邮政编码（POSTCODE）：

200082

发往

TO：

传真号

FAXNO。

单位:

先生TO:

Mr：

贵公司所需备件价格现报如下：

序号

ITEM

备件名称

DESCRIPTION

备件编号

PARTNUMBER

单位

UNIT

数量

QUANTITY

单价

UNITPRICE

交货期

DATAOFELIVERY

备注

REMARK

交货地点DELIVERYPLACE：

报价人：

日期：

需方签字：

日期：

SIGNEDBY：

DATA：

SIGNEDBY：

DATA上述报价请速确认，以便我们按时供船。

谢谢！

SWQR703-02

中石化中海燃供上海物资分公司备件经营部

询价单/订购单

地址ADDREES：

上海市大连路277#传真FAX：

（021）65377914电话（TEL）65415100--416537748665456559

ADD：

NO..277.DALIANROADSHANGHAICHINA邮政编码（POSTCODE）：

200082

发往

TO：

传真号

FAXNO。

单位先生

TO:

Mr：

我公司所需备件如下请报价：

序号

ITEM

备件名称

DESCRIPTION

备件编号

PARTNUMBER

单位

UNIT

数量

QUANTITY

单价

UNITPRICE

交货期

DATAOFELIVERY

备注

REMARK

交货地点（DELIVERYPLACE）：

询价人：

报价人：

订购人：

审批人：

SIGNEDBY：

SIGNEDBY：

SIGNEDBY：

SIGNEDBY：

日期（DATA）：

日期（DATA）：

日期（DATA）：

SWQR703-03

中石化中海燃供上海物资分公司备件经营部

签收单

地址ADDREES：

上海市大连路277#传真FAX：

（021）65377914电话（TEL）65415100--416537748665456559

ADD：

NO..277.DALIANROADSHANGHAICHINA邮政编码（POSTCODE）：

200082

单位:

编号：

序号

备件编号

备件名称与规格

计量单位

数量

备注

上述备件确认无误！

供应单位章：

需方盖章：

经办人签名：

收件人签名：

日期：

日期：

SWQR703-04

备件经营部业务报告书

填写日期：

年月日单位：

元

客户名称：

船名：

业务单号：

交货地点：

交货日期：

经办人：

收入

开票金额：

服务费：

运费：

销售合计：

成本

备件进价：

杂费：

送船费：

成本合计：

利润

情况

毛利：

运费毛利：

毛利率：

毛利合计：

成本发票

张数：

备注：

部门经理（签字）

年月日

发票号码

SWQR703-04

备件经营部业务报告书

填写日期：

年月日单位：

元

客户名称：

船名：

业务单号：

交货地点：

交货日期：

经办人：

收入

开票金额：

服务费：

运费：

销售合计：

成本

备件进价：

杂费：

送船费：

成本合计：

利润

情况

毛利：

运费毛利：

毛利率：

毛利合计：

成本发票

张数：

备注：

部门经理（签字）

年月日

发票号码