行政制度.docx

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行政制度

行政部规章制度

第一节部门编制

一、部门组织机构图

二、职务编制

行政助理（1人）事务部主任（1人）

驾驶员（1人）

第二节岗位职责

一、行政总监

行政总监的职责是在总经理的领导下通过计划、组织、控制与领导来实现对公司行政事务的管理与监控。

1、在总经理及主管副总经理的领导下，全面负责行政部相关工作。

2、搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记

3、组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案；

4、负责组织来客接待及相关外联工作。

5、向公司高层决策者提供有关组织建设等方面的建议和信息支持，并致力于提高公司的综合管理水平。

6、根据部门人员需求情况，提出内部人员调配方案（包括人员内部调入和调出），经上级领导审批后实施，促进人员的优化配置。

7、主持公司的内部建设及维护，协调公司行政人事方面的其它日常工作。

8、协助总经理处理公司各种突发事件。

9、完成总经理交办的其它各项工作任务。

二、行政助理

1、收集、整理、归档并保管公司非技术文档资料、计算机磁盘、光盘、信件及其他文档等资料。

2、维护、监督及管理公司公共卫生、食堂就餐、宿舍管理等工作。

3、负责公司固定资产购买、管理及维修

4、负责内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务。

5、接听电话、收发传真、邮件

6、组织安排公司内部会议，撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告。

7、打印、登记、分发和存档公司文件。

8、参与其它行政事务的管理和执行工作。

三、驾驶员

1、上班时要坚守工作岗位，做好出车前准备工作，随时等候调派。

当接到派车任务后，提前到达用车人员指定地点。

2、严格遵守交通规则，树立良好的安全意识，做到文明行车。

如因违章造成的损失，公司不予承担。

3、爱护公司车辆，对车辆勤保养，做到车容整洁。

雨停后必须马上做好清洁整理工作，除非有天气预报确定当天内还有雨。

出车前做到三查，在途中做好例保。

做好维护记录，每个月底交给行政部审核一次。

驾驶员须定期清洁车辆。

4、驾驶员必须服从行政部的调度，做好出车行车记录和里程记录，每周交给行政部审核一次。

5、严禁酒后开车、私自开车。

6、主动做好车辆的清洗、保养工作。

不开脏车、病车、尽量节省经费和减少损失，做好车辆行驶记录及维修记录。

7、因公务发生的路桥费、汽油费、停车费及其它费用，驾驶员应及时在票据后面注明详细情况（如何车、何时、何事、何费等），有证明人的请证明人及时签字。

8、做好车辆证、照、税、费的办理和缴纳工作。

四、事务主任

1、组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作。

2、负责公司来访接待工作。

3、组织外联会务、洽谈的安排。

4、负责与政府相关部门办事机构的事务处理。

5、收集媒体信息，处理与各类媒体接洽、合作关系，协助媒介公关。

6、参与指定、编辑媒体发布的新闻稿件，广告策划及宣传品的制作。

第三节任职资格

一，行政总监

1、教育背景：

行政管理或文秘相关专业大专以上学历。

2、培训经历：

受过管理学、文秘学，公共关系、文书写作、档案管理、财务会计等方面的培训。

3、工作经验：

5年以上行政管理工作经验。

4、技能技巧：

具有较强的管理协调能力；优秀的外联和公关能力，良好的沟通能力，解决突发事件能力；熟练使用办公软件；熟练使用操作办公自动化设备。

5、工作态度：

工作细致认真，谨慎细心，责任心强；善于沟通、协调，团队意识强。

一、行政助理

1，教育背景：

行政管理或相关专业大专以上学历。

2，培训经历：

受过管理学、公共关系、文书写作、档案管理、财务会计基本知识等方面的培训。

3，工作经验：

2年以上行政管理工作经验。

4，技能技巧：

具有较强的时间管理能力；优秀的外联和公关能力，具备解决突发事件能力；熟练使用办公软件；熟练使用操作办公自动化设备。

5，工作态度：

工作细致认真，谨慎细心，责任心强；具有很强的人际沟通、协调能力，团队意识强。

二、事务部主办

1、教育背景：

新闻、中文或相关专业大专以上学历。

2、培训经历：

受过市场营销、公共关系、新闻采编、产品知识等方面的培训。

3、工作经验：

2年以上广告宣传、公共关系工作经验，有大型外企或知名国外品牌推广经验者优先。

4、技能技巧：

熟悉公司产品及相关产品的市场行情、市场发展方向；熟悉各种宣传推广方法的操作流程；优良的写作能力，与多方媒体保持良好的合作关系；熟练操作办公软件。

5、工作态度：

工作细致、认真负责、敬业。

具备独立工作能力和团队合作精神。

第四节部门制度及流程

一、档案管理制度

（一）公司的档案范围包括：

1、企业行政文书档案。

包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。

2、企业管理档案。

包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。

3、企业技术档案。

包括技术研究档案、产品档案等。

4、企业会计档案。

包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。

1）企业业务档案。

包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据等。

2）企业声像档案。

包括照片、录音、录像档案等。

（二）公司档案管理体制

1、公司档案管理机构：

行政部统一管理公司各类档案（会计档案除外）。

2、公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。

（三）立卷归档制度

1、档案的收集：

收集工作是建立在归档制度上的。

各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。

2、归档范围：

凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。

包括包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。

3、归档时间：

办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档

4、按年形成的文件，第二年上半年归档。

5、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

6、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

7、工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。

（四）归档要求

1、材料完整齐全。

2、系统、条理、保持有机联系。

凡归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。

文件分类准确、立卷合理。

3、立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。

4、在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。

对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：

正件与附件，应正件在前，附件在后等。

5、由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。

办理移交手续，双方在移交清册签字。

（五）档案管理工作

1、档案的管理：

区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。

2、档案保管：

公司设立专用文件库保存档案。

3、档案的鉴定：

从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。

4、档案的销毁：

编制销毁清册，办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。

（六）档案利用工作

1、凡需调阅档案，均须填写《档案借阅单》，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。

借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。

2、档案利用方式有：

提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。

3、档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。

4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。

（七）公文管理制度

1、公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交行政部留底存档。

2、公文保密等级分为：

绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。

绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。

绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。

秘密文件由阅文人妥善保管。

文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。

3、公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送档案室存档。

有领导指示的，还应附批复件。

4、收文由行政部统一负责。

行政部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。

阅示完毕后，由行政部收回归档。

5、所有文件发放，一定要有于“文件借阅登记表”中进行登记、签收手续。

6、公司发文，一定要由总经办统一编号：

1）以公司名义对外发文，一律×××字（××年）××号；

2）董事局发文，用××董字（××年）××号；

3）其他管理部门的发文，用×××字（××年）××号。

二、考勤制度

1、各类假期规定：

法定休假按国家规定执行。

其他各类假期及假期待遇规定详见《各类假期及假期待遇一览表》（附表一）。

2、考勤记录：

行政部派专人负责考勤登记、统计工作，考勤报表的汇总及上报。

考勤员每天应登记员工的出勤情况，忠于职守，如实反映本部门员工考勤情况，配合部门领导做好考勤管理。

考勤员应于次月1日前汇总部门考勤情况，同时以邮件方式通知全体员工《公司考勤月报表》。

附表一：

各类假期及假期待遇一览表

项目

假期

工资

奖金

提供证明

备注

及补贴

法定节假

公休假日

100%

100%

元旦

1天

春节

3天

国际劳动节

3天

国庆节

3天

年休假

7天

50%

年休假单

按审批权限审批

婚假

丧假

婚假（再婚除外）

3天

100%

50%

结婚证复印件

部门初审后行政人事部审批

晚婚（男满25周岁/女满23周岁）

增2天

丧假

3天

死亡证明复印件

路途假

按实际需要计算

100%

0%

产假

及计

划生

育假

正常生育（包括产前休息2周）

90天

准生证复印件

病假

医疗期限内

100%

0%

医院证明

医疗期限外

按天数扣发

事假

按天数双倍扣发

旷工

每天

扣发1个月全额

连续3天及以上

或1年累计旷工5天及以上

自动除名

3、工作时间：

公司实行每周五天半每天7.5小时的计时工作制。

上班时间为上午8：

30－12：

00；下午13：

30：

00－17：

30。

4、打卡：

员工每天上班、下班均需打卡（共计每日2次）。

忘记打卡的员工，需出具书面证明并报请部门领导审批再交由行政部给予补签及说明。

5、考勤自查：

员工可随时核查个人的即时出勤情况，同时应于月末考勤统计确认签字，以便财务核算工资。

6、如遇停电或打卡机故障出错时，由考勤员人工登记考勤，并由迟到或请假员工及时签字确认。

7、公出：

一个工作日内的公出需在前台登记，以方便转接电话和留言。

出差及病、事假等需事前按流程获批并报至行政部登记。

8、请假：

任何类别的假期都需部门领导事前批准，并到行政部登记，如有紧急情况，不能事先请假，应在两小时以内电话通知本部门经理和行政部并在上班当日补办手续，否则以旷工计。

请假1天以内由部门总监审批即可，请假2天须上报副总审批，请假3天以上须呈公司总经理审批。

9、迟到早退：

员工如有迟到、早退或旷工等情形，依下列规定处分：

1）迟到、早退5至15分钟以内者，罚款5元/次；

2）迟到、早退15至30分钟以内者，罚款10元/次；

3）迟到、早退30至60分钟以内者，罚款20元/次

4）迟到、早退一个小时以上者以请假半天处理，但因公外出或请假经部门总监批准者除外。

5）未经请假或假满未经续假而擅自不到者则以旷工处理。

10、无故连续旷工3日或全月累计无故旷工6日或一年旷工达12日者，予以解雇，并不予结算薪资。

11、加班：

本公司如因生产或业务需要，可于办公时间以外指定员工加班，被指定的员工，除因特殊情况经主管核准外，任何人不得拒绝，违者以不服从领导处理。

晚上加班超过12点者根据加班实际时间顺延（由主管领导确认方可生效）。

员工加班情况，由人事部门按月统计备查，视情况一次性给予适当补偿。

三、办公用品管理制度

1、员工应本着节俭节约的原则合理使用办公用品，杜绝浪费及公物私用。

2、每月底，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品使用预算提交行政部。

3、行政部汇总各部门每月办公用品预算，报部门总监及副总经理审批后由采购部按预算购置，各个部门领用，行政部做好《办公用品领用记录》。

4、不常用办公用品，或价值100元以上办公用品，须书面填写《办公用品购置申请表》并经总经理批准方可交采购部购置，行政部登记发放。

5、采购部购置办公用品须做到：

品种对路、质优价廉、库存适当。

6、行政部须建立办公用品个人台帐，办好出、入库手续。

出库必须由领取人签字，不得代签。

7、行政部须每月做好办公用品购置费用报表，上报行政总监。

四、办公电话管理制度

（一）固定电话使用管理

1、前台接外线来电应及时转接，同时须保证前台电话处于待机状态，尽量避免每次使用前台通话超过三分钟。

2、向对方传递尊严和礼貌的训练有素的声音。

对对方谈的事情要表示出兴趣，以清晰的声音回答，注意保持适当音量。

3、当电话转接后，分机无人接听时，应及时接回并向对方作适当说明。

4、在电话机旁常备便笺和笔，以备记录。

如需让对方稍等，要礼貌的告诉对方，或询问对方是否方便再回电，话毕须轻放话筒，以免给对方造成噪音。

5、若对方所找对象不在位置上或不方便接听电话时，礼貌地说明原因，再了解对方是否愿意等待、留下口信、稍后打来或是等待回电，不得以“去卫生间”为由答复对方。

如同事出差，不得将出差的地址和目的等详细情况告诉对方。

6、记录口信应尽量详尽，内容如：

来电者姓名、电话号码，来电目的及其他信息。

耐心听对方讲话，不清楚的地方可请求对方重复一遍。

登记在电话记录笺上，写明应接电话人姓名，来电者电话号码等，最后是记录者的签名。

7、员工在办公室接听或拨打电话，用语要求简洁、明确，以减少通话时间保证电话线路的畅通。

8、筛选电话时，要机敏和蔼，注意讲话的方式，以免激怒对方。

适时与要找的同事或领导商量是否需要回避等，但此时要注意按MUTE键，使对方话筒保持静音状态。

9、公司员工因工作需要拨打长途电话时，须填写《长途电话申请表》，交行政部总监审批，经行政总监同意后方可由前台打开长途，待通话结束后必须及时锁好电话。

（二）移动电话使用管理

1、公司员工日常工作中应充分利用集团网内电话互相拨打，从而减少因使用固定电话而产生的不必要话费。

2、凡享受公司通讯补助的人员在工作和出差期间不得停机，如因停机对公司造成重大影响者，扣除其当月的通讯补助并予以相应处罚。

3、所有员工在去外地出差时可以使用其他号码，但必须事先向公司报备并保证通讯畅通。

4、员工如因其他原因需要更换号码者，若属正常情况（如：

手机丢失等），经公司领导批准后可继续享受通讯补助；否则取消该员工的通讯补助。

5、公司集团网内号码只限本人使用，不得外借他人。

五、固定资产使用管理制度

（一）借用程序

1、借用流程：

1）因工作需要借用办公设备时，借入方须填写《办公设备借用单》向部门领导及主管副总提请审批，并交由行政部办理借用手续，借出前，借用双方应对借用的仪器设备进行认真检查，确定性能完好情况，并于《办公设备借用单》中注明设备的状态，其中包括如：

轻微破损等。

另须注明借出日期和归还日期；如确需延期归还的，应办理续借手续。

2）完成工作任务后，须及时归至还行政部，并对完好情况进行复查，双方共同校验，分清责任，经过检验无异常则办理入库手续；如设备丢失或损坏，则需由使用人对照《办公设备借用单》作出书面的情况报告，行政部据此上报公司领导并按《公司财产损坏或丢失的赔偿制度》处理。

2、使用与维护

1）在固定资产的使用过程中，使用者须爱惜设备，如需转至公司以外的人员使用时，须对其进行基本的操作及维护培训。

在使用过程中如遇机器故障或损坏时，应以书面形式报告部门领导，视具体情况酌情处理。

2）携带仪器或设备出差时，在未做严格包装的情况下，禁止托运，应随身携带以避免不必要的搬运所造成的损坏。

3）行政部须在设备使用过程中督促使用人进行定期检查，并尽量于设备保修期内进行相应的维护及保养。

（二）报表管理：

行政部须及时按设备的实际增加及变更情况更新固定资产报表，并于每个月25日前上报财务部。

六、车辆管理制度

（一）日常保养

1、外观检查：

出车前，检查灯光装置是否完好，检查车身是否倾斜，检查是否存在泄漏（漏油、漏水）；检查轮胎的外表情况；检查车门、发动机仓盖、行理仓盖和玻璃的状况。

2、信号装置检查：

打开点火开关钥匙（不起动发动机），检查各报警灯和指示灯的点亮情况，起动发动机查看各报警灯是否正常熄灭，指示灯是否还在点亮，确保信号装置正常。

3、燃油检查：

查看油量表的指示，补充燃油。

4、每周注意轮胎气压：

检查调整轮胎气压、清理轮胎上的杂物。

不要忘记对备胎的检查。

5、发动机及各种油液：

检查发动机各部件的固定情况，查看发动机各结合面是否存在漏油、漏水的情况；检查调整皮带紧度；查看各部位的管路和导线固定情况；检查补充机油、冷却液、电解液、动力转向机油、风挡玻璃清洗液等；清洁散热器外表，确保发动机及各种油液系统正常。

6、清洁：

每周至少一次清洗，清洁汽车内部，清洗汽车外表。

7、每月注意外部检查：

检查照明设备是否正常；检查倒车镜、车体饰物的固定情况；检查的情况。

8、清洁打蜡：

每月至少打一次腊，彻底清扫汽车内部；到一定的公里数后需清洁水箱。

（二）车辆保养、维修流程

（三）维修管理：

汽车维修必须建立严格的检验制度，确保维修质量。

凡维修质量达不到技术标准或在保修期内发生质量问题的，应及时送回返修。

同时平时应备好管好随车工具，便于出车时应急使用。

（四）档案管理

1、汽车年审：

车辆负责人负责安排每年车辆的年审工作。

2、其它：

建立汽车档案，整理归档保险费、路桥费、养路费、车船税、违章记录等，并分别按车号设册登记管理。

（五）调度管理

1、行政人事部设专人负责车辆的调度与管理，做到灵活方便，准点安全。

2、车辆调度实行预约制，用车部门或用车人应尽早预约通知车辆调度负责人（而非驾驶员本人），以便统一安排，集中用车，提高使用率；因特殊情况未能提前通知行政人事部用车时，驾驶员应尽早通知调度负责人。

3、行政部派车时应遵循总经理优先，重要工作优先、紧急工作优先、申请在先者优先的原则酌情合理安排。

4、驾驶员或用车人每次用车完毕须如实、认真地填写行车记录。

5、在不影响工作的前提下，尽量考虑一车多人，提高车辆使用效率。

七、印鉴管理制度

公司印鉴由行政总监负责保管。

1、公章的使用一律需取得总经理的签字同意，总经理出差在外期间由制定职务代理人代签，出差回后予以补签。

2、所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应于《印鉴使用登记表》统一编号登记，以备查询，存档。

3、一般不允许开具空白介绍信，如确因特殊情况需要开具时，必须经总经理批准方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

4、无特殊情况下不得携带公章外出办事，确需携带外出时须总经理批准且于《印鉴使用登记表》中如实记录，同时须妥善保管。

八、工作日志制度

公司为了统一管理，规范格式，详见《工作日志》表，现拟定以下制度：

1、大家各自在日志文件名中加入自己的名字，以便保存。

2、大家在一周工作结束准备提交此文件的同时，将下周工作计划（包括学习内容等）填在工作计划栏内；

3、出差人员须详实地做出每次的出差报告，同时对出差报告进行编号，编号方式为：

姓名拼音首个字母＋年度＋序号，如WJM2006-01。

此编号必须填入工作日志中，方便以后查找。

4、采取“一日一记录、一周一回顾、一周一计划、一周一评价”的做法。

5、无特殊情况应每日填写，杜绝临时回忆、一次性填写等不认真行为。

公司会不定期抽查填写情况。

6、每周日志必须在每周一上午10点以前提交至部门总监，不得无故延期提交。

7、每周一召开部门例会，会上逐一听取各工作人员上周的工作情况，并查看工作志，同时，每个人还要汇报本周工作计划，以便下周一召开会议时，对每个人的工作计划落实情况进行监督和评议。

8、此项工作完成情况与部门奖金挂钩考核

九、保密制度

1、秘密分为三等级：

绝密、机密、秘密。

2、严守秘密，不得向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。

3、不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。

4、严格遵守文件（包括传真、计算机盘片）登记和保密制度。

秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告公司总经理。

不准带机密文件到与工作无关的场所。

不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。

5、严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。

如需借用秘密文件、资料、档案，须经总经理批准。

并按规定办理借用登记手续。

6、秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。

因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经办公室批准后办理。

复制件应按照文件、资料的密级规定管理。

不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。

7、会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。

会议记录（或录音）要集中管理，未经办公室批准不得外借。

8、调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他东西，交至公司总经理，切不可随意移交给其他人员。

9、公司员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉和文件柜中。

10、发现失密、泄密现象要及时报告，认真处理。

对失密、泄密者，给予50-100元扣薪；视情节轻重给予行政处分；造成公司严重损失的，送公安机关处理。

十、公司财产损坏或丢失的赔偿制度

（一）本制度中的“公司财产”是指公司资料（含电子版）、办公设备、用于支付公司费用的预支现金和其它归属于公司的各类财产。

（二）本制度中的“当事员工”是指负责公司财产的携带、邮寄、递送、保存和使用的员工。

（三）当事员工在携带、邮寄、递送和使用公司财产的过程中，当发生不可抗力而造成公司财产的损坏或损失，当事员工不承担赔偿责任。

（四）“不可抗力”包含以下内容：

1、生命第一，在生命和人体安全发生危险或威胁的场合，为保护生命和人体安全，需要放弃对公司财产的保护。

2、不可预见火灾、水灾、地震等自然灾害。

3、不可抗拒和不可防备的抢劫、偷窃、战争等事件。

（五）公司财产（不含现金）损坏

1、损坏可修复：

当事员工赔偿50%的维修费用，公司承担50%。

2、损坏不可修复：

按“公司财产丢失”处理。

（六）公司财产（不含现金）丢失

1、当事员工赔偿50%的丢失财产的价值，公司承担50%。

2、丢失财产的价值按“财产购入价减去财产折旧”计算。

（七）现金丢失

1、当事员工按实际丢失现金的100%赔偿。

2、由于公司财产的损坏或丢失，影响公司业务开展的，根据实际影响程度或衍生损失，由公司作出相应的处理。

十一、宿舍管理制度

公司为员工报销50%的住宿费用，为保证员工有一个清洁、卫生、安全的住宿环境，制定本规定。

（一）住宿管理规定

1、凡需入住和退住公司宿舍的员工需递交书面申请，交行政人事部审批安排，并办理入住和退住手续。

退住时需交回所使用的公司物品。

原则上副总监以上的员工自行解决住宿问题，公司不安排入住宿舍