总经办管理标准.docx

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总经办管理标准

一、文秘管理

（一）、前台接待

1、岗位接待工作准备。

前台秘书应在上班时间提前15分钟到岗，及时将工作用计算机、电话、考勤机安装好，并将工作台区域卫生清理完毕，做好接待准备工作。

2、岗位形象及语言要求。

前台秘书必须身着正规职业装上班。

做到仪态大方，举止得体，不画浓妆。

工作中使用普通话，做到语言规范，热情礼貌。

3、接待流程。

客人来公司时，首先问明客人来意，再用电话通知相关人员，征得同意后指引其到办公室或会议室位置，对于会见公司领导或来访的公司大客户来宾，还应将来宾带到相应办公室或会议室。

客人坐定后主动为客人送水，然后有礼貌地退出。

每日9:

00前接收报刊、杂志、信函，并分别送到相关人员办公桌上。

如有公函信件，须做好登记，送总经办总监统一签收、处理。

4、接听电话。

（1）所有外来电话的接听按以下方式：

“您好，恒鑫公司”

“请稍候”

（2）如转接的电话铃响后无人接听，前台应转回总机并向对方说明所要找的人暂时不在办公室，并询问是否需要留言或需要接通其他人；

（3）如转接电话占线，前台应向对方说明分机占线，稍后再拨；

（4）如直拨电话铃响了五声后仍无人接听，应主动转接给秘书并向对方说明要找的人暂时不在办公室，并询问是否需要留言或需要接通其他人；

（5）所有留言应写在标准电话留言登记本上并尽快传送给相应人员；

（6）前台文书应整理好所有人员及其电话号码（包括各项目部人员及公司各专业注册人员电话）的内部电话号码单。

电话号码单在每月的前五日内须进行更新并发出。

（二）、总经办秘书

1、岗位形象及语言要求

总经办秘书必须身着正规职业装上班。

做到仪态大方，举止得体，不画浓妆。

工作中使用普通话，做到语言规范，热情礼貌。

2、工作要求

1）总经办秘书应提前20分钟到达上班地点，对公司领导的办公场所进行卫生清洁，整理文件，对办公桌上的物品进行有序摆放；

2）在领导到达办公室后，应提示领导本日日程，汇报有关工作事宜，并询问领导本日日程，督办重要事项，急事急办；

3）参加办公会议并负责会议记录在案，并整理发放、归档；

4）在领导下班时间向领导征询需办事项，确定是否陪伴领导加班，检查文件、锁具、电脑、电器、电源情况后下班。

二、通讯、邮政和办公设备管理

（一）、电话、传真使用管理

1、公司所有电话由总经办统一管理。

上班时间接打私人电话不得超过3分钟，严禁使用公司电话打私人长话；因公电话不得“煲电话”，影响他人使用电话。

2、使用长途电话和传真需在登记本上登记电话号码、联系人员、事由等，经总经办总监批准后，到指定的电话处使用。

3、长途电话和传真，由总经办指定专人管理，管理人员必须认真做好每次电话传真登记。

每月结帐，并将各部门使用电话费用公示在公告板上，对无关工作的电话费用做出相应处理。

（二）、邮政管理

外寄各种信函资料由总经办统一处理，严格控制使用特快专递方式寄邮各种文件资料，如需特快专递邮寄文件资料，需经部门经理审核并报总经办批准。

（三）、复印及打印管理

1、复印机由总经办并统一管理，各部门人员需按照复印规定执行复印工作。

2、凡资料上有订书针等金属物质或未干涂改液的，必须处理干净后才得在复印机上复印，否则易造成复印机损坏，影响工作。

3、复印机出现机械故障时不得擅自修理，需报告总经办，由总经办安排修理。

4、外单位来公司复印资料，须经部门总监批准。

5、打印机由总经办负责维护，各部门不得私自拆卸打印机。

三、公司及项目印章管理

印章是公司合法的象征物，为确保它的权威性、信誉性、证明性，规范管理，提高办公效率，特制订本制度。

（一）、印章使用范围

1、用印应按制度办理，事先必须经过登记，然后由分管负责人签字同意后，方可用印。

凡没有批准手续的，一律不能用印；

2、用印需要由印章管理员亲自登记存底由分管领导签字确认后，由专人负责盖印，且不能随意委托他人代为盖印。

不准给空白信件盖印，如有特殊情况需写出书面申请并经总经理批准，总经办编号、备案；

3、使用带存根的公函或介绍信、证明信等要盖两处印章，一处盖在连接线上，一处盖在机关落款处，凡在落款处加盖的印章都要齐年盖月；

4、所有业务合同均需见具有相关领导签字的审批表，方可加盖“合同专用章”；

5、对外投资、借款、重要协议、合同、证明需经总经理签准后，总经办方可办理；

6、一般性行政事务，不涉及重要问题的事项需使用印章时，经主管领导批准后即可办理。

（二）、印章的保管

1、印章应由专人妥善保管，平时随用随锁，对不按规定，不符合手续的用印有权提出异议。

提高警惕，严防私用、盗用公章；

2、总经办对收回的项目作废印章进行销毁时要登记造册。

对于重要的具有保存价值印章要分期妥善保存，对于临时性的，保存价值不高的集中起来定期销毁。

对于废章印模要保存起来，备日后查考。

（三）、领导签批用印范围

1、总经理签字审批范围：

1）、高管会决议、公司章程；

2）、公司公文；

3）、公司管理规章、绩效考核制度；

4）、公章印章财务专用章的刻制；

5）、预亏或亏损项目合同及合同变更；

6）、所有工商、税务、财务资料；

7）、社保办理资料‘

2、分管领导签字审批范围：

1）、内部发文，项目经理/项目总监任命书；

2）、投标资料；

3）、招标公告、公示、评标报告；

4）、证件外借；

5）、资质年检资料；

6）、合同金额100万元以上的经营合同；

7）、资格预审文件、招标文件、补遗书、与业主往来文件；

8）、投标意向书；

9）、工程量清单、预算控制价；

10）、聘用合同、解聘通知、人员转注、注册协议、各专业人员考试、注册资料；

11）、工作联系介绍信；

12）、项目部竣工、验收、备案资料；

13）、进度款支付、结算书（不含风险项目）。

4、领导未签字审批的，应电话通知联系，经相关领导口头同意后方可盖章，待领导回来后2个工作日内必须履行补签手续。

四、车辆使用管理

（一）、驾驶员驾车管理规定

1、公司总经办为车辆管理部门，由总经办司机组组长对车辆进行管理，各部门须积极配合总经办履行车辆管理、调派职能；

2、所有车辆均安排固定的驾驶人员，实行专人专车，专车专管，未经批准，驾驶员之间不得随意换车，更不得擅自将车辆交与他人驾驶；

3、所有车辆必须按公司指定的停车场停放车辆，无客观原因（如指定停车场无空位）不得随意改变停车地点；

4、下班后及节假日期间，未经批准不得擅自出车，节假日期间必须将车钥匙交予总经办总监处；

5、驾驶员及公司所有员工因私用车不予安排（总经理批准的除外），但停车费、过路（桥）费应由用车人自行承担；

6、驾驶员根据总经办的《用车申请单》出车，每天要认真填写行车记录表（包括：

用车人、目的地、公里数、加油量），并每天交由总经办司机组组长及用车人确认签字；

7、驾驶人员应爱护使用车辆，做好正常保养及清洁，保持车身与内外整洁。

出车前检查车辆水、电、油及其他性能是否正常，做到每天出车安全、干净、整洁；

8、无出车任务时，驾驶员应在公司指定地点休息，不得私自外出，不得擅用他人电脑；

9、总经办应按时办好车辆保险、养路费缴纳等各项手续，车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管。

（二）、用车优先范围

1、1万元以上现金存、取款时。

2、开标（含资格预审）结束后拉运大量投标文件（或资格预审文件）。

3、商务谈判、合同签订及客户项目考察。

4、单个项目标书量大的投标及时间紧迫的周边郊县投标。

5、乘车费用高于派车费用的。

6、突发紧急事务，非用车不能确保完成事务的。

7、总经理同意的其他用车。

（三）、各部门车辆申派程序

1、用车人需填写《用车申请单》，由部门负责人签字，向总经办申派；

2、单面行程超过80公里或次日必须用车的，必须提前一天向总经办申请，以便车辆调度安排；

3、市区一般工作用车（不包括优先用车），原则上不派车；

4、各项目经理部/项目监理部如特殊原因需用车辆，应由项目经理/项目总监具体安排，并报总经办同意；

5、享受公司车贴补助人员不再派用公司车辆。

（四）、车辆维修保养管理规定

1、驾驶员每天出车前应对车辆进行安全自查，上班前20分钟应对车辆进行卫生保洁工作；

2、驾驶员应保持车况良好，保养期限（公里数）到时，应及时向总经办总监申请车辆保养安排；

3、车辆维修及保养必须填写送修单，书面列项申报报总经办总监，经总经办总监签字后方可进厂维修保养；

4、车辆如发生交通事故，根据事故责任划分，驾驶员有责任者，应承担除保险公司赔偿以外的费用；

5、维修必须按所规定项目进行，若维修范围扩大及增加维修费用的应及时通报行政管理部，经核定批准后方可进行维修；

6、车辆维修属于正常机械故障的，费用全额报销；

7、总经办总监每月应组织所有驾驶员进行安全行车和车辆维护培训，并向分管领导汇报车辆情况。

（五）、车辆费用报销管理规定

1、驾驶员每月报账需根据当月所填写的《用车申请单》上的公里数、过路费、加邮费、停车费分部门填写由总经办总监签字审批报销；

2、车辆维修报销

1）、维修费用在500元以下可直接由司机组组长决定维修后由总经办总监签字审批报销；

2）、维修费用在500元以上必须事先填写送修申请单，由总经办总监签字审批报销；

3、洗车美容费用报销

1）、洗车美容费用由总经办总监签字审批报销；

五、文件标准化管理

（一）、总则

1、为了减少发文数量，提高办公速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

2、文件标准化管理内容主要包括：

政府机构来函、来电、来文，外部企事业单位来函、来电、来文，公司上报下发的各种文件、资料；

3、公司各类文件分别由总经办归口管理。

（二）、公司公文管理

1、公文的分类：

（1）、决定、决议，对某些问题或者重大工作安排，用“决定”，经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事宜，用“决议”；

（2）、通知、通报，要求各部门及下级办理或需要知道的事宜，转发上级、同级的公文，用“通知”；表扬员工、批评错误，传达重要事宜，用“通报”；

（3）、报告、请示，向上级汇报工作用“报告”，请上级指示或批准用“请示”；

（4）、批复，答复请示事宜，用“批复”；

（5）、函，对平行单位之间的工作联系及向有关主管部门请示批准等询问和答复，用“函”；

（6）、会议纪要，传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门（人员）遵守执行的，用“会议纪要”。

2、公司文书分类

（1）、公司章程；

（2）、经营业务文件，如公司经营目标、经营方针等；

（3）、管理制度文件。

3、文书的格式

（1）、各种文书应具备：

标题、文号、发文日期、发文人、收文人、文件拟稿人、校稿人及有关责任人；

（2）、文字要尽量口语化，通俗易懂。

用词应准确，尤其在金额、时间等数据上应绝对准确。

应减少模棱两可的用词，以免产生文件理解争议；

（3）、两页以上的文件要标明页码；

（4）、对于文件中引用的其他相关文件，要注明其文件号和文件形成日期；

（5）、文件编号见附件。

4、文件的起草及审核

（1）、公司重要文件：

公司章程、发展规划、会议文件、管理制度由总经办秘书负责起草整理，总经理审核通过；

（2）、通知、通报、转发相关单位文件由总经办起草，总经理审核通过；

（3）、各部门日常工作文书由部门内业负责起草，部门经理校核，总经理审批通过；

（4）、函由直接业务部门负责起草，总经办校核，总经理审批通过。

5、文件收发

（1）、文件和原稿，由总经办分类归档，保存备查；

（2）、公司文件由总经办负责发放，发放人应将文件标题、主要内容、发放日期、部门、接收人登记清楚。

机密文件由指定专人负责发放；

（3）、外来文件由前台文书负责签收，并分类登记，依据文件呈送人或部门发放下去，并作好登记。

未写明接收部门或人员的文件应一律交由总经办总监签收，并根据文件内容发放相关部门或人员；

（4）、传阅文件由总经办专人负责发放传阅，各部门或人员阅后应在文件批复单上写明“已阅”并签字，若需提出意见的应写明。

批复单见附件。

阅后文件总经办应收回存档。

6、文件保密

（1）、保密范围：

公司重大决策中的秘密事项；公司尚未实施的经营战略、经营规划、经营决策；公司合同、协议、内部质量管理文件、制度流程、招标投标文件、客户文件、绩效考核文件、客户要求保密文件、公司财务资料、公司和个人资质申报年审资料、以及公司相关文件规定需保密的文件资料、主要会议记录；公司掌握的市场信息；公司人事档案，工资、奖金资料；

（2）、密级划分：

公司密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的利益和权益受到特别严重损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司利益和权益受到较严重损害；秘密是一般公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受一般损害及工作的不便；

（3）、密级规定：

直接影响公司权益和利益的重要决策文件为绝密级；公司的发展规划、财务报表、重要会议记录、公司经营情况为机密级；公司人事档案、合同、协议、员工工资收入、市场信息为秘密级；

（4）、公司的秘密文件应标明不同密级，并确定专人保管及在指定范围内分发或传阅。

（三）、文件格式的标准化

1、公文格式

（1）、公文由标题、文号、正文、附件（如有）、发文时间、主送部门（人员）、抄送部门（人员）、密级、紧急程度、校对人等部分组成；

（2）、公文标题应当准确、简要，标题一般不加标点符号，且字数一般不超过20个字；

（3）、附件应在正文之后注明附件名称和顺序；

（4）、请示只须写明上报领导；

（5）、函不得以单以“函”字作为标题；

（6）、公司决定、决议、通知、通告应采用红头文件纸打印；公司对外公函应采用公司发文纸打印；对外传真应采用公司标准传真格式文本。

（四）、发文程序与要求

1、行文规则

（1）、用公司名义行文的公文有：

向上级主管部门请示、报告工作事宜；转发上级主管部门的重要文件；与业主及相关单位的工作联系；向各部门下达重要指示、决定、批复等；

（2）、用各部门名义行文的公文有：

与业主及相关单位的日常业务联系；部门之间的工作沟通；向公司领导请示汇报工作；根据部门职权下达工作任务；

（3）、凡可用部门名义行文的，一律不用公司名义行文。

各部门在职权范围内能够处理的问题，一般不向公司行文；

（4）、请示性公文，应一文一事，即一个请示汇报一件事情。

除领导直接交办的事情外，请示不能直接送领导者个人。

非特殊情况，不能越级行文请示。

2、公文办理

（1）、以公司名义行文的公文必须由总经理签发。

以各部门名义行文的公文由各部门经理签发；

（2）、以公司名义行文的公文由总经办负责发放。

以各部门名义行文的公文由各部门内业发放。

所有公文的收发均须建立专门收发文本进行登记；

（3）、不符合公文撰写格式要求的、没有相关部门及公司领导签批的公文，总经办一律不予以加盖印章，发文审批表格式见附件。

（五）、文件的借阅与清退

1、各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须经总经办总监同意后方可借阅。

2、借阅文件应严格履行借阅登记手续,，对有密级的文件就地阅看，按时归还。

任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划。

3、总经办秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作（一般为月底一小清,季末一中清,年终一总清）如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

4、各部门应指定资料工程师负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

（六）、文件的立卷与归档

1、文件的归档范围：

（1）、上级部门来文,包括上级部门对公司报告、申请的批复；

（2）、公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的各类计划统计、季度、年度报告等；

（3）、总经理办公会、中层干部会以及各种专业例会记录；

（4）、公司业务所形成的报告、总结、决议、发言、简报，会议记录等；

（5）、有保存价值的客户来信来访记录及处理结果；

（6）、参加上级有关部门召开的各种会议带回的文件、资料及在会上汇报发言材料等；

（7）、上级机关领导来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料；

（8）、反映公司经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像制品；

（9）、公司日志和大事记；

（10）、公司向上级批复的文件及上报的有关材料；

（11）、各业务部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

2、立卷要求：

（1）、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档；

（2）、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性；

（3）、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则，重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档；

（4）、上年度形成的文件材料，要求在下年度五月份以前整理完。

六月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份。

（接交单位各留存一份备查）。

（七）、文件的销毁

1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，应定期清理造册，并按有关规定，办理申请销毁手续。

2、经审核同意销毁的文件，应派专车分别由总经办秘书和总经办总监在指定的地点监视销毁。

六、信息化管理

（一）、电脑管理

1、基本管理要求。

（1）、电脑采购、分配、安装、检验、维修由公司总经办统一负责；

（2）、公司各部门、各分公司、各直属项目部需配备电脑，需先书面填写《购买办公设备、用品、耗材申请单》，经分管副总签字审批、报总经办审核，再报总经理签字同意后再予以购买；

（3）、电脑实行专人使用保管制，领用保管人必须懂得正确操作方法，领用前需经行政管理部培训，懂得基本操作规程，能对计算机进行简单维护，并详细填写《办公用品调拨单》，调拨单作为电脑领用人保管责任的依据，所有电脑均由总经办或公司签约电脑维修公司负责安装调试。

2、电脑具体使用管理。

电脑操作者需正规使用电脑，禁止从事以下事项：

（1）、不得利用电脑做与工作无关的事情；

（2）、不得上与工作无关的网站，禁止浏览登入反动、色情、邪教等非法网站、浏览非法信息以及利用电子信箱收发有关上述内容的邮件；

（3）、禁止利用计算机玩游戏、聊天、看电影；

（4）、非电脑维护人员不得拆卸或更换计算机硬件，新增加软件要经主管批准后由电脑相关人员实施安装；

（5）、不得随意从网上下载、安装、接收和试用和工作无关的不明软件和来历不明的文件，以免造成系统故障。

如需使用和安装外来文件或下载互联网上的文件必须先进行杀毒，确认无毒后，才能应用到本地机器。

3、电脑维护管理办法。

（1）、电脑主机风扇旁不要遮挡其它物品，以保持良好的散热通风；不要用易产生静电的抹布或未拧干的抹布擦拭电脑，不用手触摸显示屏；

（2）、爱护硬件设施，做好计算机的维护保养工作，每周至少清洁一次。

禁止随意拨弄、拆卸、搬动计算机设备、配件（键盘、鼠标等），对网络共享设备要求在行管人员指导下操作，严格按操作程序正常开机、关机；对任何硬件设施或加密狗（接口的设施除外）不得带电插拔；

（3）、电脑使用人员应每周对计算机设备进行病毒检测，发现病毒感染应及时清除，防止扩散和蔓延。

对国家通报的病毒发作时间禁止开机，如确需使用应由计算机管理人员负责技术处理。

要对计算机设备、电源电路进行定期检查，发现问题及时处理；

（4）、节约使用计算机耗材，如纸张、墨盒等。

打印重复数量多的，应尽量使用复印机复印，应尽量双面打印或复印；

（5）、电脑使用人员应做好计算机简单维护，如发现机器有异常声音或故障，经简单维修仍不能正常工作的，应及时向总经办报告；

（6）、外出、午休、下班等不使用电脑时请及时按照正常关机方法关机，不得强行关闭电源，以减少电磁辐射、节约用电、延长电脑使用寿命；

（7）、电脑操作者需例行维护电脑，例如：

杀毒软件必须每星期升级一次，磁盘碎片必须每月整理一次，及时删除不必要的程序和文件等，个人无法解决的电脑问题应及时通知行政管理部，由总经办安排专人维修；

（8）、保持电脑外观整洁和完整，定期清洁电脑主机与显示器的外壳，以及键盘和鼠标，更要确保机外壳不受损伤，放置电脑的环境也应保持清洁，电脑主机风扇旁不要遮挡其它物品，以保持良好的散热通风，否则将会影响电脑的正常工作；

（9）、公司电脑内资料属于公司机密，使用者需保证电脑内资料的安全性和保密性，每台电脑均应由使用者设置密码，并将密码告之总经办，不得随意将密码告之他人，更不得让公司其他非电脑操作者使用电脑；

（10）、离职或工作调动按规定向总经办移交电脑，经总经办验收合格后，才能办理相关手续。

（二）、数据库及网站管理

1、总则

总经办负责与网站建设协作单位的衔接、协调与沟通，负责公司各部门信息收集的汇总和整理，负责信息的录入、网页内容更新等网站日常维护工作，目标是把恒鑫网站做成发布信息、收集反馈信息、共享资源、拓展公司业务的综合性智能平台。

2、数据收集类别及范围

（1）、网上发布的信息由各职能部门根据工作职责和业务需要提供，各部门应当指定一名信息员负责本部门信息的收集、整理，经部门主管签署后报总经办整理，由总经办报主管领导审批，经主管领导审批后，由总经办按审批意见录入更新网页；

（2）、公司鼓励员工自行搜集、撰写有用的相关资料信息，直接总经办，以充实网站内容，并对网站采用的稿件投稿人进行奖励；

（3）、数据收集范围：

新签合同信息（包括图片）、项目信息（包括图片）、招标动态信息、公司管理层人员人事变动、公司重大会议决议、公司年度活动安排等。

3、保密及安全性规定

（1）、各部门提交的信息内容必须遵守国家有关法律、行政法规，严格执行公司保密制度；

（2）、总经办应当做好网络数据的备份，以防不测；

（3）、对网络各种管理口令，由总经办统一管理，并注意保密；

（4）、总经办应定期清除病毒，保证公司服务器正常运行。

4、数据收集时间

（1）、合同签订后2个工作日内，市场部应向总经办交新签合同信息表（包括图片）及客户信息表；

（2）、项目正式开始进行3个工作日内，市场部应向总经办项目信息表（包括图片）；

（3）、每月30号前招标部应向总经办交下个月的招标动态信息表，并在招标工作发生变动时随时向总经办交更改招标信息通知；

（4）、公司管理层人员产生变动时，人力资源部应在任免通知书下发的同时向总经办交人事变更通知表，并附上任免通知原件存档。

5、数据更新

（1）、以上数据收集的当天应同时更新数据库信息及网站信息；

（2）、数据信息变更时应立即更新数据库及网站信息；

（3）、每月底清理一次数据库及网站信息，发现过时及不必要的数据信息应及时与有关部门加以确定，以避免垃圾信息。

6、其他规定

（1）、各部门负责人应当把网站内容的更新、信息的收集和整理作为一项重要的工作，列入部门工作计划。

公司对本项工作列入部门考核的一项内容；

（2）、各部门每月5日前将上月的信息收集和上报等工作情况报送总经办，对信息收集不力、滞后上报的部门，由总经办讨论，作出相应的处理意见。

七、办公用品管理

（一）、工作用品配备

1、各部门领用管理

凡公司的新到员工均配备下列用品，其它需用办公用品根据实际工作需要配备：

签字笔1支、笔芯1支、工作笔记本1本。

其中：

∙计算器根据工作需要才能配备，由总经办总监审批。

∙剪刀、美工刀、钉书机只发放一次，由部门领取。

∙签字笔每三个月领取1支。

∙笔芯、胶水、自动铅笔需以旧换新。

2、申请购买管理

其它易耗用品用完后，由各部门资料工程师填写《购买办公用品及耗材申请表》，并交部门经理审批后报总经办，待总经办总监签批后购买，其它部门不得擅自购买办公