整理董事会文件格式编制汇总.docx

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整理董事会文件格式编制汇总

董事会文件格式编制汇总

编辑整理：

尊敬的读者朋友们：

这里是精品文档编辑中心，本文档内容是由我和我的同事精心编辑整理后发布的，发布之前我们对文中内容进行仔细校对，但是难免会有疏漏的地方，但是任然希望（董事会文件格式编制汇总）的内容能够给您的工作和学习带来便利。

同时也真诚的希望收到您的建议和反馈，这将是我们进步的源泉，前进的动力。

本文可编辑可修改，如果觉得对您有帮助请收藏以便随时查阅，最后祝您生活愉快业绩进步，以下为董事会文件格式编制汇总的全部内容。

董事会会议文件制作标准

一、目的与适用范围

一.1为了进一步规范--——集团所属企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定本标准。

一.2本标准适用于—-—--集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。

一.3董事会文件内容要求

一.3.1董事会会议文件包括但不限于以下文件：

一.3.2会议通知;

一.3.3委托其他董事代为出席的授权委托书；

一.3.4会议签到簿；

一.3.5会议议程；

一.3.6议案及其附件；

一.3.7董事会会议纪要及决议。

一.4会议通知按下列要求送达，样本请见附件一:

事项

内容

通知内容

召开的时间、地点和方式

召集人

议程

联系方式

发出通知的日期

注意事项

召集人署名

时限

定期会议的通知应当于会议召开十五日以前送达

临时会议的通知根据企业实际情况灵活安排

章程另有规定的按章程规定执行

方式

电子邮件

邮政寄送

专人递交

对象

董事+监事、相关高级管理人员+特邀人员（如有）

附件

送达通知的同时,原则上应当附送拟由会议审议或作出决议事项的议案及其附件

收集证明文件

应于送达同时,形成并收集被送达人签收文件或第三方书面证明作为回执。

证明文件应明确记载送达时间。

一.5授权委托书（参见附件三）应当载明:

一.5.1委托人和受托人姓名、身份证号码；

一.5.2授权范围，包括受托人是否有权对临时提案进行表决等；

一.5.3授权时效；

一.5.4委托人签字.

一.6会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、签名等。

一.7会议议程（参见附件五）内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参会人员、会议议题、具体议程安排等。

一.8议案的内容，应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定，并应采取一事一文。

一.9会议纪要（参见附件七）应该记载内容如下：

一.9.1会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；

一.9.2会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员;

一.9.3会议议程；

一.9.4议案汇报人的汇报意见；

一.9.5董事发言要点；

一.9.6每一决议事项的表决方式和结果,包括投弃权和反对票的董事姓名；

一.9.7列席监事与列席总经理的意见;

一.9.8其它需要记录的情况。

一.10董事会决议（参见附件八）应记载内容如下:

一.10.1会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；

一.10.2会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；

一.10.3决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名。

一.10.4董事会决议由到会董事签字；代行签字的,应当附相对应的董事授权委托书。

一.10.5决议涉及对外报批的事项，应一事一议，单独形成决议。

一.11纪要与决议的区别

纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式，两者特征和区别如下：

类型

主要内容

数量

备注

纪要

会议全过程和结果的要点

所有议案

必备,用于内部存档备查

决议

经讨论后，法定多数通过的决定

单一议案

对外办理审批、登记、备案，及集团内部账务处理等相关事项所需

一.12提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件十）、会议议程、议案及相关附件，董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员.

一.13签署

于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。

特殊情况下，可会后完成签署事项，但最迟不超过会后十五日.

二、会议命名规则

各企业董事会届数通常为3年或4年一届，以各企业章程为准.董事会命名规则如下：

类型

规则

举例

定期会议

【公司全称】+届数+“董事会"+次数+“会议”

XX华润燃气有限公司第一届董事会第一次会议

临时会议

【公司全称】+届数+“董事会”+年份+次数+“临时会议”

XX华润燃气有限公司第一届董事会2010年第一次临时会议

三、董事会文件制作与归档要求

内容完整、文字准确、格式标准、纸型统一、装订规范、外观整洁。

会议结束后，企业应当制作董事会会议档案。

档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。

每次董事会会议档案应当单独装订成册，按照董事会会议名称连续编号。

会议档案由企业永久保存。

会议档案须附目录（参见附件十一）。

企业应当在每次董事会会议后一个月内，将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送股东。

公司设有股东会的,股东会文件制作标准参照董事会文件制作标准执行。

四、执行时间

本标准自颁发之日起执行。

附件一、会议通知

附件二、回执

附件三、授权委托书

附件四、会议签到簿

附件五、会议议程

附件六、董事会会议议案

附件七、会议纪要

附件八、会议决议

附件九、临时会议决议

附件十、会册封面

附件十一、目录

关于召开_______________公司

第_____届董事会第_____次会议的通知

各位董事：

兹决定召开_______公司第___届董事会第____次会议。

现将有关内容通知如下：

一、主持人:

二、召开时间：

_____年__月____日

三、召开地点：

四、参会人员：

五、列席人员：

（一）监事:

（二）会议记录人员

（三）公司邀请的其他人员

六、拟审议事项:

（一）［议题描述];

（二）[议题描述]；

（三）[议题描述];

七、注意事项：

（一）本次会议应由董事本人出席，如因故不能出席的,可以书面委托其他董事代为出席,并在授权书中注明授权范围。

董事未出席会议、又未委托其他董事代为出席的，视为放弃本次会议表决权。

（二）请参加会议的人员带齐身份证原件、复印件。

（三）请填写《回执》、《授权委托书》（需授权董事签名）并在召开会议时交回会议联系人.

（四）由于会议时间有限，为保证会议效率，请各位董事能提前审阅会议的所有议案,并尽可能在会前形成一致意见.

八、联系方式:

姓名：

地址：

电话:

传真:

特此通知，敬请准时出席会议.

_____________公司

召集人签名：

_____年___月___日

附：

一、《会议回执》;

二、《授权委托书》。

回执

_____________有限公司：

关于公司召开第___届董事会第___次会议的通知已收悉.本人拟亲自/委托代理人出席本次会议.

签署：

日期:

附注：

一、请用正楷书写中文全名。

二、首次出席会议的人员，请附上身份证复印件.

三、委托代理人出席的，请附上填写好的《授权委托书》（见附件三）.

授权委托书

兹委托__先生/女士（身份证号码：

）代表本人，出席___公司第___届董事会第___次会议，并代为行使表决权。

本授权委托书自本人签字后起生效,至上述会议结束时终止.

委托人签名：

委托日期:

_______________________公司

第___届董事会第___次会议签到簿

_____年___月___日

出席会议董事签到:

姓名

职务

有效证件号码

签字栏

列席会议人员签到：

姓名

职务

有效证件号码

签字栏

会议议程

会议时间:

______年____月____日

会议地点:

会议主持：

参会人员：

董事会成员

列席人员：

（一）监事:

（二）董事会秘书：

（三）公司邀请的其他人员：

议程及安排：

一、董事/委托代理人等参会人员入场、签到.

二、主持人介绍到会人员，宣布大会开始.

三、主持人宣读董事委派函、监事委派函（如有）。

四、审议《关于　　　　　的议案》　　　　　[发言人]　

五、审议《关于　　　　　的议案》　　　　［发言人]

六、审议《关于　　　　　的报告》　　　　　　　　　　［发言人］

七、审议……［发言人]

八、与会董事签署会议决议和会议记要。

议案______

关于__________的议案

各位董事：

提议,……（希望董事会做出某种行动:

听取报告；批准预算、拨款;任免人事、修改章程、委托事项……）。

（概述事由，支持资料或文件作为附件并予以注明）。

以上,请予审议.

附：

1、支持资料或文件

二〇年月日

议案______

关于制定__________制度的议案

各位董事：

提议,批准《制度名称（草案）》，并授权_____签署后发布。

概述《制度名称（草案）》重点内容。

具体内容请参阅附件。

以上,请予审议。

附：

1、《制度名称（草案）》

二〇年月日

议案______

关于任命（职务名称）的议案

各位董事：

提名________先生/女士（身份证号码:

）担任（职务名称）。

（概述事由，如:

前任离职或新增职位）.

________先生/女士的基本情况如下：

（或先生/女士基本情况请参阅附件。

）

以上，请予审议。

附：

1、《先生/女士简历》

二〇年月日

议案______

关于批准组织机构设置和岗位编制的议案

各位董事：

提议,批准以下组织机构设置和岗位编制方案，并授权签署后发布。

一、组织架构图

……

二、部门职责（概述）

……

三、岗位分类与职级划分（概述）

……

四、人员编制（概述）

公司编制为名.其中：

高级管理人员名。

具体内容请参阅附件方案（包括设置和调整前后的对比说明）。

以上，请予审议.

附:

1、《组织机构设置及岗位编制方案》

二〇年月日

议案______

关于批准公司______年度工资总额的议案

各位董事：

提议,批准公司_____年度工资总额预算,并授权签署后执行。

公司_____年度工资总额预算为元。

预计_____年在岗正式员工人，较上一年度新增人。

工资总额的项目构成如下：

示例：

项目

年预算金额

上年实际金额

备注

工资总额

在岗正式员工

固定工资

薪酬总额较上年增幅％

考核工资

年终奖金

小计

内退员工

工资总额

劳务派遣员工

工资总额

其他人员

工资总额

合计

备注:

其他人员含借调员工、外借员工及非全日制工。

（预算编制说明）

以上,请予审议.

二〇〇年月日

XXX公司

第XX届董事会第XX次会议表决票

董事姓名：

XXX、XXX、XXX、XXX、XXX。

议案

表决结果

同意

反对

弃权

1、审议公司XXXX年度工作总结报告。

2、审议公司XXXX年度董事会工作报告。

3、审议公司XXXX年度利润分配方案。

4、审议公司XXXX年度财务决算报告。

5、审议公司XXXX年度经营纲要.

6、审议公司XXXX年度市场经营运作计划。

7、审议公司XXXX年度项目研发计划.

8、审议公司XXXX年度财务预算。

书面意见：

董事签名：

计票人签名:

监票人签名：

备注：

请用钢笔在“同意"、“反对"、“弃权"项下用“√”标示表决意见，同一议案只能标示一种意见，或“同意”或“反对”或“弃权”,否则视为弃权，在会议主持人规定的时间内未提交表决票的视为弃权。

XXX公司

第XX届董事会第XX次会议表决结果统计表

出席会议董事：

XXX、XXX、XXX、XXX、XXX（委托XXX）.

议案

表决结果

同意

反对

弃权

1、审议公司XXXX年度工作总结报告。

5

0

0

2、审议公司XXXX年度董事会工作报告.

5

0

0

3、审议公司XXXX年度利润分配方案。

5

0

0

4、审议公司XXXX年度财务决算报告。

5

0

0

5、审议公司XXXX年度经营纲要.

5

0

0

书面意见:

董事签名：

计票人签名：

监票人签名：

_________________________公司

第_____届董事会第_____次会议纪要

会议时间：

____年____月____日

会议地点:

会议召集及主持人:

出席会议董事:

列席会议监事：

其他参会人员:

记录人：

内容：

一、出席本次会议的董事共____名，董事_____书面委托董事____代表其出席会议并代行使董事职权，符合法律有关规定。

二、重大事项通报

（一）公司股东变动;

（二）公司董、监事变动;

（三）……

三、参会人员发言：

【较详细记录会议过程，包括议案汇报人的汇报要点，与董事、监事及其他与会人员的发言。

】

示例:

会议首先由董事长【　】致辞，……

接下来由总经理______向董事会汇报《_______年度工作报告》，介绍了上年度主要经营指标完成情况为……；主要成绩与不足包括……；下年度的工作计划……。

财务总监______作《上年度财务决算及下年度财务预算》报告。

……

与会董事发言:

……

与会监事发言：

……

四、会议审议事项及结果：

（一）会议审议并原则同意《________年度工作报告》。

会议认为……。

（二）会议审议通过了《关于　　　　　的议案》。

会议同意……。

（三）会议审议并原则通过了《关于的议案》。

会议要求……。

（四）会议审议并原则同意《关于的议案》.会议认为,…….

（五）会议决定《……议案》搁置审议。

会议认为,……。

五、有关人员签署第____届董事会第____次会议决议及会议记录.

六、宣布会议闭幕.

出席会议的董事（委托代表）签名：

_______年___月____日

_______________________公司

第___届董事会第____次会议决议

第【】号

________公司第_____届董事会于____年___月___日在___召开了第__次会议。

本次董事会会议由董事长____召集并主持.应出席本次董事会会议的董事人数为___人，实际到会人数为____人。

其中,董事____因故未能出席本次会议，书面委托董事_____代为行使表决权。

经讨论并审议本次董事会会议议题,与会董事一致通过并决议如下：

一、批准__________________方案。

二、批准__________________方案。

三、通过《关于_____________的报告》.

四、通过《_____________公司_______年经营计划》。

五、通过《_____________公司_______年财务预算》。

（列示关键指标）

特此决议.

董事签字：

董事签字：

董事签字：

__________年_______月_______日

________________公司

第____届董事会第____次会议

会册

二○____年_____月

_____________________公司

一、会议议程

二、公司审议文件

（一）关于的议案

（二）关于的议案

（三）关于制定公司重要管理制度的议案

（四）年度工作报告及年经营计划

（五）关于申请发放年度奖金的议案

三、会议决议

四、会议纪要

五、董事、董事长委派函和高级管理人员推荐函

六、授权委托书

七、会议签到记录