中小型超市管理分析.docx

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中小型超市管理分析

会计信息系统

课程设计

学院：

潇湘学院

班级：

09会计3班

姓名：

李红娟

超市管理系统需求分析

1项目计划

1.1系统开发目的

1.2背景说明

1.3项目确立

2逻辑分析与详细分析

2.1需求分析

2.2目标

2.3数据流程图

2.4系统功能

2.5系统开发步骤

2.6用户的特点

3小结

1项目计划

1.1系统开发目的

（1）大大提高超市的运作效率。

（2）通过全面的信息采集和处理，辅助提高超市的决策水平。

（3）使用本系统，可以迅速提升超市的管理水平，为降低经营成本，提高效益，增强超市扩张能力，提供有效的技术保障。

1.2背景说明

随着现代科学技术的迅猛发展，计算机技术已渗透到各个领域，成为各行业必不可少的工具，特别是Internet技术的推广和信息高速公路的建立，使IT产业在市场竞争中越发显示出其独特的优势，步入数字化时代，有巨大的数据信息等待着加工处理和传输，这使得对数据库的进一步开发和利用显得尤为迫切。

作为国内市场的一些中小超市，他们在信息化过程中的步伐要落后大中型超市，而对于这些企业的资源管理，信息的存储和处理也显的迫切需要，要适应市场竞争，就需要有高效的处理方式和管理方法，因此加快超市的电算化进程是必不可少的。

21世纪，超市的竞争也进入到了一个全新的领域，竞争已不再是规模的竞争，而是技术的竞争、管理的竞争、人才的竞争。

技术的提升和管理的升级是超市业的竞争核心。

零售领域目前呈多元发展趋势，多种业态：

超市、仓储店、便利店、特许加盟店、专卖店、货仓等相互并存。

如何在激烈的竞争中扩大销售额、降低经营成本、扩大经营规模，成为超市营业者努力追求的目标。

1.3项目确立

针对超市的特点，为了帮助超市解决现在面临的问题，提高超市的竞争力，我们将开发“超市管理系统”

2逻辑分析与详细分析

2.1需求分析

超市的发展必需要解决以下问题：

（1）物流管理方式落后，很难根据销售、库存情况，及时进行配货、补货、退货、调拨。

经过我们的调查发现，超市在物流管理方面，仍使用传统的人工管理模式，浪费人力资源，效率低，准确率低。

有些商品紧缺，顾客要排队购买或商品供不应求，使顾客大为不满，还有一些商品，长期积压，损坏严重，造成重大经济损失，引起销售人员的极大不满，以多次向超市管理人员反映，但此类问题仍屡屡发生，得不到根本性的解决，已引起总经理的高度重视。

连锁超市是以零售为前导，以商品进销，存配，流转管理为基础。

一个大型超市，它的物流管理势必非常复杂，如果没有一个强大的信息系统来支持，那么就会造成一部分商品大量积压，而另一些商品供不应求的局面，这种局面必然会给超市带来巨大的经济损失。

有些超市为了避免这样的情况发生，就会对物流管理投入大量的人力。

虽然这样解决了物流方面的问题，但是这又有悖于管理学的原则，效率低，浪费了人力资源，解决不了根本性的问题。

通过Internet加强超市与供货商之间的信息连接，帮助超市完成物流管理。

经过以上分析，本系统必须具有以下功能：

●销售人员可以通过系统将销售量，库存量报告给经理

●顾客可通过系统传达需求量信息

●经理通过系统可以查询到销售，库存，需求的信息

●系统通过网络与供货商传递价格，需求量等信息

●系统可以作信息分析

●经理查询数据分析，并作出决策

（2）顾客难与超市互动，使购物效率大大降低。

顾客购物，最想了解的就是商品的价格和质量。

而在超市里面，销售人员数量很少，顾客无法询问到商品的优缺点，不能就商品的价格和质量进行对比，这样就降低了顾客的购买欲。

还有，很多顾客对超市货物摆放的位置不了解，常常会因为要去找某个商品而耽误大量时间，给顾客购物造成了很大的不便。

还有一些大超市，在购物高峰期，经常出现收费台收费速度跟不上，造成顾客缴费时拥挤不堪，排很长的队伍。

超市应有会员服务，对会员的管理也是一个复杂的问题。

经过我们调查，××超市由于规模较大，上述这些问题都存在，且比较严重。

●建立POS零售系统

●顾客可从导购台上，通过触摸屏，查询到商场介绍、营业区分布，商品购买指南，声文并茂地获得所需的信息，查询信息内容可定制。

●通过安装条码扫描仪，顾客可从查询机上查到商品价格，有关商品证书等通过输入密码，超收工作人员可以进行盘货，核对价格。

●支持多种收款方式：

顾客交款、营业员交款。

●支持会员制折扣卡销售，可以采用严格会员制或自由会员制。

●记录顾客信息、累计顾客消费金额等功能。

●支持多种付款方式：

现金、支票、信用卡IC卡、信用卡磁卡、记帐、赠券等。

可同银行提供的数据接口直接进行数据交换。

●支持多种促销方式：

折扣、折让、VIP优惠卡、赠送。

●允许退货及错误更正。

●收款员非常规操作记录，有助于减少财务损失，方便汇总打印各种营业报表。

●前台交易开单、收款、退货、会员卡、折扣和优惠等

●下载后台资料和将清款后的业务数据上传后台

●完成前台交易中的扫描条码或输入商品编码、收款、打印收据、弹出银箱等一系列操作

（3）财务，帐目管理混乱，透明度低。

超市财务管理一直都存在一些问题：

●财务人员工作量大：

大量的报表：

日报表:

　　收款员明细日报表；收银员部门日报表

　　收款机明细日报表；收款机部门日报表

　　营业员明细日报表；大类时段分析表

　　日商品实时明细表；日商品销售排名表

　供应商日销售明细；日商品优惠明细表；日商品退货表

月报表:

月度分类统计表

　　月商品销售排名表

　　月商品优惠统计表

　　月商品退货统计表

结账：

　商品帐、柜组帐、部门帐、客户帐。

帐务平衡检查

帐务规则检查

检查各个部门是否有违规操作

统计报表

提供各种报表，包括常用报表和自定义报表

●财务管理不透明

●报表，结帐，进货退货表可自动运行，减少系统管理员的工作量

●可及时发现计算机系统或人为造成的错误

●生成监测报告通知系统管理员

（4）系统安全问题

信息系统尽管功能强大，技术先进，但由于受到自身体系结构，设计思路以及运行机制等限制，也隐含许多不安全因素。

常见因素有：

数据的输入，输出，存取与备份，源程序以及应用软件，数据库，操作系统等漏洞或缺陷，硬件，通信部分的漏洞，企业内部人员的因素，病毒，“黑客”等因素。

因此，为使本系统能够真正安全，可靠，稳定地工作，必须考虑如下问题：

●为保证安全，不致使系统遭到意外事故的损害，系统因该能防止火，盗或其他形式的人为破坏

●系统要能重建

●系统应该是可审查的

●系统应能进行有效控制，抗干扰能力强

●系统使用者的使用权限是可识别的

（5）零售前台（POS）管理系统功能介绍：

1.商品录入：

根据超巿业务特点制定相关功能，可以通过输入唯一编号、扫描条形码、商品名称等来实现精确或模糊的商品扫描录入。

该扫描录入方法可以充分保证各种电脑操作水平层次的人员均能准确快速地进行商品扫描录入。

2.收银业务：

通过扫描条形码或者直接输入商品名称（对于同类多件商品采用一次录入加数量的方式）自动计算本次交易的总金额。

在顾客付款后，自动计算找零，同时打印交易清单（包括交易的流水账号、每类商品的商品名、数量、该类商品的总金额、交易的时间、负责本次收银的员工号）。

如果顾客是本店会员并持有本人会员卡，则在交易前先扫描会员卡，并对所购物品全部实行95折优惠，并将所购物品的总金额累计到该会员的总消费金额中。

会员卡的有效期限为一年，满一年未续卡者，该会员卡将被注销。

3.安全性：

OS登陆、退出、换班与操作锁定等权限验证保护；断电自动保护最大限度防止意外及恶意非法操作。

4.独立作业：

有的断网收银即在网络服务器断开或网络不通的情况下，收银机仍能正常作业

（2）、后台管理系统，本系统必须具备以下功能

1.进货管理：

根据销售情况及库存情况，自动制定进货计划（亦可手工制定修改），可以避免盲目进货造成商品积压。

按计划单有选择性地进行自动入库登记。

综合查询打印计划进货与入库记录及金额。

2.销售管理：

商品正常销售、促销与限量、限期及禁止销售控制。

综合查询各种销售明细记录、各地收银员收银记录以及交结账情况等。

按多种方式统计生成销售排行榜，灵活察看和打印商品销售日、月、年报表。

3.库存管理：

综合查询库存明细记录。

库存状态自动告警提示。

如库存过剩、少货、缺货等。

软件为您预警，避免库存商品积压损失和缺货。

库存自动盘点计算。

4.人员管理：

员工、会员、供货商、厂商等基本信息登记管理。

员工操作权限管理。

客户销售权限管理。

2.2目标

（1）顾客可从导购台上，通过触摸屏，查询到超市介绍、营业区分布，商品购买指南，声文并茂地获得所需的信息，也可通过零售POS系统实现多种购物方式。

（2）提高工作人员的正确性，省略了手工核对的工作量。

（3）超市管理者从繁重的传统式经营管理中解脱出来，并且有更多的时间从事于管理工作，工作重心逐渐转到管理上来，进一步提高了工作效率。

（4）采购人员查询本系统，可以更直接、有效地获得商品情况，了解到商品是否畅销或滞销。

（5）销售管理人员根据商品的销售情况进行分析，以进行下一次的销售计划。

（6）财务人员能更加清楚地了解库存情况、帐款余额、毛利等财务数据，通过更好地控制成本和费用，提高资金周转率。

（7）超市管理者把握住商品的进销存动态，对超市各种资源的流转进行更好的控制和发展。

2.3数据流程图

通过对超市现行的人工系统经过调查研究后，已经基本了解了超市的业务过程，而且也知道了超市经理想利用系统进行业务管理的想法和要求。

●商品销售信息直接输入系统

●商品库存量输入系统

●顾客购买的商品，如果脱销，则将商品名称编号输入系统

●通知物流管理部门向供货商订货

●物流管理部门根据要求，将待定商品汇总，填写多份订货单

●当受到供货商的发货单时，物流管理部门根据要求验收

●验收后，把与每种商品有关的数据，如名称，编号，数量，单价，供应商名称等记录到应付款帐目中

●将验收商品入库，并修改库存量

●帐务管理系统收到供应商的应付款通知单后，要与应付款明细帐核对，正确无误后才能付款

●修改会计总帐

●按周，月，年定期编制库存，销售，会计报表，提交给超市经理

●经理可随时查询库存量，销售量和业务情况

根据上述内容，首先确定系统的外部项，其次要确定系统的输入和输出，最后逐层画出数据流程图。

该系统的外部项共有4个：

顾客，销售人员，供货商，超市经理。

系统输入/输出表

输入

来源

输出

去处

定货单

顾客

不合格订单

业务员或顾客

付款

顾客

发货单

顾客

到货通知单

供应商

发票

顾客

付款通知单

供应商

付款

供应商

电话咨询

顾客

报表

经理

公司情况查询

经理

商品库存量

经理

第一层数据流程图要反映超市最主要的业务，这是我们无须详细描述主要的业务处理。

这个地方外不想使顾客和供应商。

该图表示系统从顾客那里接受购物要求，把书卖给顾客。

当货存不足时，超市便向供货商发出订货要求，以满足销售的需要。

但是该图没有反映帐务，“销售”和“采购”也没有分开表示，只是高度概括地反映了超市的业务，需要做进一步扩展。

上图是扩展后的第二层数据流程图。

当顾客的订货要求被接受以后，就要按照顾客所购商品以及需要的数量查找库存量，取定是否能够满足顾客的订货要求。

如果能够完全满足，就给顾客开发货单，并修改相应的商品库存量；同时还要通知财务部门作帐。

如果只能满足一部分或完全不能满足顾客要求，就把不能满足的商品记录下来，并通知物流管理部门，及时向供货商发出订货要求。

当供应商接到超市的订货要求，把商品发