行政印鉴管理规定渤海财险.docx

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行政印鉴管理规定渤海财险

渤海财产保险股份有限公司印章管理规定

第一章总则

第一条为规范公司各类印章管理，确保印章使用合法性与合规性，保证公司各项工作的正常开展和维护印章使用的严肃性，特制订本规定。

第二条本规定所指印章是指在公司印发的文件和凭证文书等有关的文件、资料上，需要以公司或有关部门名义证明其效力而使用的印章。

包括公司行政章、党委用章、工会用章、业务用章、财务用章、合同用章、人事用章等。

第三条各类印章的刻制、领用、缴销等工作，经总裁室授权，由综合管理部统一负责。

各类印章的保管、使用等工作由公司印章使用主管部门负责，其中公司行政章由综合管理部负责，党委用章由公司党委负责，工会用章由公司工会负责，业务用章由车险部/电销中心、非车险部/重点客户部/再保险部、客户服务中心负责，财务用章由计划财务部负责，合同用章由合规部负责，人事用章由人力资源部/教育培训部负责。

第四条公司行政章的保管、使用规定，按照本规定的第四章、第五章执行。

其他类印章的保管、使用要求可参照本规定的第四章、第五章由公司印章使用主管部门制定执行。

第五条本规定中的印章管理员是指按照公司印章管理规定负责公司所有印章的刻制、领用、缴销工作以及公司行政章使用登记工作的人员，此人员由总、分公司综合管理部设置专人担任。

分公司印章管理员如有变更，须在变更3日内向总公司综合管理部进行变更报备。

本规定中的印章保管员是指按照公司印章使用主管部门的印章保管规定、要求，负责妥善保管公司某类印章的人员，此人员根据公司印章使用主管部门要求在相关部门设置担任。

总公司印章保管员如有变更，须在变更3日内向总公司综合管理部进行变更报备。

分公司及下设机构印章保管员如有变更，须在变更3日内向分公司综合管理部进行变更报备。

第二章印章的刻制

第六条总公司印章由总公司综合管理部负责刻制。

印章申请部门持《刻制印章申请表》（见附件1）经申请部门负责人、综合管理部负责人、申请部门分管领导审核批准同意后，方可刻制。

《刻制印章申请表》由总公司印章管理员保管归档。

第七条各分公司印章由分公司综合管理部负责刻制。

印章申请部门持《刻制印章申请表》经分公司申请部门负责人、综合管理部负责人、申请部门分管领导及总经理审核批准同意后，通过OA系统向总公司提交签报，经总公司审批同意后方可刻制。

《刻制印章申请表》、印章审批流程文档由分公司印章管理员保管归档。

第八条各分公司下设机构的印章由分公司综合管理部负责统一刻制。

印章申请机构持《刻制印章申请表》经三级机构负责人、分公司综合管理部负责人、申请条线分公司分管领导及分公司总经理审核批准同意后，由分公司向总公司提交签报，经总公司审批同意后方可刻制。

《刻制印章申请表》、印章审批流程文档由分公司印章管理员保管归档。

第九条总公司、各分公司及下设机构印章目录、规格及式样详见附件2、附件3、附件4。

总公司各部门、各机构不得擅自增加印章种类和更改规格、式样。

第十条分公司及下设机构不得刻制人事用章、合同用章。

四级机构原则上不得刻制公司行政章，如确有工作需要，需提供主管部门要求文件并由分公司向总公司提交签报，经总公司审批同意后，由分公司刻制。

四级机构行政章仅限用于四级机构办理营业执照、税务登记证、组织机构代码证登记变更事项。

第三章印章的领用

第十一条总公司综合管理部将刻制好的印章在《刻制印章申请表》和《领取印章登记簿》（见附件5）上统一留印模备案，在《刻制印章申请表》注明领取人、分发人、领取日期、启用日期等信息，并由印章申请部门指定印章保管员在《领取印章登记簿》上签字确认领取。

第十二条分公司综合管理部将刻制好的印章在《刻制印章申请表》和《领取印章登记簿》上统一留印模备案，在《刻制印章申请表》注明领取人、分发人、领取日期、启用日期等信息，并由印章申请部门或印章申请机构指定印章保管员在《领取印章登记簿》上签字确认领取。

分公司在印章刻制完成后三个工作日内，将《刻制印章申请表》和《领取印章登记簿》电子扫描版提交至总公司综合管理部报备。

第四章印章的保管

第十三条公司印章的保管应按照公司印章使用主管部门制定的保管规定或要求执行。

其中公司行政章的保管规定见本规定的第十四条至第十六条。

第十四条总公司行政章由总公司综合管理部指定专人作为行政章保管员负责保管。

分公司行政章、三级机构行政章及批准刻制的四级机构行政章统一由分公司综合管理部指定专人作为行政章保管员负责统一保管。

第十五条公司行政章原则上不携带外出，但确因工作需要时，须由借出部门提交用印申请和借出申请，由借出部门负责人、综合管理部负责人、借出部门分管领导批准后，采取双人制（原则上为行政章保管员与用印人员）携带外出。

印章借出时要确保印章安全，做到人不离章。

用印仅用于申请事项材料，不能挪为他用。

外借印章要做到当日借出当日归还，如未办理完毕，则需再办理借出申请手续。

借出申请上要登记借出时间、还回时间及借出人员签名等信息。

借出申请同用印申请一同作为档案妥善保管。

第十六条公司行政章同用印登记簿一起存放在保险柜中，其中公司行政章在保险柜小柜内存放，用印登记簿在保险柜大柜中第一道门内中存放。

保险柜外门钥匙由印章管理员保存，保险柜内小门钥匙由行政章保管员保存，保险柜大小门钥匙不能相互持有。

第五章印章的使用

第十七条公司印章的使用应按照公司印章使用主管部门制定的印章使用规定或要求执行。

其中公司行政章的使用规定见本规定的第十八条至第二十二条。

第十八条使用公司行政章要严格履行审批手续。

总公司部门使用公司行政章时，应先填妥《用印申请单》（见附件6），经用印部门负责人、综合管理部负责人、申请部门分管领导审批。

如用印文件上已有申请部门分管领导的签字或申请部门分管领导已在相关流程审批通过，可直接用印，不必填写《用印申请单》。

分公司部门使用公司行政章时，应先填妥《用印申请单》，经用印部门负责人、综合管理部负责人、总经理审批。

分公司下属机构使用公司行政章时，应提交用印申请签报，经三级机构负责人、分公司对口部门负责人、分公司综合管理部负责人、分公司总经理审批。

第十九条使用公司行政章要严格履行登记手续。

用印审批通过后，用印人将《用印申请单》（或用印申请签报）、用印文件一并交至公司印章管理员处，印章管理员审核《用印申请单》（或用印申请签报）审批完备性及信息完整性后，填写登记《用印登记簿》（见附件7），之后将用印文件、《用印申请单》（或用印申请签报）、《用印登记簿》交至行政章保管员处，行政章保管员审核信息齐备一致后，在用印材料上盖章，并在《用印登记簿》上签字确认。

印章管理员将《用印申请单》（或用印申请签报）、《用印登记簿》妥善保管，并实行年度归档管理。

第二十条公司行政章的使用必须由公司印章管理员、行政章保管员双人监管完成。

如其中一人事、病、休假，则须安排综合管理部负责人或指定其他人员履行相应职责，确保用印双人监管。

第二十一条公司应以《用印登记簿》为模板印刷成册进行用印登记。

各分公司应为各级机构单独设立对应的《用印登记簿》，《用印登记簿》封面应清晰标注机构名称。

第二十二条登记时要顺序登记，不允许窜页、窜行、撕页、留空，如有登记错误的，须由行政印章管理员在当行签“作废”，严格保留历次登记痕迹。

第二十三条严禁在空白文件上盖章。

第六章印章的移交

第二十四条印章保管员工作变动时，应将印章交该部门负责人或其指定人员保管，并办理印章的移交手续，填写《印章交接单》（见附件8）。

第二十五条总公司各部门、各机构因工作需要需变更或更换印章时，应停止使用原印章。

总公司综合管理部负责收集总公司所有停用印章。

印章移交部门在新印启用时将原印章、《印章交接单》交至总公司综合管理部，总公司综合管理部收到印章核实无误后，在《印章交接单》签字确认后留档，并在原《领取印章登记簿》上注明移交回收封存的日期、移交人等事项，将印章妥善封存。

分公司印章管理员负责收集二、三、四级机构所有停用印章，并在原《领取印章登记簿》上注明移交回收封存的日期、移交人等事项。

停用的行政印章应在新印启用一周内将原印章加封携带或专递邮寄至总公司综合管理部，并通过OA留言向总公司综合管理部报告邮寄事项，总公司综合管理部收到印章核实无误后，提交留言确认收到，将印章妥善封存。

第二十六条对于撤销机构，分公司印章管理员应及时回收被撤销机构的全部印章、《印章交接单》、《用印登记簿》、《用印申请单》等材料，其中《印章交接单》、《用印登记簿》、《用印申请单》等纸质材料应按照公司档案管理规定妥善保管，行政印章应加封携带或专递邮寄至总公司综合管理部，并通过OA留言向总公司综合管理部报告邮寄事项，总公司综合管理部收到印章核实无误后，提交留言确认收到，将印章妥善封存。

第七章印章的缴销

第二十七条缴回印章一般封存三年，三年后由公司综合管理部提出书面核销申请，经公司综合管理部负责人、缴销印章原使用部门负责人、缴销印章原使用部门分管领导审批同意后，才可以销毁。

第二十八条销毁印章必须填妥《销毁印章清册》（见附件9），经缴销印章原公司印章管理员、原综合管理部负责人、原总经理确认核实后由公司综合管理部、合规部各安排一人负责在公安局认可印章专有机构双人监销印章，销毁凭证由公司综合管理部归档保存。

第八章印章丢失或损坏的处理

第二十九条公司印章发生丢失、被盗后，印章保管员必须在24小时内如实地向部门负责人、公司印章管理员、综合管理部负责人及上级领导、总公司综合管理部报告情况。

如公司行政章、法人章、财务专用章、银行预留名章、合同专用章、保单专用章、理赔专用章等重要印章发生丢失、被盗时，印章保管员应应立刻向公安机关报案，并在当地正规报纸登报声明丢失作废，到工商部门等有关部门备案，并尽快通知有关业务单位和个人，防止他人利用印章损害公司利益，减免因印章遗失、被盗对公司造成的经济损失。

第三十条公司印章在丢失、被盗、损坏后需重新刻制时，须由印章保管部门提出书面报告，详细说明丢失、被盗、损坏原因，经总公司批准后才予以重新制发。

新制发的印章，应有与旧印章明显区别的标记（如字间行距、数字序号不同等）。

综合管理部要保留好办理刻制新印章时的手续材料，避免一旦因印章问题涉诉，可举出相关材料证明已刻制使用新印章。

第三十一条丢失、被盗找回的公司印章以及损坏的公司印章必须停用处理，并按第二十五条要求缴回。

第九章责任追究

第三十二条任何部门、机构不得擅自刻制公司印章，对违反规定自行刻制的部门或机构，则按照《渤海财产保险股份有限公司违法违规案件责任追究管理办法》追究刻印人、部门负责人、机构负责人的责任。

第三十三条如因违规私自用印而引发责任事故的，则按照《渤海财产保险股份有限公司违法违规案件责任追究管理办法》追究相关人员责任。

有审批登记的，由审批人承担责任；无审批登记的，由刻印人和印章保管人共同承担责任。

第三十四条对于印章遗失、被盗及未及时采取有效措施而造成公司经济损失等现象，经调查核实后将按照《渤海财产保险股份有限公司违法违规案件责任追究管理办法》追究相关单位及印章保管员责任。

第十章附则

第三十五条本规定自下发之日起执行，《关于下发渤海保险第一届职工代表大会第二次会议审议通过的实施办法和规章制度的通知》（渤财发[2011]259号）中的《渤海财产保险股份有限公司印章管理规定》同时废止。

第三十六条本规定由总公司负责解释，各分公司应参照本规定原则制定相应管理实施办法。

附件：

1.渤海财产保险股份有限公司刻制印章申请表

2.渤海财产保险股份有限公司总公司印章目录

3.渤海财产保险股份有限公司二级及下设机构印章目录

4.渤海财产保险股份有限公司二级及下设机构印章样例

5.渤海财产保险股份有限公司领取印章登记簿

6．渤海财产保险股份有限公司用印申请单

7．渤海财产保险股份有限公司用印登记簿

8.渤海财产保险股份有限公司印章交接单

9.渤海财产保险股份有限公司销毁印章清单

附件1：

渤海财产保险股份有限公司刻制印章申请表

申请机构/部门

申请印章经办人签章

申请机构/部门负责人签章

申请日期

年月日

综合管理部审核建议

综合管理部审核经办人员签章

登记号

分管领导审批意见

总经理审批意见

印章名称

印章字体

用途

印模

分发人：

领取人：

领取日期：

年月日

启用日期：

年月日

印章类型

□行政章□保险业务章□财务章□其他

印章材质

□金属□塑料□牛角□黄杨木□其他

印章形状

□方□圆□其他

印章尺寸

制印单位

制成日期

年月日

备考

废止日期

年月日

附件2：

渤海财产保险股份有限公司总公司印章目录

一、公司行政章目录

1、公章：

圆形，直径4.0cm；

2、法定代表人名章：

正方形，边长1.8cm；

二、党委用章目录

1、党委章：

圆形，直径4.0cm。

三、工会用章目录

1、工会委员会（章）：

圆形，直径4.0cm；

2、工会委员会财务专用章：

圆形，直径3.6cm；

3、工会经费审查委员会（章）：

圆形，直径4.2cm；

4、职工代表大会（章）：

圆形，直径3.6cm。

四、财务用章目录

1、财务专用章:

圆形，直径3.6cm；

2、现金付讫章:

长方形，长3.9cm宽3.0cm；

3、现金收讫章:

圆形，直径4.0cm；

4、银行付讫章:

长方形，长3.9cm宽3.0cm；

5、银行收讫章:

圆形，直径4cm；

6、票据已审核：

长方形,宽1.5cm，长5.4cm。

7、银行预留人名章：

正方形，边长1.9cm；

五、合同用章目录

1、合同专用章：

圆形，直径4.0cm。

六、人事用章目录

1、人事行政管理部：

圆形，直径3.8cm。

附件3：

渤海财产保险股份有限公司二级及下设机构印章目录

一、公司行政章目录

1、公章：

圆形，直径4.0cm；

2、筹备组公章：

圆形，直径4.0cm；

二、党委用章目录

1、党委章：

圆形，直径4.0cm。

三、工会用章目录

1、工会委员会章：

圆形，直径4.0cm。

2、工会财务专用章：

圆形，直径4.0cm。

四、业务用章目录

1、保单专用章（中文）：

圆形，直径3.6cm；

2、理赔专用章：

圆形，直径3.6cm；

3、保单专用章（英文）：

长方形，长6.9cm，宽2.8cm；

4、骑缝章:

菱形，4.7cm×3cm；

5、正本章、副本章：

长方形，长3cm，宽1.8cm；

6、作废章：

长方形，长3cm，宽1.8cm；

7、退保章：

长方形，长3cm，宽1.8cm；

8、注销章：

长方形，长3cm，宽1.8cm；

9、结案章：

长方形，长3cm，宽1.8cm；

10、校正章：

圆形，直径1.4cm；

11、已赔付章：

长方形，长8.1cm，宽1.8cm；

12、车险小额赔案快速处理专用章：

长方形，长5cm，宽2cm；

13、道路交通事故快速处理专用章：

菱形，长（对角线）5cm，高（对角线）3.5cm。

注：

同一性质业务用章需刻制多枚的，在同一机构层级使用范围内应连续编号。

如：

渤海财产保险股份有限公司××分公司业务专用章1。

五、财务用章目录

1、财务专用章:

圆形，直径3.5cm；

2、发票专用章:

椭圆形，长5.0cm宽3.4cm；

3、现金付讫章:

长方形，长3.9cm宽3.0cm；

4、现金收讫章:

圆形，直径4.0cm；

5、银行付讫章:

长方形，长3.9cm宽3.0cm；

6、银行收讫章:

圆形，直径4cm；

7、票据已审核：

长方形,宽1.5cm，长5.4cm；

8、银行预留人名章：

正方形，边长1.8cm。

附件4：

渤海财产保险股份有限公司二级及下设机构印章样例

公司行政章样例

筹备组公章

直径4.0CM

分公司公章

直径4.0CM

党委用章样例

党委章

直径4.0CM

工会用章样例

工会财务专用章

直径4.0CM

工会委员会章

直径4.0CM

业务用章样例

骑缝章

菱形4.7×3CM

保单专用章

直径3.6CM

理赔专用章

直径3.6CM

注销章

长方形长3CM

宽1.8CM

退保章

长方形长3CM

宽1.8CM

结案章

长方形长3CM

宽1.8CM

作废章

长方形长3CM

宽1.8CM

校正章

直径1.4CM

已赔付章

长方形长8.1CM宽1.8CM

道路交通事故快速处理专用章

菱形，长（对角线）5cm，高（对角线）3.5cm。

车险小额赔案快速处理专用章

长方形，长5cm，宽2cm；

财务用章样例

现金收讫章

直径4.0CM

发票专用章

长5.0CM宽3.4CM

财务专用章

直径3.5CM

银行付讫章

长3.9CM宽3.0CM

现金付讫章

长3.9CM宽3.0CM

票据已审核

长方形

银行收讫章

直径4.0CM

附件5：

渤海财产保险股份有限公司领取印章登记簿

印章领取机构名称：

领用日期

印章样式

枚数

领用保管

部门

印章保管人

交回封存日期

移交人

附件6：

渤海财产保险股份有限公司用印申请单

编号：

申请部门

申请人

用印份数

印章类型：

使用章

对方单位：

用印事由：

部门负责人审核：

领导审批：

综合管理部复核：

年月日

★请使用蓝黑、黑钢笔填写，禁用圆珠笔、铅笔。

附件7：

用印登记簿

____________（机构名称）

起止日期：

____年____月____日---____年____月____日

渤海财产保险股份有限公司用印登记簿

用印编号

用印日期

用印种类

用印事由

申请人

审批人

印章保管员签字

印章管理员签字

附件8：

渤海财产保险股份有限公司印章交接单

移交日期

印章种类

枚数

移交人

承接人

备注

附件9：

渤海财产保险股份有限公司销毁印章清单

印模

印章销毁日期

印章销毁机构

原印章保管机构

原印章保管部门

原印章保管人

印章类型

□行政章□财务用章

□业务用章□党委用章

□工会用章□其他

销毁印章经办

人1签章

销毁印章经办人2签章

综合管理部

负责人签章

印模

印章销毁日期

印章销毁机构

原印章保管机构

原印章保管部门

原印章保管人

印章类型

□行政章□财务用章

□业务用章□党委用章

□工会用章□其他

销毁印章经办

人1签章

销毁印章经办人2签章

综合管理部

负责人签章