会计工作基本规范.docx
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会计工作基本规范
无锡西姆莱斯石油专用管制造有限公司
会计工作基本规范
1.总体规范
1.1公司应依据有关法规、内部规定，加强会计基础工作，严格执行会计准则,并与集团公司会计制度与政策保持一致，保证会计工作依法有序地进行；
1.2各公司的负责人对本公司的会计基础工作负有领导责任；
1.3公司的财务部门应设置会计负责人，并设置出纳，财产物资核算，工资核算，成本费用核算，财务成果核算，资金核算，往来结算，总账报表，稽核，档案管理等职能人员。
各职能的人员设置可以根据公司的实际情况，一人一职或一人多职。
但出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作；
1.4会计人员应当有计划地在各公司和各岗位之间进行轮换，具体的安排由集团公司财务部统一管理与部署。
2.人员岗位规范
2.1各公司的会计人员应当具备必要的专业知识和专业技能，熟悉国家有关法律、法规、规章和国家统一会计制度，遵守职业道德。
会计人员应当定期参加会计业务的培训，保证会计人员每年有一定时间用于学习和参加培训；
2.2会计人员应当按照本制度的规定，以及相关的会计法规、法规和会计制度规定的程序和要求进行会计工作，保证所提供的会计信息合法、真实、准确、及时、完整；
2.3会计人员应当熟悉本单位的生产经营和业务管理情况，运用掌握的会计信息和会计方法，为改善单位内部管理、提高经济效益服务；
2.4会计人员应当保守本公司的商业秘密。
除法律规定和公司管理层同意外，不能私自向外界提供或者泄露本公司的会计信息。
3.会计核算工作规范
3.1基本规范
3.1.1一般会计业务包括下列各项:
∙原始凭证的核签；
∙记账凭证的编制；
∙会计簿记的登记；
∙会计报告的编制、分析与解释；
∙会计用于企业管理各种事项的办理；
∙内部的审核；
∙会计档案的整理保管；
∙其他依照法令及习惯应行办理的会计事项。
3.1.2会计业务的处理程序，应依公司的规定，根据合法的原始凭证，编制记账凭证；根据合法的记账凭证，登记会计账簿；根据符合规定的会计账簿，编制会计报告。
3.1.3会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的内容和要求必须符合本会计手册的规定，不得伪造、变造会计凭证和会计账簿，不得设置账外账，不得报送虚假会计报表；
3.1.4公司对外报送的会计报表（不含用于管理目的的内部报表），格式均由集团公司财务部统一规定；
3.1.5各公司的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，应当建立档案，妥善保管（保管期详见附件“会计档案的保存期限表”）。
会计核算中有关的电子数据、会计软件资料等除应定期打印出来并遵守一般的会计档案保管方法保管外，相应电子数据及软件资料应遵循软件提供商建议的要求制作备份。
3.1.6主管会计人员核对账目时，对于现金、票据、证券及其他各项财物应随时派员盘点。
关于财物的核对与盘点事项，每半年最少应办理一次。
3.1.7会计业务的处理发生错误时，应于发现错误时随时加以更正。
3.1.8会计人员执行其职务时，须使用本名，不得用别名或别号
3.2会计凭证的规范
会计凭证分原始凭证，记账凭证，汇总凭证及其他会计凭证。
3.2.1原始凭证
凡是用以证明会计事项发生及其经过的文书单据均为原始凭证。
法令规定须具备某种条件者的原始凭证，应依其规定。
3.2.1.1自制原始凭证的内容必须具备以下的基本要素:
1）凭证的名称；
2）填制凭证的日期；
3）填制凭证单位名称或者填制人姓名；
4）经办人员的签名或者盖章；
5）接受凭证单位名称；
6）经济业务内容；
7）数量、单价和金额；
8）对外开出的原始凭证，必须根据结算要求，加盖有本单位业务公章或财务专用章、发票专用章、结算专用章等。
3.2.1.2从外单位取得的原始凭证，必须符合以下的要求方可作为公司的入账依据：
1）必须根据结算要求，盖有填制单位的业务公章或财务专用章、发票专用章、结算专用章等；
2）从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章；
3）如原始凭证为发票，必须验证发票真伪，如发票是否具有水印等防伪标志。
3.2.1.3有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符；
3.2.1.4一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。
一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。
作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁；
3.2.1.5经有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。
如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号；
3.2.1.6原始凭证不得涂改、挖补。
发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。
金额错误的原始凭证，必须重开；
3.2.1.7会计人员在进行账务处理之前，要根据本会计手册的规定审核原始凭证，正确无误后方可填制记账凭证。
3.2.1.8原始凭证关系现金、银行、票据、证券业务的，非经财务部长审核，不得交由出纳办理付款或结算业务。
3.2.1.9原始凭证的审核：
原始凭证应详细审核，如有下列情况者，当视为不合法：
Ø法令明确定为不当的支出者；
Ø书据数字计算错误者；
Ø收支数字与规定及事实经过不符者；
Ø与公司有关规定不合者。
（1）支出凭证的审核
A、支付款项应取得受款人的统一发票，但金额较小或情况特殊时取得受款人的收据亦可。
B、对于取得的发票和收据应盖有受款人的印章，并记明下列各项：
a.该公司或商号名称、地址；
b.货品名称、规格及数量或费用性质；
c.单价及总价；
d.交易日期；
e.公司的抬头及地址。
C、对于公司内部支出的原始凭证，应依公司有关规定办理。
D、购进材料的原始凭证，应附材料入库单和发票。
E、购进物料及其他消耗品的原始凭证，均应附物料入库单和发票。
F、购进固定资产的原始凭证，应附固定资产收验单、固定资产请购报告、入库单、发票。
G、刊登广告费及印刷费发票或收据均应具样本或样张。
H、员工出差旅费应按照公司“差旅费报销规定”支给，并填写“出差报告单”检附有关单据报销。
I、支出凭证单据上的实付金额应用大写数字书写，不得涂改或挖补。
J、非中文的凭证单据应由经办人将内容摘要译成中文，一并附送。
K、各部门的费用开支应受部门费用预算的限制者，依各该预算的规定办理。
L、各项支出凭证应由经办部门主管或经办人签章，会计人员审核及会计部部长核准始为有效。
（2）收入凭证的审核：
A、各项收入无论属于营业收入或营业外收入均应取得足资证明收入的凭证。
B、主营业务的销售应以公司有关规定价格为其审核的依据。
C、凡属出售资产的收入，应以合同或其他有关书据为其审核的依据。
D、各项产品销售及其他资产出售，所开的统一发票，应记明下列事项：
a.销售（或出售）日期；
b.客户名称或地址；
c.销售产品或其他资产名称、数量；
d.单据或总价；
e.公司名称、地址及印章；
f.其他事项。
E、收入凭证有下列情况之一者，当视为不合者。
a.收入计算及条件与规定不合者；
b.收入与事实经过不符者；
c.书据数字计算错误者；
d.形式未具或手续不全者；
e.其他与法令规章不合者。
3.2.1.10不生效力或不合法的原始凭证不得为造具记账凭证或登账的根据。
3.2.1.11下列原始凭证得分别装订保管，只是应于记账凭证注明其保管处所及档案编号，或其他便于查封事项：
（1）各种合同及重要资产凭证应编号独立专卷；
（2）应留待将来使用的现金、票据、证券等凭证；
（3）将来应转送其他机构或应退还的文件书据；
（4）其他事实不能依会计科目装订成册者。
3.2.2记账凭证
3.2.2.1记账凭证应分为收款凭证、付款凭证和转账凭证；
3.2.2.2记账凭证的内容必须具备以下要素：
1）填制凭证的日期；
2）凭证编号；
3）经济业务摘要；
4）会计科目；
5）金额；
6）所附原始凭证张数；
7）填制凭证人员、稽核人员、记账人员、财务部门负责人签名或盖章；
8）收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。
以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的，也必须具备记账凭证应有的项目。
电子凭证同样应具备以上要素，不同的是，不同职能人员由财务软件系统分别权限，限制该等人员以其名义进入后或制作凭证或记账或审核，由电脑签名。
3.2.2.3制作记账凭证时，应当对记账凭证进行连续编号。
一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号，如1号会计事项分录需要填制两张会计凭证，即可编成1-1/2、1-2/2；
3.2.2.4记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。
但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上；
3.2.2.5除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。
如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号；
3.2.2.6原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。
原始凭证分割单必须具备前述的原始凭证的基本内容以及费用分摊情况等；
3.2.2.7填制记账凭证时发生错误的，应当重新填制：
已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。
如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。
发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。
3.2.2.8填写经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销；
3.2.2.9会计凭证，字迹必须清晰、工整，并符合下列要求：
1）阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。
阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。
币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。
凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位；
2）所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分。
无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“－－”。
有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“－－”代替；
3）汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用O、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。
大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字。
大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字；
3.2.2.10财务部门、会计人员要妥善保管会计凭证；
3.2.2.11会计凭证应当及时传递，不得积压；
3.2.2.12会计凭证登记完毕后，应当按照分类和编号顺序保管，不得散乱丢失；
3.2.2.13记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起讫日期、凭证种类、起讫号码，由装订人在装订线封签外签名或者盖章；
3.2.2.14对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，在封面上注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号；
3.2.2.15各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始资料，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号；
3.2.2.16原始凭证不得外借，其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本公司负责人、财务部门负责人批准，可以复制。
向外单位提供的原始凭证复制件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章；
3.2.2.17从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由公司负责人和财务部门负责人批准后，才能代作原始凭证。
如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办公司负责人、财务部门负责人批准后，代作原始凭证。
3.2.2.18记账凭证内所记载的会计事项及金额，应与原始凭证内所表示者相符。
原始凭证的金额，其不以分位为止者，应将分位以下的小数四舍五入记入记账凭证。
3.2.2.19记账凭证有下列情况者，视为不合法的凭证，应予更正：
（1）记账凭证根据不合法的原始凭证编制者；
（2）未依规定程序编制者；
（3）记载内容与原始凭证不符者；
（4）依照规定，应经各级人员签章，而未经其签名盖章者；
（5）有记载缮写计算错误，而未经遵照规定更正者；
（6）其他与法令、公司规章不合者。
3.2.2.20现金、证券、票据及财物的增减、保管、转移，应随时根据合法的原始凭证，编制记账凭证，但有关生产成本、期间费用等已随时根据合法原始凭证，直接记入明细分类账者，按期结转时则根据分类汇总编制记账凭证。
3.2.2.21财务部长或其指定的人员须及时审核记账凭证。
3.2.2.22月末，根据审核过的记账凭证，生成会计报表。
3.2.2.23记账凭证应按月编号，并按时间顺序装订成册，另加封面、详记日期、起讫号码、记账凭证张数。
3.3财务报告的基本规范
3.3.1公司必须按照相关法令具体规定，定期编送财务报告，财务报告期间分为：
月度、季度、年度。
3.3.2财务报告包括会计报表及其说明。
会计报表包括会计报表主表、会计报表附表、会计报表附注。
3.3.3任何人不得篡改或者授意、指使、强令他人篡改会计报表的有关数字。
公司负责人对财务报告的合法性、真实性承担责任。
3.3.4会计报告未经公司相关人员核准，不得随意给与任何机关团体或个人。
3.3.5会计报告表达方式应尽量使非会计人员易于了解，会计报告规格应使大小一致，以便装订。
3.3.6各种会计报告，均应留存书面底稿。
3.3.7年终，打印各种账簿并装订成册。
各种账簿的首页应列启用单，标明公司名称、年度、账簿名称、册次页数、启有日期，并由负责人及会计部部长盖章。
各种账簿的末页，应列经管人员一览表，填明记账人员的姓名、职别、经管日期。
凡经管账簿人员遇有职务更调时，须将各项账簿由原经管人员与接管人员于上述账簿“经管人员一览表”内书明交接年月日并盖章证明。
3.3.8公司及所属机构的会计报告及已记载完毕的会计簿记等档案，均应分年编号，妥为保管。
4.会计档案的管理规范
4.1会计档案的范围
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
具体包括：
4.1.1会计凭证类：
原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证；
4.1.2会计账簿类：
总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿；
4.1.3财务报告类：
月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；
4.1.4其他类：
银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
存贮在计算机存储器和网络上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
4.2会计档案管理的基本要求
1）各公司负责人必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体的管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密；
2）公司每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册；
3）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当移交公司的档案管理部门保管或由财务部门指定专人保管。
但出纳人员不得兼管会计档案；
4）移交档案保管部门或保管人员的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。
需要拆封重新整理的，档案保管部门应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任；
5）公司保存的会计档案不得借出。
如有特殊需要，经财务部门负责人和公司负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换；
6）各公司应当建立具体的会计档案查阅、复制登记制度。
4.3会计档案的装订
会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字的装订。
（1）会计凭证的装订。
一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
（2）会计账簿的装订。
各种会计账簿年度结账后，应按时整理立卷。
（3）会计报表的装订。
会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。
4.4会计档案的保管
（1）会计档案的移交手续。
会计部在将会计档案移交公司档案部门时，应按下列程序进行：
A、开列清册，填写交接清单；
B、在账簿使用日期栏填写移交日期；
C、交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
（2）会计档案的借阅。
A、会计档案为公司提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经公司领导批准。
B、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经总经理或财务总监批准后，方可办理借阅手续；公司内部人员借阅会计档案时，应经财务部部长批准后，办理借阅手续。
借阅人应认真填写档案代阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
C、借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。
（3）会计档案的保管期限。
各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。
凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。
定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年、25年6种。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：
2001年度终了日为12月31日，保管期限按2002年元月1日开始计算。
会计档案的保存期限表
序号
档案名称
保存期限
备注
一
会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记账凭证
15年
3
汇总凭证
15年
二
会计账簿类
4
总账
15年
包括日记总账。
5
明细账
15年
6
日记账
15年
现金和银行存款日记账保管25年。
7
固定资产卡片
固定资产报废清理后保管5年。
8
辅助账簿
15年
三
财务报告类
包括各级主管部门汇总财务报告。
9
月、季度财务报告
3年
包括文字分析
10
年度财务报告（决算）
永久
包括文字分析
四
其他类
11
会计移交清册
15年
12
会计档案保管清册
永久
13
会计档案销毁清册
永久
14
银行余额调节表
5年
15
银行对账单
5年
为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置“会计档案备查表”（见下表）及时记载会计档案的保存数，借阅数和归档数，做到中心有数、不出差错。
会计档案备查表
单位盖章：
总计数
凭证档案
账簿档案
会计报表档案
其他会计资料档案
年初数
本年增加数
本年减少数
本年年终数
借阅档案情况
复制档案情况
归还档案情况
自用
外调
填报单位负责人：
填表人：
4.5会计档案的销毁
（1）会计档案保管期满需要销毁时，由档案部门提出销毁意见，会同有关部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。
（2）会计档案要销毁时，报财务总监及总经理批准后销毁。
（3）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；
（4）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁会计档案时应由档案部门和会计部共同派员监销；会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出面报告一式两份，一份报财务总监，一份入档案备查。
会计档案销毁审批表和会计档案销毁清册的参考格式见下表：
会计档案销毁审批表
销毁会计档案意见
账簿卷（册）数
凭证卷（册）数
备注
鉴定单位领导小组负责人（签名）
年月日
主管负责人批示（签名）
年月日
监销人（签名）
年月日
会计档案销毁清册
顺序号
类别
案卷号
案卷题名
起止日期
页数
保管期限
已保管期限
备注
4.6其他事项
若采用电子计算机进行会计核算，也应当保存打印出的纸质会计档案。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。
5.会计监督
5.1各公司的财务部门、会计人员对本公司的经济活动进行会计监督；
5.2公司财务部门、会计人员进行会计监督的依据是：
1）本会计手册；
2）财经法律、法规、规章；
3）会计法律、法规和国家统一会计制度；
4）各公司制定的管理制度；
5）各公司制定的预算、计划等。
5.3财务部门、会计人员应当对原始凭证进行审核和监督；对不真实、不合法的原始凭证，不予受理。
对弄虚作假、严重违法的原始凭证，在不予受理的同时，应当予以扣留，并及时向公司管理层报告，请求查明原因，追究当事人的责任。
对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求经办人员更正、补充。
5.4财务部门、会计人员对伪造、变造、故意毁灭会计账簿或者账外设账行为，应当制止和纠正。
制止和纠正无效的，应当向公司管理层报告，请求作出处理；
5.5财务部门、会计人员应当对实物、款项进行监督，督促建立并严格执行财产清查制度。
发现账簿记录与实物、款项不符时，应当按照本会计手册有关具体的规定进行处理。
超出财务部门、会计人员职权范围的，应当立即向公司管理层报告，请求查明原因，作出处理；
5.6财务部门、会计人员对指使、强令编造、篡改财务报告行为，应当制止和纠正。
制止和纠正无效的，应当向公司管理层报
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