档案管理操作手册.docx

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档案管理操作手册

宁波光明码头有限公司

档案管理

操

作

手

册

一、岗位工作职责

项目

工作职责及内容

思想政治工作

1、贯彻执行党和国家的方针、政策，增强法制观念，以法治档，遵守职业道德。

2、积极参加各种政治活动，态度严肃认真。

3、认真开展政治学习，有事请假，不无故缺席。

遵章守纪

1、认真执行公司各项规章制度，无违章违纪现象。

2、树立高度的组织纪律性，服从组织。

3、、严格遵守保密制度，不擅自扩大档案利用范围，不泄露档案机密内容。

业务学习

及工作

1、根据公司方针目标，结合本部门实际情况，开展部门方针目标管理工作。

2、按时向市档案局报送档案统计报表。

3、依据上级有关规定，建立健全内部各项管理制度及考核办法。

4、积极组织参加各类文化、技术业务的学习，努力提高自身业务素质。

5、及时完成领导交办的临时性任务。

精神文明建设

1、爱岗敬业，、忠于职守、办事公正、语言文明、团结友爱、相互协作。

2、开展职业道德教育，树立“四为”服务思想，提倡敬业奉献精神。

3、搞好环境卫生和个人卫生，创造整洁、优美的工作环境。

4、爱护公共财产，做好防盗工作。

档案基础管理

1、宣传、贯彻《档案法》、《档案法实施办法》以及其他档案法律法规，依法治档。

2、负责接收本公司文书、科技、底图及其他专门档案的归档，严格把好档案质量关。

对本公司档案实行集中统一管理。

3、认真做好档案收集、整理、鉴定、立卷、保管、统计、销毁等工作，每一环节都严格按照有关规定办理。

4、编制档案检索工具，撰写档案编研材料。

5、提供档案利用，承办档案及技术资料的复制工作,为公司生产、建设提供优质、快捷服务。

6、执行库房管理制度，保持库房整洁，保证档案安全，坚持做好档案“八防”，最大限度延长档案使用寿命。

7、负责公司科技图书的整理、编目、上架、保管、借阅工作。

8、建立公司档案活动网络，指导并协助各部门做好档案立卷、归档工作。

9、参加公司生产、建设有关会议，参加科研及工程项目的竣工验收会议以及设备开箱等活动，并严格把好这些档案的案卷质量。

二、岗位说明书

岗位名称

档案管理

岗位编号

所属部门

办公室

直接上级

办公室主任

岗位性质

一般管理岗位

岗位等级

文员

定员数：

1名

工作概要：

负责公司档案管理工作。

工

作

描

述

岗

位

职

责

1、负责档案宏观世界的管理工作。

2、负责管理公司的文书档案、科技档案及其他档案。

3、负责收集公司分散的各个部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、归档保管工作。

4、负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计。

5、做好公司立卷档案的鉴定和保存期限。

6、负责保管档案系统完整和安全。

7、负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等。

8、负责建立档案借阅管理制度。

9、遵守国家和公司的保密规定及有关规程。

10、完成领导交办的临时任务。

岗位

关系

任

职

资

格

学历

大专以上的学历

性别

素质

政治思想（职业道德）:

遵守国家法律法规和公司的各项制度，爱岗敬业，奋发进取，高效创优，服从指挥，团结协作，对企业忠诚。

岗位资格证书

具有档案助理馆员及以上专业技术职务任职资格，从事档案管理工作3年以上。

能力知识要求

能力要求：

理解能力：

能准确理解公司有关政策和管理规章，能正确理解领导意图。

业务实施能力：

能独立完成文书档案、科技档案、财务档案的日常管理工作；能指导文员档案管理工作；能正确分析档案管理存在的主要问题，并提出有效的解决办法。

组织协调能力：

有较强的独立工作能力，能及时地调阅档案资料；能协调解决档案管理中的一般性问题。

语言文字表达能力：

能准确地表述个人意见，汇报工作，辞能达意，能撰写档案管理工作总结等文稿，文字通顺，概念准确，条理清楚。

知识要求：

专业知识：

通晓档案管理专业知识；熟悉档案管理工作的各项规章制度及法律法规。

其他相关知识：

掌握港口发展、机构变更及文书处理的一般知识和计算机应用基本知识。

工作

特征

工作场所：

办公室

工作环境：

舒适

工作时间：

正常工作时间、根据工作情况加班

危险性：

基本无危险，无职业病危险

任职者签名：

　　　　　　　　　　部门领导签名：

　　　　　　　　　　　公司领导签名：

日期：

　　　日期：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　日期：

三、管理制度

（一）档案管理制度

1、总则

为了进一步加强公司档案管理，提高档案工作的标准化、规范化水平，更好地为公司生产建设服务，根据《档案法》、《档案法实施办法》，结合公司实际，制订本办法。

档案工作是企业工作的重要组成部分。

全体职工要重视和支持档案工作，关注文件材料的收集、积累和归档。

档案工作人员要认真负责地做好档案工作。

企业档案是指公司所属各部门、单位在工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同门类载体的历史记录。

企业档案包括文书档案、科技档案、照片、声像档案、电子档案和其它专门档案。

1.4.1文书档案是记述和反映本企业在党政工团工作活动中形成的，具有保存价值并按照归档制度，作为企业历史记录集中保管起来的文件材料。

1.4.2科技档案是记述和反映本企业在生产建设、基建工程建设、技术项目改造、项目招投标及大型设备购置（引进）等技术管理活动中形成的，具有保存价值的集中保管起来的文件材料。

1.4.3照片、声像档案是指本企业在党政工团及生产建设等活动中以照片、声像的形式形成的，具有保存价值的历史真迹记录。

1.4.4电子档案是指本企业在工作活动中运用计算机通过统一配置的电子公文传输系统处理后形成的，具有保存价值和规范格式的公文电子数据。

电子公文归档后按有关规定移交档案部门，作为电子档案。

1.4.5专门档案是指本企业经营管理、财务管理、监察审计、教育培训、计划生育等工作中形成的档案（含实物档案）。

1.4.6按照《档案法》所规定的集中统一管理档案，确保档案的完整与安全，企业档案均由公司综合档案室统一集中管理，不得分散在各承办部门、单位或个人手中私自保存。

2、机构和职责

公司办公室是公司档案管理的职能部门，下设综合档案室具体负责档案管理工作，并接受宁波市档案局等上级档案部门的业务指导、监督与检查。

负责统筹、协调、组织、管理公司档案工作。

根据上级档案部门的工作要求，公司要加强对档案工作的领导，在企业工作计划中列入档案工作内容，制订年度工作计划、档案规章制度。

对设备购置（引进）、基建工程建设、科研成果、产品鉴定等验收的同时，必须验收档案。

公司档案管理部门主要职责：

2.2.1严格执行党和国家的保密制度，贯彻执行上级档案部门颁布的标准、规定，确保档案的完整与安全；

2.2.2研究制定档案管理规章制度并组织实施；

制订年度档案工作计划；

负责本公司的档案工作，集中统一管理本公司的全部档案，做好档案的收集、整理、保管、统计和利用工作，为公司各项工作服务；

督促、指导公司兼职档案员做好文件材料的积累、整理和归档工作；

负责公司档案、资料的调阅和利用工作，利用档案信息资源编写各类编研材料、检索工具，编制专题目录、索引目录，为领导和企业生产建设提供服务；

负责档案的鉴定和销毁，按部门、专业成立鉴定小组，对已超过保管期限的档案进行鉴定和销毁；

兼顾科技资料工作，对重要的科技资料实行集中统一管理；

负责接收、保管公司各项工作活动中应归档的档案；

根据上级档案管理部门的要求，组织学习并推广落实档案管理新技术、新方法和先进经验。

3、档案人员职责

档案管理人员应具有大专以上文化程度和一定的专业知识。

专职档案员职责：

3.2.1认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，坚持四项基本原则，贯彻执行党和国家的方针、政策，增强法制观念，以法治档，忠于职守，遵守职业道德；

3.2.2热爱本职工作，钻研档案专业知识，熟悉本公司的各项业务和机构演变历史；

3.2.3掌握档案现代化管理技术，认真贯彻执行档案工作的各项规章制度；

3.2.4指导、帮助、检查、督促归档部门、单位做好文件材料的形成、积累、立卷、归档工作，督促并协助做好档案的修改、补充工作，提高档案案卷质量；

3.2.5做好档案的收集、整理、鉴定和登记、统计等基础工作，熟悉档案保管情况；

3.2.6保护档案的安全，坚持做好“八防”工作。

未经鉴定和批准不得擅自销毁档案；

3.2.7积极开展档案业务的学习、指导、交流工作；

3.2.8做好档案利用服务工作，编制多种查找工具，结合计算机检索，迅速准确查调档案；

3.2.9严格遵守保密制度，未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄密档案的机密内容，确保档案机密的安全。

兼职档案员的主要职责：

3.3.1负责收集本部门、单位应归的各种门类和载体的文件材料，并按有关规定，及时整理归档，按时移交档案部门，办理交接手续；

3.3.2严格保管本部门、单位材料，做到不漏、不失、不损、不泄密；

3.3.3在工作中发现的应归档而未归档的文件材料应及时收集补充归档；

3.3.4反映档案工作的意见和要求，提供档案利用效果情况。

档案人员应忠于职守，钻研业务，勤奋工作，以保证工作任务的顺利完成。

保持档案人员队伍的稳定。

在考核时，应根据第八条的有关规定，考核档案员的工作水平和业务能力。

4、归档文件形成、接收与整理

建立收、发文登记簿，严格管理文件，确保归档文件的齐全与完整。

在工作活动中形成的文件材料，一律使用标准A4型或A3型纸张，书写材料一律使用碳黑墨水、蓝黑墨水。

建立、健全文件材料的立卷归档制度。

对应归档的文件材料，按有关规定定期向档案部门移交，集中管理。

对科研成果、项目技术改造、大型设备开箱和基建工程进行验收时，应有科技档案人员参加，对应归档的科技文件材料进行验收。

根据行业、公司各类档案实体分类办法和上级档案部门的工作要求，管理档案应做到分类科学、整理系统、鉴定正确、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。

文书档案、会计档案，应于次年的上半年前向档案部门归档。

公司每年4月为归档月。

科技档案的归档，大型基建项目档案，在项目竣工验收后及时办理接收手续，同时协助做好相关材料的积累、收集工作。

小型项目全部竣工验收后归档。

其它专门档案的归档可在年底向档案部门移交。

移交档案时，交接双方根据移交目录清点核对，履行签字手续。

文书档案一般按年度、机构、问题进行分类整理。

科技档案应按照交通部、公司颁发的科技档案分类编号办法进行统一的分类编号。

案卷进库经系统排列后，放在档案装具内，要绘制库藏档案存放示意图。

公司合并或撤消，档案向合并后的公司或上级档案部门移交。

公司内部机构合并，其档案材料应移交给合并后的部门或单位，或向公司档案部门移交。

撤销机构的档案（含临时工作机构），其档案应向公司档案部门移交。

5、档案的管理

按照“谁办理、谁立卷”的原则，文书档案由文书承办部门作文件级整理；科技档案由项目主管部门或施工单位按有关规定进行整理立卷，在项目完成后的6个月内，向档案部门移交；会计档案由计划财务部门按业务规定，收集齐全，合理组卷，装订整齐，并拟写案卷目录一式两份，移交档案部门；特种载体档案由经办人员立卷，移交档案部门保存。

以上档案移交时均应办理交接手续，由部门、单位领导签字、盖章。

各兼职档案员应按档案分类规定将文件材料整理，附上目录清单，移交档案部门。

接收档案时，应按移交目录清点核对。

对不符合质量要求的档案，档案员有权不予接收。

档案员应上门对移交的档案进行指导，如不符合要求的，按规定重新进行整理，并在规定时间内再进行交接。

5.2.1档案部门接收的档案，应符合下列条件：

5.2.1.1归档的文件材料齐全、完整，均有目录；

5.2.1.2归档的纸质文件不破损、不残缺，字迹清楚且不易褪变，文件上无锈蚀的金属物，正式文件的定稿必须由主管领导签发和署名。

特种载体档案的管理：

5.3.1收集范围：

5.3.1.1反映企业主要职能活动和基本历史面貌的照片、录音、录像、电子文档。

5.3.1.2国家、交通部、省、市领导人、集团主要领导对本公司的视察、指示、调查研究形成的照片、录音、录像、电子文档。

5.3.1.3企业组织参加的重要横向活动和外事活动的照片、录音、录像、电子文档。

5.3.1.4与其它载体档案有密切联系的照片、录音、录像、电子文档。

5.3.1.5企业获得的各种荣誉证书、奖章、奖杯、锦旗和具有保存价值的纪念品等实物。

5.3.1.6其它具有保存价值的照片档案、电子文档。

收集时间和要求：

5.4.1照片冲洗加工后，由摄影者或承办部门整理，活动简介、底片、图片说明齐全，并于1个月内向档案部门归档。

其它特种载体档案于次年1月底前移交档案部门。

5.4.2底片与照片的影像相符。

5.4.3数码相机拍摄的照片，附活动简介及图片说明，通过网络发送至档案部门。

5．5根据档案工作的实际需要，配置数量充足、质量可靠的档案装备和基本工作用具，库房内基本防护设备齐全，并逐步采用先进技术设备，实行现代化管理，不断提高管理水平，逐步实行档案工作的标准化、规范化。

档案库房内做到“八防”要求。

严格执行库房检查制度和库房温湿度记录制度，配备必要的设施，调节和控制库房温湿度，延长档案的寿命，保护档案的安全。

档案库房管理规定：

5.7.1按照防火、防盗、防潮、防光、防尘、防有害生和防污染要求做好库房管理。

5.7.2严禁将易燃、易爆物品带入库房，库房内不得吸烟。

5.7.3库房内不得存放食品和杂物，定期清扫，保持整洁。

5.7.4无关人员不得擅自进入库房，库房钥匙实行专人保管。

5.7.5定期检查并记录库房温湿度，科学控制库房温湿度，适时动用通风、去湿等设备，使之符合规定标准。

5.7.6定期检查消防设施，并做好检查记录。

5.7.7节假日、下班后或库房无人时库房门窗必须紧闭，确保档案的安全。

档案库房（含胶片库、磁带库）的温度应控制在14℃—24℃，有设备的库房温度日变化幅度不得超过±2℃；相对湿度应控制在45—60%，有设备的库房湿度日变化幅度不得超过±5%。

保存母片的胶片库温度应控制在13℃—15℃，相对湿度控制在35—45%。

建立定期检查库藏档案和库房设备制度，并做好记录。

对字迹模糊、变质或破损的档案，应及时修补或复制。

库藏档案发现可疑情况或发生意外事故，应及时进行检查并报告公司分管领导。

档案部门应建立收入移出各类档案的总登记簿，及时把收入和移出的档案分别进行登记，做好档案统计工作，做好重点建设项目档案登记工作。

根据有关规定，制定《文件材料归档范围和保管期限表》，为档案整理和鉴定提供依据。

6、档案的利用与保密

公司综合档案室应设立档案阅览室。

建立、健全档案借阅制度。

档案室借出或查阅档案时，必须严格履行登记手续，归还档案时要注意检查档案的完整、污损等情况，并及时注销。

重要的档案和资料，一般不提供外借。

如因特殊需要须外借，须经公司分管领导批准。

对重要的行政、党委文件和会议记录、审计档案或机密以上密级的档案，应经公司主要领导批准，且只限于在档案阅览室内查阅，不准复印或外借。

档案部门应严格执行档案借阅制度，积极开展档案利用工作，充分开发档案信息资源。

应根据公司实际和工作需要，编制切实可行的检索工具和必要的汇编材料，为企业生产建设、经营管理和科研服务。

编制的汇编材料如需印发，应经公司分管领导批准。

借（查）阅档案规定：

6.3.1职工借阅本职工作范围内的档案，由档案员提供；借阅非本职工作范围内档案或涉及有密级的档案，须经办公室领导或公司主要领导批准。

借阅者原则上均应在档案阅览室内阅览，必要时须按规定办理借阅手续。

6.3.2外单位查阅本公司保存的档案，须凭所在单位介绍信，并查明查阅者身份、查阅目的、所需档案的范围，经办公室领导审批后方可查阅。

查阅会计档案，必须由财务人员陪同，档案人员同时在场。

6.3.3借阅者不得将档案自行转借他人阅览，更不得擅自借给外单位使用。

6.3.4借阅者必须保护档案的完整与安全，不得遗失、拆散、调换、抽取、污损、涂改、圈点、划线、折叠、注标记等。

6.3.5借阅者必须严守党和国家机密、保守企业的商业机密，不得随意翻阅和抄录自己借阅范围以外的档案资料，并泄露档案内容。

6.3.6外借档案应及时归还，超过半个月档案部门应主动催收，对归还的档案要认真进行检查，若发现损毁、丢失档案的应立即查明原因，报告领导。

6.3.7档案利用者有义务将利用效果反馈给档案部门。

借阅档案的人员，对所借档案应负安全、保密之责。

遵照《保密法》，做好档案的保密工作。

收到保密委员会和有关部门关于档案解密降密的通知后，应及时调整密级。

对机密以上密级的档案应单独存放、专人负责保管。

应在档案库房安装防盗、报警装置，确保档案的安全。

库藏档案有下列情况之一者不开放，注意保密：

6.6.1涉及党和国家秘密的；

6.6.2涉及专利或技术秘密的；

6.6.3涉及个人隐私的；

6.6.4档案形成部门规定限制使用的；

6.6.5涉及本企业内部秘密的。

档案密级划定，首先由立卷部门用铅笔标明在案卷封面上，然后由档案部门根据国家秘密事项有关规定或保密委审定。

7、鉴定与销毁

科技档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

其中，会计档案保管期限分为永久、定期两种，定期期限分为25年、15年、5年三种。

文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期期限分为30年，10年。

保管期限划定按照公司各类保管期限规定执行。

档案部门应根据档案的保管期限，定期进行档案保存价值的鉴定工作。

各类档案的鉴定工作分别由相应的档案鉴定小组实施鉴定。

各鉴定小组在鉴定后要写出鉴定报告，并在案卷备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴定时间。

档案的鉴定方法为直接鉴定法。

鉴定工作每五年进行一次。

档案通过鉴定，要求达到保管期限划定准确，保管单位质量达到标准规定。

鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

会计档案鉴定后，由档案部门编写《档案销毁清册》，经公司领导签字批准后方可销毁。

文书、科技及电子档案鉴定后，需要销毁时，编写《档案销毁清册》，经公司领导签字批准方可销毁。

销毁规定同第三十九条。

销毁档案时，应指定两人监销，监销人应在档案销毁清册上签字。

销毁档案应到上级档案部门指定的销毁点进行，禁止擅自销毁档案。

8、奖励与法律责任

建立档案工作考查、考核和评估制度，明确岗位责任，对工作中作出较大贡献的档案工作者，应给予表彰和奖励。

对违反《档案法》的行为，工作玩忽职守造成档案损失的有关人员，应根据情节轻重，依照有关规定，给予行政处分。

构成犯罪的，由司法部门追究刑事责任。

9、附则

本办法解释权属公司办公室。

本办法自发文之日起施行。

（二）文书档案立卷归档制度

1、总则

为加强本公司文书档案立卷归档工作，完善档案管理制度，根据《中华人民共和国档案法实施办法》，结合本公司的实际情况和特点，特制定本制度。

本公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料、光盘、磁带、照片、实物等不同形式、不同载体的历史记录，都要按照本制度，分别立卷归档。

公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统、完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。

结案后及时交专（兼）职文书人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

2、文件材料的收集管理

坚持部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

人员变动应及时通知档案室。

办公室收集：

凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）（含电子版）一律由办公室统一收集管理。

主管部门收集：

一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。

各部门专（兼）职文书的职责

2.6.1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.6.2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，管理性材料一般每年的三月份前应归档完毕。

变更、修改、补充的文件材料，公司产权变动、机构变动、职工调动时留在部门或个人手中的文件材料，其他临时性活动中形成的文件材料应随时归档。

2.6.3公司专职档案员从各部门接收的档案，必须符合各档案门类有关其档案质量标准的规定和要求，不符合要求的退回整改。

移交时由双方检查后签字确认（详见附件1《归档文件移交单》）。

2.6.4承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

3、归档范围

上级单位的文件材料

．1上级单位下发的属于本单位主管工作并要执行的文件，以及普发性、非本单位主管业务但要贯彻执行的法规性文件；

3.1.2上级单位召开的需要贯彻、执行的会议形成主要文件材料；

3.1.3代上级单位草拟并被采用的文件最后草稿和印本；

3.1.4上级单位领导视察、检查本单位工作时的指示、讲话、批示、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料；

3.1.5同级单位和非隶属单位颁发的非单位主管业务但需要执行的法规性文件。

本单位形成的文件材料

3.2.1本单位党、政、工、团以及各项业务管理工作中形成的文件材料；

3.2.2本单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印章、组织机构变化等文件材料；

3.2.3本单位召开的业务工作会议、总经理办公会议及其他重要会议产生的会议记录、文件材料等；

3.2.4本单位颁发的以及有关单位联合颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件修改稿。

3.2.5本单位的请示与上级单位的批复文件。

3.2.6本单位领导在公务活动中形成的重要文件，从外单位带回的与公司有关的经文书处理登记的文件材料。

3.2.7本单位及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告。

3.2.8本单位干部任免、调配、培训、奖惩、评定职称、聘任、调资晋职、职工名册、纪律检查等文件材料。

3.2.9各种外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作往来文件等。

3.2.10本单位与有关单位签订的合同、协定、协议等文件材料。

4、归档文件整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

以件为单位进行整理。

“件”的含义为：

一般以一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附文为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转