药品电子监管码系统操作手册模板.docx

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药品电子监管码系统操作手册模板

药品电子监管码系统操作手册

药品电子监管系统

用户手册

1）整体功能流程

典型功能流程图

2）具体功能描述

⏹系统设置:

选择系统的登陆名和设置修改密码,选择要扫描的产品和是否为手动输入条码或扫描条码,对操作背景进行选择

⏹装箱管理:

将每盒产品按照小包装---外包装,或小包装----中包装----外包装进行装箱,再可对装箱进行查询、修改和对装箱数量进行分析

⏹产品转移入库:

先对产品转移入库进行填写、查询、修改和反审,再可同时进行产品抽样出库单的填写、查询、修改和反审

⏹送货管理:

送货单的输入、查询和修改

⏹销售入库管理:

产成品入库、抽样入库和销售退回入库

⏹出库管理:

条码销售出库、条码零星出库、条码抽样出库、条码报废出库

⏹条码追踪:

输入任一小包装、中包装或外包装条码对产品进行追踪查询。

3）软件主要流程功能操作

⏹包装操作:

选择产品输入批号确认批号,选择车间选择包装组选择效期如是稀释液产品输入稀释液批号选择是否有中包装进行扫描或输入条形码进行装箱

⏹装箱查询:

经过产品的品名、批号、规格、外包装条形码对所装箱的产品进行查询

⏹装箱修改:

经过产品的品名、批号、规格、外包装条形码对所扫错的产品进行删除,然后重新扫描包装

⏹装箱数量分析:

经过品名、批号、规格、外包装条码、生产车间、包装组、操作员中任一条件对已包装的产品进行装箱数量的统计

⏹产品转移入库单填写:

选择产品选择送货部门和批号并准备送入临时入库,点保存自动生成产品转移入库单号

⏹产品转移入库单查询:

经过品名、批号、规格、外包装条码、生产车间、包装组、操作员中任一条件对已填写入库单的产品进行查询

⏹产品转移入库单修改、查询:

同上装箱修改、查询

⏹产品转移入库单审核:

产品转移入库单审核以后才可进行以下的抽样入库

⏹抽样出库单填写:

读入数据（外包装条码形）生成出库单据选择部门点击出库成功保存出库单号

⏹抽样出库单修改、审核、查询:

同上产品转移入库单修改、审核、查询

⏹送货管理:

选择产品选择批号选择送货部门生成送货单打印送货单送货

⏹销售入库管理产成品入库:

选择送货单扫描外包装条码发送到计算机核对生成入库申请单

⏹抽样入库:

扫描条形码生成抽样入库申请单

⏹销售退回入库:

选择销售出库单扫描外包装条形码生成抽样出库单选择库房名称入库保存入库申请单号。

⏹条码销售出库:

选择销售出库单扫描外包装条形码核对输入经办人姓名发货

⏹条码零星出库:

选择零星出库单扫描外包装条形码核对输入经办人姓名出库

⏹条码抽样出库:

选择抽样出库单扫描外包装条形码核对输入经办人姓名出库

⏹条码报废出库:

选择报废出库单扫描外包装条形码核对输入经办人姓名报废出库

⏹条码追踪:

输入任一小包装、中包装或外包装条码对产品进行追踪查询。

4）软件其它功能操作

包装时扫描条形码错误:

在未进行送货前删除该包装箱,然后重新扫描包装。

送货单输入错误,在未送货入库前删除该单据,然后重新填写单据。

装箱数量分析:

对符合条件的数据进行统计,能够查看包装了多少,其中入库的多少。

产品转移入库抽样出库:

是在产品进行了转移入库单审核之后,并未进行送货管理才能进行的操作。

5）软件功能流程的介绍

一.系统设置

1.权限设置:

设置用户的具体操作权限

在具体功能前打钩,即为操作人员赋权限

2.客户信息维护:

对客户的信息进行增加、修改、删除。

此功能只是备用,现在条码系统的实际应用中均不涉及到此功能

3.条码用户管理:

设置用户名和初始密码

操作方法:

点击[新增],直接输入登录名,口令,口令确认,再点[保存]

4.药品信息维护:

设置需要赋码的药品基本信息

必须输入项:

编号,名称,药品规格,剂型,计量单位,件装量,每件中盒数量,每中包内盒数量,有效期

5.产品设置:

将新增的药品添加到下框中,激活.供后继操作中出现此药品信息

操作方法:

选中上框中药品,再点击[实施条码]

6.手输入条形码:

用于手工输入条码情况,选中后,功能前面有一’√’出现.

操作方法:

直接点击[手输入条形码]

二、监管码管理

1.药品信息导入:

将从药监网上下载的药品信息导入条码系统

在系统初始化时,需首先进行该操作。

①专管员使用生研所密钥登录药监网,下载药品信息保存至指定目录;

②进入药监码系统,运行[药品信息导入],选择打开下载的药品信息文件,运行”数据导入”,将药品信息导入系统;

2.药品信息关联:

将从药监网下载的标准药品信息与条码系统中药品信息相关联

点击[药品信息关联],点击’对应药品编号’,按F2键选择与之相对应的药品信息,如下图:

3.码资源管理

（1）分配标志/码文件导入:

将药监码进行分类（小包装条码、外包装条码、中包装条码（若有中包））,分类之后,再将生成的三个文件分导入系统

1专管员使用生研所密钥登录药监网,按计划申请药监码;

2专管员下载药监码文件到指定目录;

3备份药监码文件;

4进入药监码系统,运行[码资源管理->分配标志],系统将码文件按产品包装类型分配为”内码”、”中码”、”外码”（有中包装产品）或”内码”、”外码”（无中包产品）;

5

运行[码资源管理->码文件导入],分别选择药监码文件目录下后缀标志为”_in”（内码）、”_mid”（中码）、”_out”（外码）,将药监码信息导入系统。

◆进入[分配标志],选中从药监网上下载的码文件,点[打开],提示如下:

若有上述提示,请从药监网上重新下载药品信息,进入[药品信息导入],重新导入系统

（2）码文件导入:

将上述已生成的三个文件分别导入条码系统。

（3）码印刷文件输出:

供药监码打印用

1运行[码印刷文件输出],选择需输出药监码的药品名称,选择条码类型（内码、中码或外码）,输入条码数量,系统输出条码印刷文件;

2条码打印文件保存在指定目录下;

再进入条码打印机软件中,附加此文件,进行药监码打印。

③药监码校验,校验后条码才能在系统中使用,这是从印刷厂拿回印好的条码后,对条码进行校验,看条码是否正确。

4.药监码导出文件导航:

将条码系统中信息导出,并保存导出的文件.文件保存的路径自选

5.关联关系导出:

功能与[药监码导出文件导航]中[关联关系统导出]功能相同

6.入库信息导出:

功能与[药监码导出文件导航]中[入库信息导出]功能相同

7.出库信息导出:

功能与[药监码导出文件导航]中[出库信息导出]功能相同

8.其它出库信息导出:

功能与[药监码导出文件导航]中[其它出库信息导出]功能相同

9.药监码关联关系重建:

功能与[药监码导出文件导航]中[药监码关联关系重建导出]功能相同

10.药监码替换信息导出:

功能与[药监码导出文件导航]中[药监码替换信息导出]功能相同

11.药监码注销信息导出:

功能与[药监码导出文件导航]中[药监码注销信息导出]功能相同

12.药监码查询:

查询导进系统的条码信息

13.条码追踪:

输入任一小包装、中包装或外包装条码对产品进行追踪查询。

三、包装现场管理

1.药监码激活:

也即药监码下载,将中心服务器的药监码下载到车间服务器上.完成下载功能后,分包装车间才能进行赋码操作

下载的时间:

每次即将包装另一个产品时,也即需提前下载,提前做好包装的准备

2.包装现场初始化:

输入需赋码产品的批号,生产日期,有效期,包装流程

◆选择效期操作方法:

点击效期方框右边的‘倒三角形’,弹出日历窗口上方再次点击‘倒三角形’,选择年月,点击选中日,并返回效期。

◆连续包装:

指小包装-中包装-外包装的一次性连续操作

◆间隔包装:

指先进行小包装-中包装操作（进入[包装操作]功能扫描条码）

再进入另一窗口进行中包装-外包装的操作（进入[装箱操作]功能扫描条码）

3．包装结束:

将车间服务器已扫描的条码数据传输到中心服务器

◆传输的条件:

该批次完成全部包装

四、装箱管理

1．包装操作:

◆有中包装的包装操作:

第1步:

选择包装产品:

装箱管理包装操作,进入图1-2,能够经过关键字查询将要包装的产品,选中药品双击进入图1-3。

图1-1

图1-2

第2步:

选择需要包装产品及批次,直接输入或选择’生产车间’,’包装组’

图1-3

第3步:

扫描条形码（连续包装）

1）小包装-中包装-外包装

①先扫描小包装条形码。

◆当扫描的条码个数=一盒中包装内的条码数量时,系统自动弹出扫描中包装条码窗口,如图1-4

◆若小包装条码数量不足一盒中包装内的条码数量时,直接手动点击[直接装箱],再扫描中包装条码。

②扫描中包装条码

③扫描外包装条码

2）小包装-外包装（操作方法与1）类似）

①先扫描小包装条形码。

◆当扫描的条码个数=一外包装内的条码数量时,系统自动弹出扫描外包装条码窗口,如图1-5

◆若小包装条码数量不足一盒外包装内的条码数量时,直接手动点击[直接装箱],再扫描外包装条码。

②扫描中包装条码

图1-4

图1-5

2．装箱操作（只适用于有中包装流程）

①装箱管理装箱操作,选择已完成中包装的产品。

进入图1-7

②扫描中包装的条形码;

◆当中包装数量达到一外包装内的数量时,系统自动弹出扫描外箱条码框。

◆若中包装条码数量不足一盒外包装内的条码数量时,直接手动点击[直接装箱],再扫描外包装条码。

③扫描外箱条码;

图1-7

3．装箱查询:

经过产品的品名、批号、规格、外包装条形码对所装箱的产品进行查询。

能够单个条件或同时满足多个条件并列查询

①双击‘品名’,弹出品名列表,再双击需查询的品名,该品种自动列入已选中的右方框中。

如经过品名查询A群脑膜炎球菌多糖疫苗,图1-8

②。

选择包装日期。

操作方法与[装箱管理]-[包装操作]中,效期的选择方法一致。

③点击[确定]。

（查询品名=A群脑膜炎球菌多糖疫苗,同时包装日期在-8-1--8-28时间段内的所有包装信息）

◆选择规格、批号、外包装条形码的方法与①一致。

图1-8

4．装箱修改:

对所扫错的产品进行删除

①查询须删除的产品。

查询方法与[装箱查询]中①一致。

②点击产品列,点[删除],如图1-9

◆若该产品已进行[产品转移入库]流程,则不能删除

◆③删除后,须对该产品重新扫描包装。

图1-9

5.装箱分析:

对符合条件的数据进行统计,能够查看包装了多少,其中入库的多少。

如图1-10

查询方法与前述查询一致能够查看货物的入库情况,比如:

查询今天包装了多少,入库了多少。

图1-10

6.留样单填写:

用于生产车间留样

点击[留样单填写],扫描条码,扫描完毕,点击[留样单生成]（留样操作方法与抽样单填写类似）

◆留样之前,需将该批次完成条码数据传输,即[包装结束]

7.留样单修改:

删除留样单

8.留样单审核:

留样单审核后,单据生效

9.留样单查询:

查询留样单

五、产品转移入库

1．产品转移入库单填写:

①双击选择须临时入库的产品（如图2-1）,并弹出录入窗口（图