财务软件应用教案项目四总账系统的初始化和日常业务处理.docx
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财务软件应用教案项目四总账系统的初始化和日常业务处理
项目四总账系统的初始化和日常业务处理
总账系统也称为账务处理系统，是会计软件的核心系统，总账系统既可以独立运行，也可同其他系统协同运转。
在总账系统中，可以填制凭证，也可以接收来自其他系统（工资、固定资产等）传送的凭证，并进行审核、记账和自动转账等工作。
子项目一总账系统的初始化
总账系统的初始化设置所包含的内容很多，最主要和最基本的设置是：
确定总账系统的选项、设置会计科目、录入初始余额、设置凭证类别等。
任务一总账系统参数设置
一、学习任务书
任务目标
1．掌握总账系统初始化参数设置的相关内容；
2．掌握总账系统初始化参数设置的操作方法；
3．掌握参数设置与不设置的不同影响。
任务内容
【工作任务】
在会计软件中给长春市善思维有限公司总账系统进行总账系统参数设置。
总账控制参数（总账系统中的“选项”设置）
资金及往来赤字控制；
不允许修改、作废他人填制的凭证；
可以使用其他系统受控科目；
出纳凭证必须由出纳签字。
参考资料
【软件功能介绍】
总账系统的选项功能主要是指总账系统在建立新的账套后由于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算内容不符，可以通过此功能进行账簿选项的调整和查看。
如制单是否序时，汇率方式采用固定汇率还是浮动汇率，明细账每页打印行数等。
进入“选项”后，用鼠标点击“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其它”页签，即可进行账簿选项的修改。
【使用说明】
一、凭证
选择“凭证”页签，可查看及修改有关凭证的选项。
（一）制单控制
制单控制主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制：
1．制单序时控制
2．资金及往来赤字控制
3．可以使用其他系统受控科目
4．允许修改他人填制的凭证
5．支票控制
6．制单权限控制到科目
7．现金流量项目必录
8．允许查看他人填制的凭证
（二）外币核算
如果您的企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式──固定汇率、浮动汇率。
“固定汇率”即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。
“浮动汇率”即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。
（三）凭证控制
凭证控制由以下几项组成：
1．打印凭证页脚姓名
在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。
2．凭证审核控制到操作员
有些时候，希望对审核权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证，而不能审核其他部门操作员填制的凭证，则应选择此选项。
可通过系统菜单“设置”下的“明细权限”中去设置操作员审核权限。
3．出纳凭证必须经由出纳签字
若选择了此项，则含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员通过“出纳签字”功能对其核对签字后才能记账。
4．未审核的凭证允许记账
若选择了此项，则未经过审核的凭证可以进行记账。
（四）凭证编号方式
系统在“填制凭证”功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即“系统编号”，但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即“手工编号”。
如果以上默认账套参数与您实际需要不符，可以直接进行调整。
（五）合并凭证显示、打印
此选项控制凭证打印的方式，默认不勾选。
二、账簿
选择“账簿”页签，可查看及修改有关账簿的选项。
（一）打印位数宽度
定义正式账簿打印时各栏目的宽度，包括摘要、金额、外币、数量、汇率、单价。
（二）明细账（日记账、多栏账）打印输出方式
打印正式明细账、日记账或多栏账时，按年排页还是按月排页。
（1）按月排页：
即打印时从所选月份范围的起始月份开始将明细账顺序排页，再从第一页开始将其打印输出，打印起始页号为“1页”。
这样，若所选月份范围不是第一个月，则打印结果的页号必然从“1页”开始排。
（2）按年排页：
即打印时从本会计年度的第一个会计月开始将明细账顺序排页，再将打印月份范围所在的页打印输出，打印起始页号为所打月份在全年总排页中的页号。
这样，若所选月份范围不是第一个月，则打印结果的页号有可能不是从“1页”开始排。
（三）正式账每页打印行数
可对明细账、日记账、多栏账的每页打印行数进行设置。
双击表格或按空格对行数直接修改即可。
（四）凭证打印行数
可对凭证每页的行数进行设置。
（五）凭证、账簿套打
打印凭证、正式账簿时是否使用套打纸进行打印。
套打纸是指用友公司为账务专门印制的各种凭证、账簿的标准表格线，选择套打打印时，系统只将凭证、账簿的数据内容打印到相应的套打纸上，而不打印各种表格线。
用套打纸打印凭证速度快，且美观。
（六）明细账查询权限控制到科目
有些时候，希望对查询和打印权限作进一步细化，如只允许某操作员查询或打印某科目明细账，而不能查询或打印其他科目的明细。
这种情况下，则应选择此选项，然后再到系统菜单“设置”下的“明细权限”中去设置明细账科目查询权限。
三、会计日历
用鼠标单击“会计日历”页签，可查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。
此处仅能查看会计日历的信息，如需修改请到系统管理中进行。
四、其他
对系统的其它选项进行设置。
（1）数量小数位：
在制单与查账时，按此处定义的小数位输出小数，不足位数将用“0”补齐。
（2）单价小数位：
在制单与查账时，按此处定义的小数位输出小数，不足位数将用“0”补齐。
（3）本位币精度：
若数据精确到整数（无小数位），则在制单中由汇率、外币计算本位币时，系统自动四舍五入为整数。
（4）部门排序方式：
在查询部门账或参照部门目录时，是按部门编码排序还是按部门名称排序，可根据需要在这里设置。
（5）个人排序方式：
在查询个人账或参照个人目录时，是按个人编码排序还是按个人名称排序，可根据需要在这里设置。
（6）项目排序方式：
在查询项目账或参照项目目录时，是按项目编码排序还是按项目名称排序，可根据需要在这里设置。
账套名称、单位名称、行业性质、会计主管等账套信息只在这里显示，若要修改，可到系统管理中去修改。
完成情况
（自我总结问题及所学到的知识）
二、操作指南
略
三、知识拓展
（1）总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。
（2）如果系统日期不是你想要进入系统的日期，可以在登录时修改操作日期；但是登录日期不能小于账套启用日期。
（3）账套名称、单位名称、行业性质、会计主管等账套信息只在这里显示，若要修改，可到系统管理中去修改。
任务二会计科目设置
一、学习任务书
任务目标
1．掌握总账系统初始化中会计科目设置的相关内容；
2．掌握总账系统初始化中会计科目设置的操作方法；
3．掌握错误操作的修改方法。
任务内容
【工作任务】
在会计软件中给长春市善思维有限公司总账系统进行总账系统会计科目设置，需要进行修改、增加、删除等操作，并指定会计科目。
（应收账款、应付账款科目均设置为默认受控科目）
表4-1总账系统会计科目设置
科目编码
科目名称
辅助类型
1001
库存现金
日记账
1002
银行存款
银行账、日记账
1122
应收账款
客户往来
1221
其他应收款
个人往来
1403
原材料
140301
铝片
数量核算（片）
140302
钢板
数量核算（片）
140303
电线
数量核算（箱）
140304
电热板
数量核算（箱）
1405
库存商品
140501
A型热水壶
数量核算（件）
140502
B型热水壶
数量核算（件）
140503
小号电热杯
数量核算（件）
140504
中号电热杯
数量核算（件）
2202
应付账款
供应商往来
2203
预收账款
客户往来
4001
生产成本
400101
直接材料
项目核算
400102
直接人工
项目核算
400103
制造费用
项目核算
4101
制造费用
项目核算
5601
销售费用
560101
办公费
560102
折旧费
560103
工资
560104
广告费
560105
其他
5602
管理费用
560201
办公费
部门核算
560202
折旧费
部门核算
560203
工资
部门核算
560204
差旅费
部门核算
560205
其他
部门核算
注：
销售费用及管理费用明细科目原有科目全部删除，增加任务中相应明细科目。
指定科目；指定现金总账科目和银行总账科目。
参考资料
【软件功能介绍】
设置会计科目功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。
财务管理软件中所采用的一级会计科目，必须符合国家会计制度的规定；而明细科目可以根据单位的实际情况进行设定。
一般可设置“管理费用”科目为部门核算，“生产成本”、“主营业务收入”、“主营业务成本”等科目为项目核算，“其他应收款”科目为个人往来核算，“应收账款”、“应收票据”、“预收账款”等科目为客户往来核算，“应付账款”、“应付票据”、“预付账款”等科目为供应商往来核算等，“原材料”、“库存商品”等科目设置成数量核算。
在设置会计科目功能中，指定会计科目也是一个很重要的设置，指定会计科目是确定出纳的专管科目。
被指定为现金、银行总账科目的在出纳功能中可以查询现金、银行日记账，进行银行对账及在制单中进行支票控制和资金赤字控制。
指定现金流量科目供UFO编现金流量表时取数函数使用，所以在输入凭证时，对指定的现金流量科目系统自动弹出窗口要求指定当前输入分录的现金流量项目。
完成情况
（自我总结问题及所学到的知识）
二、操作指南
略
三、知识拓展
（1）在科目设置中定义客户、供应商核算的科目，将自动被设置成应收应付系统的受控科目，此时可根据需要修改是否受控。
如“客户往来”受控系统为“应收”，“供应商往来”受控系统为“应付”，这样，科目将不允许在总账系统中直接使用，只允许在受控系统中使用。
使用年度中是不允许进行修改。
（2）一般情况下，只能在一级科目设置科目性质（余额方向），下级科目的科目性质（余额方向）与其一级科目相同。
已有数据的科目不能再修改科目性质。
（3）增加会计科目时，要遵循先建上级再建下级的原则。
（4）已有数据的科目不能修改科目的相应属性。
（5）只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。
任务三期初余额设置
一、学习任务书
任务目标
1．掌握总账系统初始化期初余额设置的相关内容；
2．掌握总账系统初始化期初余额的操作方法；
3．掌握错误操作的修改方法。
任务内容
【工作任务】
在会计软件中给长春市善思维有限公司总账系统进行总账系统期初余额设置。
表4-2至表4-5所示为该公司上年手工总分类账及明细分类账中各科目的期末余额数。
表4-2长春市善思维有限公司上年期末余额数
科目编码
科目名称
辅助类型
借贷方向
期末余额
数量
1001
库存现金
日记账
借
1800
1002
银行存款
银行账、日记账
借
325100
1122
应收账款
客户往来
借
86520
1221
其他应收款
个人往来
借
2000
1403
原材料
数量核算
借
102200
140301
铝片
数量核算（片）
借
15800
100
140302
钢板
数量核算（片）
借
48900
300
140303
电线
数量核算（箱）
借
2840
50
140304
电热板
数量核算（箱）
借
34660
240
1405
库存商品
数量核算
借
87860
140501
A型热水壶
数量核算（件）
借
21200
212
140502
B型热水壶
数量核算（件）
借
34200
114
140503
小号电热杯
数量核算（件）
借
13500
270
140504
中号电热杯
数量核算（件）
借
18960
316
1601
固定资产
借
663800
1602
累计折旧
贷
90000
2202
应付账款
供应商往来
贷
78600
2221
应交税费
贷
5200
222102
未交增值税
贷
3200
222108
应交城市维护建设税
贷
1200
222113
教育费附加
贷
800
3001
实收资本
贷
1024000
3002
资本公积
贷
71480
表4-3应收账款明细账上年期末情况表
发生日期
客户名称
摘要
方向
余额（元）
2019-12-8
顺德公司
销售
借
80000
2019-12-26
长虹公司
销售
借
6520
表4-4其他应收款明细账上年期末情况表
日期
部门
个人
摘要
期初余额（元）
2019-12-28
综合部
李如一
差旅费
2000
表4-5应付账款明细账上年期末情况表
发生日期
供应商名称
摘要
方向
余额（元）
2019-12-09
凤凰公司
采购钢板
贷
48900
2019-12-15
远方公司
采购电热板
贷
29700
参考资料
【软件功能介绍】
期初余额的功能主要是录入科目期初余额，并进行试算平衡。
期初余额反映了以前期间的交易和上期采用的会计政策的结果。
期初余额应以客观存在的经济业务为根据，是单位按照上期采用的会计政策对以前会计期间发生的交易和事项处理后的结果。
期初余额，即一个会计科目本期一开始的金额。
科目余额录入从明细科目录入，如遇有辅助科目核算，则先完成辅助科目余额的初始，完成期初余额录入后，应进行“对账”和“试算”两个功能操作，在系统已经记账后，不能进行期初余额的修改操作。
试算平衡，是指在借贷记账法下，利用借贷发生额和期末余额（期初余额）的平衡原理，检查账户记录是否正确的一种方法。
试算平衡的理论基础就是会计基本恒等式，即“资产=负债+所有者权益”。
完成情况
（自我总结问题及所学到的知识）
二、操作指南
略
三、知识拓展
（1）如果某科目为数量、外币核算，可以输入期初数量、外币余额。
（2）只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。
（3）设置了辅助核算的科目底色显示为青绿色，其累计发生额可直接输入（本例中因为是1月启用，故不用输入累计发生额），但期初余额的录入要到相应的辅助期初窗口中进行。
（4）若使用了应收、应付系统，并且客户往来或供应商往来由应收、应付系统核算，就应该到应收、应付系统中录入含客户、供应商科目的明细期初余额。
因此，可以先在应收、应付系统中先输入，可以通过总账里的“客户往来期初”等窗口中的“引入”命令直接从应收应付明细期初余额中调入。
（5）录入科目余额时，如果科目底色为白色，表示可以直接输入；为浅黄色，表示有明细的科目可以自动汇总。
（6）当期初余额试算不平衡时，将不能记账，但可以填制凭证。
（7）记账功能一经使用，则不能再录入、修改期初余额。
任务四凭证类别设置
一、学习任务书
任务目标
1．掌握总账系统初始化凭证类别设置的相关内容；
2．掌握总账系统初始化凭证类别设置的操作方法；
3．掌握错误操作的修改方法。
任务内容
【工作任务】
在会计软件中给长春市善思维有限公司总账系统进行凭证类别设置。
设置成为记账凭证类别。
参考资料
【软件功能介绍】
在录入凭证之前，必须对凭证类别进行设置。
许多单位为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各单位的分类方法不尽相同，所以本系统提供了“凭证分类”功能，用户完全可以按照本单位的需要对凭证进行分类。
凭证可以按以下几种常用分类方式进行定义。
如：
记账凭证；收款凭证、付款凭证、转账凭证；现金凭证、银行凭证、转账凭证；现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；自定义凭证类别。
完成情况
（自我总结问题及所学到的知识）
二、操作指南
略
三、知识拓展
（1）系统有五种限制类型：
借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制。
（2）若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。
（3）在财务软件中输入的标点符号一般是在英文输入法下进行的，如果输入不进去或输入有误提示，很有可能标点符号错误。
任务五项目目录设置
一、学习任务书
任务目标
1．掌握项目目录设置的服务目的；
2．掌握项目目录设置的操作步骤；
3．掌握错误操作的修改方法。
任务内容
【工作任务】
为长春市善思维有限公司账套进行项目目录设置。
定义项目大类：
生产成本
指定核算科目：
生产成本-直接材料、生产成本-直接人工、生产成本-制造费用、制造费用
项目分类定义：
1热水壶；2电热杯
项目目录维护：
项目目录维护如表4-6所示。
表4-6项目目录维护
项目编码
项目名称
所属分类编码
101
A型热水壶
1
102
B型热水壶
1
201
小号电热杯
2
202
中号电热杯
2
参考资料
【软件功能介绍】
项目目录设置便于企业对其存货、成本对象或现金流量进行核算和管理。
一个单位项目核算的各类可能多种多样，如生产成本、在建工程、商品核算、科研成本等，一个项目大类可以核算多个项目，可用于所有子系统。
完成情况
（自我总结问题及所学到的知识）
二、操作指南
略
三、知识拓展
（1）若项目大类下已定义项目目录，则不能删除此项目大类，必须先删除这些项目，再删除项目大类。
（2）项目分类为非末级的成本对象，项目目录为成本对象的末级。
（3）成本对象可作为项目核算，但作为成本对象的项目大类只能有一个。
任务六定义转账凭证
一、学习任务书
任务目标
1．掌握定义转账凭证的目的；
2．掌握定义转账凭证的操作步骤；
3．掌握错误操作的修改方法。
任务内容
【工作任务】
为长春市善思维有限公司进行定义转账凭证。
（1）设置自定义转账：
设置结转制造费用自动转账分录
（2）设置期间损益结转。
参考资料
【软件功能介绍】
转账凭证的定义提供了自定义转账凭证、对应结转、结转销售成本及结转期间损益等。
转账凭证的定义可以在总账初始化时完成，也可以平时需要时进行设置。
凡是月末有规律地预提、摊销、分配、结转各种费用、成本、税金、收入、收益的转账凭证都能自定义为机制转账凭证。
自定义机制转账凭证的三个步骤：
（1）根据业务写出借、贷恒等式；
（2）明确什么是转出（入）科目，其数据来源是什么；
（3）在自定义公式中录入转出（入）科目，在金额公式中设置数据来源。
完成情况
（自我总结问题及所学到的知识）
二、操作指南
略
三、知识拓展
（1）期间损益结转设置用于在一个会计期间终了将损益类科目的余额结转到本年利润科目中，从而及时反映企业利润的盈亏情况，主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。
（2）本操作只需一次设置，以后每个月只要执行生成凭证操作。
子项目二总账系统日常账务处理
总账系统的日常账务处理，包括记账凭证的填制，出纳签字，凭证的审核，记账以及各种凭证、账表的查询和打印等。
任务一填制凭证
一、学习任务书
任务目标
1．掌握总账系统日常账务处理的填制凭证相关内容；
2．掌握总账系统日常账务处理的填制凭证操作方法；
3．掌握错误操作的修改方法。
任务内容
【工作任务】
为长春市善思维有限公司1月份发生的总账系统中经济业务进行填制自制凭证和填制记账凭证工作。
（1）1月2日，财务部购买办公用品，现金支付。
（2）1月3日，缴纳上月应交增值税、应交城市维护建设税和教育费附加。
参考资料
【软件功能介绍】
记账凭证是登记账簿的依据，在实行计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整，在实际工作中，用户可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理），用户采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。
当账薄或报表数据有误时，需要修改错误凭证，在财务软件中是不能对错误账薄或报表进行修改的，故填制和审核凭证时，必须仔细认真，如发现错误，及时改正。
完成情况
（自我总结问题及所学到的知识）
二、操作指南
略
三、知识拓展
（1）如果涉及数量科目，在输入科目后，会弹出辅助项对话框，输入数量和单价后，计算机会自动计算金额，并将金额先放在借方。
（2）不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。
每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。
（3）如果金额方向不符，可按空格键调整金额方向。
（4）输入最后一行金额时，在金额栏按“=”键，系统将根据借方和贷方的差额，自动计算此笔分录的金额。
（5）填制凭证时，输入的会计科目无论是借方还是借方，必须是末级科目。
（6）未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改。
（7）凭证一旦保存，其凭证类型、凭证编号不能修改。
（8）如果要修改凭证的辅助项信息，首先选中辅助核算科目行，然后将光标置于备注栏辅助项，待鼠标变形时双击，弹出“辅助项”对话框，在对话框中修改相关信息。
（9）摘要、科目、金额、附件张数直接修改，修改完毕“保存”即可。
任务二出纳签字
一、学习任务书
任务目标
1．掌握出纳签字的相关内容；
2．掌握出纳签字的操作方法；
3．掌握出纳不能签字的修改方法。
任务内容
【工作任务】
为长春市善思维有限公司1月份发生的总账系统中经济业务进行填制完成的有关收付凭证进行出纳签字工作。
参考资料
【软件功能介绍】
出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出，应加强对出纳凭证的管理。
出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。
完成情况
（自我总结问题及所学到的知识）
二、操作指南
略
三、知识拓展
（1）凭证一经签字就不能被修改、删除，出纳人员取消签字后才可以对凭证进行修改或删除操作。
（2）取消签字只有出纳本人进行操作。
任务三审核凭证
一、学习任务书
任务目标
1．掌握审核凭证的相关内容；
2．掌握审核凭证的操作方法；
3．掌握审核凭证后取消审核的方法。
任务内容
【工作任务】
为长春市善思维有限公司1月份发生的总账系统中经济业务进行填制完成的有关凭证进行审核工作。
参考资料
【软件功能介绍】
凭证审核是审核员按照财会制度，对凭证制单员填制的记账凭证进行检查核对，主要审核记账凭证所填的内容是否与原始凭证相符，对记账凭证中的凭证字号、日期、附件、摘要、会计科目、借方金额、贷方余额、辅助类信息等进行全面的核对，对审核无误的凭证进行签章确认。
对审查认为有错误或有异议的凭证，应交与凭证填制操作员修改后，再进行审核。
记账凭证经审核
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