高效会议管理技巧当今会议面面观.docx
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高效会议管理技巧当今会议面面观
高效会议管理技巧
会议的主要目的就是解决问题,但由于开会技巧不佳或过于频繁,不但无益于解决问题,反而使问题愈趋复杂。
频繁的会议与领导层的随意决策,常常是员工的梦魇;员工花太多时间在无效率的会议上,不仅浪费公司成本,也造成工作效率低下。
如何能在会议中高效率且有效果地解决问题,是“高效会议管理技巧”的中心议题。
(一)会议的意义
1.会议是一个集思广益的渠道
图1-1集思广益图
如上图1-1,会议是一个集合的载体。
通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂,相互碰撞,从而产生“金点子”。
许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。
2.会议显示一个组织或一个部门的存在
会议总是在大于一人的情况下发生的,即使是只有两个人的会议,这两个人也是一种小型组织。
没有不开会的组织或部门,一个组织或部门不召开会议,它的存在价值就会受到质疑。
因此,会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
图1-2组织或部门与会议
3.会议是一种群体沟通的方式
开会很少是一对一的沟通,绝大多数情况下都是一种群体沟通。
随着科技的迅猛发展,人们的沟通方式越来越多,现在人们可以通过E-mail、多媒体等种种形式进行沟通,但是,群体沟通,即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的。
因为这种方式最直接、最直观,这种方式最符合人类原本的沟通习惯。
(二)会议的目的
◆开展有效的沟通
会议是一种多项交流,可以集思广益,实现有效沟通是会议的一个主要目的。
◆传达资讯
通过会议可以向员工通报一些决定及新决策,也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。
◆监督员工、协调矛盾
许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况,了解员工的工作进度;同时,借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式,来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
◆达成协议与解决问题
达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤,通过这6个步骤,最终实现协议的产生和问题的解决。
图1-3达成协议与解决问题的6个步骤
◆资源共享
利用开会汇集资源,以期相互帮助,共同进步。
◆开发创意
开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。
通过举行会议,形成新的构思,并且论证新构思,使其具有可行性。
◆激励士气
年初或年底的会议通常具有这一目的性。
这种会议是为了使公司上下团结一心,朝着一个方向共同努力。
(四)会议的种类
会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类,每一种分类都从一个方面反映了会议的作用,每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。
表1-1会议的种类
按人数分类
按开会方式分类
按照会议举行时间和频率分类
按开会目的分类
●团体会议
●一对一会议
●面对面会议
●电话会议
●视频会议
●周例会
●旬例会
●月度会议
●季度会议
●半年度会议
●年度会议
●临时提请会议等
●宣布人事安排、讲解政策的会议
●当众表扬或批评别人的会议
●临时处理突发事件的会议
●固定的团队会议
●集思广益的会议
(五)会议的频率
每种会议都有其合理的发生频率,只有掌握了合理的会议发生频率,才能更高效地利用各种会议解决问题、达到目的。
1.固定的部门会议
2.全体会议
3.处理突发事件的会议
4.一对一会议
(六)会议成本的计算
会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3种。
会议成本是非常可观的一笔数目,它关系到一家公司的得失成败,因此万万不可等闲视之。
1.会议的时间成本
2.直接的会议成本
3.效率损失成本
开会时,主管人员必须离开自己的工作岗位,这有可能造成公司整体管理效率的下降。
由于管理效率下降而造成的损失,就是效率损失成本。
效率损失成本包括以下3种情况:
(七)会议效率不高的原因及解决方案
1.会议的通病——效率不高
很多公司往往由于以下原因,开会效率低下:
◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。
许多重要的会都安排在周五下午开,或非要安排在事务繁忙的周一开。
◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。
这使得员工疲于奔命,甚至得延后或放弃参加其他会议。
◆有些“必须到会”的员工,因为已经与重要客户或政府官员有约在先,根本不能出席,这使得会议讨论很难进行。
而到场的人往往并非与议题关系最密切的人,所以准备不充分或者根本来不及准备。
2.会议效率不高的原因
会议效率不高通常由以下7种原因造成。
在这7种原因中,有3种原因是会议的“致命伤”,需要格外警惕。
这3种原因是:
主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。
表2-1会议效率不高的原因及具体表现
序号
原因
具体表现
1
时间
会议安排在即将午餐的时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会。
2
地点
会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行。
3
开会对象的选择
必须出席会议的人未到,通知来的是一些可有可无的参加者。
4
主持人的技能
会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图。
5
参会者的技能
参会者发言混乱,既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议失败。
6
会议的准备工作
开会前没有通知与会者相关事宜,致使会议拖沓而无成效。
(7)
开会的原因、目的和结果
开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确,致使会议毫无意义、宣告失败。
(八)高效会议的八大特征
与低效率会议相对的就是高效会议,高效会议充分克服了致使会议效率不高的种种不利因素。
高效会议具有8大特征。
建议在正式召开会议之前,将高效会议的8大特征一一列出,并随时检验,充分做好预防性管理,使即将召开的会议能够成为真正意义上的高效会议。
(九)会议规范
会议规范包含3个部分:
会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。
1.会议时间安排的规范
◆上午8-9点之间,正是员工从家到公司,准备开始一天工作的时候。
这个时候的员工,心绪尚且混乱,还需一段时间才能进入工作状态。
因此,试图在这一时间段举行会议、试图让员工回应会议提议或进行业务分析,从人的生理和心理角度来看,是不现实的。
◆上午9-10点之间,员工已经开始进入工作状态。
在这个时间段最适合进行一对一的会谈,同样也是进行业务会谈的最佳时机。
◆上午10-12点或下午1-3点之间,最适合调动员工集思广益。
大家利用头脑风暴,不断想出新点子、新方法。
◆下午3-5点之间,最好不要安排会议。
这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期,人人希望马上回家,在这个时段举行会议往往会事倍功半。
2.会议规范本身
会议规范是指大家达成共识的会议守则。
会议规范主要包括以下条款:
◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人,以找出最适宜所有参会人的开会时间。
◆超过1小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。
◆所有与会者都要准备在会上发言。
◆准时开始,准时结束。
◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。
◆所有与会者应知道维护别人的尊严,不在会中羞辱别人,这条规则最重要,需特别注意。
◆意见不同是好事,议论才能面面俱到,甚至有人扮“黑脸”。
◆会议结束2-3天后,所有与会者应拿到会议记录。
◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。
◆必要时请第三方监控,以保证会议质量。
3.固定的会议流程规范
图2-1固定的会议规范流程
固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。
(1)一个中心
一个中心是指整个会议的议程。
一个中心包括:
■会议的开始,具体包括:
致欢迎词;阐明会议目的;交流会议议程;介绍时间安排、相关规章制度;指定会议记录人。
■进行会议讨论,可以分为不同的议程,比如议程一、议程二、议程三等。
具体包括:
分享话题和目标;交流信息;产生主意、做决定、确认行动;总结。
■结束会议,具体包括:
总结;安排下次会议。
(2)两个基本点
两个基本点是指会议的一头一尾,即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪,这两个基本点是最容易被忽视的。
但是,它们却是保证会议成败的关键。
所以,一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。
会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录,制定跟踪计划,以及安排下次做汇报的人选等。