归档文件整理作业办法.docx
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归档文件整理作业办法
附件1：
归档文件整理作业办法
为加强公司档案管理业务建设，实现档案工作的规范化、标准化，促进档案信息资源的开发、利用、保护与交流，结合我公司档案管理特点，特制定本办法。
第一章依据
（一）文书档案即党群工作类、行政管理类、经营管理类和生产技术管理类的归档文件材料统一按照《苏州市企业归档文件整理规则实施意见》（档发［2004］24号）整理执行；
（二）科技档案即产品类、科研类、基本建设类和设备仪器类四大类的文件材料统一参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行整理立卷；
（三）会计档案仍按《上级公司会计档案管理制度》原有要求，及《会计档案卷格式》进行整理立卷。
（四）人事档案仍按照上级公司发〔2004〕24号《上级公司人事档案管理规定》要求进行归档。
第二章档案分类表
一、文书档案：
一级类目
基本范围
类目号
类目名称
0
党
群
工
作
类
1、党务工作
党支部综合性工作、党员大会、支委会、党支部会议或其他有关会议，党务工作等。
2、组织工作
组织建设、整党建党、党员和党员干部（党员调进调出、吸收转正等）管理、党费管理等。
3、宣传统战
工作
理论教育、各种工作活动的宣传、政治思想工作与精神文明建设、企业文化建设；企业形象宣传等。
4、纪检监察
工作
党风治理、党纪检查、案件审理、信访工作等。
5、工会工作
工会会员大会、职工代表大会、职工民主管理、劳动竞赛、劳保
福利、女工工作、文体活动、职工慰问、合理化建议等。
6、共青团工作
组织建设、政治思想教育、团员大会、团费管理、青少年工作、团务工作、推优创优工作等。
7、协会工作
加入各协会、学会原始登记表、缴费情况、会议材料、定期会刊汇编等。
1
行
政
管
理
类
1、行政事务
公司综合性行政事务工作，厂务、办公会议，办公室工作、机要保密工作；企业对外接待、考察活动；后勤福利等。
2、安全保卫
保卫、综合治理、消防、征兵、服退等工作等。
3、法律事务
法律事务管理与协调、案件纠纷及公证材料等。
4、劳动人事与
人力资源
干部管理、工人招聘、录用、调配工作、公司劳务出口工作。
劳动定额、定员、劳动工资，劳动保护、劳动合同等。
职工生活福利、食堂管理、住房公积金、社保基金以外的商业性保险、卫生医疗、健康普查、职业病防治、厂容厂貌、健康企业管理等。
5、教育培训
工作
职工在职培训教育等。
6、外事工作
签订协议、会谈记录；出国考察、对外接待来访等。
2
经
营
管
理
类
1、经营决策
股东大会、董事会、监事会会议材料（公司章程、议事规则及相关制度中有三会决策的文件资料）等。
2、生产经营
计划
公司中、长期计划、年（季）度计划，各专业发展计划，全面计划管理工作等。
3、统计工作
生产经营的各中报表、公司综合性统计分析工作等。
4、财务管理
资金管理、价格管理、会计管理、资金流通、产权管理等、审计工作等。
5、审计工作
审计制度，经营业绩审计报告，审计考核等。
6、资产管理
资本运作、融资管理、募集资金专户管理、股权结构变化、企业转制；海外市场拓展、对外贸易等。
7、物资管理
物资供应、仓库管理、废旧物资回收与修旧利废、各类购货合同等。
8、产品销售
市场发展、广告宣传、产品样本、展览会、市场分析、用户调查、经营销售、售后服务工作（销售方面）、各类销售合同等。
9、对外经贸
合资公司设立、变更、董事会决议等。
10、信用管理
企业认证、达标等活动，获得的资质、信誉等，企业客户资信调查材料等。
11、知识产权
管理
专利、商标和其他知识产权方面的申报、证明及管理方面材料等。
3
生
产
管
理
类
1、生产管理
生产组织、调度指挥工作等；工艺管理、5S管理、合理建议，能源消耗定额管理、节能降耗工作、小改小革等。
2、质量管理
企业全面质量管理、产品质量检测、检测标准和质量控制工作、ISO9000体系运行情况和检查、持续改进提高、产品售后服务等。
3、能源管理
能源管理规定、能耗管理、节能工作、统计报表。
4、安全生产
安全生产、工伤事故处理，职工安全教育、安全操作规程、安全制度等。
5、科技管理
产品开发、科技成果管理、技术革新和采用新技术、合理化建议等。
6、环境保护
环境保护检测与控制，污染治理、环保设施运行情况记录、环保工作总结计划、质量环境体系ISO14000运行、持续改进提高等。
7、计量工作
计量管理，各种计量检测工作、管理台帐等。
8、标准化工作
企业标准化管理工作，各种标准档案等。
9、档案和信息化工作
企业档案工作，图书资料工作，IT管理系统建立、完善、维护，网站建设等及其相关管理制度等。
10、设备管理
设备更新、改造、维修、保养计划、设备管理工作、设备检查、升级达标等。
11、基建管理
基本建设规划、计划；征地协议、土地使用权证、土地纠纷处理；房产权证等。
二、科技档案：
（一）产品类
产品类档案二级类目按产品种类或系列产品设置，种类、系列以下再按型号设置。
上级公司尚无产品类档案，不作具体分类。
一级类目
二级类目
基本范围
类目号
类目名称
类目号
类目名称
4
产
品
类
1
同一型号产品内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。
2
（二）科学技术研究类
科学技术研究类档案二级类目按课题性质设置
一级类目
二级类目
基本范围
类目号
类目名称
类目号
类目名称
5
科学技术研究类
1
***项目
同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。
2
（三）基本建设类
一级类目
二级类目
基本范围
类目号
类目名称
类目号
类目名称
6
基
本
建
设
类
1
综合性建筑
全厂平面图、给排水、空气动力管道图、供电线路图、照明线路图、通讯线路图、计算机系统网络线路图、地下隐蔽工程线路图、人防工程、道路、围墙、绿化等。
2
生产性建筑
车间。
3
辅助性建筑
仓库、试验室、锅炉房、配电间、水泵房、水塔、污水处理工程、
生产性垃圾站等。
4
办公生活
建筑
办公楼、食堂、公寓楼、传达室、车库等。
5
其它建筑
道路、绿化等。
编号示例：
6.2—1
案卷流水号，第1卷
二级类目号，属于“2”类生产性建筑类
一级类目号，属于“6”类基本建设类
（四）设备仪器类
一级类目
二级类目
三级类目
四级类目
基本范围
类目号
类目名称
类目号
类目名称
类目号
类目名称
类目号
类目名称
7
设备仪器类
1
生产设备
1
第三、四级目录名称根据公司现状设置；
同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理全过程。
2
2
辅助生产
设备
1
2
3
办公生活
设备
1
2
4
交通运输
设备
1
汽车
1
按车牌号分类
2
2
5
其他设备
1
2
注：
四级类目号不列入档案编号中，起示范作用。
编号示例：
公司交通运输设备汽车档案编号为：
7.4.1-4
案卷流水号，第4卷（**牌号车）
三级类目，属于“1”类汽车类
二级类目，属于“4”类交通运输设备
一级类目，属于“7”类设备仪器类
三、会计档案类：
会计档案一级类目按核算单位设置。
一级类目
二级类目
类目排列顺序
基本范围
类目号
类目名称
类目号
类目名称
顺序
类目名称
8
会
计
档
案
类
1
上级公司
1
各种财务凭证、账簿、报表、其他等
2
3
2
*****公司
1
各种财务凭证、账簿、报表、其他等
2
编号示例：
上级公司2011年年度财务报表：
8.1.2011-2
案卷流水号，第2卷。
会计档案形成年度。
二级类目号，属于“1”类核算单位公司会计档案。
一级类目号，属于“8”类会计类。
四、人事档案类：
一级类目
二级类目
类目排列顺序
基本范围
类目号
类目名称
类目号
类目名称
顺序
类目名称
9
人
事
档
案
类
员工工号
履历材料、自传材料、鉴定、考核、考察材料、评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批材料等）、政审材料、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料、奖励材料、处分材料、招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料；其他可供组织参考的材料；
学历、学位、学绩、再教育情况、业务考绩（专业技术职务评聘、晋升、业务进修、考核、科技奖励及其它有关活动中形成的各种表册、证明材料、成绩单、主要论文、业务工作总结、专著、译著等）。
五、声像档案类
一级类目
二级类目
基本范围
类目号
类目名称
类目号
类目名称
10
声
像
档
案
类
1
照片
重大活动，召开会议，宣传介绍，客人来访，厂区环境，车间设备等。
2
录像带
3
录音带
4
光盘
5
其他
六、实物档案类
一级类目
二级类目
基本范围
类目号
类目名称
类目号
类目名称
11
实
物
档
案
类
1
证书、奖状
2
奖牌、匾
3
奖杯、奖章
4
锦旗、绶带
5
公司证件
6
其他
编号示例：
□----□□□□----□□
先后顺序（两位数字）
年份（四位数字）
1.证书、奖状
实物形式（按载体分）2.奖牌、匾
3.奖杯、奖章
4.锦旗、绶带
5.公司证件
6、其他
第三章归档基本范围与保管期限参考表
0党群工作类
（一）党务工作
1、党员代表大会、党委（党支部）会议及其他有关会议
（1）会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久
（2）发言、简报、小组会议记录、签到表等10年
2、党务综合性工作
（1）工作计划、总结、重要专项活动工作报告，重要的调研材料、党务工作大事记
永久
（2）情况反映、工作简报及一般材料10年
3、上级机关关于党务工作的文件
（1）针对本企业重大问题的指示、批示文件永久
（2）对企业一般性、普发性的文件10年
4、本单位对下属单位关于党务工作请示的批复，下级单位备案文件10年
5、党务工作规章制度、管理办法与条例等30年
（二）组织工作
1、党员干部考察、考核、任免、政审决定等永久
2、入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册永久
3、党委（总支、支部）组织工作的规章制度永久
4、党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知30年
5、党费收支与党组织关系信及存根30年
6、党员学习教育等活动形成的文件30年
7、党员统计年报、计划总结、组织发展计划30年
8、优秀共产党员、优秀党务工作者、优秀党组织等荣誉奖项申报、评选等材料30年
（三）宣传统战工作
1、企业宣传统战工作报告、请示、批复、会议纪要、调研、计划、总结材料、各民主党派人员名单登记、活动记录30年
2、本单位编辑的出版物样本与定稿（每期亨通人、亨通世界的组织工作及期刊汇总，公司CIS设计、制作VCD、样本等所形成材料）30年
3、企业文化建设方面的文件（包括社会公益事业、慈善事业的参与、投入的记录；赈灾、扶贫、献血、拥军优属、精神文明建设方面的文件）30年
4、企业形象宣传、品牌宣传等方面的文件（包括对外宣传的总体方案，投放各类媒体广告、认刊材料，反映本企业活动的报刊、广播稿、重要新闻报道材料等）30年
5、企划各类制作工作的登记台帐、程序文件及所形成的合同30年
6、上级机关关于宣传统战工作的文件10年
7、下级单位的各类请示报告、备案文件10年
（四）纪检与监察工作
1、纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结、请示报告及上级批复永久
2、违纪案件调查处理材料（立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料）
30年
3、纪检与监察工作统计报表30年
4、上级机关的普发性文件10年
5、下级单位的各类请示报告、备案文件等10年
（五）工会工作
1、工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录30年
2、职工代表大会及有关会议文件
（1）会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久
（2）发言、简报、小组会议记录等10年
3、工会会员名册永久
4、民主管理、劳动竞赛、技术操作比赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面、合理化建议等文件30年
5、女工工作、文体活动等方面的文件、计划生育30年
6、工会会费与财务管理材料30年
7、工作统计报表30年
8、上级机关关于工会工作的文件10年
9、下级单位的各类请示报告、备案文件等10年
（六）共青团工作
1、共青团工作规划、总结30年
2、团代会、团委（常委、扩大）会会议文件
（1）会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等永久
（2）发言、简报、小组会议记录等10年
3、团员及团组织管理方面的决定、通知、批复30年
4、团费收据与团组织关系介绍信及存根30年
5、共青团工作统计报表30年
6、上级机关关于工会工作的文件10年
7、下级单位的各类请示报告、备案文件等10年
（七）协会工作
1、本年度行业学会、研究会、协会下发的规定、通知、总结、报告、统计报表10年
2、各种专业技术学会、研究会、协会会议材料及定期会刊汇编30年
3、本单位加入各学会、协会、研究会原始登记表、年度会费缴纳情况及花名册30年
1行政管理类
（一）行政事务
1、上级机关颁发的本企业应执行的有关文件、通知10年
2、上级领导视察本企业的接待来访记录、题词、指示、讲话材料等30年
3、行政工作计划、总结等30年
4、企业召开的年度总结及表彰大会、行政类例会等各类会议准备材料、纪要、决议等30年
5、本单位制发的管理制度、行政决定、通报等永久
6、企业开业典礼、周年庆典等活动材料30年
7、企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件永久
8、各类印章申请、使用情况登记台帐10年
9、企业文秘、机要、保密、信访、综合治理等方面的文件30年
10、企业编史修志方面的文件（大事记、机构沿革、工作简报、情况反映、工作信息等）30年
11、本单位对下级单位有关行政事务工作请示的批复30年
12、下级单位向本单位备案的文件材料10年
13、后勤福利
（1）本单位制定的劳保福利（夏令高温补贴、发放劳保用品、春节票务工作、先进代表观光等）的规定、决定、通知、办法等30年
（2）本单位的接待、住宿、用餐等方案材料10年
（3）本单位与酒店签订的订房协议10年
（4）食堂、绿化工作等制度、计划、总结等材料30年
（5）职工入住员工宿舍、购置单位住房的合同、协议和有关手续30年
（6）职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请等30年
14、申报重合同守信用企业、优秀企业等各类公司荣誉奖项的材料、评选结果等
30年
（二）安全保卫工作
1、上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关（治安保卫、消防工作等）文件10年
2、企业安全保卫、民兵工作的计划、总结、报告、报表等30年
3、对本企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表30年
4、武装保卫、民兵、预备役人员名单及有关机构设置、干部任免文件30年
5、自然灾害防范、交通管理方面的文件30年
6、重大事故调查和处理文件永久
（三）法律事务
1、上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件10年
2、法治建设、诚信守法等奖项申报、通报材料30年
3、法律事务管理与协调工作（法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等法律事务工作文
件）30年
4、案件、纠纷及公证事务中调查过程形成的文件和结论性材料30年
（四）劳动人事与人力资源管理
1、本单位修订的员工手册及人事工作文件等30年
2、上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件10年
3、上级对本单位领导人任免的通知永久
4、本单位领导、职工个人荣誉奖项申报、评选结果等材料30年
5、本单位对中层以上人员的职务任免文件30年
6、本单位职工的劳动合同（聘用协议）30年
7、本单位全年人事报表及年度花名册（包括年度内职工增员及减员花名册）等
30年
8、本单位一年内办理的试用人员转正及合同续签的材料及职工花名册30年
9、本单位员工辞职、移交材料30年
10、本单位办理养老保险、医疗保险及意外伤害保险的规定、通知及办理名册30年
11、本单位职工年度工资报表30年
12、本单位工资、奖金及加班工资调整等材料30年
13、职工流动（内部及外部）的原始记录30年
14、招聘、招工及竞聘计划、组织实施材料及录用者的面试记录30年
15、本单位对违反劳动纪律、规章制度人员处罚决定、办法30年
16、本单位对各下属单位、部门的考核办法及考核结果（含经营目标责任书）30年
（五）教育培训工作
1、上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件10年
2、本单位教育培训工作的计划、总结30年
3、本单位制定教育培训工作规章制度、请示与批复、决定等30年
4、本单位教育培训工作统计报表等30年
5、本单位干部职工进修培训名单、合同等30年
（六）外事工作
1、发表的公告、签订的协议、协定、备忘录、重要的会谈记录、纪要等30年
2、出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文件30年
3、出国审批手续，执行日程安排，考察报告等一般性文件30年
2经营管理类
（一）经营决策
1、上级关于企业经营工作的政策、规定、通知等文件材料10年
2、企业发展规划、经营战略决策、制度，企业改革等文件永久
3、转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等永久
4、董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件永久
5、董事会、股东会、监事会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等永久
6、股票、股市方面的材料30年
7、红利分配材料永久
8、企业运营管理研讨会、发展战略研讨会、营销表彰大会等会议材料30年
（二）生产经营计划
1、生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料30年
2、计划任务书或作业计划30年
3、生产技术、经济指标完成情况分析30年
（三）统计工作
1、本单位年度、半年度各项经营指标统计报表永久
2、本单位年度、月度资产负债表、损益表永久
3、本单位对外报出的各类财务报表30年
4、本单位产值产量表30年
5、本单位年度综合成本构成分析10年
6、各类产品成本分析材料10年
7、工业普查报表永久
（四）财务管理
1、财务管理制度、规定、办法、通知30年
2、财务管理计划、总结30年
3、固定资产的新增、报废、调拔材料30年
4、生产财务和成本核算30年
5、税务方面的材料30年
6、资金管理、价格管理、会计管理的材料30年
7、年终分配、奖金发放办法30年
8、资产评估报告、验资报告等30年
9、手机费用报销材料30年
（五）审计工作
1、审计制度、规定30年
2、审计考核总结及年度、半年度总结、工作规划30年
3、本单位对各下属单位财务内部审计报告及有关材料30年
4、本单位关于各下属单位经营目标年终兑现审计报告、结果、意见等30年
5、本单位对各下属单位的经营指标、业绩考核审计底稿、报告及问卷资料等
10年
6、投资项目审计、审查建议，审批备案等材料10年
（六）资产管理
1、房产、土地方面的文件
（1）房地产的权属证明材料永久
（2）房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件30年
2、对外投资项目
（1）投资规划、决策等方面的材料永久
（2）投资企业的董事会、股东会材料永久
（3）投资企业的财务报告、红利分配材料永久
（4）股权证、转让协议等股权管理方面的材料永久
3、国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件永久
4、企业的产权变动
（1）产权变动的请示、批复方面的材料永久
（2）清产核资、资产评估工作的文件永久
（3）产权变动的协议、合同等永久
（4）资产处置方案、归属方面的材料永久
（5）因产权变动所致职工身份变化的材料永久
5、多种经营管理
（1）经营机构的工作计划、汇报、总结30年
（2）内部承包章程、合同、协议30年
（3）经济核算材料永久
6、境外项目管理
（1）境外项目的前期设计、规划、协议、合同等文件永久
（2）项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见等永久
（3）工作总结、计划、业务方面的一般来往函件30年
（七）物资管理
1、本年度固定资产核查登记表30年
2、各原料、成品仓库年初、年终清仓盘点材料30年
3、本企业关于物资仓储管理的规定及统计报表30年
4、本公司物资采购组织工作及招、投标材料、招标结果30年
5、本公司原料合格分承包方基本情况材料30年
6、本公司物资采购订货合同30年
7、本公司进口原材料报关、采购合同等材料30年
8、年度及半年度原材料供应计划及统计报表等10年
9、本公司供应工作年度及半年度计划及总结材料30年
（八）产品销售
1、有关省市邮管局、器材公司关于本公司产品选型定点文件、通知、名单30年
2、各项销售管理制度及规定、通知30年
3、本公司年度市场调查、用户反映（报告）等材料30年
4、本公司年度销售统计表及分地区、分产品销售统计表30年
5、本公司年度销售计划、总结30年
6、本公司经销活动中的各种合同、协议、洽谈记录30年
7、年度销售政策及与销售员签订的委托销售合同30年
8、客户、销售员档案材料及售后服务材料30年
9、本公司货款回收、催讨的通知、决定、协议等30年
10、本公司参加工程招投标资料30年
（九）对外经贸
1、本公司与外方合资，合作经营的协议、合同、章程、变更及
升级会员 