铜陵市公共就业人才服务局数字化加工采购项目需求.docx
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铜陵市公共就业人才服务局数字化加工采购项目需求
铜陵市公共就业人才服务局数字化加工采购项目需求
一、服务需求
1.服务需求清单(项目预算:
35万元)
序号
名称
内容
单位
数量
1
档案整理
涵盖按规定进行整理、编目、编写页码,另外加盖档案号章,裱糊,加边,卷内信息著录,档案关键字信息收集,整理装订,打印封面,打印目录,打印档案袋,装袋,上架
卷
17500
2
档案扫描
涵盖人事档案拆卷、编号、扫描、图像处理、装卷完还,上架
页
700000
3
档案包装
涵盖A4档案袋、A4档案封皮和A4档案配套散材料夹
卷
17500
2.项目依据及参考标准
2.1档案管理主要法规
《中华人民共和国档案法》
《中华人民共和国档案法实施办法》
2.2业务标准与技术规范
《干部档案工作条例》(组通字[1991]13号)
《干部档案整理工作细则》(组通字[1991]11号)
《人事档案整理规则》
《人事档案著录规则》
《纸制档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)
《国家档案局中央档案馆关于移交进馆档案质量检查办法》
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
《档案交接文据格式》(GB/T13968-92)
《档案分类标引规则》(GB/T15418-94)
《中央档案馆电子版档案数据接收规范(试行)》
《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)
《企业退休人员档案的内容和分类》
按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到相关档案业务标准质量要求。
3.档案整理要求
对档案资料的完整性进行检查;登记移交清单,对档案实体内容按移交清单逐一进行清点,并登记份数与页数进行交接。
整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五部分。
第一步,分类
对流动人员人事档案材料根据《干部档案整理工作细则》或《企业退休人员档案的内容和分类》设定的大类和子属类进行分类。
根据采购方要求采集提取相关档案内容信息。
《企业退休人员档案的内容和分类》具体内容:
整理退休人员档案,本着完整、条理、真实原则,按档案内容分为以下四类:
(一)招工、退休材料:
包括招工(入伍)审批表、病退材料、退休承诺书、身份证复印件(曾用名公安证明)、户口薄复印件、公示反馈结果、人社局养老补缴通知、女性参保人员社保参保缴费情况说明、征用地协议书(附花名册)、(保险)放弃承诺书、退休审批表(白纸三张)等;
(二)工资待遇材料:
包括转正定级、升级、调资等;各种工资变动审批表和解决待遇问题审批材料,保险福利待遇核定等材料
(三)加入党团材料:
包括中国共产党入党申请书、入党志愿书、转正申请书、中国共产党党员登记表,党纪处分材料,入团申请书、入团志愿书、团员登记表、退团材料,加入民主党派的有关材料;
(四)其他材料:
不属于上述三类的材料一律归入此类(整理时应按原档案管理分类排序归类)。
采集提取相关档案内容信息具体内容包括:
姓名及曾用名、身份证号码、性别、毕业(招工)时间等。
第二步,排序
将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序,并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。
每个类别中的档案材料排序后,加盖档案号章,并在其右上角或右下角逐页编写页码。
页码的编写方法为,凡有图文的页面,每面作为一页;有封面的材料从封面开始编写;空白纸和托裱用的衬纸不计页数;复印件和原件应视为一份材料,统一编写页数。
第三步,编目
编目的具体要求:
档案材料应按照排列顺序,逐份逐项进行编目,做到目录清楚,填写准确。
每类目录应首先注明材料类号和类别名称。
“类号”下依次填写排列序号,最后填写页号。
“材料名称”根据材料题目填写。
凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目。
拟定或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。
“材料形成时间”填写材料落款时间。
“页数”材料的页数。
按照编好的页数如实填写。
编制目录时,每类目录之后,须留出适量的空格,供补充档案材料时使用。
第四步,技术加工
为使档案能够长期保存和有效利用,装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查,凡是破损、字迹模糊或易褪变、锈蚀的金属物和超大纸张折叠等不符合要求的都要进行修整。
对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料,应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。
复制应保持材料原貌,不能任意扩大或缩小,不能对原件内容进行修改。
复制后的材料应清晰,所用材料要符合档案保护要求,经久耐用。
复制件应附在原件后,与原件作为一件。
幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。
折叠后的档案材料要保持平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。
剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。
幅面过小的材料应进行托裱,装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。
档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。
为方便档案利用和后续材料补充,每份档案材料在整理时必须保证各自独立,禁止将多份材料以缝纫、被糊等形式粘连在一起。
第五步,装订、装袋
每个档案材料,必须三孔装订整齐,无倒页、错页、漏页等现象。
装订后的档案,目录在卷首,材料排列顺序与目录相符;卷面整齐、平坦,用蜡线进行装订,装订结实实用。
装订好的档案,需打印档案目录并置于卷首,卷内材料排列顺序与目录相符,如有老的目录需一同放置于档案内,并置于新目录的下方。
档案材料应左边、下边对齐,在左侧打孔装订,做到结实、齐整、美观,不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件,方便阅读。
如果左侧的空白不够,要托裱出装订边,不能压字。
装订好的档案,档案目录置于卷首,卷内材料排列顺序与目录相符。
档案材料应左边、下边对齐,在左侧打孔装订,做到结实、齐整、美观,不掉页、不倒页、不漏字、不压字、不损坏档案材料,方便阅读。
打印档案封面姓名等信息、打印档案袋面及底部姓名、档案编号等信息,将档案按照其姓名编号顺序依次装入袋内,打印字迹须规范清晰。
第六步,移交材料
对档案资料的完整性进行检查;登记移交清单,对档案实体内容按移交清单逐一进行清点,并登记份数与页数进行验收移交,并及时将移交档案还回库房上架。
目录电子版须与纸质版同时移交。
其它未尽事宜请参照《干部档案整理工作细则》(组通字[1991]11号)或《企业退休人员档案的内容和分类》执行。
4.档案数字化扫描要求
4.1技术要求
(1)数字化加工平台要包含如下功能模块:
提卷点收,案卷整理,档案编目,批量扫描,图象自动优化处理,图像质检,图像补扫,校对,数据导出,终检,组卷装订,成品验收/还卷。
售后服务要求:
要对采购人的技术人员进行相关培训,包括与系统相关的网络、主机、设备及售后的培训。
技术服务要求:
保证所有产品为原厂商提供,保证所提供产品不存在任何知识产权纠纷,保证在合同期内完成项目实施;
4.2过程要求
成交供应商必须采用原始格式300dpi无压缩jpg格式的图像文件,最终提供给用户的档案数据包括300dpi、100dpi和100dpi水印版三种格式各一份。
并负责对用户进行系统使用培训,保证采购人正常使用。
4.2.1基本要求
(1)操作流程
档案整理:
对档案进行拆分、档号核实等档案准备的前处理工作。
档案扫描:
使用扫描仪对档案进行扫描。
图像修正:
检查所扫描图像的质量,特别是检查图像是否清晰、有无缺页、影像方向是否正确。
文件命名:
严格按照《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(DB35/T161-2002)中档号的命名规则对生成的图像信息以相应的档号进行命名。
数据对接:
建立目录数据和档案图像之间的一一对应关系。
数据校对:
对扫描的图像与相应数据信息链接的准确性进行检查。
刻录光盘和硬盘存储:
将扫描的图像和相关的信息及时地刻录到光盘上和活动硬盘上,一式三份。
档案还原:
将拆分扫描的纸质档案重新装订,恢复其原貌。
4.2.2操作规范要求
(1)文档归整
必须逐卷、逐份验收和检查,档案以全宗为单位分类组成案卷,案卷按顺序编号,且有根据相应数据要求所建的目录。
对影响扫描质量的装订物(如订书钉、别针、其他固定器具)、装订线要先拆除,拆除原件的装订物时应注意保护原件。
如拆除后不能复原的珍贵原件,应请示中标方再决定是否拆除。
破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复;折皱不平影响扫描的原件应先压平后再进行扫描。
(2)档案扫描
认真无漏填写纸质档案前处理、扫描交接单。
对每份文件的每页进行纠偏处理,其左右歪斜偏差小1度。
对于除文字内容外,纸张边界内有个别较大的黑点、黑线条、黑框、黑边时进行去黑处理。
扫描过程中因操作原因或纸张质量引起的卡纸而导致的纸张破损或断裂时,应尽可能按原缝隙粘贴好,再用平板扫描仪扫描。
每一案卷纸质档案扫描完后,扫描人员应核对案卷内每一文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致,不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员询问。
(3)图像修正
扫描影像获取时将分辨率设置为300DPI。
图像画幅数要与扫描交接单上保持一致,准确无误。
每个画幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。
图像去污、去斑、去糙:
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理,处理过程中应遵循保持档案原貌的原则,为了节省存储空间,应对图像进行裁边处理,去除多余白边;要保证画幅上的图像、文字完整,清晰可读。
对不同纸质档案设置能达到最好效果的参数,尽可能使图像能清晰识别。
对每个画幅进行纠偏处理,使其左右歪斜偏差小1度,对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。
图像文件如非原件原因,字迹或图像无法清晰识别,应返工。
图像深浅不一:
采用平衡功能,调整图像深浅一致;
影像拼接:
原始文档、图件不能一次扫描的,可采用影像拼接的方法制作影像完整的文档或图件;影像拼接之前,应完成除影像拼接意外的影像处理工作;
(4)文件命名
扫描档案以全宗为单位,扫描影像按原始纸质档案页码进行编号,保持和原始档案页码严格一致,并利用软件功能进行优化。
建立案卷号与最新宗地号的对应表,对于无法建立对应关系的需备注说明。
(5)数据对接
根据文件的档号将目录数据与图像文件进行对接,对接过程中应通过参看原文内容,看文件内容是否与数据所著录的内容一致,图像文件与目录数据对接要做到准确无误。
目录数据著录内容与原件有偏差时,应以原件内容为准。
(6)数据校对
以抽检的方式检查图像文件与数据对接是否准确。
发现对接错误的文件应做好记录,并通知有关人员及时进行改正。
一个全宗的合格率未达到100%不予以验收。
(7)文件存储
每个全宗的档案扫描、对接并校对完成后应及时刻录成光盘,并存储在活动硬盘。
刻录光盘或硬盘存储时应注意图像信息的完整,刻录或存储完成完成后要进行质量检查。
质量检查的内容有图像文件能否打开,文件数是否准确,防止刻录或存储失败。
合格的光盘用只读光盘复制两份(tiff、双层pdf和JPG各一份)。
(8)档案还原
在重新装订档案的时候要注意保护好档案的实体不受损害,同时还必须注意案卷内文件的数量及排列保持原貌,做到安全且无遗漏。
(9)文档著录
根据《档案著录规则DA/T18》进行目录数据录入,要求目录与档案原件目录一致、准确完整。
目录录入准确率为100%,如存在档案字体为潦草的手写体、草体、繁体,要求在录入的过程中仔细、认真的辨认,正确率达到100%。
(10)保密要求
提供详细的保密方案及措施,投标商中标后必须与采购人签订保密协议。
并在档案数字化加工完成后,将存储在加工设备内的档案内容予以删除;档案数字化加工各个环节投标方均应进行详细登记,并及时整理、汇总,装订成册,每周要有周报上报采购人,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录,并移交给采购人。
4.2.3其他要求
(1)对部分特殊装订的档案,投标方经招标方许可后可进行拆卷扫描;
(2)对较老、较薄的档案须采用平板扫描;
(3)不得损坏原始档案;
(4)档案中如有内容被装订物遮挡,须进行拆卷扫描,拆卷后进行恢复性、规范性整理装订;
(5)档案重新装订前必须安排专人专机对扫描文档进行100%检查,并按规定做好检查记录。
(6)严格按照国家标准《纸质档案数字化技术规范》要求执行;
(7)图片的扫描精度要求≥300DPI,彩色图片要求采用24Bit真彩色,达到扫描后的图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果;原始扫描影像采用无压缩tiff格式;彩页、红头文件及具有彩色印章的文件、图件,必须采用彩色扫描;
(9)扫描结束,须把档案恢复装订后按序上架,档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象,装订要符合国家相关装订标准;
(10)电子图片的倾斜度达到视觉上基本不感觉偏斜为准,不允许有折叠或缺损,保持图像的完整,图片端正、无扭曲;
(11)采用平板扫描方式,不得损坏纸质档案;确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤;保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。
(12)对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理,不留文字版面外的暗影、无干扰信息,应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则;
(13)必须保证档案内容与档案载体的安全,档案不得丢失、泄密、损坏,提交相应电子数据的光盘备份;
(14)服务实施前向采购人提供所有实施人员在本公司近三个月内(任意一个月即可)的社保证明,格式参照授权代表社保证明。
以上所列如有未尽事宜,一切参照相关国家标准和规定执行。
5、档案包装要求
(1)档案包装需提供样品,投标样品是响应文件的组成部分
(2)供应商在提交响应文件的同时,必须同时提供下述样品,未提供样品或提供样品不全响应无效。
A4档案袋
材质:
高档牛皮纸(请提供样品)
规格:
250克重;
约31厘米*25厘米*3.5厘米;
含5厘米宽折叠纸舌
封面印有“流动人员人事档案”、“姓名”、“性别”、“档案号”字
封底印有“姓名”、“档案号”字
1个
A4档案封皮
材质:
高档牛皮无酸纸(请提供样品)
规格:
250克重;
A4幅面优质国际;
含封面封底
封面印有“流动人员人事档案”、“姓名”、“身份证号码”、“原工作单位”、“年月日”字和三孔装订线点
封底印有“铜陵市人力资源和社会保障局
铜陵市档案局监制”字
1套
A4档案配套散材料夹
材质:
高档牛皮纸(请提供样品)
规格:
250克重;A4幅面
1个
(3)供应商提交的样品经评标小组评审认定不合格的,做响应无效处理。
(4)排名第一成交候选供应商的竞标样品将由采购单位封存作为履约验收的标准;其余供应商的样品,将在评审结束后退还。
(5)开标前,供应商应按招标文件规定准备投标样品。
并在样品上标记以下信息并加盖供应商公章:
A:
“铜陵市公共就业人才服务局数字化加工采购项目”(供应商全称)样品;
B:
名称、品种、规格等详细信息。
(6)投标截止时间时前,供应商应随响应文件提交样品并送达指定地点,项目负责人负责核对。
出现下述情况,项目负责人不予接收投标样品:
A:
响应文件提交截止时间后提交样品;
B:
样品未标识或破损。
(7)投标样品送达地:
同开标地点
二、售后要求服务和数据验收
(一)售后要求服务
1、售后要求
项目验收交付使用后,中标方要提供三年免费质量保证和售后服务,并有三年期满后提供有偿服务的技术支持方案。
无论在质保期内还是质保期满后,中标方负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务,提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务,全方位响应需求。
一般问题在4小时内解决,严重问题中标方要及时提出用户可接受的解决方案和服务承诺。
2、售后服务
数字化流程应各环节应清晰可控,质量安全控制点合理有效。
服务供应商所提供的档案数字化成品应符合采购方标准同时能够满足导入现有档案管理软件的要求。
售后服务期限:
项目验收交付后提供3年的售后免费服务。
售后服务响应时间:
接到用户电话后2小时内响应,次日上门服务。
(二)数据验收
数据验收应遵循采购方的相关要求,主要包括档案实体验收、数据验收。
1、档案实体验收
(1)逐卷(件)交接档案实体,核对档案数量。
如发生档案损毁或丢失,采购方将根据合同和相关法规向中标方要求赔偿并追究法律责任。
(2)检查档案还原质量是否合格,要求档案拆卷后需按原位置装订。
保证卷内顺序按原页码排列,页面无损毁,涂改、破损、丢失。
档案还原如有问题,中标方应及时返工进行补救。
2、样品数据验收
中标方应先期完成100卷档案数字化加工样品,并将样品数据交由铜陵市公共就业人才服务局预检,验收合格后,所有档案数字化加工成品均应符合样品标准。
3、数据抽检
(1)以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
一个全宗的档案,数据验收时抽检的比率不得低于30%。
(2)中标方应拥有档案数字化加工质检管理软件,并提供用户质检报告。
每月定期向用户提供数字化情况进展报告和费用使用及结余情况。
4、验收指标
目录数据库与图像文件挂接错误,卷内目录不完全对应,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为"不合格"。
(1)档案装订:
检查所有档案的装订还原情况,差错率小于等于万分之一。
(2)扫描图像:
漏扫率为零。
(3)图像质量:
图像质量情况完好率99%。
(4)格式封装:
图像文件的命名差错率≤1‰。
(5)著录(目录核对):
以案卷(文件)为单位,关键字段正确率100%,其余字段录入错误率≤1‰。
目录核对错误率为零。
(6)条目与图像挂接:
挂接正确率100%。
(7)档案原始材料:
100%不缺失,不损坏。
5、验收审核
(1)数据验收以抽检方式进行,抽查比例比低于30%。
中标方提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条,不合格的,全部发回由中标方全面自检,采购方的验收记录不向中标方公开,待验收通过后,采购方公开验收记录。
在退回自检期间,采购方将不再向中标方提供加工的档案。
(2)采购方在验收中检出的错误,中标方及时、无偿予以纠正并再提交采购方验收。
(3)全部档案验收通过后,须填写“货物验收报告单”,须经采购方分管领导及其他监管人员审核、签字后方有效。
(4)如档案完成后不能通过验收的,视为中标方违约。
(5)由于中标方的质量等问题,而引发的误时、经济等问题均由中标方承担。
(6)数据验收合格后,中标方须刻录DVD光盘一式二份提交给采购方,著录条目和全文数据向采购方数据库迁移。
档案扫描文件应分别提供JPG格式、TIFF格式和PDF格式。
三、报价要求
本项目采用总价包干,供应商报价须包括本项目所有费用。
采购人后期不再追加费用,投标供应商自行考虑投标风险。
四、其他要求
供应商须为本项目提供相应的设备保障和加工耗材,包括:
高速扫描仪、复印机、计算机设备、运送案卷手推车、装订线、铅笔、胶水等。
各设备数量由投标方根据扫描卷数及工期时间自行安排,务必在规定时间内完成项目任务。
三、投标人资格要求
1、符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定,且具有从事本项目的经营范围和能力;
2、本项目不接受联合体投标;
3、供应商存在以下不良信用记录情形之一的,不得推荐为中标候选供应商,不得确定为中标供应商:
(1)供应商或项目负责人被人民法院列入失信被执行人的;
(2)供应商被工商行政管理部门列入企业经营异常名录的;
(3)供应商被税务部门列入重大税收违法案件当事人名单的;
(4)供应商被政府采购监管部门列入政府采购严重违法失信行为记录名单的。
四、供货(安装、服务)周期
合同签订后,6-10个月内完成。
五、付款方式
项目完成并全部通过验收合格后,采购人一次性支付。
六、采购方式
公开招标
七、评标办法的初步意见
采用综合评分法。
(满分100分)
评分标准
评分因素
所需提供材料
分值
技术部分
标准
项目实施管理方案
综合评议各投标人的项目实施方案、质检方案和验收方案,实施方案应包含档案数字化加工实施流程、项目组织和管理规定、现场管理制度、保密制度等内容,根据方案内容的详实性、可行性及齐全性,优的得7-9分,良得4-6分,一般1-3分。
提供方案装订入投标文件,未提供方案不得分
9分
质量安全保障方案
(1)综合评议各投标人的质量安全保障方案,包括相应的制度、流程、设备或软件加强对档案数字化加工过程的控制,保证档案原件及档案信息的安全.人员保密管理、加工现场管理、档案实体安全管理、设备及数据安全管理、数字化成果保障、数据安全与备份等,根据方案内容的详实性、可行性及齐全性,优得7-9分,良得4-6分,一般得1-3分。
(2)投标人设置专门质检岗位的得2分,没有不得分。
提供方案装订入投标文件,未提供方案不得分
11分
样品
根据投标人提供的样品的材质、样式、品牌等进行打分,优得5-6分,良得3-4分,一般得1-2分
提供样品
6分
售后服务
综合评议各投标人的售后服务措施和方案,方案应包含质保年限、服务措施、回访、技术培训计划等内容,是否在省内有售后服务机构、服务人员、承诺售后服务响应时间、解决问题时间。
根据方案内容的详实性、可行性及齐全性,优得5-6分,良得3-4分,一般得1-2分。
提供方案装订入投标文件,未提供方案不得分
6分
人员保障
1、综合评议各投标人提供的项目实施人员数量,按数量多少进行评分,提供人员数量最多的得10分,其余投标人按比例计分。
(注:
如投标人提供人数达到15人及以上,均计10分)
2、项目实施人员经过档案主管部门培训并获取相关职称和证书的,
(1)取得省级(含)以上部门颁发的《档案工作人员上岗资格证书》的,且持证时间不低于1年的,每有1个得1分,最多得5分。
(2)具有档案专业技术中级以上职称1人的得1分,最高得2分,无得0分。
1、左侧1条投标人须提供实施人员花名册,人员在本单位的社保证明或劳动合同复印件装订入投标文件。
提供原件备查
2、左侧2条需提供证书和人员在本单位的社保证明或劳动合同复印件装订入投标文件。
提供原件备查
17分
项目现场保障措施
综合评议各投标人的现场保障措施,包括硬件设备、网络布线、摄像头和加工耗材等,根据方案内容的详实性、可行性及齐全性,优得5-6分,良得3-4分,一般得1-2分。
提供方案装订入投标文件,未提供方案不得分
6分
商务部分
标准
企业荣誉
1、投标人具有与档案数字化加工相关类别的计算机软件著作权登记证书的得1分,满分2分。
2、投标人具有信息安全管理领域ISO27001认证证书的得2分,没有的不得分。
(证书范围须包括涉密档案信息化外包服务)。
3、投标人获得ISO9001:
2008质量管理体系认证证书得2分,没有不得分。
(证书范围需包括档案数字化加工)。
4、投标人具有国家秘密载体印制资质证书及国家秘密载体复制许可的有一项得2分,最高得4分,没有不得分。
(证书范围需包括档案数字化加工)
提供加盖公章的证书复印件装订入投标文件。
提供原件备查
10分
投标人业绩
自开标截止之日起三年内具有数字化加工成功案例的,实施合同金额在30万(含30万)及以上的,每个得5分,最高得20分。
提供合同复印件装订入投标文件,时间以合同签订日期为准。
提供原件备查
20分
报价部分
评分
根据各投标人的最终有效投标报价,以满足招标文件要求且最终有效投标价格最低的投标报价为评标基准价,其价格分为满分15分。
其他投标供应商的价格分统一按照下列公式计算:
投标报价得分=(评标基准价/投标报价)×15%×100(四舍五入,精确到小