EASHR系统用户操作手册员工管理V.docx

EASHR系统用户操作手册员工管理V.docx

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EASHR系统用户操作手册员工管理V

密级：

★高★版本：

术语定义

（1）员工信息：

对员工基本信息、任职信息、教育情况、工作情况、社会关系、组织关系等进行修改、增加，定义员工页签方案等。

（2）合同管理：

管理员工合同，可以进行员工合同签订、续签、变更、解除、终止。

（3）后备人才管理：

提供职位的后备人才以及员工意向职位的管理。

（4）入职管理：

实现单个或多个新员工入职申请和审批、离职员工的再入职。

（5）转正管理：

实现单个或多个新员工试用期满后转为正式员工的申请。

（6）调配管理：

员工晋升、降级、工作岗位变动等公司内、外部职位的变化。

（7）兼职管理：

处理员工兼任一个或多个职位。

（8）离职管理：

实现单个或多个员工离职和审批。

（9）离退休管理：

实现单个或多个员工离退休、返聘和审批。

（10）HR组织：

⏹是具有处理人力资源业务的组织单元；

⏹是具有人力资源管理政策同质性的组织单元集合；

⏹不同的HR组织具有不同的独立人事权；例如XX公司下属的杭州分公司和宁波分公司有独立人事权，所以都是HR组织，XX公司的其他三级单位因为没有独立人事权，所以和XX公司本部构成一个HR组织。

（11）挂靠部门：

主要指离职、离休和非在岗人员的委托代管部门。

（12）F7：

指在弹出的数据窗口中选择数据。

（13）下拉选择：

指在下拉列表中选择数据。

（14）主菜单：

人力资源业务模块菜单，例如组织管理、员工管理。

（15）子菜单：

人力资源明细功能菜单，例如:

【员工管理】?

【人事事务处理】?

【入职管理】?

【新员工入职】。

日常业务操作

业务流程图

图21员工管理业务流程图

员工信息

维护在岗员工信息

功能：

处理修改在岗员工基本信息、任职情况、学历学位信息等信息的业务。

路径：

【人力资源管理】-【员工管理】-【员工信息】

01、选择员工

02、单击修改按钮【

】进入员工信息维护界面

图22员工选择

步骤03至步骤06请在【基本信息】界面中完成操作：

03、修改姓名

04、修改身份证号码（自动生成性别、出生日期）

05、修改人员状态

06、在照片区鼠标右击添加或更换照片

07、修改其他员工基本信息和其它界面员工信息

08、保存

09、退出

图23员工信息维护

维护非在职员工信息

功能：

处理修改非在岗员工基本信息、任职情况、学历学位信息等信息的业务。

路径：

【人力资源管理】-【员工管理】-【员工状态管理】

选择不在职人员，点击修改，弹出员工信息维护界面，同图23员工信息维护

界面一致，详细操作请见员工状态管理。

图24员工状态管理维护

员工花名册

路径：

【人力资源管理】-【员工管理】-【人事报表】-【员工明细表】

按已有的查询方案查询

01.双击【员工明细表】，打开条件查询界面，默认HR组织绿城房产建设管理有限公司

图25员工明细表-条件查询界面

02.点击【确定】，进入员工明细表界面：

图26员工明细表

临时自定义查询方案查询

01.双击【员工明细表】，打开条件查询界面，用户根据使用情况新建查询方案，输入方案名称，点击确定，另存方案，打勾

，：

图27员工明细表-条件查询界面

02.选择“默认方案”，【查询范围】页签界面填写HR组织、行政组织的范围：

图28选择查询范围

（01）.选择HR组织；

（02）.选择行政组织，可以使用“行政组织（多选）”选择多个行政组织，也可以使用“行政组织（单选）”选择单个行政组织；

（03）.选择行政组织名称显示方式，可以选择显示几级行政组织，或显示组织全名称；

（04）.选择是否显示在本组织兼任职位的人员。

03.选择【自定义】页签界面，可以自定义过滤条件：

图29自定义过滤条件界面

04.选择最大返回结果数：

如果选择“全部”，则显示符合查询条件的所有记录。

图210选择最大返回结果数

05.点击【确认】按钮，显示查询结果：

图211显示查询结果界面

导出Excel

01.“员工明细表”界面，右键单击，选择“导出全部到Excel”：

图212右键菜单“导出全部到Excel”

02.当导出的记录小于等于5000条时，直接导出：

图213正在导出

图214弹出导出的Excel文件

03.当导出的记录数大于5000条时，弹出导出Excel配置界面：

（01）选择XX行数据保存为1个文件，例如：

选择10000行：

图215选择20000行数据保存为一个文件

（02）选择保存路径；

（03）点击【确认】，开始导出，根据选择的XX行数据保存为一个文件以及导出的记录数自动保存多个文件。

图216导出Excel配置界面

图217正在导出

图218导出完成提示

04.说明：

EAS系统其它列表形式的界面都可以使用右键菜单导出到Excel，例如：

员工信息、员工状态管理、新员工入职单据等。

员工状态管理

功能：

记录企业中所有类别的员工，并进行分类显示，也可以进行职员信息的维护、员工状态转换、返聘处理。

系统中员工状态管理分五个一级类别进行管理：

在职、不在职、离职、离退休、返聘。

可支持一级、二级子类别的设定。

可以在【人力资源管理】－【基础资料】－【员工状态】中新增员工状态，并在“人员分类”中引用新增的“员工状态”。

员工批处理

选择【人力资源管理】-【员工管理】-【员工状态管理】，双击进入“员工状态管理”，选中“在职”状态，选中需修改的员工，可对职员信息进行维护。

如下图

图219员工状态列表显示

点击“员工批处理”，可以支持对多人信息的批量处理，比如同一列的信息一致，可先维护好一列，选择复制到整列即可，如下图

图220员工批处理

员工状态转换

选择【人力资源管理】-【员工管理】-【员工状态管理】双击进入“员工状态管理”，选中“在职”状态，选中一行或者多行职员信息，点击“员工状态转换”按钮。

如下图

图221员工状态转换

填好“目标员工状态、目标挂靠部门、目标职位、转换原因”即可保存。

再点击“员工状态转换审核”，可以查看员工状态转换的记录，可以对未审核的转换记录进行审核，使之生效。

如下图：

图222员工状态审核

员工状态转换说明，见下表：

员工状态转换操作

→在职

→不在职

→离职

→离退休

→返聘

在职→

在职－在职的转换没有实现

在职－不在职的转换使用员工状态管理

在职－离职的转换使用人事事务的辞职和辞退

在职－离退休的转换使用人事事务的离退休

在职－反聘的转换这种业务不存在

不在职→

不在职－在职的转换用员工状态管理

不在职－不在职的转换使用员工状态管理

不在职－离职的转换使用员工状态管理

不在职－离退休的转换使用员工状态管理

不在职－反聘的转换这种业务不存在

离职→

离职－在职的转换用员工再入职方式（可以在职员信息中输入身份证号码、入职申请单中输入身份证号码两种方式进行再入职操作）

离职－不在职的转换使用员工状态管理

离职－离职的转换这种业务不存在

离职－离退休的转换这种业务不存在

离职－反聘的转换这种业务不存在

离退休→

离退休－在职的转换这种业务不存在

离退休－不在职的转换这种业务不存在

离退休－离职的转换这种业务不存在

离退休－离退休的转换这种业务不存在

离退休－反聘的转换使用员工状态管理

返聘→

返聘人员相当于在职人员（在职员信息中存在）

返聘－不在职的转换这种业务不存在

返聘－离职的转换这种业务不存在

返聘－退休的转换使用员工状态管理

返聘－反聘的转换这种业务不存在

员工合同管理

功能：

管理员工合同，可以进行员工合同签订、续签、变更、解除、终止。

员工合同管理

选择【人力资源管理】-【员工合同管理】，其中包含合同模板管理、员工合同管理和员工合同报表。

1.1.1.1.合同模板管理

在员工管理中增加“合同管理”来建立企业中相关合同的类别管理，可以供在职员维护的员工合同中可以引用维护员工合同记录，且可供报表查询。

选择【人力资源管理】－【员工合同管理】－【基础设置】，双击进入“合同模板管理”界面进行操作。

如下图：

图223合同管理菜单

数据项说明：

对象属性

说明

可录入（是/否）

必填项（是/否）

合同类别

合同模板所属的类别

是

是

合同名称

合同模板的名称

是

是

合同模板

点击可下载模板进行编辑

是

是

生效日期

合同模板生效日期

是

是

失效日期

合同模板失效日期

是

是

描述

是

否

注意：

合同类别：

对合同类别进行维护，可在类别下再建类别。

1、用户可以新增一个合同类型，单新增【

】，弹出“合同类型”界面，如下图：

图224合同类型设置

2、用户可以新增一个合同模板，可单击工具栏中的新增【

】（或选择菜单【文件】－【新增】），弹出“合同模板”界面。

如下图

图225合同模板设置

1、附件下载：

选择合同模板记录，单击【

】，可下载合同模版附件至本地文件夹。

2、“合同模板”的批量分配

在新建合同模板时，要‘切换组织’到最上层的组织。

然后再通过【批量分配】按钮分配到各个管理单元，见下图。

图226合同模板批量分配界面

1.1.1.2.合同事务

路径：

【人力资源】－【员工合同管理】－【合同事务】

此模块主要是统一管理与职员相关的各类合同，可以进行签订、续签、变更、解除、终止业务操作、未签处理合同事务。

新增

用户可以新增一个员工合同，单击【

】，弹出“合同签订”界面，如下图：

图227员工合同界面

批新增

操作流程分三步：

1、选择批量人员

可以批量新增员工合同，单击【

】，弹出“向导”界面，

图228员工列表界面

点击上图红框所示的新增按钮，可以选择批量操作的员工，上图中选择了前4个员工，然后点击下方的按钮【加入】，再点击【确定】，即完成批量人员的选择。

2、选择合同模板

用户可以单击新增合同模板【

】，系统就会弹“合同模板”界面，如下图：

图229选择合同模板界面

选择好合同模板后，点击下方的按钮【选择】。

3、维护合同信息

用户可在此界面中选择所需要签订的合同模板进行批新增员工合同。

维护完成后点击下方按钮【确定】，如果有必输项没有输入，系统会给予提示。

待所有需要填写的项完成后保存，点击提交即可。

图230批量合同维护

审批

返回到合同签订的界面，单击【

】,审批后将改变合同的审核状态为审批通过。

续签

选择一条待续签的合同,单击【

】,填写相关时间信息后,执行合同续签业务。

变更

选择一条待变更的合同,单击【

】,填写相关时间信息后,执行合同变更业务。

终止

选择一条需终止的合同,单击【

】,填写相关时间信息后,执行合同终止业务。

解除

选择一条需解除的合同,单击【

】,填写相关时间信息后,执行合同解除业务。

未签处理

此界面主要有不需要签订合同与未处理两个功能，在未处理界面展示所有未签合同的员工列表，单击

，转为不需要签订合同页签。

附件下载

附件下载:

选择一条合同信息,单击【

】,可将附件保存至本地文件夹。

1.1.1.3.合同批量业务

支持合同的批量新增，批量续签，批量变更，批量终止，批量解除等业务处理。

路径:

【人力资源管理】－【员工合同管理】－【合同事务】

1、批量新增:

进入员工合同新增界面，点击按钮【

】，

选入多个职员，选择合同模板，输入相关合同信息，确定即可完成批量新增的操作。

操作方法和界图，前面已述。

2、批量续签：

查询出现行的已审核的合同信息，选中需要进行续签处理的若干行记录，点击菜单工具栏中的【

】，出现合同处理操作界面。

选择业务类型为续签，然后批量维护每个职员的合同续签信息，保存即可。

3、批量变更：

操作步骤与批量续签相同，处理时选择的业务类型为变更；

4、批量终止：

操作步骤与批量续签相同，处理时选择的业务类型为终止；

5、批量解除：

操作步骤与批量续签相同，处理时选择的业务类型为解除。

1.1.1.4.员工合同报表

合同报表：

条件过滤的页面中，查询范围可按“按组织单元查询”、“按HR组织”、过滤条件可“按员工查询”、“按合同类别查询”、“按合同模板名称查询”、“按合同编号查询”、“人员类型”和“合同状态”进行过滤。

双击进入“过滤”界面进行操作。

条件过滤具体界面，如下图：

图2-31合同查询界面

自定义具体界面，如下图：

图232自定义查询界面

通过选择过滤后，进入“员工合同明细表”界面，如下图：

图233员工合同列表界面

注意：

1、现行合同表示已审批过的合同，历史合同表示已终止或解除的，或是当前日期大于或等于终止、解除日期的合同，除历史合同之外，其它全部属于现行合同（未签订的除外）；

2、“现行合同”是“历史合同”的相反集合（未签订的除外）。

1.1.1.5.员工合同报表导出

在工具栏,用户可单击【

】,将界面所显示的列表信息以Excel表格形式保存至本地文件夹。

操作界面如下：

图234员工合同报表导出

入职处理

新员工入职

功能：

新员工入职处理业务。

选择【人力资源管理】－【员工管理】－【人事事务处理】－【入职管理】－【新员工入职】

01、双击进入新员工入职界面

图235入职处理单据列表

02、新增入职处理单据

（01）单击新增按钮【

】，打开空白新员工入职单据界面

图236空白入职处理单据界面

（02）单击增加行按钮【

】，可添加多个入职员工分录信息

图237入职员工数据录入

注意：

选择入职职位时，在职位F7查询界面（如下图所示：

职位选择

界面），左侧组织架构树种选择组织，右侧显示该组织下的职位列表，选择职位名称，然后点击选择按钮。

图238入职申请单入职职位选择

03、提交

单击提交按钮【

】，单据左下角提示提交成功：

图350入职单据提交成功

04、审批

退出新员工入职单据，返回新员工入职单据列表界面，选中需要审批的记录行，单击审批按钮【

】，系统提示审批完成：

图239入职单据审批完成

05、审批完成后，在【人力资源管理】－【员工管理】－【员工信息】菜单可以查看到入职处理单据中的人员信息。

离职回岗

功能：

处理离职人员再入职的业务。

选择【人力资源管理】－【员工管理】－【人事事务处理】－【入职管理】－【离职回岗】

01、双击进入离职回岗界面

图240离职回岗单据列表

02、新增入职处理单据

（01）单击新增按钮【

】，打开空白离职回岗单据界面

图241空白离职回岗单据界面

（02）单击增加行按钮【

】，可添加多个入职员工分录信息

图242入职员工数据录入

注意：

选择人员时，只显示已离职员工，如下图

图243入职申请单人员选择

03、提交

单击提交按钮【

】，单据左下角提示提交成功：

04、审批

退出新员工入职单据，返回入职单据列表界面，选中需要审批的记录行，单击审批按钮【

】，系统提示审批完成：

图244入职单据审批完成

05、审批完成后，在【人力资源管理】－【员工管理】－【员工信息】菜单可以查看到入职处理单据中的人员信息。

转正管理

新员工转正

功能：

新员工入职进入试用期，试用期满考核通过后进行转正事务处理。

选择【人力资源管理】－【员工管理】－【人事事务处理】－【转正管理】－【新员工转正】，双击进入“转正申请单列表”界面。

如下图：

图245转正申请列表

进入该系统后用户可对其进行查看、新增、修改、删除、刷新、定位、查询、打印、打印预览的操作。

单击工具栏新增按钮【

】，打开“新员工转正申请单”单据界面：

图2-46转正申请单编辑界面

单击增加行按钮【

】，可添加多个入员工分录信息：

图2-47转正申请单插入分录界面

单击提交按钮【

】，单据左下角提示提交成功：

退出新员工转正单据，返回转正申请单列表界面，选中新提交的一条记录，单击审批按钮【

】，系统提示审批完成：

图248员工转正审批完成

调配管理

员工异动

功能：

处理相同HR组织内部的员工调动业务。

选择【人力资源管理】－【员工管理】－【人事事务处理】－【调配管理】－【内部异动】

01、双击进入员工异动界面

图249员工异动单据列表

02、填写内部异动数据

（01）单击新增按钮【

】，打开空白内部异动申请单：

图2-50空白内部异动单据

（02）单击选择新增分录按钮【

】，可从员工列表中选择添加多个需要做内部异动的员工分录信息，点击【加入】按钮，所选员工进入已选列表，然后点击确认按钮：

图251内部异动申请单员工列表选择

03、选择员工后，录入异动数据：

图252内部异动单据数据录入

04、提交

单击提交按钮【

】，单据左下角提示提交成功：

图253内部异动单据提交成功

05、审批

退出内部异动单据，返回内部异动单据列表界面，选中需要审批记录行，单击审批按钮【

】，系统提示审批完成：

图254内部异动单据审批完成

06、审批完成后，在【员工管理】?

【员工信息】中可查看到员工的任职情况信息已变为新的职位。

兼职管理

兼职入职

功能：

处理员工兼职业务，它有二个操作路径。

1、选择【人力资源管理】－【员工管理】－【人事事务处理】－【兼职管理】－【兼职入职】

01、双击进入兼职入职界面

图255兼职入职单据列表

02、填写兼职入职数据

（01）单击新增按钮【

】，打开空白兼职入职申请单：

图2-56空白兼职入职单据

（02）单击选择新增分录按钮【

】，可从员工列表中选择添加多个需要做内部异动的员工分录信息，点击【加入】按钮，所选员工进入已选列表，然后点击确认按钮：

图257兼职入职申请单员工列表选择

03、选择员工后，录入异动数据：

图258兼职入职单据数据录入

04、提交

单击提交按钮【

】，单据左下角提示提交成功：

图259兼职入职单据提交成功

05、审批

退出跨组织调出单据，返回兼职入职单据列表界面，选中需要审批记录行，单击审批按钮【

】，系统提示审批完成：

图260兼职入职单据审批完成

06、审批完成后，在【员工管理】－【员工信息】中可查看到员工的任职情况信息已有兼职的职位。

2、选择【人力资源管理】－【员工管理】－【员工信息】，双击进入“员工信息”界面。

如下图：

图2-61员工信息界面

选择兼任人员，点击工具栏修改【

】按钮，选择【任职信息】→【任职情况】页签，如下图：

图2-62员工信息任职情况界面

点击工具栏新增【

】，录入兼任职位信息，如下图：

图2-63员工信息任职情况编辑界面

可勾选该兼任职位是否为主要职位，填写完成后点击保存【

】，提示保存成功。

兼职免职

功能：

处理员工兼职后的免职业务。

选择【人力资源管理】－【员工管理】－【人事事务处理】－【兼职管理】－【兼职免职】

01、双击进入兼职免职界面

图264兼职免职单据列表

02、填写兼职免职数据

（01）单击新增按钮【

】，打开空白兼职免职申请单：

图2-65空白兼职免职单据

（02）单击选择新增分录按钮【

】，可从员工列表中选择添加多个需要做内部异动的员工分录信息，点击【加入】按钮，所选员工进入已选列表，然后点击确认按钮：

图266兼职免职申请单员工列表选择

03、选择员工后，录入异动数据：

图267兼职免职单据数据录入

04、提交

单击提交按钮【

】，单据左下角提示提交成功：

图268兼职免职单据提交成功

05、审批

退出跨组织调出单据，返回兼职免职单据列表界面，选中需要审批记录行，单击审批按钮【

】，系统提示审批完成：

图269兼职免职单据审批完成

06、审批完成后，在【员工管理】－【员工信息】中可查看到员工的任职情况信息已将兼职职位已免职。

兼职变动

功能：

处理员工兼职后的职位变动业务。

选择【人力资源管理】－【员工管理】－【人事事务处理】－【兼职管理】－【兼职变动】

01、双击进入兼职变动界面

图270兼职变动单据列表

02、填写兼职变动数据

（01）单击新增按钮【

】，打开空白兼职变动申请单：

图2-71空白兼职变动单据

（02）单击选择新增分录按钮【

】，可从员工列表中选择添加多个需要做内部异动的员工分录信息，点击【加入】按钮，所选员工进入已选列表，然后点击确认按钮：

图272兼职变动申请单员工列表选择

03、选择员工后，录入异动数据：

图273兼职变动单据数据录入

04、提交

单击提交按钮【

】，单据左下角提示提交成功：

图274兼职变动单据提交成功

05、审批

退出跨组织调出单据，返回兼职变动单据列表界面，选中需要审批记录行，单击审批按钮【

】，系统提示审批完成：

图275兼职变动单据审批完成

06、审批完成后，在【员工管理】－【员工信息】中可查看到员工的任职情况信息已有兼职职位变动的信息。

离职管理

离职处理

功能：

处理在岗员工或非在岗员工离职业务。

选择【人力资源管理】－【员工管理】－【人事事务处理】－【离职管理】－【离职处理】

01、双击进入离职处理界面

图276离职处理单据列表

02、填写离职处理数据

（01）单击新增按钮【

】，打开空白离职处理单据：

图277空白离职处理单据

（02）单击选择新增分录按钮【

】，选择添加多个需要做离职处理的员工分录信息，点击【加入】按钮，所选员工进入已选列表，然后点击确认按钮：

图278离职处理单据员工列表选择

注意：

如果是非在岗状态的员工离职，在员工列表选择界面需要选择【人员分类】页签，再选择相应的非在岗状态，再选择员工，如下图所示：

图279离职处理单据选择非在岗员工

员工列表人员多时，可以在上方空白处输入员工姓名，点击【快速查询】按钮进行查询，如下图所示：

图280员工快速查询

03、选择员工后，录入离职数据：

图281离职处理单据数据录入

04、提交

单击提交按钮【

】，单据左下角提示提交成功：

图282离职处理单据提交成功

05、审批

退出离职处理单据，返回离职处理单据列表界面，选中需要审批的记录行，单击【

】按钮，系统提示审批完成：

图283离职处理单据审批完成

01、审批完成后，在【员工管理】?

【员工状态管理】菜单中的离职状态下可以查到该员工。

不在职处理

功能：

处理在岗员工转成非在岗员工员工状态业务。

选择【人力资源管理】－【员工管理】－【人事事务处理】－【离职管理】－【不在职处理】

01、双击进入不在职处理界面

图284不在职处理单据列表

02、填写不在职处理数据

（01）单击新增按钮【

】，打开空白不在职处理单据：

图285空白离职处理单据

（02）单击选择新增分录按钮【

】，选择添加多个需要做离职处理的员工分录信息，点击【加入】按钮，所选员工进入已选列表，然后点击确认按钮：

图286不在职处理单据员工列表选择

03、选择员工后，录入不在职数据：

图287不职处理单据数据录入

04、提交

单击提交按钮【

】，单据左下角提示提交成功：

图288不在职处理