工程造价档案管理方案实用制度.docx

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工程造价档案管理方案实用制度

工程造价档案管理制度

第一条为规范XXX工程咨询有公司工程造价咨询业务档案工作稿本的编制、复核、使用和管理，增强咨询质量，降低咨询风险，促使提升整体水平，保证咨询资料的完好性、一致性、适用性，拟订本制度。

第二条业务档案是指注册造价工程师和概估量人员在执

行工程造价咨询业务中，对规划咨询工作实行咨询程序，形成咨询建议，出具咨询报告中形成的工作稿本，并对其进行综合整理，分类归档后形成的档案资料。

第三条工程造价咨询档案是指咨询公司从接受拜托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的拥有查考和保留价值的文件和资料。

工程造价咨询公司达成咨询业务后一定逐项成立档案。

第四条工作稿本编制应做到资料详确、要点突出、简繁适当、结论明确、因素齐备、格式规范、表记一致和记录清楚。

第五条工程造价咨询档案原则上由项目负责人负责整理

归档，项目负责人一定在咨询报告出具后30日内将完好的档案

资料移交档案室；档案管理员负责造价咨询档案的接收、装订立

卷、保留、供给查阅等工作，档案管理人员一定在档案移交后

90日内将档案装订归档，并保证归档后档案的完好、安全。

第六条工程造价咨询业务档案立卷一定依照以下原则：

1、依照工程造价咨询文件资料的形成规律，保持卷内文件

资料的系统联系；

2、保证文件资料的真切性，拜托人对所供给资料的正确性、

靠谱性负责，拜托人所供给资料凡从第三方获取的，一定经拜托

人确认其真切靠谱；

3、保证资料的充足性，拜托人按咨询公司要求供给的项目

资料应知足咨询工作的需要，资料应完好、充足；

4、档案文件的整理应规范，按拜托项目分别立卷，卷内文

件资料应完好，审批和签章手续齐备，卷内文件资料的制作和书

写一定规范、清楚，益于长久保留和查阅。

第七条工程造价咨询业务档案所需归档资料

工程造价咨询档案归档资料应依照造价咨询业务操作的业

务准备、业求实行及业务终结三个阶段的咨询成就报告、咨询依照文件、其余文件分类进行组织。

一、业务准备阶段归档资料：

（一）工程造价咨询合同及勤政协议书；

（二）湖北省建设工程造价咨询有关资料交接清单（附表

三）；

（三）建设工程造价咨询工作方案（附表四）；

（四）项目操作人员配置一览表（附表五）；

（五）项目建议书或批件（投资估量编审）；

（六）设计方案及初步设计文件（设计概算编审）；

（七）送审工程概、预、决算书。

二、业求实行阶段归档资料：

（一）工程招标文件（含工程量清单）、设计交底纪要、招

标答疑（工程量清单、招标控制价、招标报价、结算编审）；

（二）工程承包合同、中标通知书、增补协议（结算编制、

造价控制）；

（三）建设工程项目预结算协调会议纪录（附表七）；

（四）施工现场勘探纪录（附表六）；

（五）建设工程预结算资料价钱签证单（附表八）；

（六）施工单位送审的工程结算书（结算审查）；

（七）设计更改单、施工签证（结算编审）；

（八）甲供资料、设施明细单（结算、决算编制）；

（九）会议纪要、文函；

（十）其余影响工程造价的有关咨询资料：

各样检查资料、采集数据、取证资料等。

三、业务终结阶段归档资料：

（一）建设工程造价咨询报告书（附表九、附表十参照）；

（二）造价咨询项目校审纪录表（附表十一）；

（三）建设工程造价编审确认表（附表十二）；

（四）与咨询成就文件有关的计算稿本（各种剖析说明文件、计算书、工料剖析表等）

（五）成就文件交托登记表及签收单（附表十三）；

（六）造价咨询项目征询建议回访纪录表（附表十四）；

（七）武汉市建设工程造价计价看管通知书；

工程施工图和完工图一般不归入归档范围，可用清单形式归档，原件由拜托方保留。

第八条业务档案资料整理归档基本要求：

一、编目要求：

（一）编写档案资料页号：

正面在页面右下角编写，反面在

左下角编写；单面书写的文件资料，空白面不编页号；封面、目

录不编页号；

（二）档案资料封面的格式（附表一）；

1、咨询公司全称；

2、咨询业务类型：

（A类）建设项目可行性研究投资估量的编制、审查及项目

经济评论报告；

（B类）建设工程概算、估量、结算、完工结（决）算的编

制与审查；

（C类）建设工程工程量清单、招标标底、招标报价的编制

与审查；

（D类）工程洽谈、更改及合同争议的判定与索赔；

（E类）编制工程造价计价依照、项目实行阶段造价追踪控

制及供给工程造价信息资料等；

3、业务资料标题：

指咨询项目的全称；

4、归档时间：

指卷内文件资料所属的起止年代。

5、保留限期：

工程造价咨询档案一般定为长久；

6、件、页数：

“件”指卷内文件资料的总件数；“页数”

指卷内文件资料的总页数；

7、归档号：

可按档案立卷年份＋分类代码＋流水号组合成

归档号。

（三）卷内目录（附样二）：

1、序号：

以卷内文件摆列先后按序填写序号；

2、文件字号：

文件制发单位的发文字号；

3、文件作者：

文件制发单位或个人；

4、文件名称：

即文件的标题。

文件没有标题或标题不可以说

明文件内容的，可自拟标题，但需外加“〈〉”号；

5、归档时间：

文件归档的年、月、日；

6、页号：

卷内文件所在之页的页码；

7、备注：

留待对卷内文件变化时作说明及引索之用。

二、装订要求：

（一）模卷装订摆列：

封面－卷内目录－文件资料－封底；

（二）卷内文件目录应采纳A4规格用纸，封面、封底用公司一致封面、封底纸（白色卡纸），竖装订；（附表一）

（三）工程造价咨询业务档案资料厚度超出40mm的，可分册立卷。

三、其余要求

（一）工程造价咨询业务档案资料整原因该项目概估量专业人员整理并署名，项目负责人复核并署名，公司技术负责人审查并署名后交档案管理人员存档；

（二）推行咨询工作档案专人保留、专柜保留、专库保留，保留人员对咨询档案的安全、完好、保密负责；

（三）造价咨询成就文件除以纸面形式存档，还需以电子文档形式存入专用电脑或光盘，业务人员一律禁止保存。

第九条工程造价咨询业务档案资料的保密：

（一）对稿本中波及商业奥密，应严格守旧奥密；

（二）以下状况应该赞同查阅：

1、法院、检察院及国家其余部门依法查阅，并按规定办理了有关手续；

2、工程造价咨询协会对执业状况进行检查；

3、经拜托人赞同，被咨询单位的后任咨询单位；

4、本所以为合理的其余状况；

5、查阅业务档案应在档案室就地监督下查阅，不得带出查

阅，需复制应经公司总经理赞同。

本公司咨询工作的业务档案的全部权属于本公司全部，任何单位和个人不得以任何原因据为己有。

第十条本制度与法律、法例有反抗者，以法律、法例规定为准。

附表一：

封面

附表二：

卷内目录

附表三：

建设工程造价咨询公司有关资料交接单附表四：

建设工程造价咨询工作方案附表五：

项目操作人员配置一览表

附表六：

施工现场勘查记录

附表七：

建设工程估量结算协调会议记录附表八：

建设工程估量结算资料价钱签证单附表九：

建设工程造价咨询报告书（参照）

附表十：

造价咨询业务成就文件扉页格式（参照）

附表十一：

造价咨询项目校审记录表

附表十二：

建设工程造价即是确认表

附表一：

（咨询企业名称）

武汉市XX造价咨询咨询有限公司

（咨询业务类别）

B类

（案卷标题）

武汉市XX公司XX项目标底编制

自2006年2月至2006年4月保留限期长久

本卷共X件XXX页归档号2006B003

立卷人负责人

附表二：

卷内目录

序

文件名称

文件字号

文件作者

归档时间

页码

备注

号

2006

年X月X

1

XX工程造价咨询合同

合咨2006（3）×××

1

日

2

2006

年X月X

20

资料交接清单

芦××

日

2006

年X月X

3

咨询工作方案

余××

21

日

4

2006

年X月X

22

操作人员配置一览表

余××

日

工程招标文件、招标答疑

2006

年X月X

5

吴××

23

纪要

日

2006

年X月X

6

施工合同、增补协议

吴××

56

日

2006

年X月X

7

施工现场勘探纪录

余××

123

日

建设工程项目预结算协

2006

年X月X

8

余××

124

调会议纪录

日

建设工程预结算资料价

2006

年X月X

9

余××

123

格签证单

日

10工程结算书

11设计更改单、施工签证

12甲供资料、设施明细单

13会议纪要、文函

建设工程造价咨询报告

14

书

造价咨询项目校审纪录

15

表

建设工程造价编审

16

确认表

17成就文件交托登记表

造价咨询项目征询建议

18

回访纪录表

武汉市建设工程造价计

19

价看管通知书

2006年X月X

吴××233

日

2006年X月X

吴××234

日

2006年X月X

吴××238

日

2006年X月X

吴××240

日

武造字2006（）2006年X月X

余××245

号日

2006年X月X

余××251

日

2006年X月X

余××256

日

2006年X月X

余××257

日

2006年X月X

余××258

日

2006年X月X

B060234余××259

日

附表三：

《建设工程造价咨询有关资料交接单》

拜托单位：

武汉××公司（公司）

工程名称：

××建设工程项目类型：

决算审查

拜托方于2007年×月×日将以下资料交给受拜托方：

序号资料名称份数序号资料名称份数

1施工合同书

1份

9

2结算书

1份

10

3计算式

1份

11

4完工图

1套

12

5签证单×页13

6招招标资料

1套

14

7营业执照、资质证书

1份

15

8其余资料×页16

拜托方经办人：

吴××受托方经办人：

芦××

受托方于2007年×月×日结束项目审查，将上列资料一并交还给拜托方。

拜托方经办人：

吴××受拜托方经办人：

芦××

附表四：

《建设工程造价咨询工作方案》

工

武汉××公司××建设工程主要内容是内外墙粉刷,地

程

面垫层、找平、塑钢门窗、实木门、水电安装等装修工程，

概

该工程由武汉市××建筑公司承建。

况

咨询

为保护建设，施工单位的合法权益，本公司接受拜托，

工作

依照客观公正、公正的原则，对报送的工程造价结算进行

目标

全面审查，照实确立建设工程造价。

和范围

咨

询

依据建设单位报送的审计资料，本公司将指派拥有工

业

程造价资格的专职造价师、造价员按不一样工程类型安排审

务

计工作。

职

该项目负责人：

余××

责

其余审计人员：

姚××付××

分

工

工

1.采集报审项目的结算和有关资料，全面认识工程施工全

作

部过程。

程

2.依据建设单位供给的结算书，竣薪资料，图纸，签证等

序

逐项审查，到现场核实工程量及认识有关状况，进行全面

和

审查。

处

3.审计结果应交公司技术负责人和分管领导复核。

理

4.建设、施工、审计三方对审计结果确认后，再出具审计

原

报告。

则

合同编号

领导批改年月日

附表五：

××建设工程项目操作人员配置一览表

有关操作人员项目负责人土建

专安装

业

造市政

价

工

程

师

概

预

算

人

员

校

核

人

员

审

核

人

员

项目编号：

姓名职称年纪执业资格注册编号余××

姚××

吴××

付××

吴××

刘××

余××

技术总负责人：

刘××单位法定代表人：

×××

年代日

附表六：

施工现场勘查纪录

工程名称××建设工程工程地址武汉市××路×号

勘查时间2007年×月×日纪录人××

勘

外墙涂料工程量现场实测

查

实测结果:

内

容

上述勘查项目真实

勘

查

审查单位（盖印）建设单位（盖印）施工单位（盖印）

结

果

确

代表（署名）代表（署名）代表（署名）

认

余××××××

附表七：

《建设工程估量结算协调会议纪录》

时间2007年×月×日地点××公司会议室

主持人××纪录人××

参加会议单位及人员：

××

拜托单位：

××

建设单位：

××

施工单位：

××

造价咨询单位：

余××

会议议题：

对于××建设工程有关事项须协调。

1、×××

2、×××

会议确认建议：

最后建议：

1、×××

2、×××

建设单位署名：

××施工单位署名：

××审查单位署名：

××

附表八：

建设工程预结算资料价钱签证单

序号名称规格单位定额价审订价备注

1外墙涂料㎡

建设单位署名:

××施工单位署名:

××审查单位署名:

余××

附表九：

建设工程造价咨询报告书

武造字[200]第号

关于XX建设工程造价咨询报告

XXXX：

：

受贵单位咨询拜托,对XX工程XXXX决算进行审查。

我公司依照客观、公正、公正的原则，依法保护建设、施工单位的合法权益，照实确立建设工程造价。

参加本次咨询工作的造价工程师郑重申明：

1、我们在本咨询报告中陈说的事实是真切的和正确的；

2、本咨询报告中的剖析、建议和结论是我们自己公正

的专业剖析、建议和结论；

3、建设工程造价存在固有的不确立性，本咨询报告的

结果仅依照《建设工程造价咨询合同》商定的工作内容负责，对合同范围外的材价等市场改动因素造成的造价变化不予肩负责任；

4、我们与本咨询报告中的编审对象没有益害关系，也

与有关当事人没有个人利害关系或成见。

造价工程师（签章）：

执业资格证号：

执业资格证号：

一、建设单位名称：

二、施工单位名称:

三、建设工程名称：

四、建设时间：

五、建设规模：

六、建设地址：

七、审查责任:

八、编制依照：

九、审查方法：

十、审查作业日期：

十一、咨询说明：

十二、咨询结论:

项目负责人（签章）：

造价工程师执业资格证号：

造价工程师执业资格证号：

造价工程师执业资格证号：

XX工程造价咨询有限公司（工程造价咨询执业印章）

年代日

附表十（造价咨询业务成就文件扉页格式）

项目名称：

造价咨询成就文件名称：

项目编号：

造价咨询单位负责人：

造价咨询单位技术总负责人：

项目负责人：

项目专业造价工程师：

本成就文件签发人：

造价工程师：

日期：

造价咨询单位名称：

造价咨询单位资质等级：

资质证书编号：

注：

项目负责人（造价工程师担当）为成就文件签发人。

附表十一：

造价咨询项目校审纪录表

项目名称××建设工程项目编号2007-×号

文件内容报告书、审计资料编制人××

校

改正状况:

核

×××××

纪

编制人:

××日期:

2007,×,×

录

校核人署名XX

日期

校核人:

××日期:

×,×,×

审

改正状况:

核

×××××

纪

编制人:

××日期:

2007,×,×

录

审查人署名XX

日期

校核人:

××日期:

×,×,×

其

×××××

他

附件十二：

建设工程造价编审确认表

年月日

建设单位

施工单位

工程名称

开完工日期

起至

止

建筑面积

构造形式

咨询合同内容

拜托单位预（结）算

大写：

价款（元）

编审单位编审价款

大写：

（元）

增减总数（元）

大写：

建设单位：

（盖印）

施工单位：

（盖印）

编审单位：

（盖印）

代表：

（署名）代表：

（署名）代表：

（署名）

附表十三：

成就文件交托登记表

序

合同/

成就文

份数

拜托方名称

交托时间、

号

项目表记

件名称

（含存档）

/散发状况

地址

1

2007-×#

××建设工程

3

××公司

签收单

兹收到武汉××工程造价咨询有限公司对于××公司（集

团）××建设工程决算审查报告书一式叁份。

签收单位：

××公司（公司）

经手人：

×××

时间：

2007年×月×日

附表十四：

造价咨询项目征询建议回访纪录表

咨询项目名称××建设工程

项目编号

2007-×号

回访对象

××公司公司

服务内容

决算审查

序号

征询建议主要内容

1业务水平:

有较高的业务水平

2管理能力:

管理能力强

3规范服务:

服务规范热忱、工作仔细

4职业道德:

业务素质高征询单位评论建议

该咨询公司管理能力强，，审计工作仔细、扎实、过硬、服务热忱规范，审计结果令两方满意。

纪录人:

××单位××日期:

2007年×月×日

汇总小结

××建设工程决算审计过程中，造价师工作仔细负责，深入现场、

查勘、核实、公正公正园满达成了审计工作，获取建设、施工两方的好

评。

项目负责人:

××日期:

2007年×月×日

完美举措:

1、该工程造价审计达到预期的成效。

2、应更好增强工程量清单的完好性、正确性。

技术总负责人：

××日期:

2007年×月×日