温州市统计局档案管理办法.docx

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温州市统计局档案管理办法

温州市统计局档案管理办法

第一章总则

第一条为实现我局档案管理制度化、规范化、标准化，提高档案现代化管理水平和服务水平，以适应统计改革和发展的需要。

根据《档案法》、《统计法》和国家、省、市档案局有关机关档案业务建设规范的要求，结合我局的实际，制定本制度。

第二条局机关的档案，是指局、队过去和现在的从事统计管理、调查、分析和研究，及对本级和全市实行行政、业务管理等活动直接形成的对党和政府、社会各界和局、队有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条档案是国家的宝贵财富，各部门每个工作人员都有提供、保护本局档案的职责和义务，应维护档案的完整和安全，自觉遵守本制度。

档案属国家财产，任何人不得据为已有。

人事档案管理办法另行制定。

第四条各部门应加强对档案工作的组织领导，将档案工作列入本部门的年度工作计划，并落实到人，督促有关人员做好档案收集、整理工作。

第五条本局机关档案工作由局主要领导分管，办公室主任具体负责，设综合档案室并配备专人管理。

第六条本局的全部材料（干部档案除外）均由综合档案室集中统一管理，任何处室和个人不得私自保存应该归档的文件材料。

第七条综合档案室任务

（一）统一管理本单位各种门类和载体的档案资料，确保档案完整与安全。

（二）对本单位各处室形成的文书（含收文、发文薄）、统计和会计等文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。

档案员还应及时收集：

重要的群众来信及答复，人大、政协会议的提案、建议及答复，在报刊上以统计局名义发布的公报、公告、布告，以及荣誉材料、统计年鉴、资料汇编、声像材料、大型普查资料汇编等。

（三）制订本单位档案工作计划、档案管理各项制度以及档案人员岗位责任制，并按规定对失去保存价值的档案进行鉴定、销毁。

（四）编制各种检索工具，编写档案编研材料，做好日常查档接待工作，不断提高档案利用价值，充分发挥档案作用。

（五）认真做好档案登记、统计工作，及时、准确向档案行政管理部门报送档案统计资料。

（六）加强档案库房管理，采取各种保管措施，做好“八防三无”工作。

（七）按规定定期向市档案馆移交档案。

第二章立卷

第八条本单位文书处理部门和业务部门对上年度办理完毕的具有保存价值的文件材料，应及时收集、整理、组卷并向综合档案室履行归档手续，任何部门、个人不得据为已有。

第九条立卷要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第十条立卷的文件材料要按照规范化要求，做到书写工整、字迹清楚、格式统一、图象清晰，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水等不耐久字迹材料。

第十一条立卷的文件材料应齐全完整，能准确、真实地反映本单位工作活动。

第三章档案分类、整理和保管

第十二条凡反映本局机关主要工作活动中具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等载体的历史记录，编辑出版的资料刊物等都应按不同保管期限分门别类地进行归档。

第十三条本局档案分文书档案、统计档案、会计档案、科技档案和特种载体档案五大门类。

（一）文书档案按《国家档案法》和《国家行政机关公文处理办法》，立卷整理归档。

按年度、问题、保管期限分类。

（二）统计档案按时间、保管期限、问题分处室立卷。

统计档案分二大类九属类。

大类为：

统计报表类、统计资料汇编类。

九属类按统计专业处室划为：

（1）综合平衡；

（2）农村；（3）工业和交通邮电业；（4）物资（能源）；（5）固定资产投资和建筑业；（6）贸易（商业）；（7）劳动工资；（8）科技；（9）社会

（三）会计档案由会计室人员负责，按会计档案归档要求整理立卷、装订，当年的会计档案由会计部门保管。

归档范围包括：

各类会计报表、各类帐薄、各类凭证等。

（四）科技档案包括基建档案和设备档案。

基建档案包括本局关于基建工程的申请、有关部门的批复，基建任务计划书、合同书、勘察设计基础材料、设计图、竣工图、验收证明及工程造价预决算等。

设备档案指价值面额在5000元以上的固定资产档案，它是指办公设备或工具的使用说明书、产品合格证和保修单等。

科技档案在材料形成一个月内交于综合档案室。

（五）特种载体档案包括照片、录音、录像、软盘、光盘和奖杯、奖状、锦旗等荣誉材料。

（六）凡是反映本局重要统计活动的、有利用价值的声像档案应归档。

声像档案归档必须加注文字说明，要求文字简洁、通顺。

录音、录像的文字说明按内容、时间、地点、主要人物、拍摄者等要素。

一般以录音、录像带和自然盒为单位编写。

照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素，一般以照片的自然张为单位编写，底片和照片的影像必须相符，也应归档。

（七）荣誉档案是指本局在工作中直接形成的，有保存价值的奖状、奖牌、奖章、奖杯、奖旗、证书等特殊载体的记录，归档的荣誉材料必须是原件。

归档的范围：

市委、市委办公室、市政府、市政府办公室、国家统计局、省统计局颁发的，以及统计科研、经济研究等方面荣获市级以上奖励材料。

（八）电子档案是指各专业上报省统计局年报、季报、月报，各县（市区）及有关部门上报本局的年度汇总电子数据，以及各种普查、专项调查、抽样调查中形成的电子数据和文书档案处理中形成的电子档案。

电子档案由各科室按电子档案的归档管理规定移交。

（电子档案归档管理规定另行制定）。

第十四条档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。

长期为十六年至五十年，短期为十五年以下。

凡是反映本机关主要职能活动，对本机关、地方建设和历史研究有长久使用价值的档案列为永久保管。

凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考使用价值的列为长期保管。

凡是较短时间内对本机关有参考价值的列为短期保管。

第十五条根据本局、省、市档案局有关规定，本局统计会计档案实行部门立卷，在规定时间内向局档案室移交，实行集中管理。

第十六条重要文件实行两套制。

在归档的文件材料中，应将每份文件的正件和附件、印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，分别放在一起，不得分开。

卷内文件按内容、时间排列；密不可分的文件材料应依序排列，即批复在前请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

第十七条卷内文件材料，按照文件材料的内容和作用及形成的规律、特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值准确地划定保管期。

第十八条卷内文件材料应按排列顺序，依次编页号。

页号应该统一编在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角；图表和声像材料等也应在装具上逐件编号。

第十九条每卷案卷必须逐件打印卷内文件目录，正确填写，卷内目录必须按统一格式文书档案以件为单位填写归档文件目标。

第二十条有关卷内文件的情况说明，都应填写在备考表内，若无情况说明每卷也应填写立卷人、检查人的姓名和时间以示负责。

第二十一条案卷封皮应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容、文种等，并用毛笔或钢笔（黑墨水）书写，字迹工整，清晰。

文书档案按归档文件目录封面内容填写：

包括全宗名称、年度、保管期限机构（问题）等。

第二十二条档案以卷、册、盒三种形式为保管单位，文书、统计档案分别按年代、问题（表种）保管期限顺序排列。

第二十三条办公室要定期检查、研究档案工作，及时添置必要的档案设备，不断改善档案存放条件。

档案库房内严禁烟火，做好“八防三无”，即防水、防盗、防尘、防虫、防火、防潮、防鼠、防强光；无虫蛀、无霉变、无差错。

第二十四条库房内箱柜做到排架整齐、不堆放与档案无关的物品，并保持好库房内整洁、卫生。

第二十五条非档案室人员，未经档案人员允许，不得擅自进入档案库房。

第二十六条库内档案箱应按不同保管期限分别排放有序，做到整齐美观，查找方便，调阅后的案卷要及时放回原处。

第四章档案的移交、鉴定和销毁

第二十七条档案工作人员因事长时间外出或调离工作岗位，须经领导同意，并落实好接替人员，办好移交手续。

同时妥善保管好档案室锁匙。

第二十八条档案实行定期移交。

局档案室向市档案馆移交档案，一般以二十年左右移交一次。

第二十九条各处室向局档案室移交统计档案、会计档案，应在次年六月底前按归档要要求整理立卷，保管期限是长期的统计档案、会计档案在业务处室保存一年，一年后移交本单位综合档案室。

荣誉档案在次年与统计文书一起移交。

第三十条特种载体档案。

在活动结束后一周内，由负责摄、录的人员将照片、底片、音带、胶带、实物及文字说明整理移交综合档案室。

第三十一条移交的档案必须是收集齐全、组卷正确。

整理有序、装订结实、书写规范的档案。

移交时应随附清册一式两份，交接双方留存。

第三十二条定期对到期档案进行鉴定，经鉴定确无利用价值的档案，作销毁处理。

成立局档案鉴定小组，负责全局档案鉴定和销毁，编制鉴定报告及销毁清册。

第三十三条需销毁的档案，由档案室提出建议，编写销毁清册，由鉴定小组审查批准后，指派两人以上负责监销。

监销人员在销毁档案前，应认真核对销毁清册的内容与需销毁的档案是否一致。

销毁后，在销毁清册上签字，销毁清册由局综合档案室归全宗卷。

第五章档案的查阅与开发利用

第三十四条本局各部门、单位工作人员查阅（复印）与其业务有关的没有密级的档案可向档案室直接借阅（复印），办理借阅手续，用后及时归还；查阅（复印）有密级的档案，须由办公室主任批准，办理登记手续，并只能在档案室查阅，复印档案要注明复印份数、使用范围。

第三十五条查阅党组会议记录须经局党组书记批准，并只能在档案室查阅。

查阅会计档案必须经局领导或办公室主任同意，方可查阅。

外单位人员借阅档案，应凭介绍信，经办公室主任同意，办理登记手续后查阅，一律不外借。

第三十六条借阅人员要爱护档案，注意安全和保存，不得在案卷上划圈划线条、做记号、不得抽拆、损坏和转借给无关人员翻阅，不得将档案带离本局办公场所。

第三十七条档案室工作人员要严格按规定借阅档案，热情耐心，搞好服务。

要及时催收外借档案。

要做好档案利用情况的登记、统计工作。

第三十八条综合档案室通过各种方式和途径，科学地编制各种检索工具和编研资料，积极主动地开展档案利用工作，为本单位各项工作提供服务，并加强利用效果反馈意见的收集、登记和宣传工作。

第六章档案的保密和责任

第三十九条有下列行为之一的，对直接责任人员和有关人员给予通报批评或依法给予行政处分；构成犯罪的，由有关部门依法追究刑事责任；

（一）损毁、丢失档案的；

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

（五）故意不按规定归档或者不按期移交档案的；

（六）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（七）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

（八）在档案使用、保管过程中泄密的。

第四十条各部门、单位的会计档案，各调查队的文书档案，每年上半年由局办公室牵头，组织有关对各部门、单位自行管理的会计、文书档案进行检查，检查情况进行通报。

各部门、单位保管的与档案内容相同的资料保管、使用，依照本局资料管理的保管、使用。

第四十一条本办法从发文之日起施行，由办公室负责详释。

温州市统计局文件材料立卷归档制度

为了把本局在工作中形成的具有利用、保存价值的文件材料很好地保存下来，便于保管、保密和利用，根据《档案法》、《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定，结合本局的实际情况，对本局文件材料的立卷归档特作如下规定：

一、归档范围：

1、凡本局在政治、经济、科学、技术等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文件资料、图表、声像、盘片材料等（简称文件材料）。

均属于立卷归档的范围。

2、各类归档文件范围

①上级机关的文件。

主要指上级机关发来的需要贯彻执行的文件。

包括上级领导针对本机关的讲话指示；上级机关转发本机关的文件。

②本局文件。

反映本机关主要活动和基本历史面貌，有利用价值的文件。

包括：

本机关制定的统计法规文件，处理重要问题形成的文件材料；本局召开全区性会议的文件；各类请示、报告，工作计划和总结；机构设置变动干部任免，人事处理，表彰的市级以上先进单位及个人，统计报表制度，调查方案等。

③同级机关和非隶属单位的文件。

非本机关业务，但需要执行的法规性文件，有关业务机关检查本单位工作形成的文件及机关间相互联系，协商工作形成的重要往来文件。

二、不归档范围：

1、上级机关普发供参阅的文件，征求意见未定稿的文件。

2、本局文件，重复的无查考利用价值的，临时性文件，一般文件的历次修改稿，未生效的文件。

3、与本局业务无关的文件，不需办理的文件和情况反映等。

三、归档要求：

1、立卷归档要坚持“少而全”、“全而精”的原则，从收集齐全的文件材料中剔除不需立卷的文件材料，应归档的文件材料种类（如请示与批复等）、份数以及每份文件的页数均应收集齐全。

2、归档的文件材料应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的密切联系，区分不同价值，便于保管、查找、利用、鉴定。

3、归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。

整理归档文件所使用的书写材料，纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

4、立好卷的案卷，应按不同门类、载体和不同保管期限分别进行排列，案卷排列为前后要保持一致，不要任意改动；按案卷排列顺序编制案卷号，以固定案卷位置。

5、有关卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，备考表各栏均要按要求填写清楚，备考表应置卷尾。

6、立卷归档工作由本局综合档案室负责，各处室应确定一位同志负责文件材料的收集、保管，协助做好立卷工作。

三、归档时间：

本局的文件材料必须一年归档一次，不得有积存另散文件材料。

在次年一、二月份前将上年需归档的文件材料收集齐全，三月份开始整理、立卷，六月底前将立好卷的全部档案移交本局档案室，移交时要办理好交接手续。

具体要求如下：

1、文件在次年6月前归档；

2、会议文件、重大活动结束后1个月内归档；

3、统计档案次年上半年内可归档；

4、会计档案在财务室保存一年后归档；

5、设备档案开箱后1个月内归档；

6、基建档案在项目竣工之后起3个月内归档；

7、特种载体档案随时形成随时归档；

8、凡合同、协议具有法律效用的文件生效之日起可以归档；

9、凡涉及重大机密、特殊意义的文件材料随时形成、随时归档。

四、立卷步骤：

1、按归档范围把应归档的文件材料收集齐全。

2、取出重份和不需要归档的文件材料，区分保管期限。

3、归档文件可以采用年度—问题—保管期限进行分类。

同一全宗应保持分类方案的稳定。

4、进行卷内文件材料整理，去除金属物，对破损的文件材料进行裱糊，字迹不符要求的应复制，并与原件一并立卷。

5、归档文件目录应装订成册并编制时间。

归档文件目录封面可以视需要设置全宗目录、年度、保管期限、机构（问题）等项目。

其中全宗名称即立档单位的名称，填写时使用全称或规范化简称。

五、归档质量要求

1、归档材料要求完整、齐全、成套。

底稿（定稿）与正本、请示与批复（批复在前、请示在后）成套归档、一项工作、一次会议、一个课题、一个项目成套归档。

2、凡有录音、录象、照片的文字材料要与各载体的档案一并归档。

计算机软盘根据有关规定要复制一份文字材料一并归档。

3、归档材料内容真实、可靠、保持原始性。

纸张质量和规格符合规范要求，字迹材料具有耐久性，杜绝圆珠笔、铅笔、彩色笔和纯墨水笔书写的材料归档。

4、归档文件材料必须经过系统整理、遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，经过鉴定，划分保管期限，便于保管和利用。

档案管理工作制度

第一条根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作条例》的规定，为加强本局机关档案的科学管理，更好地为机关工作服务，特制定本制度。

第二条本局机关档案工作，是局机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护本局机关和我市统计事业历史真实面貌的一项重要工作。

本局各处室都要重视档案工作。

第三条本局机关在工作活动中形成的文书、统计、会计等全部档案，均由局综合档案室集中统一管理。

第四条局综合档案室的基本任务是：

（一）对本局机关各处室形成的文书（含收文、发文薄）、统计和会计等文件材料的收集：

重要的群众来信及答复，人大政协会议的提案、建议及答复，在报刊上以统计局名义发布的公告、布告等，荣誉材料、统计年鉴、资料汇编、声像材料、大型普查资料汇编等。

（二）负责管理本局机关的文书、统计和会计等全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。

（三）按规定定期向市档案馆移交档案

第五条本局综合档案室在局长的直接领导下，由办公室指定人员兼职管理。

档案业务工作受市档案局和省统计局档案业务管理部门的指导、监督和检查。

第六条本局机关各处室形成的文件材料、统计资料、财务资料应根据本局文件立卷归档制度规定的要求，做好收集、整理和立卷工作，定期向局综合档案室移交。

即文书档案在办公室保存一年后移交，专业档案在各专业处保存二年后移交。

但专业档案中的定期统计报表的汇总表和基层表、一般的一次性调查基层表，由各专业处自行作短期保管；人事档案由有关人员自行归档，永久保管，工作变动时做好移交。

另外，党组会议记录本和局长办公会议、局务会议记录本，亦应交档案室统一保管。

第七条本局综合档案室制定档案利用制度。

既要积极主动地开展档案的利用工作，提高得用效果，又要根据档案的机密程度，规定不同的审批手续。

第八条本局机关各处室必须贯彻执行党和国家的保密、保卫规定，建立档案保密安全制度，确保档案和档案机密的安全。

第九条局综合档案室要对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行登记统计。

暂由有关处室保管的档案，也应对利用情况进行统计，定期由综合档案室汇总，按规定向市档案局报送档案工作基本情况统计表。

第十条局机关对档案的管理、利用成绩显著的部门或个人，应给予表彰和奖励。

档案鉴定、销毁制度

一、成立局档案鉴定小组，负责全局档案鉴定领导和组织实施工作，任何部门和个人不得擅自对档案进行鉴定。

二、档案的鉴定根据《档案法》、档案行政管理部门前关规定及本单位《档案保管期限表》，逐卷或逐件进行。

三、鉴定方法：

以鉴定人员对每卷档案进行实步审阅，写出鉴定意见，然后送鉴定小组复审鉴定。

四、需销毁的档案，由档案室提出建议，编写销毁清册，由档案鉴定小组写出书面报告后，经分管领导批准并报主管单位备案后方可执行。

五、监销人员在销毁档案前，认真核对销毁清册的内容与需销毁的档案是否一致。

销毁后，在销毁清册上签字，销毁清册由局综合档案室归全宗卷。

六、如违反以上规定，将视情节轻重，给予经济或行政处罚。

档案借阅制度

为充分发挥档案的作用，确保档案既有效的提供利用，又使档案不损坏、不丢失，特制定本制度。

一、档案材料一般只准在阅览室内借阅，未经批准不得外借。

二、凡借阅档案，须填写“档案借阅登记单”。

复印档案须有关领导批准。

三、外单位借阅档案要持介绍信，登记借阅人员情况，借阅目的、范围，经有关领导批准后，方可借阅。

四、借阅者要爱护档案，不准私自摘录、复印，更不得拆开、调换、涂改或在档案上圈点、抽页等。

五、会计档案原则上不外借，如有特殊需要，须经本单位分管领导批准，方可借阅。

六、归还档案时，档案管理员必须详细检查，且双方交接清楚，并在借阅登记上进行注销。

档案开发利用制度

一、档案室要积极开发检索工具，使其满足利用者需要，要建立总目录、分类目录、声像档案目录，利用计算机开发专题目标、重要文件目录、文号目录等。

二、档案人员要熟悉所管范围档案及相关业务，要积极提供利用服务，档案员调卷要迅速、准确，服务态度优良，争取查全率、查准率达98%以上。

三、档案人员要能够及时了解利用者需要，主动提供档案信息服务，要采用多种形式主动服务。

四、要积极开发档案信息资源，进行深层次加工。

要有通用性编研成果，如组织沿革、大事记、全宗介绍等。

五、档案人员要认真做好利用效果反馈记录。

档案统计制度

一、建立健全科学的档案统计制度，准确反映本单位档案工作的真实情况，不断提高档案工作水平，充分发挥档案在统计工作中的作用。

二、本单位档案工作由综合档案室负责。

三、档案统计工作必须坚持准确、及时、全面、科学的原则，如实反映，使档案统计工作科学化。

四、认真做好基础统计工作，对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和档案利用情况都必须登记，并对档案统计资料进行科学分析，为提高档案管理水平和利用效率提供依据。

档案库房管理制度

一、档案库房必须采取必要的措施，维护档案的完整、安全、尽量延长档案的寿命。

二、库房设置要符合防火、防盗、防晒、防尘、防潮、防光、防虫、防水的要求，并逐步配置档案的完整、安全，尽量延长档案的寿命。

三、严禁将易燃、易爆物品带入档案库房内，确保电器设置的安全运行。

四、库房温湿度及时记录，经常检查档案的虫蛀霉变情况，发现问题及时处理。

五、库房钥匙由专人保管，不得随意借用，及时关好档案室门窗。

六、档案出入库必须履行规定手续，做到帐实相符。

七、经常检查室藏档案，检查情况和处理结果要作详细记载。

八、做好库房管理台帐资料的整理、保管工作。

档案安全保密制度

一、认真执行《保密法》及党和国家保密政策和保密制度，维护档案的安全，做好保密工作，严守国家机密。

二、档案工作人员必须加强对档案保密的政治责任心、履行职责，不得私自泄露档案内容。

三、档案工作人员要忠于职守，遵守纪律，不得擅自涂改、拆页或销毁挡案，确保档案材料的完整。

四、档案室应根据“保密条例”规定的保密范围，对全部档案进行密级划分。

五、对查阅档案者一律按“档案借阅制度”执行。

严禁任何人利用工作之便查阅与工作无关的档案材料。

六、档案管理员要定期检查库房，清点档案。

对应归档的文件材料要督促有关部门及时归档，对借出的档案要及时催还。

七、严格消防制度，定期检查灭火器材等消防设施，加强工作人员的消防安全意识，档案室、阅览室内严禁烟火。

先进表彰

温州市统计局2004年度获得先进

1、温州市统计局被国家统计局评为优法统计先进单位（浙统[2004]7号）

2、温州市统计局被省统计局评为2004年度全市统计系统先进单位。

（浙人公[2005]4号）

3、温州市统计局被省统计局评为全省统计执法专项检查工作先进集体（浙统办[2005]26号）

4、温州市统计局被省经济动员办公室、省统计局评为全省国民经济动员潜力调查先进单位（浙经动[2005]4号）

5、温州市统计局被市委评为2004年度目标考核先进单位（温委办[2005]26号）

6、温州市统计局被市委、市政府授予市级文明机关称号（温委发[2004]98号）

7、温州市统计局被市委评为2004年度全市党委系统信息工作先进单位（温委办发[2005]102号）

8、温州市统计局2004年温州统计年鉴被国家统计局评为全国地方统计年鉴一等奖（国统办字[2005]2号）