建设工程城建档案业务办理流程.docx
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建设工程城建档案业务办理流程
城建档案工作业务办理流程
1.工程档案移交责任书
建设单位在办理建设工程施工许可证前，与曹妃甸工业区住建分局城建档案管理机构签署《建设工程档案移交责任书》（见附件1）。
未签署《建设工程档案移交责任书》的建设项目，其工程档案不予接收。
签署《建设工程档案移交责任书》时，应向城建档案管理机构提交以下资料：
（1）各单位资料员证书原件和复印件；
（2）填写《工程项目登记表》（见附件2）；
2.业务指导
签署《建设工程档案移交责任书》后，城建档案管理机构就工程档案移交内容、移交期限、有关要求、双方责任等内容进行事先告知。
加强对现场档案业务的指导和监督，实施跟踪管理，帮助各单位理解和掌握城建档案工作的基本知识和业务标准、技术规范，督促指导各单位收集、汇总勘测、设计、施工、监理等过程中形成的建设工程文件材料。
3.专项验收
建设工程竣工验收前，建设单位就工程档案向城建档案管理机构申请进行专项验收。
城建档案管理机构接到专项验收申请表（见附件3）5个工作日内，对档案的真实性、完整性、准确性和系统性进行验收，检查文件材料是否符合归档要求，并提出专项验收意见（见附件4）。
对专项验收合格的，在2个工作日出具建设工程档案专项验收认可书（见附件5），作为建设工程规划验收、竣工验收和办理建设工程竣工备案手续的必要认可文件，不作为其它用途凭证。
对不符合要求的提出限期整改意见，整改完毕，再予验收。
4.审核鉴定
竣工验收通过后，由建设单位将所有工程档案按照归档要求进行收集、整理和汇总，经本单位负责人审查认可后将全套纸质、声像档案资料（原件）报城建档案管理机构进行审核鉴定。
通过审核鉴定的，城建档案管理机构出具《竣工档案审核鉴定表》（见附件6）；未通过审核鉴定的，按要求进行整改，否则其工程档案不予接受。
5.接收和移交
工程档案审核鉴定通过，档案移交目录和实物经核对无误后，办理移交和接收手续。
城建档案管理机构出具建设工程档案接收和移交证明书（见附件7、8），并签字盖章。
本证明书为城建档案管理机构接收城建档案的凭证，房产权属登记管理部门验证此证明书后办理产权证。
有关工程档案移交期限的规定：
（1）建设单位对列入城建档案管理机构接收范围的工程，应在工程竣工验收后3个月内向当地城建档案管理机构移交。
（2）地下管线工程档案应在工程竣工验收后15个工作日内向城建档案管理机构移交。
（3）如遇特殊情况，应向城建档案管理机构提出延期报送申请，经城建档案管理机构批准后在延期内报送。
6.入库管理
城建档案管理人员对已接收和移交的城建档案按要求进行整理、编目、统计、鉴定、保管与保护。
附件1
建设工程档案移交
责
任
书
唐山市城市建设档案馆制
填报说明
1、建设工程档案移交责任书由建设单位填写，一式两份，城建档案馆、建设单位各存一份。
一律用钢笔（黑色碳素笔）书写，字迹要清晰工整。
签字盖章后向城建档案馆递交。
2、在领取建筑工程施工许可证前，应与工程所在地城建档案管理机构签订责任书并进行登记。
3、建设单位在工程竣工验收合格后三个月内，应向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。
唐山市建设工程档案移交责任书
编号
根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城乡规划法》、国务院《建设工程质量管理条例》、《河北省建筑条例》、建设部《城市建设档案管理规定》和《城市地下管线工程档案管理办法》及《河北省城市建设档案管理规定》等法规、规章的规定，为了确保在本市行政区域内进行各类房屋建筑及其附属设施的建造和与其配套的线路、管道、设备安装以及市政基础设施工程建设的单位（甲方）在工程项目竣工验收合格后，将一套齐全、完整、准确的建设工程档案原件向当地城建档案管理机构（乙方）移交，经双方协商一致签订本责任书。
一、甲方责任
1、在领取建筑工程施工许可证前，应与工程所在地城建档案管
理机构签订责任书并进行登记。
2、配备经过专业培训的建设工程档案资料员，或者根据需要设置档案工作机构，专门负责工程档案的收集和整理工作。
3、严格按照国家、省、市、有关档案管理的规定、归档范围和质量要求，负责及时收集、整理建设项目各个环节、各种载体（纸质、声像、电子等）的文件资料，建立、健全建设项目档案。
4、在组织工程竣工验收前，提请乙方对工程档案进行验收，并在建设工程竣工验收后，及时向城建档案管理机构移交一套符合规定的建设工程档案。
5、施工、监理及竣工验收备案所用的各类表格、表式执行《河北省建筑工程技术资料管理规程》（冀建质[2002]229号）或《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》（建城[2002]221号）的规定。
文件材质和书写材料要有利于长期保存。
二、乙方责任
1、按照有关规定告知甲方建设工程档案归档范围和移交内容。
应甲方要求进行现场业务指导，并对重点建设工程的档案进行跟踪管理。
2、为甲方提供建设工程档案的专业培训、技术咨询，或就甲方委托进行相关的服务性工作。
3、接到甲方建设工程档案验收申请后，5个工作日内对工程档案进行验收，提出验收意见，对验收不合格的，提出整改意见，整改完毕，再予验收。
验收合格后，出具《河北省建设工程档案验收认可书》。
4、接收建设工程档案，确保所收档案安全保管。
三、违约责任
1、无故延期或不按规定向当地城建档案管理机构移交建设工程档案的，依据《中华人民共和国城乡规划法》第67条及国务院《建设工程质量条例》第59条和第73条规定予以处罚。
2、城建档案管理机构及其工作人员不按规定进行建设工程档案验收的，或验收合格后，不出具验收认可书的，由建设行政主管部门责令改正。
四、本责任书一式两份，甲、乙双方各执一份，自签字之日起生效。
甲方单位（签章）乙方单位（签章）
经办人：
经办人：
签订日期年月日
附件2
工程项目登记表
建设单位
名称
工程名称
建设单位
地址
工程地址
建设单位
法人代表
工程规模
建设单位
联系人
投资（万元）
建设单位
联系电话
结构类型
设计单位
名称
建设工程规划许可证
施工单位
名称
开工时间
监理单位
名称
竣工时间
建设单位
档案资料员
联系电话
岗位证书号
施工单位
档案资料员
联系电话
岗位证书号
监理单位
档案资料员
联系电话
岗位证书号
其它需要
说明的问题
附件3
河北省建设工程档案
专项验收申请表
河北省建设厅制
填报说明
1、建设工程档案专项验收申请表由建设单位负责填写，一式四份，建设单位、城建档案管理机构、建设工程竣工备案部门及有关部门各存一份。
一律用钢笔书写，字迹要清晰工整。
2、建设工程档案专项验收合格后，方可进行竣工验收。
3、建设单位在工程竣工验收合格后，应在三个月内向城建档案管理机构移交一套完整、准确、齐全的建设工程档案。
申报单位（盖章）：
项目名称
工程地址
单位工程名称
工程规模
勘察单位
规划许可证号
设计单位
施工许可证号
施工单位
施工合同
监理合同
监理单位
合同类别
开工日期
竣工日期
建设单位建设工程档案自验情况
（城建档案管理机构：
）
本建设工程档案经我单位自行验收，认为符合有关规定，报请进行工程档案专项验收。
城建档案员：
工程技术负责人：
工程总监理师：
填报日期：
年月日
档案总计数量
总数量卷；其中：
文字卷，图纸卷
磁盘张；照片张；录像盒
综合文件
材料情况
施工类文件
材料情况
监理类文件
材料情况
竣工图
附件4
建设工程档案专项验收意见书
工程项目名称
单位工程名称
验
收
意
见
备注
验收单位：
验收人：
验收组长：
验收日期：
年月日
附件5
河北省建设工程档案专项验收认可书
冀（）城档认字第号
：
你单位建设工程档案经审查验收，符合国家、省有关工程档案规定，现予认可。
城建档案馆（处）
经办人：
核准人：
签发日期：
年月日
附件6
建设工程档案审核鉴定表
年月日
工程名称
立项批准单位
建设单位
建筑面积
代建单位
工程地点
监理单位
开工日期
施工单位
竣工日期
城建档案管理员（签字）：
证书编码：
建设单位审核意见
审核人：
负责人：
年月日年月日
档案馆审核意见
审核人：
负责人：
年月日年月日
注：
1、此表一式二份，由建设单位、档案馆双方各存一份。
2、鉴定表内各项内容应详细填写。
附件7
建设工程档案接收和移交证明书
编号
报送建设工程档案单位
建设工程项目名称
建设工程规划许可证号
工程地点
工程总投资（万元）
工程建筑面积（长度）
开工日期
竣工日期
报送建设工程档案情况
建设工程档案总数______卷（盒），其中:
文字材料______卷；图纸______卷；
照片卷；录像带：
盒；
其他材料______________________。
附:
移交档案目录______份，共______页。
报送单位（单位印章）:
报送单位法定代表人:
报送人（签字）:
接收单位（单位印章）:
接收人（签字）:
接收时间:
说明:
本证明书为城建档案管理机构接收城建档案的凭证，房产权属登记管理机构验证此证明书后办理产权证。
附件8移交档案目录
序号
案卷题名
编制日期
数量
备注
文字材料（页）
图纸（张）
声像（盘）
电子文件
其他
移交单位:
接收单位:
移交人:
移交日期:
接收人:
接收日期:
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