Reallay 销售供应系统方案书.docx

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Reallay销售供应系统方案书

Reallay销售-供应系统方案书

文档版本1.0

文档时间2010-4-1

整体流程

示意图如下：

产品种类维护

✧业务描述

业务流程图见下图

产品种类是对公司所能提供产品的分类，可分为大类和小类。

设置产品种类可以在后续的供应商管理、报价管理等业务中有效分类。

✧数据描述

产品类别库，树状形式。

建议为每种产品定义一个唯一编码，便于管理。

✧功能描述

提供维护产品类别的界面；

供应商管理

✧业务描述

在系统中录入供应商信息，此时的供应商信息不含报价信息。

可以提供供应商评级功能（如1-5等级）。

可以提供“黑名单”功能，将不合格供应商设置为黑名单客户，这样在后续的采购中自动过滤掉此类客户。

✧数据描述

供应商资料库

✧功能描述

提供供应商资料录入，修改，查询功能；

允许设定供应商等级和“是否禁止往来”；

在供应商资料页面，同时显示“相关采购单”，“应付、已付款项清单”“不合格产品记录”等信息；

产品价格库

✧业务描述

在采购询价过程中，填写报价信息，此信息自动形成产品价格库，产品价格库是整个成本管理的基础数据

✧数据描述

产品价格库：

每条记录有对应的产品种类、供应商、规格、价格、单位、起订量，以及报价时间。

价格历史记录：

记录旧的报价信息，备查。

✧功能描述

在产品价格维护中，可根据产品种类查看具体的产品价格记录；

提供供应商报价输入功能；

如某产品价格变动，则可填写新的价格信息，旧信息直接作为历史记录保留；

客户管理

✧业务描述

业务流程图如下：

流程说明：

⏹客户资料由业务员维护，业务员只能看到自已的客户，销售经理以上级别可以查看所有客户；

⏹客户的日常联系记录，填写在“客户联系记录”中；

⏹业务员填写《客户要求表》，此表单自动形成《项目信息确认单》（疑问客户要求表转化为项目信息确认单时，是否由项目工程师进行细分再形成《项目信息确认单》），采购部门根据此单据中的产品，逐一与供应商进行报价确认，完成后，自动形成《报价单》，其中每项产品的价格有“采购价格”和“报价价格”两部分（疑问报价价格是否为采购价格统一乘某个比例，还是可以每项产品有不同比例?

）销售经理审核通过后由业务员发出报价单；

⏹报价单能自动形成pdf文档；

⏹采购询价是一个系统外操作，询价完成后，通过“产品价格库维护”将价格输入系统（见“产品价格库”模块），然后在报价单中，通过选择产品价格记录的方式来完成报价中成本价格的填写。

⏹（疑问如果价格资料库已有吻合要求的价格，是否可以不需要再跟供应商确认价格？

如果允许直接使用原有价格，那么如何规定价格的有效时间？

）

⏹客户信用额度由总经理填写，作为订单/合同时候的控制依据

⏹针对已有报价单，可以发起调价申请，申请后价格变动，原有价格成为历史记录

⏹如果需要特批价格，由销售经理填写申请单，总经理审批通过后可生效

⏹（疑问特价申请和调价申请的区别，这两者是在订单阶段还是报价阶段发生？

）

✧数据描述

⏹客户资料库：

其中每客户有唯一对应的业务员

⏹客户联系记录库

⏹客户询价/报价表：

询价基本信息和报价基本信息，不包括产品及价格部分

⏹客户询价表-产品子表：

每个客户询价意向，都包含1个或多个产品。

供应商价格信息及最终报价信息，均填在此表中

⏹特价审批记录表

✧功能描述

客户资料新增，修改，查询功能，此处要有权限控制；

客户资料查看页面，能看到客户联系记录，客户询价记录，客户订单记录，客户投诉记录等；

在客户资料页面可以弹出窗口记录每次联系信息；

在客户资料页面可以发起《客户要求表》；

客户要求表上，采购部可以根据每项子产品填写供应商的报价，填写完毕后，发送至销售经理，销售经理确认后，发送至销售员，销售员可以打印或生成pdf；

提供客户询价记录清单查询，询价记录的状态分为：

“草稿，待成本确认，待审核，审核通过”这几种；

订单-采购-请付款

✧业务描述

业务流程见下图：

流程说明：

⏹销售员录入订单。

在录入订单时，能调出相关报价单作为参考。

⏹销售经理和财务部审核订单。

如果是新产品，则还需要总经理，设计部，质量部审批。

⏹订单审批通过后，采购部接受订单，安排采购，采购申请审批通过后，采购。

⏹到货后，物流部登记入库。

⏹销售员可以即时查看订单相关产品的库存情况，按客户要求发起送货通知单，物流部做发货登记和客户收货确认登记。

⏹财务部根据收货记录发起应收款确认，销售员按应收单催款，财务监督回款情况。

⏹采购部按入库情况发起付款申请，财务部核定入库情况，每月汇集付款申请至总经理处审批。

审批通过后，财务部可以付款。

⏹要求支持大数量订单分批次交付的情况。

⏹采购通常是根据订单内容发起申请，但也存在非订单采购，如出于安全库存的考虑或需要补货。

⏹客户可能会有技术变更的要求，称之为“订单变更”，订单变更并不是价格和数量的变更。

变更时，要求能通知相关部门及时更改图纸。

⏹疑问如何定义“成熟产品”与“新产品”？

✧数据描述

⏹订单库

⏹订单产品明细：

1份订单对应1条至多条明细

⏹订单产品要求交期：

1条产品明细对应1条至多条交期要求

⏹安全库存申请库

⏹补货申请库

⏹采购记录库

⏹采购产品清单库：

1条采购记录中包含1条至多条采购产品

⏹采购产品入库库：

1条采购产品对应1条至多条入库记录

⏹交货记录库：

1份订单可以有多条交货记录

⏹交货产品清单库：

记录交货的产品明细，同时记录对应的是哪份采购记录，这样可以进行成本核算

⏹付款申请库

⏹付款申请产品明细库：

记录付款申请中对应的产品明细

⏹付款资料库：

记录实付款信息，与付款申请库对应

⏹应收款库：

记录应收款信息

⏹收款库：

记录实收款信息，与应收款库对应

⏹订单变更记录库

✧功能描述

（以下订单/合同均简称“订单”）

⏹订单录入

选择一条报价单，发起订单录入

订单中产品的种类规格价格，均按报价单自动产生（疑问是否允许报价单中没有的种类规格？

价格是否允许变动？

）

订单中的“要求交期”可以拆分为多条，在订单生效后仍可以输入后续的要求交期

订单可以同时附加“图纸，技术要求”等附件

⏹订单审核

销售经理、财务部、供应链管理部先后审核订单

根据是否是成熟产品，决定是否需要资料部、设计部、总经理审核

（疑问客户信用额度控制是在订单中控制还是在送货前控制，有没有具体的计算方法？

）

⏹交期通知单

销售部可根据客户要求，在订单中填写交期通知单，添加通知单后，采购部的“未采购产品清单”会体现相应数据。

⏹订单变更

销售部可以在订单上发起“订单变更”，变更时上传相关图片，更新订单中图片和技术要求信息。

变更后，采购部能看到变更提示

（疑问需要设计完善的流程来避免变更被忽略）

⏹采购申请

采购部根据订单中的产品情况，发起采购申请。

系统提供所有未采购的订单产品清单，方便采购部判断需要采购何种产品

⏹安全库存申请/补货申请

采购部可以通过“安全库存申请”或者“补货申请”，选择某个产品发起采购申请

⏹采购申请审核

采购申请需要审核，审核后的才可真正采购及进行后续的入库和请款

⏹产品入库

物流部登记产品入库信息。

⏹送货通知/送货确认

销售部可查看订单产品的库存情况。

在订单中填写《送货通知》，通知单流转到物流部后，物流部安排送货，并根据客户在《送货单》上的反馈信息填写送货确认信息

⏹请款/付款

销售员选择产品入库条目发起《请款申请单》，财务部审核后送总经理审核，总经理审核后，财务部根据审核结果付款

⏹收款

送货确认后，财务部能根据送货确认清单发起收款要求（即开发票），然后根据货款到账情况记录收款信息。

客户投诉

✧业务描述

业务流程图如下：

流程说明：

⏹客服录入客户投诉

⏹工程质量部分析投诉原因并提供纠正预防措施

⏹工程质量部、销售部、采购部处理不合格产品

⏹验证人对不合格产品处理结果进行验证

⏹工程质量部经理进行结案审核

✧数据描述

⏹客户投诉库

⏹不合格产品明细（含投诉原因分析及纠正预防措施），一份客户投诉对应一条至多条不合格产品明细

⏹不合格产品处理结果（工程质量部、销售部、采购部对不合格产品进行处理），一条不合格产品记录对应一个处理结果

✧功能描述

⏹客户投诉的录入

⏹工程质量部选择一条客户投诉，录入投诉原因分析及纠正预防措施

⏹工程质量部选择一条客户投诉，录入不合格产品明细

⏹工程质量部、销售部、采购部选择一条不合格产品明细录入处理意见

⏹验证人选择一条客户投诉，进行投诉处理结果验证

⏹工程质量部经理选择一条客户投诉，进行结案审核

文档管理

✧业务描述

业务流程图如下：

流程说明：

⏹用户选择文档分类（如果没有，可以新建。

如果分类下没有文件，可删除分类）

⏹用户上传文件

⏹用户查看文件

⏹用户下载文件

⏹用户删除文件

✧数据描述

⏹文件类别

⏹文件库

✧功能描述

⏹用户建立文档类别

⏹用户可以在选定的文档类别里上传文档

⏹用户可以查看、下载、删除选定的文档

数据分析

✧业务描述

✧数据描述

✧功能描述

⏹销售员业绩统计

⏹报价/成交统计

⏹订单、合同利润统计

⏹应付款统计

⏹应收款统计/账龄分析

⏹安全库存提醒

部门、人员、权限维护

✧业务描述

✧数据描述

✧功能描述

数据字典

✧业务描述

数据字典的大类是固定的，而具体类别是由系统管理员维护。

目的是为了能自定义这些类别。

✧数据描述

数据字典大类

数据字典小类

✧功能描述

程序员根据调研结果定制数据字典大类

系统管理员根据具体业务情况维护数据字典小类（已被引用的数据字典小类不能删除）

功能节点模板

✧业务描述

✧数据描述

✧功能描述

其他性能要求

✧每个业务单据的新增和修改，都需要记录操作人和操作时间；

✧主要业务单据需要支持业务流转控制功能，举例说明如下：

订单输入后，销售员可以修改，但点击“送审”后，不可更改，销售经理可以选择“审核通过”，这样就可以流转到采购部门进行操作，也可以选择“审核不通过”，将订单退回，此时销售员又可以修改；