科技档案管理规定.docx

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科技档案管理规定

文件排版存档编号：

[UYTR-OUPT28-KBNTL98-UYNN208]

科技档案管理规定

1　目的

为对本院科技档案实行控制，使之达到完整、准确、系统、安全和有效利用，特制定本规定。

2适用范围

本规定涉及的科技档案是指记录和反映我院在工程设计与咨询、环境评价、科研、业务建设、工程勘察、工程总承包、工程建设监理、设备仪器购置及使用、基建等活动中形成的具有保存价值、应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、录音、录像、软件类电子媒体等科技文件材料。

科技资料是指为了设计参考而收集的科技文件材料。

3术语和定义

本规定采用GB/T19001-ISO9001∶2000标准和本院《质量手册》中的术语和定义。

4职责

我院科技档案工作在总工程师直接领导和科技处指导下进行。

各分院及其它科技档案形成部门为协作单位。

工程总设计师、项目负责人、项目经理、设计和工程管理人员应负责本部门科技文件材料的整理，须按归档范围、归档时间和要求，及时到档案情报所科技档案室归档，并负责归档后图纸的修改和补充工作。

档案管理人员职责

档案情报所科技档案室，应负责科技档案的收集、整理、保管、提供利用、组织鉴定等业务。

各岗位必须按要求做好本职工作。

根据上级业务主管部门规定和本单位的实际情况，制定科技档案管理方面的规章制度，使科技档案工作有章可循。

指导和检查分院（所）、公司和设计人员做好科技文件材料的形成、积累、整编、归档以及归档后的修改、补充工作。

收集、验收、整理、保管、统计、鉴定科技档案，并维护其完整、准确、系统和安全性。

严格执行党和国家的安全、保密制度，定期对库存科技档案进行检查。

5工作程序

收集归档

贯彻集中统一管理科技档案的原则，凡反映本院科技活动，具有保存价值的科技材料，均应收集归档。

应掌握工程设计进度和计划安排，并持有工程计划进度表，按现行的各类科技档案资料编号办法，给各工程、科研项目编号，在《工程档案给号本》（JL—ZY0102-01）上登记。

根据计划安排及时要求归档。

5.2归档范围、时间和要求

归档范围

（1）工程项目设计来往文件及有关材料，包括上级指示、审批文件、协议、合同、来往函件，工程设计开工报告、工程设计总结、事故处理报告、工程会议记录、工程设计大事记等。

（2）工程设计基础材料，包括项目建议书、设计任务书、地质勘察报告、试验报告、工程地质及水文地质勘察报告、地形图、水文、气象、地表、交通、水源、能源等调查材料、改（扩）建工程调查及实测材料，隐蔽工程记录材料等。

（3）设计前期（准备）工作阶段形成的文件材料，包括建设规划、建厂或选厂调查报告，可行性研究报告及附图。

（4）初步设计阶段形成的文件材料，包括方案设计、初步设计说明书及附图、环境影响评价报告、设备表、概算书等。

（5）施工图阶段形成的科技文件材料，包括施工图、施工设计总说明、预算、施工图设计设备清单、工程设计总目录等。

（6）现场施工服务工作中形成的科技文件材料，包括设计变更通知单、现场补发的施工图、修改的施工图、修改的概（预）算、施工记录等。

（7）凡改扩建、填平补齐等修改补充设计过程中形成的全部科技文件材料，包括来往函电、变更的依据性材料等。

（8）业务建设项目的科技文件材料，包括编制的指导性文件如规范、规程、标准、设计手册、专题总结、专题资料汇编等。

（9）科研项目（含准备阶段的科研课题的文件材料），包括审批文件（任务书、委托书）、调研报告、方案论证、协议合同总结验收阶段的工作总结、科研报告、论文、专着、参加人员名单、技术鉴定材料、成果和奖励的申报审批材料、科技成果推广应用的经济效益及社会效益的证明材料等。

（10）本院基建所形成的科技文件材料，包括征用土地批准文件、拆迁、补偿协议书、申请报告、审批文件、施工执照、施工合同及会议纪要、各阶段设计文件材料、报建图、红线图、竣工图、决算书等。

（11）软件类电子媒体按CYSB/ZY0104-2003《计算机软件管理规定》执行。

（12）工程承包项目资料，包括招标和投标有关文件、承包合同、工程开工报告、项目竣工报告（包括主要采购产品合格证（书）、设计图纸修改及现场业务联系单、施工过程检验及试验记录、竣工证书、单机试车合格证书、无负荷联动试车合格证书、单项工程交工验收证书、工程总结报告等）。

（13）工程监理资料，包括监理合同、规划、监理过程中发生的信函、文件、记录、纪要、监理工作总结等。

（14）涉外项目资料，包括询价、报价、投标文件、合同和附件、谈判记录、谈判过程中外商提供的材料、谈判协议、议定书、出国考察及收集的有关材料、来往文件和函电、国外技术标准说明和专利等。

（15）环境评价资料，包括环境预测、调查报告、防治污染方案、能源评价等。

（16）凡本院设计、科研用外购设备、仪器的相关资料，包括申请报告和批复文件、谈判协议合同；随设备、仪器的全部图样和文字材料及装箱单，安装、调试记录；性能检测报告及交付使用的验收文件，操作、维护规程；设备仪器的申请报废报告、报废鉴定书及批文等。

归档时间

工程设计中形成的各阶段科技文件材料，应在各阶段设计项目完成后即行归档；非标及各业务建设项目材料亦应在任务完成后及时归档。

科研文件在每一个课题（项目）结束或告一段落时归档。

设备仪器文件材料在设备安装试运转后，交付使用时立卷归档。

基建项目结束后，房产科按归档范围整理资料归档。

工程（项目）总负责人应在工程结束后，将工程设计来往文件及“工程会议记录”、“工程设计大事记”、“工程总结”、“工程总目录”等整理归档。

工程总承包和工程监理及工程勘察项目结束后，由项目负责人/项目经理将所有应归档资料整理归档。

　归档要求

高阶段设计文件的归档要求按CYSB/ZY0701－2003《高阶段设计文件编制规定》执行。

工程（项目）负责人须在合同签定后，及时来科技档案室索取档案号；施工图设计开展前，应事先与科技档案室商定编号，编号办法见附件一《有色冶金设计科技档案编号办法》编制施工图子项表，给科技档案室一份，同时发给各专业负责人，以便在施工图设计中依据该子项表进行编号。

图号变更时，要填写《设计图纸图号变更通知单》（JL-ZY0102-02）。

归档人员须认真填写《设计文件归档表》（JL-ZY0102-03），并按照附件二《有色冶金设计科技档案保管期限划分标准》确定科技档案的保管年限。

凡需要归档的科技文件材料，严禁用铅笔、易退色的圆珠笔、红墨水笔书写和签名。

用复写纸复写或签署不全的科技文件材料不得归档。

底稿必须归档。

文字资料归档二份，施工图归档一份。

软件类电子媒体按CYSB/ZY0104-2003《计算机软件管理规定》执行。

各驻外分院（部）形成的科技文件材料的归档，按附件四《驻外分院（部）科技档案管理规定》执行。

　档案情报所科技档案室的基本工作

整编

必须对归档的科技档案进行验收分类、编号、整编、编目、编制检索工具并将其输入微机，严格执行整编岗位责任制，使经过整编的科技档案，既便于保管，又便于提供利用。

编制薄式《技术档案分类目录》（JL—ZY0102-04）作为科技档案总帐和内部工作人员交接记录。

认真做好修改及补充资料的更替、配套工作，使归档的科技档案符合完整、准确、系统的要求。

　保管

加强档案库房的技术管理，确保科技档案资料的安全，最大限度地延长档案的使用寿命，所领导对此必须加强检查和指导。

保持库房的整洁卫生，及时修补破损档案，贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好温、湿度的测定，做好防治有害生物、防尘、防火、防盗、照明管理和档案保管状况检查等工作。

科技档案入库时，库房管理人员应按照整编入库总帐上登记的项目认真核对帐、物、卡，并在《技术档案库帐》（JL-ZY0102-05）登记，及时入库上架。

库房排架要与科技档案分类和类别一致，每个档案密集架、柜及各类档案的类别、分类、属类之间，均应有明显的标志，便于取放。

底图与蓝图档案应分别保管。

库房要有定人管理，定期清点核对，做到帐、物、卡一致，如发现问题，及时解决。

底图归档时，要填写《底图登记帐薄》（JL-ZY0102-06），驻外分院移交底图时，则要在《驻外分院底图移交清单》（JL-ZY0102-07）上登记。

底图一律不得外借；如需修改、复制，必须经部门领导与科技处签字批准。

文印厂从底图库调晒底图时，要在《借调底图登记本》（JL-ZY0102-08）上登记，并在第二天上午整理后如数归还到底图库，不能擅自将底图转借他人。

对库存底图应经常检查，对老化变质或破损部分，要及时修补或重新复制。

　利用

利用是保存与管理科技档案、资料的最终目的，利用工作由科技档案室全体成员负责实施。

根据科技档案的种类、分类编制工程设计目录卡，为科技档案的提供与利用创造条件，努力提高服务质量。

科技档案人员应端正服务态度，爱岗敬业，熟悉家底，在工作中做到认真、细致、主动、热情，调档准确、迅速。

严格执行《关于工程图纸和设计文件的归档和借阅若干规定》（附件三），保证利用工作的正常开展。

借阅时应填写《档案资料借阅卡》（JL-ZY0102-09），借阅特、一、二级图纸时，要填写《借阅特、一、二级图纸申请表》（JL-ZY0102-10）。

凡借阅者丢失科技档案，由档案情报所按“长冶设档字[1999]5号”文处理。

凡新来本院工作的设计人员，必须凭人教处证明到科技档案室办理借阅证，登记编号后，方可借阅库存科技档案资料。

　统计

必须建立、健全科技档案的统计制度，以便掌握情况，总结经验，改进管理。

统计范围：

总藏量，各类卷册量，新入库增加量，整编工作量，微机输入量，鉴定、移交、销毁量，日常查阅及借出、返还量，个人工作量，小组月、季、年度总计等。

统计要做到真实、准确、及时与持续性。

　鉴定

为维护档案的完整、准确、系统，确保档案质量，科技档案室应根据档案的利用和保管期限等情况，及时提出鉴定计划，报科技处经主管院领导同意后顾之忧下达任务，并由有关部门指派人员组成的专门鉴定小组，开展鉴定工作。

科技档案及资料收集、整理过程中的鉴定，由整编人员在办理档案、资料整编归档手续时进行。

鉴定工作根据具体情况，可在院内或驻外分院、设计现场进行，每次鉴定均要写出鉴定报告。

鉴定作废的档案，必须由鉴定人员签字，部门领导（包括工程负责人）签字，最后由总工程师（或主管副总工程师）批准。

档案人员负责将作废的档案、资料剔出、销帐，另存一年。

尽量做到作废档案在另存期间或以后，再无查找利用要求。

鉴定结束后，应根据批准的作废清单，注销帐卡和删减库存统计数，保持帐、物、卡的一致性，以免误用。

作废档案的销毁，必须严格审查、核对，在《档案资料注销帐薄》（JL—ZY0102-11）上登记，经总工程师审核，由院保密委员会批准后，送造纸厂销毁，同时派人监销。

6　相关文件

CYSB/CX01-2003《文件控制程序》

CYSB/ZY0201-2003《高阶段设计文件编制规定》

CYSB/ZY0104-2003《计算机软件管理规定》

附件1：

《有色冶金设计科技档案编号办法》

　　附件2：

《有色冶金设计科技档案保管期限划分标准》

　　附件3：

《关于工程图纸和设计文件的归档和借阅若干规定》

附件4：

《驻外分院科技档案管理规定》

7记录

JL-ZY0102-01《工程档案给号登记表》

　　JL-ZY0102-02《设计图纸图号变更通知单》

　JL-ZY0102-03《设计文件归档表》

　　JL-ZY0102-04《技术档案分类目录》

　　JL-ZY0102-05《技术档案库帐》

JL-ZY0102-06《底图登记帐薄》

JL-ZY0102-07《驻外分院底图移交清单》

JL-ZY0102-08《借调底图登记本》

JL-ZY0102-09《档案资料借阅卡》

JL-ZY0102-10《借阅特、一、二级图纸申请表》

JL-ZY0102-11《档案资料注销帐薄》

附加说明：

编　制：

　梁希平　　　　　　　　　　　会　签：

　何曼炎

审　核：

　彭　兵

批　准：

　潘晨湘

技术档案库帐（JL-ZY0102-05）

库号

名称

密

级

保管

年限

甲1张数

本

份

登帐

日期

备注

底图登记帐簿（JL-ZY0102-06）

套号

图纸名称

设计年月

合计

张数

甲1

张

归档

日期

底图

变更情况

保管期限

密

别

收图人

盖章

驻外分院底图移交清单（JL-ZY0102-07）

移交领导：

移交人：

移交时间：

档案号

工程名称

档案名称

设计阶段

设计日期

技术等级

保管期限

底图

自然数

底图

甲1数

缺页数

备注

接收部门领导：

接收人：

接收时间：

借调底图登记本（JL-ZY0102-08）

时间

图纸图号

甲1

施工

甲1

交流

自然

张数

应晒

张数

借调人

归还人

档案签收人

备注

档案资料借阅卡（JL-ZY0102-09）

姓名

所属部门

序号

图号

名称

备注

部门负责人

资料产出部门负责人

科技处

注：

借阅底图时要在“备注”栏中写明用途，并经科技处签字。

借阅特、一、二级图纸申请表（JL-ZY0102-10）

分院（所）：

年月日

图号

名称

级别

用途

借阅者签字：

分院（所）签字：

科技处签字：

备注：