档案管理制度.docx

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档案管理制度

母子公司管控体系制度汇编之

中捷集团

档案管理制度

服务单位:

上海华彩管理咨询有限公司

二零零六年四月

本报告仅供客户内部使用,未经华彩公司书面许可,其他任何机构不得擅自传阅、引用或复制

目录

第一章总则1

第二章文书档案立卷归档办法1

第一节文件资料的收集管理1

第二节归档范围2

第三节平时归卷3

第四节立卷3

第三章声像档案管理办法4

第一节声像档案资料的收集4

第二节声像档案的管理5

第三节声像档案的保管6

第四节声像档案的开发利用6

第四章档案借阅7

第五章附则8

第一章总则

第一条为加强中捷集团（以下简称“集团”）文书档案、声像档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。

第二条本制度适用于整个中捷集团。

集团实行集团总部和各分子公司档案分级管理制度，集团总部的档案管理归口总裁办（档案室）档案管理员，分子公司的档案管理归口各自指定的（档案室）档案管理员。

集团公司认为重要的分子公司文件应同时在集团归档备案。

第三条档案管理员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。

档案员对档案资料必须按年度立卷，各分子公司、职能中心/部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

第四条实行部门收集保管、定期归档制度。

各职能中心/部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集保管本中心/部门的档案资料并督促其及时归档。

公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交兼职档案员归档。

兼职档案员应保持相对稳定，名单报送相应的档案室备案，如有变动须及时通知档案室。

因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第五条对保管的技术档案，每年年终要进行鉴定，鉴定工作由主管领导、工程技术人员、档案员组成的鉴定小组进行。

对失去参考价值、无保存意义的资料应及时清理，经鉴定小组批准后指定专人监销。

第二章文书档案立卷归档办法

第一节文件资料的收集管理

第六条凡集团公司或分子公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由集团总裁办或分子公司办公室统一收集保管。

分子公司的重要公文要报送集团总裁办备案。

第七条一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。

会议文件由会议召集部门收集保管。

第八条各职能中心/部门兼职档案员的职责：

（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料；

（二）认真执行定期归档制度。

对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续；

（三）承办人员借用文件材料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

第二节归档范围

第九条重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。

第一十条相关政府部门发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。

第一十一条公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第一十二条公司的请示与相关政府部门的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。

第一十三条公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。

第一十四条公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。

第一十五条公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。

第一十六条公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。

第一十七条公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第一十八条反映公司各项生产、技术、科研活动的有保存价值的技术文件、图纸、信息、人事、财务资料、市场营销资料等。

第一十九条公司保密制度中规定的保密范围材料。

第三节平时归卷

第二十条各部门都要建立健全平时归卷制度。

对处理完毕的文件资料，由兼职档案员集中统一保管。

第二十一条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时用来归卷文件资料的“案卷类目”。

“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十二条公文承办人员应及时将处理完毕的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门兼职档案员归卷。

第二十三条兼职档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。

第四节立卷

第二十四条立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案员负责组卷、编目。

第二十五条案卷质量总的要求是：

遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十六条归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十七条在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。

第二十八条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

第二十九条卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第三十条卷内文件资料应按顺序排列，依次编写页号。

装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角、背面的左上角打印页号。

第三十一条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

填写的字亦要工整。

卷内目录放在卷首。

第三十二条有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。

若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。

备考表应置卷尾。

第三十三条案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三章声像档案管理办法

第三十四条公司的声像档案是指公司各部门或个人在实际工作或社会实践活动中直接形成的对公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

第三十五条声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、光盘、照片（含底片）及文字说明等组成。

第三十六条声像档案是公司卷宗的组成部分，必须由档案员集中统一管理。

第一节声像档案资料的收集

第三十七条收集范围：

（一）反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；

（二）各级政府领导人和著名社会人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料；

（三）公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料；

（四）涉及公司权益的声像资料；

（五）其它单位形成的与公司有关的重要声像资料；

（六）其它具有保存价值的声像资料。

第三十八条收集时间：

（一）声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集，应在档案资料形成后一个月内归档；

（二）档案员有责任随时向兼职档案员征集具有保存价值的声像档案资料。

第三十九条收集要求：

（一）录音带、录像带、摄像带、光盘、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。

凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；

（二）接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；

（三）声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第四十条声像档案费用的报销：

兼职档案员形成声像档案的费用，应按要求向档案员办理归档，经档案员签字后相关财务部门才给予报销费用。

第二节声像档案的管理

第四十一条声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第四十二条声像档案的整理由摄录人员负责，相关的兼职档案员协助。

第四十三条分类、编号：

（一）照片档案按年代、问题分类。

同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。

底片在卷宗内编流水号。

格式：

卷宗号-流水号；

（二）录音带、录像带、摄像带、光盘按年代-问题分类，按内容编号。

同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号；

（三）编注与其他载体档案相联系的参照号。

格式为（档案形态）档号/（档案形态）档号。

第四十四条保管期限：

应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第四十五条文字说明的编写：

（一）文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等；

（二）编写文字说明的要求：

（1）准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

（2）照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。

录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。

一组声像资料联系密切的应加文字说明；

（3）文字简洁、语言通顺；

（4）时间用阿拉伯数字表示。

第四十六条案卷要求：

（一）将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放；

（二）卷内目录：

照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录；

（三）卷内备考表，用于说明卷内声像资料的整理、变动情况。

第三节声像档案的保管

第四十七条声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。

第四十八条保存条件：

（一）底片、胶片保存温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；

（二）照片保存温度应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带保存温度应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

第四十九条底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。

第五十条对库存的照片档案，要两年检查一次。

第五十一条建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

第四节声像档案的开发利用

第五十二条编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第五十三条建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的秘密程度，确定利用范围。

第五十四条声像档案原版一般不得借出档案室之外。

如有特殊需要，经集团总裁办主任或分子公司主管副总批准后，方可限期外借，档案员具体办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。

如在借用中造成损坏，借用单位负赔偿责任。

第五十五条在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。

第四章档案借阅

第五十六条按集团或分子公司有关密级划分的规定，相关档案员应及时准确的对技术资料进行密级划分，并严格按保密制度履行查、借阅手续。

第五十七条公司员工因工作需要，可借阅技术资料，但必须办理借阅手续。

第五十八条凡外单位借阅相关技术资料，须持单位介绍信，经主管领导批准，方可查阅，但必须按保密制度要求，机密级以上资料不准查、借阅。

第五十九条技术资料借出时间不超过两周，预期不还需办理续借手续。

第六十条凡属绝密、机密技术资料与本人工作无关不得查、借阅，因工作需要必须经主管领导批准方可查阅。

第六十一条绝密、机密资料，直接从事该项工作的人员可查阅，工作有部分相关的人员只能查阅相关部分、绝密、机密资料不能带出档案室。

第六十二条查阅机密、绝密档案，必须进行登记方可查阅。

第六十三条严禁私自复印、摘录绝秘技术资料。

第六十四条凡属保密的技术资料必须严格按密级分类进行查、借阅，任何人不得擅自借阅、借出，不得查、借阅与本人工作无关的技术资料。