写材料时如何巧用数字.docx

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写材料时如何巧用数字

写材料时如何巧用数字

一、“数字”其实是“数据”

我们说的数字，准确来讲应该是数据。

数字就是简单的一个数字，但是数据是我们通过观察、实验或计算得出的结果，是有思想性的数字，可以成为我们决策的“依据”。

也就是说，我们写材料时选用数据，要经过一番思考和处理，选择对我们更有利的数据或者数据的表达方式，让数据为我所用。

我们使用数据，一是为了让表述更准确。

数据的精确性可以弥补文字的模糊性，适当用数据说话，可让概念更清晰、逻辑更严密、表述更精当。

二是为了让行文更简洁。

数据有高度概括能力，一个关键数据有时可抵千言万语，能起到“四两拨千斤”之效。

三是为了让文稿更务实。

数字与文字是两种符号系统，二者可相辅相成、珠联璧合。

在讲道理、谈体会时适当穿插数据，可让道理更明晰、措施更具体、目标更明确。

写材料时用好数据，往往能取得事半功倍的效果。

有时写的东西太虚，加上一个数据，马上显得实在了很多，效果一下子就体现出来了。

比如，党的十九大报告论述“经济建设取得重大成就”时说：

“国内生产总值从54万亿元增长到80万亿元，稳居世界第二，对世界经济增长贡献率超过30%。

”经济建设到底取得了多大成就？

几个数据一下子就交代清楚了。

比如，要总结廉政建设工作，如果光写建立了制度、开办道德讲堂、开展廉政教育、查出违规违纪，就会没有内容。

要写出建立了多少套制度，开办了多少期道德讲堂，开展了多少人次的廉政教育，查出违规违纪案例多少件，才显得实在。

比如，“培育发展新兴产业步伐加快。

投资800亿元的‘机器人谷’、150亿元的创新智慧城等项目签约，投资118亿元的新能源汽车、90亿元的中药总部、60亿元的智能科技园、20亿元的创新科技等项目开工。

”只说有什么项目开工，没有震撼力，在项目前面加上上亿元的金额，就有了震撼力。

比如，我们讲成本降低了，就要讲成本从多少万元降到了多少万元，总共节省了多少钱。

比如，我们讲“八项规定”实施以来作风改善了很多，就要讲文件少印发了多少份，会议少召开了多少次，“三公”经费少花了多少。

比如，我们讲应对台风来袭做了很多工作，就要讲出动了多少人次，化解了多少次险情。

二、用好“数据”的方法

（一）条块分析——用于详细说明情况

1.有时分析一个情况，不仅要从总量上看，还要把问题切成块，一块一块地分析，把情况描述得更加清楚、具体。

运用数据来说明情况，不仅有总体情况，还有分解数据，有点有面，便于读者客观、全面地掌握情况。

比如，“着力稳就业，就业形势保持稳定。

城镇新增就业8.57万人，其中城镇失业人员再就业3.5万人，就业困难人员实现就业6768人，本市生源应届高校毕业生就业率95.1%，城镇登记失业率2.36%。

”这个例子把就业的情况，分成失业人员再就业、就业困难人员就业、应届高校毕业生就业几个方面分别细说。

比如，我们讲政务窗口办理案件又快又好，就要分别从“好”和“快”两个方面来列举数据，“好”体现在案件妥善处理率达到多少，群众满意率达到多少，“快”体现在案件及时处理率达到多少，单个案件处理时间缩短了多少。

比如，写一个地区的发展，我们通常可以分析其总量大小、速度快慢等，这只是一个视角。

如果切换为“五大发展理念”的视角来分析，可以评价出该地区经济的创新、协调、绿色、开放、共享五个方面的发展能力。

2.还有最为常用的一种就是突出重点，提供读者关注的数据，抓住领导的关注点。

比如，“着力稳外贸，外贸增长总体平稳。

完成进出口总额4599.3亿元。

其中，出口总额3527.4亿元，对‘一带一路’沿线国家出口1173.1亿元。

”把“一带一路”出口挑出来讲，契合当前的新形势。

比如，“着力稳投资，固定资产投资规模持续扩大。

固定资产投资增长5.6%，其中工业技改投资增长8.5%。

民间投资增长18%，占固定资产投资比重达75.1%。

”把工业技改投资和民间投资挑出来讲，符合当前提倡制造业转型升级、做大民营经济的政策。

比如，“开展高新技术企业树标提质行动，新增国家高新技术企业1350家、累计达3900家，认定规模以上标杆高新技术企业50家。

”把规模以上的企业数量挑出来讲，加深领导的印象。

比如，只讲我们出台了多少行业标准，接待了多少批考察团，报送的政务信息被上级批示了多少篇、被媒体报道了多少次，效果就一般。

要讲出台的这些行业标准中有多少是国家级的，接待的这些考察团中有多少个是省部级以上的，被批示的政务信息有多少篇是被部办公厅批示的、有多少次是被中央级媒体报道的。

（二）纵横对比——用于客观体现成效

公文材料使用数据最常用的方式就是对比，包括横向比较和纵向比较。

横向是看自己在兄弟单位中的位置，纵向是看自己与前期相比有什么进步，离目标还有多大差距。

因为数据的大小、多少、高低往往要在特定的维度中对比才能显现出来，通过对比体现变化，反映差距；比得越强，效果越好。

【例】

着力稳金融，金融服务实体经济能力提升。

金融机构存款余额1.54万亿元，增长9.5%；贷款余额1.05万亿元，增长11.5%；银行业机构不良贷款率为1%，下降0.46个百分点。

【例】

工业稳增长和转型升级成效较明显。

三次产业比重调整为1.5：

56.5：

42，规模以上工业增加值增长6.3%，工业对经济增长贡献率达61.1%，服务业占比提高1.1个百分点。

工业经济质量效益稳步提高，规模以上工业经济效益综合指数311.87%，提高14.4个百分点，利润总额增长5.9%。

【例】

全域旅游发展格局加快形成，旅游业总收入809.14亿元，增长14%；接待游客5424万人次，增长10%，其中过夜游客1695万人次，增长13.2%。

这些例子都是运用对比数据的典型。

【例】

今年一季度，全省规模以上工业增加值增长11.9%，比去年同期高4.1个百分点，比全国平均增速高5.1个百分点，居全国第2位。

这个例子从纵横两个方向一比较，让人一目了然。

【例】

上半年，全省GDP总额达到1188.33亿元，增长17.5%，较第一季度提高1个百分点。

其中，市区增长18.1%，增幅比县（市）高0.7个百分点。

上面这两个例子，既有时间维度上的纵比，也有横向维度上的左右比较。

（三）转换提炼——用于拔高领导感受

1.对事物的分析要善于抓住事物的主要矛盾或矛盾的主要方面。

对于数据的表达，有时换个角度分析效果会截然不同，更能给读者留下深刻印象。

比如，我们讲开展培训3次，显得太少，不如讲开展培训几百人次；我们讲维修下水管道3条，显得很少，不如讲维修下水管道几千米。

转换角度表述，没有背离客观情况，但是工作量一下子就凸显出来了。

【例】

着力稳金融，金融服务实体经济能力提升。

新增上市企业5家，新增新三板挂牌企业6家，新增私募股权投资基金100家。

改为：

着力稳金融，金融服务实体经济能力提升。

新增上市企业5家，累计达58家；新增新三板挂牌企业6家，累计达92家；新增私募股权投资基金100家，累计达486家。

【例】

优化外商投资环境，扩大对外开放投资领域，引进粤维物流设备、维讯科技等外资项目39个。

改为：

优化外商投资环境，扩大对外开放投资领域，引进粤维物流设备、维讯科技等外资项目45.73亿元。

【例】

着力稳投资，固定资产投资规模持续扩大。

新增省、市重点投资项目17个，完成全年进度目标。

改为：

着力稳投资，固定资产投资规模持续扩大。

新增省、市重点项目投资891.24亿元，完成全年进度目标。

2.有时还要善于看到数据中潜藏的规律和特点，加以提炼。

比如，安全生产“三个零”——零事故、零伤亡、零损失。

比如，基本建设“三个100%”——形象进度100%、资金使用100%、安全施工100%。

比如，“双过半”——进口完成年度计划的51.6%，出口完成年度计划的53%。

比如，“喜忧参半”——全省有7个市规模以上工业增速超过全省平均增速，最高的达到17.9%，有9个市低于平均水平。

3.运用类比，让数据更好理解。

在列出基础数据的基础上，更进一步分析，让人有直观的感受，给人留下深刻的印象。

比如，“为政府节约了近百万元”“人均拥有了一间客厅的绿地”“业务量占了全省的1/10”。

【例】

截至2015年底，全省存量房屋面积达1948.59万平方米，同比增长36.6%。

改为：

截至2015年底，全省存量房屋面积达1948.59万平方米，同比增长36.6%。

如果按照城镇居民人均40平方米需求计算，可供约50万人居住。

三、使用“数据”要注意的问题

（一）琐碎、啰唆、不精炼

文稿数据并非多多益善、来者不拒，要当用则用、合理使用。

有时我们拿到的数据可能是琐碎、细小、不成系统的，需要我们整理、提炼和合并同类项。

数据的紧凑、精炼，既有利于突出表达主题，也有利于读者快速抓住主干。

比如，写供给侧结构性改革成效，就要围绕去产能、去库存、去杠杆、降成本、补短板五大任务来写。

比如，写一个地区制造业水平，就可以用《中国制造2025》明确的“制造强国”指标体系作参照，围绕“创新能力”“质量效益”“两化融合”“绿色发展”四方面12类指标来说明。

比如，讲一年以来新闻宣传工作成效显著，可以讲向省局报送信息多少篇，向部局报送信息多少篇，在政务微博发稿多少条，在微信公众号发稿多少条，在《人民日报》刊发多少次，在《南方日报》刊发多少次……但是这样显得非常啰唆，没重点，可以改为全年向省局以上报送信息多少篇，在新媒体渠道发稿多少条，在省级以上媒体发稿多少次，这样就显得精炼。

（二）数据和需要佐证的观点不匹配

为了更精细、更直观地表达清楚意思，数据的选用要立体化、多角度、全面、准确地反映要表达的观点。

比如，我们讲民营经济对GDP的贡献非常大，占据了半壁江山。

为了印证这个观点，不仅要讲民营经济规模很大、增速很快，占据全市GDP的百分之六十几乃至七十几，还要讲国营经济和外资经济不景气，持续低迷。

一正一反两个方面论述，才能印证前面“半壁江山”的观点。

比如，说回刚才那个政务窗口办理案件的例子。

我们讲办理案件又快又好，那就要分别从“好”和“快”两个方面来列举数据。

只讲处理及时，时间缩短了不行，没有体现出“好”；只讲妥善处理，满意率高也不行，没有体现出“快”。

必须两方面都讲，才能全面印证“又好又快”的观点。

（三）考虑可能存在的隐患

不用比较敏感、有争议、存在破绽或者隐患的数据。

数据是客观的，但是不同人不同角度的理解是不同的。

有时作者看到的是正面的意义，读者理解的可能刚好相反。

比如，前些年我到部里演讲，讲述一位廉政典型的故事，里面有个情节讲到他连续三十几次拒绝了行政相对人送来的“红包”，以体现他的清正廉洁。

但是有的领导听完就说了，连续三十几次拒绝“红包”，你们单位的廉政形势是有多差啊？

这么多送“红包”的？

同样一件事，不同的人从不同的角度，给出了不同的理解。

后来为了避免争议，我把“三十几次”改成了“十多次”。

比如，我们单位是管安全的，有时会上报信息，讲到处理了多少起事故、险情。

这也是一个非常敏感的数据，表面看起来，妥善处理了多少起事故和险情，是我们的功劳。

但上级领导看了可能会想，怎么会有这么多事故和险情？

是不是你们管理不到位？

所以，报送这些数据也要慎之又慎。

比如，在强调科技投入，“机器换人”的新形势下，就不要再过多强调投入了多少人力资源，否则有的领导也会有疑问，不是推广了很多信息化手段吗？

怎么还需要这么多人力？

（四）引用第三方的数据更有说服力

一般来说，能用权威性强的数据，就不用权威性弱的。

那相比自己的数据，用外单位或者第三方机构的数据，会更有说服力。

比如，我们讲单位的满意度高，比起自己调查的数据，采用行政服务中心或者第三方机构统计出来的数据，就更有说服力。

（五）其他低级错误

比如，写一个单位半年工作总结，只用1月至5月的数据是不行的，应该使用6月底的最新数据，否则写出来的总结是打折扣的。

比如，三年来，全省共支持新区各项资金8877万元，其中2015年4797万元，2016年1220万元，2017年2960万元。

把三年的资金加起来会发现，总计应是8977万元，原来的数据明显算错了。

比如，有篇文稿前文讲“投资对GDP的贡献率是28.51%”，但在后面却变成了“28.5%”。

在数值上作了四舍五入，前后不一致，就不规范。

比如，今年我省两会的一次新闻发布会，我单位的新闻稿通报全省电源装机量是8960万千瓦，而另一单位通报的却是8550万千瓦，出现了两个数据。

事后沟通发现，原来是用了不同的统计标准，虽然都对，但削弱了权威性。

最后，分享一篇运用数据给公文材料增光添彩的典型案例。

这篇信息用数据做小标题，概括了安全、便捷、经济的三大特点，简单、精炼、一目了然。

【例】某单位自主研发某装置获国家专利

近日，由某单位自主研发的某装置在专利评审会上得到专家组高度评价，取得了国家知识产权局颁发的专利证书。

专家组认为，该装置成功破解了某难题，有效降低了事故发生概率，科学合理，实用性强，具有较高的推广价值。

安全：

减少4成水上事故

……按照安全形势分析数据测算，预计该项技术改造广泛应用后，将减少约4成水上事故。

便捷：

伸缩全程仅需12分钟

……该装置投入运营试验后，采集多组数据显示，该装置伸出和缩回耗时均为6分钟左右，完成伸缩整个过程仅需12分钟。

经济：

改造成本仅占建造成本2%

……根据实际改造试验结果测算，改造该装置成本约在20万元以内，仅为建造成本的2%，安全投入的人力财力等成本也相应减少。