公文标准页与格式.docx

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公文标准页与格式

计算机基础与应用技巧（七）

---Word中默认字体格式的设置

在日常的行政性材料（如公文、总结、讲话等）的编写与处理过程中，对字体格式的要求很严格，一般要求正文字体为仿宋_gb2312、大小为三号。

但是新建一个Word文档时，字体默认为TimesNewRoman、大小为五号。

如何将默认字体直接改为仿宋三号以方便使用，具体过程如下：

新建一个Word文档，在“格式”工具栏下选择“字体”选项（或使用快捷键Alt+O+F），在打开的对话框中按下图进行设置。

然后点击“默认”按钮，在出现的对话框内点“是”，再点“确定”按钮，即可完成设置。

重新打开一个Word文档，就会发现默认字体改为了“仿宋_gb2312”，大小改成了三号。

如果需要将默认字体改成其他格式，只需对应改动，具体过程同上。

公文处理与应用技巧（三）

---页码的规范设置

页码的规范设置

我们平时设置页码时，为了方便，总是将页码设成“居中”。

其实，这种做法

是错误的。

“新标准”规定：

公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文

版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7毫

米。

单页码居右空一字，双页码居左空一字。

公文的附件与正文一起装订

时，页码应当连续编排。

下面我们来具体分析：

首先，单页码居右空一字；双页码居左空一字。

意思为：

公文双面打印，

页码正面居右，空一个汉字；反面居左，空一格汉字。

特殊情况，单面打

印页码“居右”。

再次，页码数字为阿拉伯数字，大小为4号。

页码左右各放一条一字线，

所谓“一字线”，就是符号栏中的“—”符号（不是短的“－”符号），左右的“—”符号和数字之间都应有一个半角空格。

最后，页码应当连续编排，空白页不编排页码。

在Word文档中，公文页码的格式具体细节设置如下：

打开或新建一个Word文档，在在“文件”工具栏下选择“页面设置”

选项（或使用快捷键Alt+F+U），在“板式”选项卡下，将页眉和页脚设成

“奇偶页不同”，点击“确定”。

如图1。

图1

然后在“视图”栏目下打开“页眉和页脚”选项（或使用快捷键Alt+V+H），点击图2红圈内的按钮，从默认“页眉”转换到“页脚”。

图2

先设置奇数页的页码，按照图3点击红圈里的“插入页码”按钮，就会出现一个小阿拉伯数字“1”，将数字移动到右侧位置，将字体改成“宋体”，字号改成“四号”。

然后在“1”的左面空半个字符“插入”“特殊符号”的“一”，如图4；再在“1”右面空半个字符插入“一”。

调整页码整体位置，使之右空一字。

 图3

图4

然后图5点击右边红圈里的“显示下一项”按钮，转到偶数页。

再点击“插入页码”按钮，按照上面的步骤进行设置。

同时将页码左空一字。

图5

最后，点击“关闭”按钮，将“页眉和页脚”工具栏关掉，即生成了规范格式的公文页码。

特别注意，公文页码的设置尽量不使用“插入”“页码”“外侧”这种设置，因为此种设置页码是含文本框的，格式固定无法改动，不符合公文规范！

（王志龙）

公文版记的规范设置

党政机关公文的版记，即公文格式的第三部分，包括抄送、印发机关和印发时间等。

版记应置于公文的最后一页，版记的最后一个要素置于公文的最后一行。

新标准规定：

（1）版记中的分隔线：

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35毫米），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25毫米）。

首条分隔线位于版记中的第一个要素质上，末条分隔线与公文的最后一面的版心下缘重合。

（2）抄送机关：

公文如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一个字编排。

“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

（3）印发机关和印发日期：

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一个字，印发日期右空一个字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01），后加“印发”二字。

（4）版记中如有其它要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

分析上述规定，我们首先来看如何设定粗细分隔线，新标准规定粗线推荐高度0.35毫米，细线推荐高度为0.25毫米。

我们可以换算一下：

高度的一磅等于七十二分之一英寸，等于0.3527毫米；那么0.35毫米就约等于1磅，0.25毫米约等于0.71磅。

下面我们来具体设置分隔线。

点击“绘图”工具栏的“直线”（如果看不到“绘图”栏，点击“视图”——“工具栏”——“绘图”），将鼠标移动到需要画分隔线的位置，按住shift键，同时按住鼠标左键拖动，就可以画出一条直线。

选中直线，右键单击，打开“设置自选图形格式”，将线条粗细改为1磅（粗线），细线设为0.71磅，如图1；同时，在“大小”选项卡下，将宽度设为“15.6”厘米，如图2：

图1

图2

版记中的“抄送机关”和“印发机关与印发日期”都有明确规定，大家按照规定对应设置即可。

下面给出版记的整体示例（图3），供大家参考学习。

发文机关署名和印章的设置

平时，我们接到市委、市政府等单位的文件时，有些是未加盖公章的，这让人很困惑，难道是他们工作的疏漏，忘记盖章了？

事实则不然，通过下面对发文机关署名和印章设置的介绍，你会豁然发现，“噢，原来是这样！

”

对于发文机关署名和印章的设置，新标准有着明确而又模糊的规定，我们一起来学习。

新标准规定：

（1）加盖印章的公文

成文日期一般右空四个字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内。

（2）不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

下面笔者给出具体的实例：

加盖印章的公文 

不加盖印章的公文 

现在大家明白为什么有些公文不加盖公章了，但是对于不加盖公章的公文有着清晰的格式要求，如果不按照要求行文，那么所印发的公文就是不规范的，公文效力就会受到质疑。

为什么说新标准对于发文机关署名和印章有着明确而又模糊的规定。

新标准清楚规定了公文可以加盖公章，也可以不加盖公章，并对具体的格式设置进行了规定，这点是非常明确的。

但是，新标准并没有对二者的使用范围加以界定，这点是非常模糊的，对此也产生了一定的消极效果。

那我们发文究竟该如何采用哪种格式？

笔者通过总结和探究后认为：

一般下行文可以采用不加盖印章的格式，因为是上级给下级发文，红头已经代表了效力；如果是下级给上级行文，我们建议采用加盖印章的格式，以显庄严。

总之，为了维护文件的权威，我们建议不论是上行文、还是下行文，尽量采用加盖印章的格式。

以上为个人观点，不足处，请指正。

计算机基础与应用技巧教程

（二）

打印机的共享设置

时间：

2012/7/2616:

57:

09作者：

张兴光　录入：

张兴光　来源：

信息科　阅读：

159次

 网络的一个重要用途就是实现资源共享，目前打印机的共享名列前排，那么如何实现打印机的局域网共享呢？

以下介绍一下打印机共享的常规方法

打印机服务器端（直接连接打印机的电脑）设置:

 1、安装打印机，确定打印机能够在本机上正常使用。

 2、配置你打印机安装所在机器。

打开【控制面板】→【打印机和传真】→（你可以看到你安装的打印机的牌子和型号）右键选择→【共享】->选择'共享为'随便填一个名字。

按【确认】

   3、要保证你的打印机是默认打印机。

操作方法。

右键点击该目标打印机→选择【设置为默认打印机】（其实这一步无所谓）

客户端（pc）:

 1、首先你要确定你的计算机是否在同一工作组比如workup

 2、确定你的计算机与打印机服务器端是联通的，如果是手动分配需要确定是不是在同一网段。

 3、添加安装网络打印机:

 进入【控制面板】→【打印机传真】→【添加一个打印机】→【选择网络打印机】→【然后浏览网络打印机】→选择刚才服务端共享的那个打印机名字，然后按【下一步】一直到完成就行了。

（1）

（2）

（3）

（4）

 4、要保证你的打印机是默认打印机。

操作方法。

右键点击该目标打印机→选择'设置为默认打印机'（这一步很重要）。

 这样就可以实现共享打印机了！

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