21青岛啤酒内控系统操作手册.docx

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21青岛啤酒内控系统操作手册

青岛啤酒内控评价系统

用户操作手册

文件编号

项目编号及名称

青岛啤酒内控评价系统

版本号

作者

文档更改记录

日期

作者

版本

备注

2015-02-04

李辰

V1.0

初稿

目录

1.内控评价5

1.1.评价通知5

1.1.1.功能描述5

1.1.2.流程描述5

1.1.3.操作描述5

1.1.3.1.内控评价管理岗5

1.1.3.2.内控部部长8

1.2.年度评价计划9

1.2.1.功能描述9

1.2.2.流程描述9

1.2.3.操作描述10

1.2.3.1.实施单位内控联系人10

1.2.3.2.实施单位部门长11

1.2.3.3.实施单位负责人12

1.2.4.评价计划修改12

1.2.4.1.实施单位内控联系人13

1.3.评价方案13

1.3.1.功能描述13

1.3.2.流程描述14

1.3.3.操作描述14

1.3.3.1.实施单位本次评价负责人14

1.3.3.2.实施单位部门长17

1.3.3.3.实施单位负责人18

1.4.评价测试19

1.4.1.功能描述19

1.4.2.操作描述19

1.4.2.1.实施评价项目测试人19

1.4.2.2.实施评价负责人21

2.报告管理22

2.1.月度内部控制评价报告22

2.1.1.功能描述22

2.1.2.流程描述23

2.1.3.操作描述23

2.1.3.1.评价项目负责人23

2.1.3.2.被评价单位负责人24

2.1.3.3.内控职能负责人24

2.1.3.4.单位负责人25

2.1.3.5.内控部内控管理岗25

3.缺陷识别与整改25

3.1.缺陷列表25

3.1.1.功能描述25

3.1.2.流程描述26

3.1.3.操作描述26

3.1.3.1.实施单位评价负责人26

3.1.3.2.缺陷整改责任人26

3.1.3.3.整改负责人27

3.1.3.4.部门长27

3.1.3.5.被测试单位督办部门督办人27

3.1.3.6.总部督办部门督办人27

3.1.3.7.结束28

备注:

28

1.IE浏览器版本要求28

2.设置IE浏览器【兼容性视图设置】28

1.内控评价

1.1.评价通知

1.1.1.功能描述

由内控管理员发起年度评价通知，开展制订下一年度内控评价计划工作。

新建评价通知内容包括编号、标题、提报单位、必评项目、自评项目数量基线、计划反馈期限、附件等。

并报内控部领导审批，部门领导会收到待办，当部门领导审批后，年度评价计划提报通知结束。

评价通知书审批通过后，下发内控评价通知到各相关单位内控联系人。

通知下发后会在KM工作台中显示待办信息文字链接，告知其需要制定并反馈下一年度内控自我评价计划。

各单位自我评价计划完成后，提交到通知下发后，内控评价管理员跟踪各单位的反馈状态。

1.1.2.流程描述

1.内控部内控评价管理岗起草年度评价通知

2.内控部长进行审批

3.审批不通过驳回到第1步

4.审批通过，将通知下发到各单位内控岗位负责人的KM工作台中

1.1.3.操作描述

1.1.3.1.内控评价管理岗

1.填写【年度】、【标题】、【自评项目数量基线】、【计划反馈期限】、【附件】基本信息

注：

如果附件【添加】按钮没有出现的情况下：

1．操作IE浏览器中的工具【兼容性视图设置】将此站点进行【添加】操作

2．或者下载adobeflash插件并安装

2.点击【添加单位】添加提报单位

3.点击【必评项目】之后【添加项目】，进行必评项目的添加操作

4.添加【评价部门】

5.添加【审批评价通知（处理人）】，选择内控部部长

6.【提交】信息

1.1.3.2.内控部部长

1．从KM工作台待办中进行提报通知审批

2．查看检查提报通知信息

3．对查看结果，表达意见

1．通过：

提报通知将会下发到各个单位内控岗负责人

2．驳回：

此提报流程回退到【内控部-内控评价管理岗】负责人处。

（即通知发起人）

3．转发：

将此审批转发给另外负责人进行查阅。

4．【提交】信息

1.2.年度评价计划

1.2.1.功能描述

自我评价计划在评价通知下发后，各单位内控岗按照评价通知要求制定内控自我评价计划，自我计划内容包括月份、被评价单位/部门、必评项目、选评项目、评价数量、评价组织部门、参与评价人员和备注。

可以新建、修改、删除、查看、查询评价计划。

计划制定完成后，报部门长和单位负责人审批。

1.2.2.流程描述

1.实施单位内控联系人填写计划提报项目（包括：

被评价单位和被评价项目）

2.单位部门长进行审批

3.审批不通过驳回到第1步

4.审批通过进入到实施单位负责人处审批

5.实施单位负责人审批不通过驳回到第1步

6.实施单位负责人审批通过，此流程结束。

年度计划【状态】变更为【迟反馈】或者【按期反馈】状态

1.2.3.操作描述

1.2.3.1.实施单位内控联系人

1．从KM工作台待办中（例如：

青岛啤酒四厂[2015]年度计划）链接进入【年度评价计划提报】

2．预览内控部下发通知中的基本信息以及要求实施单位实时的【必评项目】

注：

【提报截止日期】中的时间要求

1．最后审批时间超出【提报截止日期】则状态栏显示【迟反馈】

2．最后审批时间在【提报截止日期】范围内则状态栏显示【按期反馈】

3．点击【添加项目】，添加计划提报项目

注：

通知要求的【通知必评项目】中的项目

①．所有月份中所有包含的【评价内容】中，至少包含【通知必评项目】中的内容

②．所有月份中所有包含的【评价内容】剔除【通知必评项目】后，剩余评价项目总数大于等于【自评项目数量基线】

4．填写审批信息，并进行【提交】

1.2.3.2.实施单位部门长

1.从KM工作台待办中进行年度评价审批

2.查看检查年度评价计划信息

3.对查看结果，表达意见

1．通过：

提报通知将会流转到单位负责人处理

2．驳回：

此提报流程回退到实施单位内控联系人处

3．转发：

将此审批转发给另外负责人进行查阅

4.提交信息

1.2.3.3.实施单位负责人

1.从KM工作台待办中进行年度评价计划审批

2.查看检查年度评价计划信息

3.对查看结果，表达意见

1通过：

提报通知将会流转到下一个流程中去

2驳回：

此提报流程回退到实施单位内控联系人处

3转发：

将此审批转发给另外负责人进行查阅

5.提交信息

状态变为【按期反馈】状态

1.2.4.评价计划修改

评价计划已经通过了领导审批，后续发现做的计划仍需要进行调整，那么可以使用此功能，对没有做方案的具体评价项目进行修改操作。

注：

①．评价计划已经被完全审批结束（没有审批结束，让相关领导直接驳回即可）

②．已经做了评价方案的评价计划中的具体评价项目，不允许修改

③．可以多次使用此功能

1.2.4.1.实施单位内控联系人

1.点击

，发起修改待办

2.认真如实填写【理由陈述】、【修改内容】，【修改理由】会被保留每一次的变更情况

3.修改具体评价项目

注：

①．第一条记录没有

编辑和删除，是因为此评价项目已经做了评价方案

②．如果已经被做了评价方案的，只是处于【暂存】状态的评价方案，可以在评价方案中选择其他的评价项目，对第一条记录进行解锁

4.修改完成后，重新进行1.2.3后续流程的发起操作

1.3.评价方案

1.3.1.功能描述

年度评价计划审批通过后，系统会自动下发给各个月份的【评价负责人】，进行具体测试方案的制作。

【评价负责人】会给每一个被评价的单位选择适当的【测试人】，在某一个的【测试时间】进行测试操作。

测试的项目中包含了体系测试和流程测试两种类型，流程测试控制点一般比较多，【评价负责人】根据自身部门测评要求，适当性的选择测试点或者全部。

1.3.2.流程描述

1.实施单位本次评价负责人填写本月份参与被评单位的测试人以及测试时间等信息

2.提交到单位部门长进行审批

3.单位部门长进行审批

4.审批不通过驳回到第1步

5.审批通过进入到实施单位负责人处审批

7.实施单位负责人审批不通过驳回到第1步

8.实施单位负责人审批通过，此流程结束。

被评价单位的测试人员开始进行测试。

1.3.3.操作描述

1.3.3.1.实施单位本次评价负责人

1．从KM工作台中进入内控评价系统

2．选择左侧菜单栏中的【评价方案】

3．点击【新建】，进行评价方案的填写

4．从评价项目列表中，选择需要进行评价的月份。

系统会将评价计划中的填写内容自动反应到画面上

注：

如果选择了【发起计划外评价方案】那么就是单位自身做的评价测试方案，与年度评价计划无关，不是强制要求的。

5．填写【评价参与人】、【计划测试期间】、【整改方案反馈时间】、【方案描述】

6．可以再次【添加单位】以及评价内容

7．如果选择项目为流程体系，则对应的控制点需要进行选择，以不低于3个（包含3个）为达标

具体操作：

1．点击

2．之后根据自身情况进行选择控制点

8．针对每一个评价项目，选择适当【测试人】

9．填写测试时间，要求测试人在此时间开始

注:

1．选择【评价项目】系统自动填充到画面上的【被评价单位】以及对应的【评价项目名称】是不允许【评价负责人】更改的，也就是说【年度评价计划】负责人强制要求方案负责人必须测试。

2．可以对除强制要求外被评价单位进行增加、删除、修改操作

1）当进行【提交】操作时系统会自动对以下内容进行校验

2）被评价单位必须要有评价项目

3）每一个评价项目必须要有对应的测试人

4）每一个评价项目，如果是流程体系，则要求选择的控制点不少于3个

10．填写【部门负责人】以及【单位负责人】进行提交

1.3.3.2.实施单位部门长

1.从KM工作台待办中进行链接打开

2.查看检查评价方案负责人提交的单位测试方案

3.对查看结果，表达意见

1通过：

提报通知将会流转到单位负责人处理

2驳回：

此提报流程回退到实施单位本次评价负责人处

3转发：

将此审批转发给另外负责人进行查阅

4.提交信息

1.3.3.3.实施单位负责人

1.从KM工作台待办中进行单位内评价方案审批

2.查看检查评价方案信息

3.对查看结果，表达意见

1通过：

提报通知将会流转到下一个流程中去

2驳回：

此提报流程回退到实施单位本次评价负责人处

3转发：

将此审批转发给另外负责人进行查阅

4.提交信息

1.4.评价测试

1.4.1.功能描述

内控评价方案下发后审核完成后，测试人会收到相应的待办，测试人可根据方案中指定的评价范围开始开展内控评价测试工作，并在系统中填写测试底稿和缺陷信息的相关内容。

全部内容测试完成后，由评价项目负责人汇总评价报告和缺陷并生成评价报告和缺陷列表。

并与被评价单位、部门对评价报告和缺陷列表进行征求意