合同管理制度.docx

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合同管理制度

合同管理制度

第一章总则

第一条为了规范公司合同管理，提高合同质量，防范风险，规范签约、履约行为，维护公司的合法权益，提高企业经济效益，根据中华人民共和国《合同法》、《建筑法》、《招标投标法》等相关法律、法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条合同管理应当坚持的基本原则：

（一）合法、平等、互利、诚信的原则；

（二）集体讨论决策的原则；

（三）全过程管理原则；

（四）风险预防的原则；

（五）洽谈权、审查权、批准权独立的原则。

第三条签订合同使用公司行政印章或合同专用章。

第四条本制度适用于工程施工承包合同、技术服务合同、物资采购合同、劳务分包合同和其它经济合同，劳动合同的签订按《劳动合同法》有关规定执行。

第五条凡属本制度规定的合同，一律采用书面形式签订。

第六条凡属本制度第四条规定的合同，必须采用行业标准合同文本，对行业没有标准合同文本的，由业务主管部门制定合同文本。

第二章机构设置及职责

第七条公司办公室为合同的管理部门，各相关部门的职责是：

一、办公室职责

（一）组织宣传、贯彻《合同法》、《建筑法》、《招标投标法》及有关法律、法规；

（二）审查合同，防止不完善或不合法的合同出现；

（三）制定本公司合同管理实施办法,完善合同管理制度；

（四）监督、检查有关部门签订、履行合同的情况；

（五）建立合同管理台帐, 将正式合同文本准确归档；

（六）负责员工劳动合同的洽谈、起草、签订工作；

（七）参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动。

二、商务部职责

（一）负责公司工程承包合同的洽谈、起草、签订工作，牵头组织公司各部门对工程承包、其它合同签订前的会审；

（二）按照公司相关规定，及时向公司领导和其它部门提供合同签订的各种原始数据和相关资料；

（三）负责完善项目建设工程施工招投标手续；

（四）参加对合同纠纷的调查、协商、调解、仲裁、诉讼；

（五）收集、记录、整理、保存与合同有关的协议、函件。

三、供应部职责

（一）负责物资采购、运输和加工合同的洽谈、起草、签订工作，牵头组织公司相关部门合同签订前的会审；

（二）参加采购、运输和加工合同纠纷的调查、协商、调解、仲裁、诉讼；

（三）收集、记录、整理、保存与合同有关的协议、函件。

四、工程管理部职责

（一）负责公司对外分包，对外工程协作合同的洽谈、起草、签订工作，牵头组织相关部门对合同签订前的会审；

（二）参加对外分包和对外工程协作合同的调查、协商、调解、仲裁、诉讼；

（三）收集、记录、整理、保存与合同有关的协议、函件。

五、监察部职责

（一）参与承包经营项目合同的洽谈、会审；

（二）协助有关部门参与合同纠纷的调查、协商、调解、仲裁、诉讼；

（三）收集、记录、整理、保存与合同有关的协议、函件。

六、技术造价成本部职责

（一）负责技术服务合同的洽谈、起草、签订工作，牵头组织公司相关部门对技术服务合同签订前的会审；

（二）参加技术服务合同纠纷的调查、协商、调解、仲裁、诉讼；

（三）收集、记录、整理、保存与合同有关的协议、函件。

第三章合同的起草

第八条合同的起草按合同所涉及的业务内容，分别由各业务主管部门负责起草。

第九条合同的起草应做到严谨、简练、准确；合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释；合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。

第十条起草合同应当包括以下內容：

一、合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话，法定代表人姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式；

二、签约的目的和依据；

三、标的；

四、数量和质量，包括检测标准和方式；

五、价款或酬金，包括支付方式；

六、竣工交验规定；

七、履行的地点、期限和方式；

八、争议解决方式；

九、违约責任；

十、变更或解除条件；

十一、根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；

十二、正副本份数、存放地点；

十三、生效的时间和条件；

十四、约定的联系方式；

十五、附件名称；

十六、签约的地点、日期；

十七、签约各方开户银行及账号；

十八、签约各方公章或合同专用章；

十九、法定代表人或代理人签章。

第四章合同的审查与签订

第十一条合同的审查。

合同在正式签订前，必须按合同审批表（附后）进行审查批准。

与工程相关的合同审批必须由技术服务部门进行技术条款审查；由商务部门进行条文符合性、工程进度款、交易条款审查、资格审查和风险评估审查；由工程管理部门负责竣工交验和环境条款审查；由监察部门负责合同所涉及的安全、质量等条款审查；由造价成本部门负责进行价格审查；由财务部门进行应收

款项收取方式和支付方式审查；由合同管理部门进行合同条文表述、结构符合性和法律、法规条款审查。

第十二条公司实行重要合同专题会审查制度。

一、凡属公司重要合同，在签订前均应由承办部门牵头召开专题会议，各有关业务部门参加，在专题会议上参加审核的部门应充分深入地阐述各自对该合同的审核意见。

二、合同审查的要点：

（一）合同的合法性。

包括：

当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定；当事人的意思表达是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定；责任条款是否对等。

（二）合同的严密性。

包括：

合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误；责任保证条款是否完备并具有约束性。

（三）合同的可行性。

包括：

当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。

第十三条合同的签订。

一、工程施工合同的签订：

（一）合同洽谈前，公司商务部门必须按本制度的规定对发包人的综合情况进行考察。

建设工程施工合同中投标中标的项目，要审查业主的招标文件、我方的投标书、中标书、纪要、往来函等文书，召集有关部门认真组织合同洽谈准备会，制定谈判的原则和方案。

（二）合同洽谈过程中，对于涉及担保、预付款、各类保证金等费用较大的项目，应重点进行评审。

合同谈判人员负责向合同执行单位进行书面交底。

（三）合同主要条款商定后，由合同承办部门负责起草文本，交相关部门（工程管理部、技术造价成本部、供应部、监察部、合同管理部门、财务部等）进行会审，认为已经基本没有异议后，提出审查意见报主管副总经理审核，公司法定代表人（总经理）或委托代理人批准签字。

合同管理部根据部门会审情况和总经理批准结果加盖合同专用章或公司章。

（四）合同承办部门在签订合同后，应将合同文本及有关资料本报公司合同管理部门归档。

（五）合同经双方签字、盖章后，按法律、法规规定或合同约定必须办理鉴证、公证手续的，由合同承办部门负责办理。

工程项目部和商务部经理必须参与合同签订活动的全过程。

二、劳务（专业）分包合同的签订：

（一）合同洽谈前，合同承办部门必须按本制度规定对分包人的综合情况进行考察，要求分包方提供以下证件原件：

有效的企业法人营业执照、建筑业企业资质证书、施工许可证、施工收费标准证书、安全资格证书、劳务队伍资格证书、签订合同的法定代表人身份证明书或法人授权委托书。

（二）合同承办部门在符合分包方条件的企业中进行招（议）标工作。

商务部门对招标文件、评标办法及合同条件进行审查，并对招标工作进行监督。

（三）劳务（专业）分包队伍中标后，在征得业主同意（若建设工程施工合同有此约定）后，由合同承办部门报主管副总经理审核、公司总经理审批，由公司法定代表人（总经理）或委托代理人与分包方签订分包施工合同。

（四）合同管理部根据部门会审情况和总经理批准结果加盖合同专用章或公司章。

（五）合同承办部门在签订合同后，应将合同文本及有关资料报公司合同管理部门归档。

（六）工程所在地地方主管部门有分包合同示范文本的，应采用该示范文本，地方主管部门无示范文本的采用公司制定的示范文本。

三、材料设备采购合同的签订：

（一）材料设备采购合同由采购部门根据建设工程合同要求与供应方进行洽谈，拟订合同条款，交项目工程管理部、技术服务部、监察部、合同管理部会审后，由供应部门报主管副总经理审核、公司总经理审批，由公司法定代表人（总经理）或委托代理人与供应商签订合同。

合同管理部根据部门会审情况和总经理批准结果加盖合同专用章或公司章。

（二）合同承办部门在签订合同后，应将合同文本及有关资料报公司合同管理部门归档。

四、技术服务合同的签订：

（一）技术服务合同由技术服务部门根据建设工程要求与对方进行洽谈，拟订合同条款，交项目工程管理部、商务部、供应部、监察部、合同管理部会审后，由技术服务部门报主管副总经理、总工程师审核、公司总经理审批，由公司法定代表人（总经理）或委托代理人与对方签订合同。

合同管理部门根据会审情况和总经理批准结果加盖合同专用章或公司章。

（二）技术服务部门在签订合同后，应将合同文本、设计图纸及有关资料报公司合同管理部门归档。

五、其它经济合同的签订：

（一）其它经济合同由承办部门与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表提交所涉部门会审后，报主管副总经理审核、公司总经理审批，由公司法定代表人（总经理）或委托代理人与对方签订合同。

合同管理部门根据会审情况和总经理批准结果加盖合同专用章或公司章。

（二）合同正式签订后，应将合同文本、评审表及有关资料报公司合同管理部门归档。

第五章合同的履行

第十四条合同依法成立，即具有法律约束力。

一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行和全面履行。

第十五条合同履行完毕的标准，以合同条款或法律规定为准。

没有合同条款或法律规定的，一般以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续、责任义务完毕为准。

第十六条合同承办部门及签约人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。

造成合同不能履行或不能完全履行的，追究有关人员的责任。

第十七条对履行过程中对方当事人的违约行为，履行部门应当立即查明情况，认真、稳妥地收集全部证据，及时、合理、准确地向对方催促履行及提出索赔书面要求。

追究处理应该以合同和法律为依据。

当我方接到对方当事人的索赔书面要求后，履行部门应立即通知公司合同管理机构，报请公司领导，共同商定应对措施。

履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件，履行部门应立即通知对方当事人，查明原因，及时化解，并收集好相关证据。

第十八条履行部门应对合同履行中发生的情况，建立台账，由专人负责书面签证、来往信函等资料的保管。

应搜集和保留我方履约或对方违约的具有效力的证据。

第十九条合同履行过程中，确需签订补充协议或者变更、解除合同的，履行部门应当按照本制度第十三条规定的合同签订的程序办理。

第二十条合同履行完毕后，对所遗留的问题，履行部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。

在期限内确定无法解决的，应立即报告公司领导，由公司领导指定有关部门配合解决，并提出具体方案。

第二十一条公司员工离任时，合同承办部门对当事人涉及合同执行和客户信息的要全面接收，并将公司人员的变更及时函告合同当事人，必要时与离任员工签订相关责任和避免同业竞争的协议。

第六章合同的变更、解除

第二十二条在合同履行过程中碰到困难的，各职能部门首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。

如实际履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

第二十三条对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。

第二十四条变更或解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关手续。

第二十五条变更或解除合同的手续，应按本《制度》规定的审批权限和程序执行。

呈报公证处公证或要求提供有效形式的担保的合同，在达成变更、解除协议前，应重新鉴证、公证或担保。

第二十六条变更、解除合同，必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。

变更、解除合同的签署人与原合同签署人一致。

第二十七条变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。

特殊情况经双方一致同意的例外。

第二十八条因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

第二十九条以变更、解除合同为名，以权谋私、假公济私的，一经发现，从严惩处。

第七章合同纠纷的处理

第三十条对外签订的合同在发生经济纠纷时，首先要协商解决，形成书面协议，并加盖双方单位公章后执行，如协商不成，应完整保存协商时的各种资料，报告公司领导研究决策，采取必要措施。

第三十一条需要向仲裁机构或人民法院递交仲裁申请书、起诉书或答辩书的，公司合同管理部门应将法律文书报送公司法定代表人审定同意。

第八章合同的管理

第三十二条合同实行统一编号、分类归档管理，合同主办部门负责有关合同的签订事项，并在合同签订后及时将合同全部正本、副本交合同管理部门登记备案，统一编号。

第三十三条合同管理部门应建立合同登记台账，及时记录合同基本内容及合同签订、履行、变更和解除等情况。

第三十四条合同管理部门必须妥善保管合同签订、履行、变更和解除、纠纷处理等全过程所形成的全部资料。

第九章考核与奖惩

第三十五条对严重损害公司利益的下列行为，公司将追究有关人员的责任，并要求其承担全部或部分损失：

一、在合同签订、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，出卖公司利益；  

二、在合同签订、履行过程中，严重玩忽职守，导致公司遭受巨大经济损失；

三、其它故意违反本制度的行为。

第三十六条对严重违反本制度行为，公司视其情况要求其承担所造成的部分损失。

第三十七条公司员工均有权检举、揭发违反本制度损害公司利益的行为。

对于检举、揭发属实的，公司将给予该员工一定物质奖励，并对检举、揭发人严格保密。

第三十八条 对于认真执行本管理制度并为公司带来经济利益的有关部门和人员，公司将公开表彰并给予物质奖励。

第十章附则

第三十九条法人授权委托代理人必须在授权范围内签订合同，不得超过代理权限，不得与自己代理的其他人签订合同。

无法人授权委托，任何人无权签订

合同。

第四十条任何合同均需按照合同评审程序进行审查，方可订立，严禁履约在先、签订在后的现象发生。

第四十一条本制度未尽事宜，由公司合同管理部门制订补充规定或实施细则，报总经理批准执行。

第四十二条本制度由公司合同管理部门负责解释。

第四十三条本制度自公布之日起开始执行

附件：

合同审批表

附件：

XXX公司合同审批表

编号：

（）号

项目名称

工程地址

项目业主

总承包方

合同金额

预定

工期

工程

类别

申请人

意见

申请单位（盖章）：

申请人：

保险购

买情况

公司代买不买申请人：

会

审

意

见

技术部

负责人：

年　月　日

监察部

负责人：

　　年　月　日

工程部

负责人：

　　年　月　日

财务部

负责人：

　年　月　日

商务部

负责人：

年　月　日

审核意见

主管领导：

　年　月　日

审批意见

总经理：

　年　月　日